Concepts clés

Concepts clés

Avant de plonger dans les fonctionnalités, voici les notions fondamentales qui structurent Joinways. Comprendre ces concepts vous aidera à naviguer plus efficacement dans l'application.

Workspace

Le workspace est votre espace de travail partagé dans Joinways. Chaque organisation dispose d'un workspace qui regroupe l'ensemble des données : lieux, événements, demandes, contacts et paramètres. Tous les membres de votre équipe travaillent dans le même workspace.

Lieu (Venue)

Un lieu représente un établissement physique où vous accueillez des événements : château, hôtel, restaurant, salle de réception, espace atypique, etc. Chaque lieu possède sa propre configuration :

• Espaces (salles, terrasses, jardins…)
• Catalogue de prestations (location de salle, menus, matériel…)
• Paramètres de facturation et devises

Vous pouvez gérer plusieurs lieux dans un même workspace.

Espace (Space)

Un espace est une sous-partie d'un lieu : une salle, une terrasse, un jardin, un rooftop. Les espaces permettent de vérifier la disponibilité et d'affecter les événements à un endroit précis. Un événement peut utiliser un ou plusieurs espaces.

Demandes (Leads)

Les demandes sont les sollicitations entrantes de vos clients potentiels. Elles arrivent depuis vos canaux connectés (Gmail, Outlook, Instagram, WhatsApp, formulaire web) et sont centralisées dans la section Demandes. L'IA extrait automatiquement les informations clés (contact, date, type d'événement, nombre d'invités, budget). Vous qualifiez chaque demande puis la convertissez en événement.

Événement

L'événement est le dossier central de Joinways. Il rassemble toutes les informations liées à une prestation : contact client, dates, lieu et espace, statut (Option, Confirmé, Perdu, Annulé), devis, tâches, emails, notes, fichiers et fiche de fonction (BEO). Son titre est généré automatiquement à partir du nom du client.

Devis et factures

Le module Devis (disponible sur les plans Pro et Enterprise) vous permet de créer des propositions commerciales avec des lignes de prestations issues de votre catalogue ou saisies manuellement. Un devis peut être envoyé en PDF ou soumis à signature électronique. Une fois signé, il peut être converti en facture via Stripe et servir de base pour initialiser la fiche de fonction (BEO).

Catalogue

Le catalogue regroupe les prestations récurrentes que vous proposez (location de salle, menus, forfait technique, décoration…). Chaque article possède un titre, une description, un prix unitaire et un taux de TVA. Vous l'alimentez depuis la page de votre lieu et l'utilisez pour remplir vos devis rapidement.

People & Companies

Joinways intègre un CRM léger. La section Personnes regroupe les contacts individuels (clients, prestataires), tandis que la section Entreprises regroupe les entités professionnelles. Les deux sont automatiquement enrichis lors de la conversion des demandes et de la signature des devis.

Intégrations

Joinways se connecte à vos outils existants pour centraliser les informations :

• Email — Gmail et Outlook pour recevoir les demandes et envoyer des emails.
• Réseaux sociaux — Instagram et WhatsApp pour capter les DM et messages.
• Calendriers — Google Calendar et Outlook Calendar (synchro sortante).
• Paiement — Stripe pour la facturation.
• Formulaire web — Lead Form embarquable sur votre site.

Rapports

La section Rapports offre trois vues : Leads (KPI des demandes), Commerciale (pipeline, revenus par date de confirmation) et Comptabilité (revenus par date d'événement). Vous pouvez filtrer par période, lieu et propriétaire.

Relations entre les concepts

Comprendre comment les concepts s'articulent entre eux est la clé pour tirer le meilleur parti de Joinways. Voici le parcours type d'une demande qui se transforme en événement réussi.

Demande entrante → Qualification → Création d'événement → Devis → Signature → BEO → Jour J → Facturation → Archivage. Chaque étape s'appuie sur la précédente, et toutes les informations sont centralisées dans la fiche de l'événement.

Glossaire rapide

• Pipeline — la vue d'ensemble de vos événements organisés par statut (Nouveau, En discussion, Confirmé, Terminé).
• Workspace — votre espace de travail partagé avec votre équipe, contenant tous vos lieux, événements et contacts.
• Lead Form — le formulaire embarqué que vous pouvez intégrer sur votre site web pour recevoir des demandes.
• BEO — Banquet Event Order, la fiche opérationnelle détaillant l'organisation du jour J.

💡 Ajoutez cette page à vos favoris comme référence. Comprendre ces concepts rend le reste de la documentation beaucoup plus facile à suivre.

Bonnes pratiques

Prenez 10 minutes pour lire cet article avant votre premier jour d'utilisation de Joinways. Comprendre les concepts clés — leads, événements, lieux, contacts, workspaces — rend chaque autre fonctionnalité plus facile à apprendre et à utiliser.

💡 Ajoutez cette page en favori. C'est une référence utile pour former les nouveaux membres de l'équipe.

Dépannage

Confusion entre leads et événements ?

Un lead est une demande initiale. Une fois confirmé, un lead devient un événement. Pensez aux leads comme des 'réservations potentielles' et aux événements comme des 'réservations confirmées'. Le champ statut suit cette progression.

Vous ne savez pas quel workspace utiliser ?

Chaque workspace représente une entité commerciale distincte. Si vous gérez plusieurs lieux sous une même entreprise, utilisez un seul workspace. Si les lieux sont des entreprises séparées, créez des workspaces distincts.

FAQ

Dois-je tout configurer avant de commencer ?

Non, vous pouvez commencer avec un seul lieu et recevoir des demandes immédiatement. Ajoutez des espaces, des articles de catalogue et des intégrations au fur et à mesure.

Quelle est la différence entre un workspace et un lieu ?

Un workspace est votre compte Joinways partagé par votre équipe. Un lieu est un établissement physique dans ce workspace. Un workspace peut avoir plusieurs lieux.

Puis-je utiliser Joinways sans connecter email ou réseaux sociaux ?

Oui, vous pouvez créer des événements manuellement. Cependant, connecter vos canaux automatise la capture des demandes et fait gagner beaucoup de temps.

Voir aussi

• Guide de démarrage rapide
• Gérer vos lieux (Venues)
• Comprendre les Demandes