Les notions clés de Joinways

Avant de plonger dans Joinways, prenons quelques minutes pour comprendre son vocabulaire. L'outil repose sur une poignée d'objets — demande, événement, devis, espace, contact — qui reviennent partout. Une fois que vous savez ce que chacun représente et comment ils s'enchaînent, l'interface devient évidente : vous lisez chaque écran comme une étape du même parcours.

L'idée à retenir d'emblée : ces objets ne vivent pas isolément, ils forment une chaîne. Une demande se qualifie, devient un événement, l'événement porte un devis, le devis signé se transforme en facture. Comprendre cette chaîne, c'est comprendre Joinways.

Ce que vous allez apprendre

• Distinguer demande, lead, événement et devis
• Comprendre contacts, entreprises, espaces et lieux
• Savoir ce qu'est une fiche de fonction (BEO)
• Voir comment tout s'articule, de la demande à l'événement signé

Les briques essentielles

Chaque brique correspond à un type d'objet que vous manipulerez au quotidien. Lisez-les dans l'ordre : elles décrivent le cycle de vie d'un dossier, du premier message reçu jusqu'au jour de l'événement.

• Demande (lead) : un message entrant détecté dans les Demandes, encore à qualifier. C'est le point de départ — une intention de client, pas encore un dossier.
• Événement : le dossier central qui regroupe dates, espace, devis et tâches. C'est autour de lui que tout le reste s'organise.
• Devis : la proposition chiffrée, signable en ligne, rattachée à un événement.
• Facture : le devis signé converti en document comptable.
• Contact : la personne avec qui vous échangez ; l'Entreprise est l'organisation qui la regroupe.
• Espace / Lieu : le lieu est votre établissement, l'espace est la salle ou zone précise où se déroule l'événement, avec son catalogue.

Référence détaillée des objets

Au-delà de la définition courte, voici ce que porte chaque objet, à quoi il sert et à quels autres il se relie. Considérez cette section comme une fiche de référence à relire dès qu'un objet vous semble flou.

La demande (lead)

La demande est l'unité de départ : un message capté sur l'un de vos canaux et identifié comme une intention d'événement. Elle porte les informations brutes que l'IA a su extraire — date pressentie, budget évoqué, nombre de participants, identité de l'expéditeur. Elle ne réserve rien et ne bloque aucune disponibilité. Sa seule sortie possible est d'être qualifiée (transformée en événement) ou écartée. Elle se relie au contact qui l'a émise et, une fois traitée, à l'événement qu'elle a engendré.

L'événement

L'événement est le pivot de tout Joinways : c'est le dossier auquel tout le reste se rattache. Il porte une ou plusieurs dates, un espace, un contact (et parfois une entreprise), un ou plusieurs devis, des tâches, des notes et la fiche de fonction. C'est lui qui occupe une place dans le calendrier et qui déclenche, selon son statut, le blocage de l'espace. Un événement se relie en amont à la demande dont il est né et en aval au devis et à la facture qu'il porte.

Le devis

Le devis est la proposition chiffrée. Il vit toujours à l'intérieur d'un événement, jamais seul, et puise ses lignes dans le catalogue de l'espace. Il connaît un cycle propre — du brouillon à la signature — et c'est sa signature qui ouvre la conversion en facture. Un même événement peut porter plusieurs devis (versions successives ou options proposées au client) ; c'est le devis accepté qui fait foi.

La facture

La facture est l'aboutissement comptable : le devis signé converti en document à valeur fiscale. Elle hérite des lignes du devis et reste reliée à lui et à l'événement, de sorte que vous pouvez toujours remonter la piste. Son cycle se résume à « facturée » puis « payée ».

Le contact et l'entreprise

Le contact est la personne physique avec qui vous échangez ; l'entreprise est la personne morale qui la regroupe. Un contact peut exister seul (un particulier) ou appartenir à une entreprise ; une entreprise peut réunir plusieurs contacts. Tous deux se relient aux événements, ce qui construit peu à peu un historique : la liste des événements d'un contact, ou de tous les contacts d'une même société.

L'espace et le lieu

Le lieu est votre établissement ; l'espace est la salle ou la zone précise que vous commercialisez à l'intérieur. C'est l'espace qui porte une capacité, un catalogue de prestations et un planning de disponibilité. Un lieu regroupe plusieurs espaces ; un événement occupe un espace donné à une date donnée. La distinction est ce qui permet à deux événements de cohabiter le même jour tant qu'ils ne visent pas le même espace.

La fiche de fonction (BEO)

La fiche de fonction est le document opérationnel rattaché à l'événement. Elle décrit le déroulé, les prestations et les détails pratiques pour l'équipe le jour J. Elle se nourrit du même événement que le devis, mais répond à une autre question : non pas « combien » mais « comment ».

Demande et lead : deux mots, une même réalité

Dans Joinways, « demande » et « lead » désignent la même chose : un message entrant qui exprime un intérêt et qui reste à qualifier. Le terme « lead » vient du vocabulaire commercial, « demande » est sa traduction parlante. Tant qu'elle n'est pas qualifiée, une demande n'engage à rien : elle attend que vous décidiez d'en faire un événement ou de la laisser de côté. C'est précisément ce statut indéterminé qui la distingue de l'événement.

Espace et lieu : ne pas confondre

Un lieu représente votre établissement dans son ensemble ; les espaces sont les salles ou zones que vous commercialisez à l'intérieur — grande salle, terrasse, salon privé. La distinction n'est pas cosmétique : c'est au niveau de l'espace que se jouent la disponibilité et les conflits. Deux événements peuvent coexister le même jour dans votre lieu s'ils occupent deux espaces différents ; ils entrent en conflit s'ils visent le même espace. C'est aussi à l'espace qu'est rattaché le catalogue de prestations que vous réutiliserez dans les devis.

Contact et entreprise : la personne et l'organisation

Le contact est la personne avec qui vous échangez réellement — la mariée, le responsable d'un séminaire, l'organisateur d'un anniversaire. L'entreprise est l'organisation qui la regroupe, utile surtout pour les événements professionnels où plusieurs interlocuteurs appartiennent à la même société. Un contact peut exister sans entreprise (un particulier), et une entreprise peut regrouper plusieurs contacts. Rattacher correctement ces deux objets vous donne, plus tard, une vue claire de qui demande quoi et pour le compte de qui.

La fiche de fonction (BEO)

La fiche de fonction — souvent appelée BEO, pour Banquet Event Order — est le document opérationnel qui guide l'exécution le jour J. Là où le devis sert à vendre, le BEO sert à faire : il rassemble le déroulé, les prestations à fournir et les détails pratiques pour que votre équipe sache exactement quoi mettre en place. Le devis répond à « combien ça coûte » ; le BEO répond à « qui fait quoi, quand, où ». Les deux décrivent le même événement, mais à deux moments et pour deux publics différents.

Comment tout s'articule

Voici le fil rouge, de bout en bout. Une demande arrive dans les Demandes et, une fois qualifiée, devient un événement, rattaché à un contact (et parfois à une entreprise). Vous créez ensuite un devis pour cet événement, lié à un espace et à son catalogue. Une fois le devis signé, il se convertit en facture, et la fiche de fonction (BEO) prend le relais pour guider l'exécution. Chaque objet pointe vers le précédent : la facture sait de quel devis elle vient, le devis sait à quel événement il appartient, l'événement sait de quelle demande il est né.

La carte des relations en un coup d'œil

• Une demande engendre au plus un événement (ou aucune, si elle est écartée).
• Un événement appartient à un contact, et ce contact peut appartenir à une entreprise.
• Un événement se déroule dans un espace, lui-même rattaché à un lieu.
• Un événement porte un ou plusieurs devis ; chaque devis puise dans le catalogue de l'espace.
• Un devis signé donne une facture ; l'événement porte aussi sa fiche de fonction (BEO).

💡 Bon à savoir : tout part de l'événement. C'est le fil rouge auquel se rattache le reste — dates, espace, devis, contact, BEO. Quand vous cherchez une information, demandez-vous toujours « à quel événement appartient-elle ? ».

Les statuts à connaître

Chaque objet majeur porte un statut qui dit où il en est dans son cycle de vie. Ces statuts ne sont pas décoratifs : ils déterminent ce que vous pouvez faire et ce que l'outil déclenche automatiquement (un devis « signé » peut devenir une facture, un événement « confirmé » bloque la disponibilité de l'espace).

• Événement : Option, Confirmé, Perdu, Annulé.
• Devis : Brouillon, Envoyé, Accepté, Signé, Refusé.
• Facture : Facturée, Payée.

Lus dans l'ordre, ces statuts racontent une histoire. Un événement en « Option » est une piste sérieuse mais non garantie : il peut réserver l'espace de façon provisoire. Il passe en « Confirmé » dès que le client s'engage, ce qui verrouille la disponibilité, ou bascule en « Perdu » s'il ne se concrétise pas, voire « Annulé » s'il était confirmé puis abandonné. Côté devis, « Envoyé » signifie que le client a reçu le lien, « Accepté » qu'il a donné son accord, « Signé » qu'il a apposé sa signature en ligne — et c'est ce dernier statut qui autorise la facture. Une facture « Facturée » attend son règlement ; « Payée » clôt le cycle.

Cas particuliers

Certains dossiers ne suivent pas la chaîne au complet. Une demande qui n'aboutit pas reste un lead non qualifié ou passe en « Perdu » sans jamais devenir un événement actif — c'est normal, toutes les demandes ne se concrétisent pas. À l'inverse, un événement peut naître sans demande préalable : une réservation prise par téléphone se crée directement, sans passer par les Demandes. Enfin, un même contact peut être lié à plusieurs événements au fil du temps (un client fidèle qui revient chaque année) : Joinways conserve ce lien, ce qui vous donne son historique d'un coup d'œil.

D'autres configurations méritent d'être connues. Un événement peut s'étaler sur plusieurs jours (un séminaire résidentiel) ou occuper plusieurs espaces le même jour (cocktail en terrasse puis dîner en grande salle) : c'est toujours un seul événement, avec plusieurs créneaux. Un événement peut aussi porter plusieurs devis successifs quand le client hésite entre des formules ; seul le devis accepté compte pour la suite. Et une entreprise peut être reliée à un contact sans qu'aucun événement n'existe encore : vous préparez le terrain commercial avant la première vraie demande.

Bonnes pratiques

Rattachez toujours un événement au bon contact dès sa création : c'est ce lien qui alimente l'historique client et vous évite, des mois plus tard, de chercher qui était l'interlocuteur. Soignez la distinction espace / lieu si vous avez plusieurs salles : une demande mal rattachée à un espace fausse vos disponibilités. Et raisonnez toujours « par événement » : quand une information vous manque, partez du dossier de l'événement plutôt que de chercher au hasard — c'est le point d'entrée naturel vers le devis, le contact et le BEO.

Quelques réflexes supplémentaires gardent vos données saines sur la durée. Tenez les statuts à jour : un événement laissé en « Option » alors qu'il est confirmé fausse votre vision du calendrier et vos prévisions. Reliez un contact à son entreprise dès que le projet est professionnel, pour retrouver plus tard tous les événements d'une même société. Donnez des noms d'événements explicites (« Mariage Léa & Sam » plutôt que « Demande 14 ») : vous les distinguerez d'un coup d'œil dans la liste. Et n'hésitez pas à écarter franchement une demande qui n'est pas un vrai projet, plutôt que de la laisser traîner : vos statistiques refléteront vos vraies opportunités.

Dépannage

Je ne retrouve pas un devis ? Un devis n'existe jamais seul : il appartient à un événement. Ouvrez l'événement concerné et vous y trouverez son devis rattaché, avec son statut.

Une demande n'apparaît pas comme un événement ? C'est probablement qu'elle est encore au stade de lead non qualifié. Tant que vous n'avez pas créé l'événement à partir d'elle, elle reste une simple demande dans les Demandes, pas un dossier.

Deux événements le même jour semblent en conflit à tort ? Vérifiez l'espace de chacun : le conflit ne se déclenche que si les deux occupent le même espace. S'ils sont dans des espaces différents du même lieu, ils peuvent coexister sans problème.

Un contact apparaît en double ? C'est souvent une même personne arrivée par deux canaux (email puis Instagram). Reliez ses événements au bon contact pour ne pas éclater son historique entre deux fiches.

Exemple concret

Suivons un dossier complet. Une demande arrive par Instagram pour un mariage. Vous la qualifiez et créez l'événement « Mariage Léa & Sam », rattaché au contact Léa (sans entreprise, c'est un particulier). Vous montez un devis de 12 000 € pour cet événement, lié à l'espace « grande salle » et à son catalogue. Léa consulte le lien et signe : le devis passe en « Signé ». Vous le convertissez en facture, et vous préparez la fiche de fonction (BEO) qui détaillera le déroulé du jour J pour votre équipe. Du premier message au document d'exécution, chaque objet est resté relié au précédent — c'est cette continuité qui fait que vous ne perdez jamais le fil.

Autre exemple

Prenons cette fois un événement professionnel pour illustrer le rôle de l'entreprise. Une demande arrive par email : la société « Atlas Conseil » cherche une salle pour son séminaire annuel. Vous créez l'entreprise Atlas Conseil, puis le contact Sophie, responsable des événements internes, et vous la rattachez à cette entreprise. Vous qualifiez la demande en événement « Séminaire Atlas 2026 », sur deux jours, occupant la grande salle le premier jour et le salon privé le second — un seul événement, deux créneaux, deux espaces.

Vous proposez deux devis : une formule standard et une formule premium avec dîner de gala. Sophie retient la premium ; ce devis passe en « Accepté » puis « Signé », les deux autres restant à l'état de versions écartées. Six mois plus tard, Atlas Conseil revient pour un autre séminaire : depuis la fiche de l'entreprise, vous retrouvez d'un coup d'œil l'historique de Sophie et de l'événement précédent, ce qui vous permet de reprendre la conversation là où elle s'était arrêtée. La chaîne entreprise → contact → événement → devis a tout gardé relié.

FAQ

Quelle est la différence entre une demande et un événement ?

Une demande est un message entrant à qualifier, sans engagement ; un événement est le dossier concret qui en naît une fois que vous décidez de la traiter. La demande est l'intention, l'événement est le projet.

Lead et demande, est-ce pareil ?

Oui. Ce sont deux mots pour la même chose : un message entrant détecté dans les Demandes, encore à qualifier. « Lead » est le terme commercial, « demande » sa traduction.

Un devis peut-il exister sans événement ?

Non. Le devis est toujours rattaché à un événement : c'est lui qui lui donne son contexte (dates, espace, contact). Pour retrouver un devis, ouvrez l'événement auquel il appartient.

Quelle différence entre un devis et un BEO ?

Le devis sert à vendre : il chiffre la proposition et se fait signer. La fiche de fonction (BEO) sert à exécuter : elle détaille le déroulé et les prestations pour votre équipe le jour J.

Dois-je toujours créer une entreprise pour un contact ?

Non. Un particulier peut être un contact sans entreprise. L'entreprise n'est utile que lorsqu'une organisation regroupe plusieurs interlocuteurs, typiquement pour les événements professionnels.

Un événement peut-il occuper plusieurs espaces ou plusieurs jours ?

Oui. Un même événement peut s'étaler sur plusieurs jours et occuper plusieurs espaces (cocktail en terrasse, dîner en grande salle). Il reste un seul dossier, avec autant de créneaux que nécessaire.

Que devient une demande que je n'ai pas qualifiée ?

Elle reste un lead dans les Demandes tant que vous ne la traitez pas. Vous pouvez la qualifier plus tard, ou l'écarter si ce n'est pas un vrai projet : dans ce cas elle ne devient jamais un événement.

Pourquoi un événement bloque-t-il une disponibilité ?

Parce qu'un événement confirmé occupe un espace à une date donnée. Joinways verrouille alors ce créneau pour cet espace afin d'éviter une double réservation, tout en laissant les autres espaces du même lieu disponibles.

Voir aussi

• Démarrer en 15 minutes
• Comprendre les Demandes unifiées
• Créer un événement