Démarrer avec Joinways en 15 minutes

Bienvenue dans Joinways. Cette prise en main vous emmène de zéro jusqu'à un premier dossier complet : capter une demande, la transformer en événement, envoyer un devis et recevoir une signature. L'idée n'est pas de tout paramétrer aujourd'hui, mais de faire passer une vraie demande dans tout le cycle pour comprendre comment l'outil pense. Comptez environ 15 minutes de manipulation effective.

Gardez en tête un principe : Joinways fonctionne mieux quand il capte vos demandes là où elles arrivent réellement (votre boîte mail, Instagram, WhatsApp) puis les centralise. Vous n'avez donc rien à saisir manuellement au départ — vous connectez vos canaux et vous laissez les demandes remonter.

Ce que vous allez accomplir

• Connecter une source de demandes — email, Instagram ou WhatsApp
• Configurer votre premier lieu, ses espaces et un catalogue de prestations
• Traiter une demande entrante et la transformer en événement
• Envoyer un devis et obtenir une signature en ligne

Prérequis

Deux choses suffisent pour démarrer sereinement. D'abord, un compte Joinways actif avec les droits d'administrateur : connecter une boîte mail ou un compte Instagram touche aux réglages de l'espace de travail, une action réservée aux administrateurs. Ensuite, vos informations de facturation — raison sociale, SIRET, TVA — qui rendront vos devis conformes dès le premier envoi. Si vous ne les avez pas sous la main, ce n'est pas bloquant : vous pourrez les renseigner avant de générer le premier document.

• Un compte Joinways actif et les droits d'administrateur pour connecter vos boîtes mail.
• Vos informations de facturation (raison sociale, SIRET, TVA) pour des devis conformes.

Étape 1 — Connecter vos demandes

Tout commence par la connexion d'un canal. Tant qu'aucune source n'est branchée, les Demandes restent vides : Joinways ne devine pas vos demandes, il les lit dans les canaux que vous lui ouvrez. Connecter votre boîte mail, c'est autoriser l'application à lire les messages entrants pour y repérer les demandes d'événement — pas à les supprimer ni à répondre à votre place.

1. Allez dans Paramètres puis Connexions / Intégrations. Vous voyez la liste des canaux disponibles et leur statut (connecté ou non).
2. Connectez votre Gmail ou Outlook, et si pertinent Instagram et WhatsApp. Une fenêtre d'autorisation du fournisseur s'ouvre ; validez les accès demandés pour finaliser la liaison.
3. Laissez l'IA analyser vos messages. Au bout de quelques minutes, les demandes d'événement remontent automatiquement dans les Demandes, déjà triées par rapport au reste de votre courrier.

À quoi reconnaître que ça marche : le canal affiche « connecté » dans les Paramètres, et au moins une première demande apparaît dans les Demandes. Si votre boîte est volumineuse, la synchronisation initiale peut prendre quelques minutes — c'est normal, elle ne se reproduira pas à chaque ouverture.

💡 Astuce : connectez le canal par lequel arrivent réellement vos demandes. Pour beaucoup de lieux, c'est l'email et Instagram ; inutile de tout brancher d'un coup.

Étape 2 — Configurer votre lieu

Un lieu dans Joinways représente votre établissement ; les espaces sont les salles ou zones que vous commercialisez à l'intérieur (grande salle, terrasse, salon privé). Cette distinction compte : la disponibilité et les conflits se gèrent au niveau de l'espace, pas du lieu. Configurer cette structure une fois vous évite de re-saisir les mêmes informations à chaque événement.

1. Ouvrez Paramètres puis Lieux / Espaces, et créez votre lieu en renseignant son nom et ses informations de base.
2. Ajoutez vos espaces (salles) et leur capacité. La capacité vous servira de garde-fou quand une demande mentionnera un nombre de participants.
3. Renseignez un catalogue de prestations — location, traiteur, options. Chaque prestation saisie ici devient réutilisable d'un clic dans vos devis, ce qui accélère énormément la suite.

Le catalogue est le vrai gain de temps de cette étape : une prestation décrite et tarifée une fois se réutilise sur tous les devis suivants, sans la re-saisir ni risquer une erreur de prix.

Étape 3 — Traiter votre première demande

Une demande dans les Demandes n'est encore qu'un message : pas de dossier, pas de calendrier, pas de devis. La transformer en événement, c'est lui donner une existence dans Joinways pour pouvoir la suivre. L'IA a déjà fait une partie du travail en extrayant les informations clés du message — votre rôle est de vérifier, pas de tout retaper.

1. Ouvrez les Demandes et sélectionnez une demande. Le message complet s'affiche, accompagné des informations que l'IA a su en extraire.
2. Vérifiez les informations extraites par l'IA : date, budget, nombre de participants. Corrigez ce qui est approximatif — l'IA propose, vous tranchez.
3. Cliquez sur Créer l'événement. Tout est repris automatiquement dans le nouveau dossier : vous n'avez pas à ressaisir la date ni le contact.

Après cette étape, la demande n'est plus une ligne dans les Demandes mais un événement à part entière, avec sa fiche, sa place dans le calendrier et la possibilité d'y greffer un devis.

Étape 4 — Devis et signature

Le devis est la proposition chiffrée que vous envoyez au client. Le construire depuis l'événement garantit qu'il reste rattaché au bon dossier et au bon espace. Une fois finalisé, il devient signable en ligne : le client n'a rien à imprimer, et vous savez immédiatement où en est sa décision.

1. Dans l'événement, créez un devis en piochant dans votre catalogue. Chaque ligne ajoutée reprend son libellé et son prix tels que vous les avez définis à l'étape 2.
2. Finalisez le devis puis générez un lien public. Ce lien est la version que verra le client — propre, à votre image, sans accès à votre back-office.
3. Envoyez le lien : le client consulte et signe en ligne. Vous êtes notifié dès la signature, sans avoir à relancer pour savoir s'il a vu le document.

Comment ça marche

Le fil conducteur est toujours le même : un canal connecté alimente les Demandes, une demande devient un événement, l'événement porte un devis, et le devis signé déclenche la suite (facture, organisation). Chaque étape s'appuie sur la précédente — c'est pourquoi connecter un canal et créer un lieu sont les deux fondations à poser en premier.

Aide-mémoire des écrans et statuts

Pour vous repérer pendant la prise en main, voici les principaux écrans que vous traversez et ce que vous y faites. Aucun n'est obligatoire pour boucler la première boucle, mais les connaître évite de chercher.

Les écrans clés

• Demandes — le point d'entrée : toutes les demandes captées sur vos canaux y remontent, triées des autres messages.
• Événements — la liste de vos dossiers en cours, avec leur date, leur espace et leur avancement.
• Calendrier — la vue par dates : un événement confirmé y occupe un créneau et révèle les conflits de disponibilité.
• Devis — vos propositions chiffrées, rattachées à un événement, avec leur statut d'envoi et de signature.
• Paramètres — connexions, lieux et espaces, catalogue, informations de facturation : tout ce qui se configure une fois.

Les statuts que vous croiserez

Une demande dans les Demandes est d'abord « à traiter », puis sort de la file active une fois transformée en événement ou déclinée. Un devis passe de « brouillon » à « envoyé », puis « accepté » et enfin « signé » une fois validé par le client. Un canal de connexion affiche « connecté » ou « à reconnecter » si l'autorisation a expiré. Retenez surtout qu'un devis n'est signable qu'une fois envoyé : tant qu'il est en brouillon, le lien public reste inactif.

Cas particuliers

Si vos demandes arrivent par téléphone ou en personne plutôt que par message, vous n'aurez pas de canal à connecter pour celles-là : vous créez directement l'événement sans passer par les Demandes. À l'inverse, si vous gérez plusieurs établissements, créez un lieu par établissement pour que les disponibilités et les catalogues restent bien cloisonnés. Enfin, une demande peut concerner une date encore floue : rien n'oblige à figer la date à la création de l'événement, vous l'ajusterez quand le client se décidera.

Quelques autres situations reviennent souvent au démarrage. Si une même demande arrive en double sur deux canaux (un client qui écrit par email puis relance sur Instagram), traitez-en une seule en événement et écartez l'autre pour éviter deux dossiers concurrents. Si une demande ne précise ni date ni budget, créez quand même l'événement : il vous servira de fil pour relancer le client et compléter les informations au fur et à mesure. Et si vous testez l'outil avec une vieille demande déjà conclue ailleurs, marquez l'événement comme tel plutôt que de lui envoyer un devis — vos statistiques resteront propres.

💡 Astuce : ne cherchez pas à tout configurer avant de traiter votre première demande. Une source connectée et un lieu suffisent pour faire le tour complet ; le reste se peaufine à l'usage.

Autre exemple

Marc gère un domaine viticole qui accueille des séminaires d'entreprise. Il ne reçoit presque rien par Instagram : ses demandes arrivent surtout par email et, parfois, par téléphone. Il connecte donc uniquement sa boîte Outlook, laisse la synchronisation balayer ses derniers échanges, et voit remonter une dizaine de demandes de séminaires. Il crée son lieu « Domaine des Coteaux » avec deux espaces — la salle de réception (120 personnes) et le chai (40 personnes) — et un catalogue resserré : privatisation à la journée, pause-café, déjeuner assis, visite de cave.

Un prospect l'a appelé la veille pour un séminaire de 30 personnes : pas de message dans les Demandes, Marc crée donc l'événement directement et y rattache le contact à la main. Pour une autre demande venue par email, il ouvre la demande, corrige le nombre de participants que l'IA avait sous-estimé, puis crée l'événement. Il monte deux devis le même après-midi en piochant dans son catalogue, génère les liens publics et les envoie. Deux écrans, deux chemins d'entrée différents — par téléphone et par email — mais le même dossier structuré au bout.

Bonnes pratiques

Connectez d'abord le canal qui porte le plus de demandes : vous verrez l'outil prendre de la valeur immédiatement plutôt que de paramétrer dans le vide. Renseignez un catalogue même minimal dès le départ — trois ou quatre prestations courantes — pour que vos premiers devis se montent en quelques clics. Et prenez l'habitude de corriger les informations extraites par l'IA au moment de créer l'événement : une donnée propre à la source évite des erreurs qui se propageraient jusqu'au devis.

Au-delà de ces réflexes de départ, quelques habitudes paient sur la durée. Donnez à vos lieux et espaces des noms parlants (« Grande salle » plutôt que « Salle 1 ») : vous les retrouverez plus vite dans les devis et le calendrier. Renseignez la capacité de chaque espace même approximativement, car c'est elle qui vous alerte quand une demande dépasse ce que vous pouvez accueillir. Traitez les Demandes régulièrement plutôt qu'en une fois : une demande captée tôt est une demande répondue avant la concurrence. Enfin, complétez vos informations de facturation avant le premier devis pour ne pas avoir à reprendre un document déjà envoyé.

Dépannage

Mes emails ne remontent pas dans les Demandes ? La cause la plus fréquente est une connexion inactive ou une première synchronisation encore en cours. Vérifiez que le canal affiche « connecté » dans Paramètres et patientez quelques minutes : la synchronisation initiale balaie l'historique récent avant que tout soit visible.

Le bouton Créer l'événement ne reprend pas la bonne date ? L'IA a probablement mal interprété une date ambiguë dans le message. Corrigez le champ date avant de valider la création : la valeur que vous confirmez fait foi.

Mon client dit ne pas pouvoir signer le devis ? Assurez-vous d'avoir bien généré et envoyé le lien public du devis finalisé, et non une version brouillon : seul un devis finalisé est signable en ligne.

Mon catalogue n'apparaît pas quand je monte un devis ? Vérifiez que vous avez bien créé vos prestations dans Paramètres et que vous êtes dans le bon lieu : le catalogue est rattaché au lieu, et un devis monté sur un autre établissement ne le verra pas.

Exemple concret

Camille gère une salle de réception. Lundi matin, elle connecte sa boîte Gmail en deux minutes ; les Demandes se remplissent des demandes des dernières semaines. Elle crée son lieu « Le Pavillon », ajoute la grande salle (150 personnes) et la terrasse, puis saisit quatre prestations : location de salle, forfait traiteur, mise à disposition du mobilier, option DJ. Elle ouvre une demande Instagram pour un anniversaire de 80 personnes en septembre, vérifie la date proposée par l'IA, clique sur Créer l'événement. Dans le dossier, elle monte un devis en piochant location + traiteur + DJ, génère le lien public et l'envoie. Le lendemain, une notification l'informe que le devis est signé. Total : moins de 20 minutes pour son tout premier dossier bouclé.

FAQ

Dois-je tout configurer avant de commencer ?

Non. Connectez au moins une source de demandes et créez un lieu ; vous compléterez le reste au fil de l'eau. Le but de cette prise en main est de faire passer une demande dans tout le cycle, pas d'avoir un paramétrage parfait.

Combien de canaux puis-je connecter ?

Vous pouvez connecter plusieurs canaux — email, Instagram, WhatsApp — et tous alimentent les mêmes Demandes. Commencez par celui qui porte le plus de demandes, ajoutez les autres ensuite.

L'IA va-t-elle répondre toute seule à mes clients ?

Non. L'IA lit et qualifie les messages entrants pour les faire remonter dans les Demandes et en extraire les informations ; l'envoi des devis et des réponses reste à votre main.

Que se passe-t-il après la signature du devis ?

Vous pouvez convertir le devis signé en facture, automatiser vos relances pour ne plus oublier un suivi, et suivre vos chiffres dans les Rapports.

Combien de temps prend la première synchronisation ?

Quelques minutes en général. Joinways balaie d'abord votre courrier récent ; ensuite les nouvelles demandes remontent en continu sans nouvelle attente.

Puis-je créer un événement sans passer par les Demandes ?

Oui. Pour les demandes reçues par téléphone ou en personne, créez l'événement directement depuis la liste des événements : les Demandes ne sont qu'une des portes d'entrée, pas un passage obligé.

Mes données sont-elles isolées si je gère plusieurs lieux ?

Oui. Chaque lieu garde ses propres espaces, son catalogue et ses disponibilités. Créez un lieu par établissement et les informations ne se mélangeront pas entre eux.

Que faire d'une demande qui n'est pas un vrai projet ?

Déclinez-la depuis les Demandes sans créer d'événement. Vos dossiers et vos statistiques restent ainsi le reflet de vos vraies opportunités, sans bruit.

Voir aussi

• Notions clés
• Comprendre les Demandes unifiées
• Créer un événement
• Créer un devis