Quel guide métier suivre ?
Le parcours commun de la demande à la facture du solde, et le guide à suivre pour un mariage, un séminaire ou une soirée privée.
Mis à jour le
Les guides métier déroulent un type d'événement de bout en bout, de la première demande au lendemain de l'événement. Un mariage, un séminaire d'entreprise et une soirée privée utilisent les mêmes outils Joinways, mais pas au même rythme : les interlocuteurs, les délais et la logistique diffèrent.
Cette page présente le fil commun aux trois guides, puis vous aide à choisir celui qui correspond à vos demandes les plus fréquentes.
Ce que vous allez apprendre
- Le parcours commun : de la demande à la facture du solde.
- Le guide à suivre selon le profil de la demande.
- Les réglages qui adaptent Joinways à votre type d'événement.
Prérequis
- Un lieu et ses espaces dans Joinways, avec leur capacité : voir Gérer vos lieux et leurs espaces.
- Votre adresse de demandes reliée à Joinways : voir Connecter votre email d'entreprise (contact@, info@…).
- Un catalogue à jour sur le lieu : voir Gérer votre catalogue de prestations et tarifs.
- L'offre Pro ou l'essai de 30 jours pour les devis, la signature électronique, la facturation et les automatisations. L'offre Free ne les inclut pas : voir Offres, tarifs et abonnement.
1. Le fil commun aux trois guides
Chaque guide enchaîne les mêmes étapes. Seuls le rythme et les options changent.
- Recevoir et trier. La demande arrive dans « Demandes », lue par l'IA : date, participants, budget. Un badge « Libre » ou « 1 conflit » compare la date à votre planning. L'Agent Joinways peut préparer chaque nouvelle demande avant que vous l'ouvriez. Voir Traiter une demande entrante.
- Convertir en événement. « Convertir » crée l'événement en « Option », avec le client, les dates et les horaires, jour par jour si besoin. Voir Créer et structurer un événement.
- Chiffrer. Le devis pioche dans le catalogue du lieu : articles, forfaits composés, options que le client coche lui-même. Voir Créer un devis professionnel.
- Faire signer et facturer. Le client signe en ligne avec un code reçu par email, et l'événement passe en « Confirmé ». Vous facturez ensuite l'acompte, puis le solde. Voir Faire signer un devis en ligne et Facturer un devis signé.
- Préparer le jour J. La fiche de fonction reprend le devis ligne par ligne, le formulaire client recueille les informations pratiques et les prestataires confirment depuis leur lien. Voir Préparer une fiche de fonction.
- Suivre et mesurer. Les étapes d'événement disent où en est chaque dossier ; les rapports mesurent vos demandes, vos ventes et votre activité. Voir Suivre l'avancement avec les étapes d'événement et Rapports : onglets, filtres et exports.
Après la conversion, tout se rattache à l'événement : échanges, devis, fiche de fonction, tâches, notes, fichiers et historique. En haut de l'onglet « Aperçu », le bloc « À faire maintenant » rappelle la prochaine action : répondre à un message, créer, envoyer ou relancer le devis, ou traiter votre prochaine tâche.
2. Choisir votre guide
Repérez-vous au profil de la demande plutôt qu'au nom de l'événement.
Mariage : cycle long, client particulier
La décision se prend sur plusieurs mois, souvent après une visite. Le guide couvre l'option sur la date et l'option de second rang, l'événement sur deux jours, le devis avec options, l'acompte, les avenants, le formulaire client et les prestataires du jour J.
Séminaire d'entreprise : interlocuteur professionnel, délai court
L'entreprise compare plusieurs lieux et décide vite. Le guide couvre la fiche entreprise, la réservation des salles par créneau, le forfait journée d'étude, le bon de commande, les demandes de plateformes et la fiche de fonction minutée.
Privatisation ou soirée privée : quelques heures, forte logistique
Tout se joue en une soirée, avec un seul interlocuteur. Le guide couvre la privatisation du lieu entier, le minimum de consommation, les options boissons et l'heure supplémentaire, la caution, l'acompte et l'équipe du soir.
3. Adapter Joinways à votre type d'événement
- Étapes d'événement : dans « Réglages » > « Étapes d'événement », le préréglage « Lieu événementiel » ajoute « Visite planifiée », « Devis envoyé » et « Option de second rang » sous « Option », puis « Contrat envoyé », « Acompte reçu », « Fiche de fonction validée » et « Réalisé » sous « Confirmé ».
- Forfaits : une journée d'étude ou une formule mariage se vend en une ligne, chaque article gardant son taux de TVA. Voir Vendre des forfaits composés.
- Formulaire client : les questions de départ suivent ce que le lieu accueille. Voir Le formulaire client de la fiche de fonction.
- Automatisations : relance d'un devis sans réponse, rappel avant l'événement, message après. Voir Créer votre premier workflow d'automatisation.
Exemple : un domaine qui reçoit mariages et séminaires
Un domaine reçoit des séminaires en semaine et des mariages le week-end. Sa responsable commence par le guide Séminaire, ses demandes les plus nombreuses : forfait journée d'étude au catalogue, formulaire client orienté séminaire. Pour les mariages, elle ajoute ensuite l'étape « Option de second rang » et un contrat séparé. Le fil reste le même ; seuls les réglages du lieu et le rythme changent.
Questions fréquentes
Dois-je lire les trois guides ?
Non. Commencez par celui qui correspond à vos demandes les plus fréquentes. Les trois suivent le même plan.
Mon événement ne correspond à aucun des trois guides ?
Partez du guide le plus proche. Une conférence ou un lancement de produit suit le guide Séminaire ; un anniversaire ou un afterwork, le guide Soirée privée.
Les guides remplacent-ils les articles détaillés ?
Non. Ils donnent le fil d'ensemble et renvoient, à chaque étape, vers l'article qui détaille les écrans et les réglages.
Puis-je suivre ces guides en offre Free ?
En partie. L'offre Free comprend les demandes avec l'extraction IA, les événements, le CRM et les rapports, pour un lieu de deux espaces et 10 demandes par mois. Les devis, la signature, la facturation et les automatisations demandent l'offre Pro ou l'essai.
Voir aussi
30 jours d'essai sur vos prochaines demandes, sans carte bancaire.