Boîte de réception des lieux événementiels
Chaque demande, chaque canal, une seule vue
Qu'elle vienne du formulaire ou du chat de votre site, de Gmail, d'Instagram ou d'une plateforme, chaque demande arrive dans la même file avec ses détails déjà relevés. Votre équipe voit tout et répond depuis un seul endroit.
Connectez les canaux où vos demandes arrivent déjà
Comptez quelques minutes par canal, sans changer d'adresse. Vos emails restent dans Gmail ou Outlook : Joinways les lit et tient la file à jour.
Gmail
Outlook
WhatsApp
Instagram- Formulaire et chat du site
Appels
Et les plateformes qui vous écrivent
- Naboo
- Funbooker
- ABC Salles
- Aleou
- Privateaser
- Kactus
- We Are Scene
- Tagvenue
- et d'autres
Seules les vraies demandes arrivent
Réponses automatiques, emails non remis, codes de connexion, factures : Joinways les écarte. Dans « À traiter », il ne reste que des demandes d'événement.
- Le bruit écarté à l'arrivée
- Le reste lu en contexte
- Les emails de l'équipe ignorés
Le brief est rempli avant que vous l'ouvriez
Date, horaires, effectif, budget, salles, technique : chaque détail est rangé dans sa case, et vous lisez un brief au lieu de remonter tout le fil d'emails.
- Chaque détail à sa place
- Signalé, jamais deviné
- Prêt pour le devis
Les demandes des plateformes, suivies comme les vôtres
Joinways lit les emails de notification des plateformes de réservation et suit chaque demande jusqu'à la réservation ou la clôture.
- Rien à configurer
- L'historique côté plateforme
- Joinways propose, vous validez
Email tronqué ? L'extension Chrome complète la demande. Voir l'extension Chrome
Ce qui suit l'arrivée d'une demande
Le suivi, les réponses, les doublons et la création de l'événement se font au même endroit.
- La liste des demandes, chaque ligne avec son statut, l'une passant de Répondu à Réponse reçueSuivi
Qui attend qui, d'un coup d'œil
Chaque ligne dit où en est l'échange : À traiter, Répondu, Réponse reçue, Convertie.
- La fenêtre de réponse d'une demande, en mode rejet, avec l'email de refus pré-rempliRépondre et décliner
Répondre ou décliner depuis votre propre adresse
La réponse part de votre Gmail ou Outlook, dans le même fil. Si la date n'est pas libre, « Envoyer et rejeter » décline et clôt la demande d'un seul geste.
- Une demande signalée « Même demande ×2 » et le bouton de fusion dans le panneau de la demandeDoublons
Une même demande n'est jamais traitée deux fois
La relance d'une plateforme rejoint la demande d'origine. Un doublon qui passe quand même est signalé, et il ne reste qu'à le fusionner.
- Le formulaire de nouvel événement pré-rempli depuis une demandeCréation
Un clic pour créer l'événement
La date, l'espace, l'effectif et le contact relevés dans la demande remplissent l'événement, et tout l'échange le suit.
Pensé pour le quotidien des équipes d'un lieu
Ce qui aide à tenir une boîte chargée.
Emails récents importés
Vos demandes récentes sont importées et triées dès la connexion.
Disponibilité vérifiée à l'arrivée
À côté de la date relevée, la demande affiche « Libre » ou le nombre de conflits, avec les événements concernés, avant même de répondre.
Appels
Avec Aircall, l'appel est retranscrit et la demande se crée en deux clics.
Aussi sur mobile
La file, les réponses et les refus sur votre téléphone.
Salles et lieux
Les salles citées sont reconnues, et chaque demande va au bon lieu.
Extension Chrome
Un clic depuis la page de la plateforme, et la demande complète est là.
WhatsApp
Les messages WhatsApp arrivent dans la même file que vos emails.
Instagram
Les messages privés aussi, avec le contact déjà rattaché.
Boîte partagée
contact@ ou evenements@, boîtes partagées Microsoft 365 comprises.
Sur votre site, la demande arrive complète
Un formulaire à vos couleurs, intégré à votre site ou accessible par un lien. Chaque envoi rejoint la file, chaque champ à sa place.
Un script ou un lien
Collez une ligne de code sur votre site, ou partagez le lien du formulaire hébergé, sans faire appel à un développeur.
Les dates vérifiées avant l'envoi
Si les dates choisies semblent prises, le visiteur le voit et en propose d'autres. Aucun nom ni événement n'est montré.
Un accusé de réception aussitôt
L'organisateur reçoit une confirmation au nom de votre lieu, et s'il y répond, sa réponse arrive dans votre boîte.
À vos couleurs
Vous choisissez la couleur, la police, la forme des champs et vos propres questions, et un seul formulaire peut proposer plusieurs lieux.
Le même formulaire, en conversation
Le visiteur décrit son événement avec ses mots. L'assistant IA de votre lieu répond avec vos informations, montre les espaces et dit si la date est libre. La demande arrive dans la file avec toute la conversation.
- Il prépare, vous confirmez
- Libre ou sur demande, jamais un nom
- Répondre et l'apprendre au chat
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une boîte de réception unifiée pour un lieu événementiel ?
C'est une seule vue où arrivent toutes vos demandes, quel que soit le canal : email, formulaire ou chat du site, WhatsApp, Instagram, appels d'offres d'agences, plateformes de réservation. Votre équipe n'a plus quatre applications à surveiller : elle ouvre un seul écran, où chaque message est déjà relié au bon contact.
Chaque message est lu comme une demande potentielle : la date, le nombre de personnes, le type d'événement et le budget sont relevés et classés sans saisie. Une demande sérieuse se repère ainsi en quelques secondes.
Le gain se mesure en délai de réponse : avec moins de tri et moins de transferts entre collègues, la réponse part plus vite. Comme les organisateurs contactent plusieurs lieux à la fois, répondre tôt pèse directement sur le taux de gain.
Pourquoi pas une simple boîte mail partagée ?
Une boîte partagée centralise les emails, mais elle ignore votre métier. Les messages WhatsApp et Instagram restent à part, les détails sont enfouis dans le texte, et personne ne sait quelle demande attend une réponse depuis deux jours.
Une boîte de réception pensée pour l'événementiel rattache chaque message à une demande, en relève les informations utiles et garde le statut visible. Le suivi commercial commence dès l'arrivée du message.
Quels canaux puis-je connecter à la boîte de réception ?
Gmail et Outlook, en boîte individuelle ou partagée, ainsi que WhatsApp et Instagram. Gmail, Outlook et Instagram se connectent en deux minutes, WhatsApp en dix minutes, sans nous donner votre mot de passe, et tous les messages arrivent dans la même vue.
Quelles informations sont extraites d'une demande ?
Date, horaires, nombre de personnes, budget (global ou par personne), type d'événement, salles, besoins techniques et restauration, déroulé : chaque détail est relevé dans le message. Il est rangé dans son champ, sans saisie. Quand le message est flou, le champ est marqué « À vérifier » plutôt que deviné. La date est aussitôt vérifiée dans le planning : la demande affiche « Libre » ou le nombre d'événements en conflit.
Les demandes des plateformes de réservation sont-elles reconnues ?
Oui. Les emails de notification des plateformes de réservation sont lus et transformés en demandes : date, effectif et budget arrivent déjà remplis quand l'email les donne. Il n'y a rien à configurer côté plateforme : tout passe par l'email que vous recevez déjà. Quand l'email est tronqué, l'extension Chrome complète la demande depuis la page de la plateforme.
Voir les 10 autres questions
Comment l'équipe travaille-t-elle dans une boîte de réception partagée ?
Tout le monde voit les mêmes demandes et les mêmes statuts (À traiter, Répondu, Réponse reçue, Convertie), mis à jour en direct. Les actions groupées permettent de marquer comme lues, rejeter ou restaurer plusieurs demandes d'un coup, avec annulation.
Puis-je répondre directement depuis Joinways ?
Oui. Vous répondez depuis la demande, via votre Gmail ou Outlook connecté, avec vos modèles de demande d'informations et de refus. « Envoyer et rejeter » envoie le refus et clôt la demande en même temps, et tout l'échange reste consigné.
Comment transformer une demande en événement ?
En un clic : les détails relevés (dates, nombre de personnes, budget) pré-remplissent l'événement, et l'historique de la conversation lui reste rattaché.
Faut-il changer d'adresse email pour utiliser Joinways ?
Non. Vous connectez votre boîte existante (Gmail ou Outlook, individuelle ou partagée) en deux minutes. Vos emails restent dans votre messagerie ; Joinways les synchronise et les rattache aux demandes. Vous pouvez déconnecter la boîte à tout moment.
Comment éviter qu'une demande reste sans réponse ?
Toutes les demandes arrivent dans la même vue, avec leur statut, au lieu de dormir dans la boîte personnelle d'un collègue absent. L'équipe voit ce qui attend une réponse, et les détails déjà relevés (date, nombre de personnes, budget) rendent la réponse plus rapide à écrire.
Puis-je relier le formulaire de contact de mon site ?
Oui, ou le remplacer. Le formulaire de demande s'intègre à votre site en collant un script, ou se partage par un lien hébergé si vous n'avez pas de site. Chaque envoi crée une demande dans Joinways, avec la date, l'effectif et le budget déjà à leur place. Le visiteur est prévenu quand ses dates semblent prises et reçoit un accusé de réception. Le formulaire peut aussi s'ouvrir en chat : le visiteur décrit son événement, et la demande arrive avec la conversation.
Et les demandes qui arrivent par téléphone ?
Les appels comptent aussi. Avec l'intégration Aircall, la fiche de l'appelant s'affiche pendant l'appel, et la transcription est conservée dans son historique. Après l'appel, deux clics suffisent pour créer la demande, avec le contact déjà rattaché.
Que se passe-t-il quand la même demande arrive deux fois ?
Joinways la rapproche de la première : une relance dans le même fil ou un rappel de la plateforme rejoint la demande existante. Un contact qui écrit deux fois est reconnu par son adresse email ou son téléphone. Si la même demande de plateforme apparaît malgré tout deux fois, elle est signalée « Même demande » et se fusionne en un clic, sans rien supprimer.
Et les appels d'offres des agences de recherche de lieux ?
Les appels d'offres des agences de recherche de lieux, des agences événementielles et des services achats arrivent par email et sont lus comme n'importe quelle autre demande. Dates, effectif, budget, configuration de salle et besoins techniques sont relevés, et la demande arrive déjà structurée dans la file. L'agence reste rattachée à sa fiche entreprise : vous voyez combien d'événements chacune vous a apportés.
Le chat du site répond-il à la place de l'équipe ?
Non. Il répond à partir de vos espaces, de leurs capacités et des réponses que vous avez écrites, puis prépare la demande. Il ne réserve rien et ne donne aucun prix, sauf les prix de départ que vous indiquez. Il se présente comme un assistant, jamais comme une personne de l'équipe. Ce qu'il ne sait pas, il le transmet : vous répondez dans le chat ou par email, et vous pouvez lui apprendre la réponse.