Créer votre premier workflow d'automatisation

Relancer un devis resté sans réponse, remercier un client deux jours après son séminaire, rappeler les derniers détails une semaine avant un mariage : ces emails partent trop tard, ou pas du tout, quand ils dépendent de la mémoire de chacun.

Un workflow les envoie pour vous. Vous décrivez une fois « quand ceci arrive, attendre tant de jours, vérifier cela, puis faire telle action », et Joinways l'applique à chaque événement concerné.

Ce que vous allez apprendre

• Créer un workflow depuis un modèle ou de zéro.
• Assembler déclencheur, délai, condition et action.
• Personnaliser l'email avec des champs dynamiques, ou le faire rédiger par l'IA.
• Tester, activer et suivre l'historique.

Prérequis

• Offre Pro ou essai. En offre Free, l'onglet « Workflows » affiche « Débloquez les automatisations avec Pro ».
• Rôle Propriétaire ou Administrateur pour créer, modifier ou activer un workflow. Les autres membres voient les workflows et leur historique en lecture seule.
• Une boîte mail connectée pour l'action « Envoyer un email » : l'email part du compte Gmail ou Outlook du responsable de l'événement, que chaque membre connecte dans « Réglages » > « Ma boîte mail ».

1. Ouvrir l'onglet « Workflows »

Ouvrez « Réglages » > « Automatisations » (groupe « Suivi commercial »), onglet « Workflows ». Vos workflows s'affichent avec leur interrupteur, leur nombre d'exécutions et la « Dernière exécution ». Les « Modèles prêts à l'emploi » sont dessous.

L'onglet voisin, « Intégrées », liste ce que Joinways fait déjà seul : voir La page Automatisations.

2. Partir d'un modèle

C'est le plus rapide pour un premier workflow. Quatre modèles sont proposés : « Feedback J+2 post-événement », « Rappel avant événement », « Accusé de réception à la création de l'événement » et « Relance devis (séquence) ».

1. Cliquez sur un modèle. Le workflow est créé en pause et s'ouvre dans l'éditeur. « Relance devis (séquence) » crée trois workflows d'un coup et reste sur la liste.
2. Relisez le déclencheur, le délai et la condition proposés.
3. Réécrivez l'objet et le message de l'email avec vos mots.

Le détail de chaque modèle est dans Exemples de workflows à copier.

3. Ou partir de zéro

1. Cliquez sur « Nouvelle automatisation » (« Créer de zéro » quand la liste est vide). Le workflow s'ouvre avec le déclencheur « Fin d'un événement ».
2. Donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez dans la liste, par exemple « Retour client 2 jours après ».
3. Cliquez sur le déclencheur pour ouvrir « Configurer l'étape » et choisissez-en un autre si besoin, avec ses « Statuts concernés ».
4. Cliquez sur « + » entre deux étapes (« Ajouter une étape ») pour insérer un délai, une condition ou une action.

4. Les quatre briques

• Déclencheur : ce qui lance le workflow. Six choix : « Fin d'un événement », « Événement à venir », « Statut inchangé depuis », « Événement créé », « Événement confirmé », « Devis envoyé sans réponse ».
• Délai : combien de temps attendre, en jours et en heures, avec une « Heure d'exécution préférée » dans le fuseau du lieu.
• Condition : ce qui doit être vrai pour agir, par exemple « Email du contact » « est renseigné », le type d'événement, le lieu, le nombre de participants, le responsable, ou l'état du formulaire client de la fiche de fonction.
• Action : « Envoyer un email », « Créer une tâche », « Envoyer une notification » ou « Appeler un webhook ».

Chaque option est détaillée dans Déclencheurs, conditions et actions : la référence.

5. Rédiger l'email

Dans l'action « Envoyer un email », saisissez l'« Objet de l'email » et le « Message ». « Insérer un champ dynamique » ajoute une information propre à chaque événement, remplacée au moment de l'envoi :

• {client_name}, {client_first_name}, {company_name} : le client ;
• {event_title}, {venue_name}, {owner_name} : l'événement, le lieu, le responsable ;
• {event_date} : la date, ou la plage pour un événement sur plusieurs jours (« 1 au 3 avril 2026 ») ;
• {beo_form_link} : le lien du formulaire client de la fiche de fonction ;
• {quote_link}, {quote_number} : seulement avec le déclencheur « Devis envoyé sans réponse ».

Pour un message écrit événement par événement, activez « Rédaction par IA » et décrivez ce que vous voulez dans « Consignes pour l'IA ». L'objet et le message saisis servent alors de secours si la rédaction échoue.

6. Tester puis activer

1. Dans l'action email, ouvrez « Envoyer un email de test », saisissez votre adresse et cliquez sur « Envoyer le test ». Le test part de votre boîte, avec des données d'exemple et l'objet préfixé [Test] (5 tests par heure au plus). Avec la rédaction par IA, le test envoie l'objet et le message de secours.
2. Cliquez sur « Enregistrer » (⌘S).
3. Activez l'interrupteur sous le titre : « L'automatisation est active : elle vérifie les événements toutes les heures ».

Seuls les événements qui entrent dans la fenêtre du déclencheur à partir de l'activation sont traités. Rien ne part rétroactivement sur les événements passés.

7. Suivre l'historique

Sous les étapes, l'« Historique » liste chaque exécution, regroupée par jour : l'événement, l'action et un statut « Envoyé », « Échoué », « Ignoré » ou « En attente », avec la raison. Un « Échoué » est réessayé au passage horaire suivant. Un « Ignoré » est définitif pour cet événement, par exemple quand le contact n'a pas d'email ou qu'une condition n'est pas remplie.

Exemple : le remerciement d'un hôtel-restaurant

Marc dirige un hôtel-restaurant. Il part du modèle « Feedback J+2 post-événement », ajoute une « Heure d'exécution préférée » à 10 h et remplace le message par un mot personnel avec le lien vers sa fiche Google. Il s'envoie un test, enregistre et active. Chaque client confirmé reçoit le message deux jours après son événement, depuis la boîte du responsable de l'événement.

Dépannage

L'email ne part pas

Cause : le workflow est en pause, le responsable de l'événement n'a pas de boîte connectée, ou une condition bloque. Solution : vérifiez l'interrupteur, demandez au responsable de connecter sa boîte dans « Réglages » > « Ma boîte mail », puis lisez la raison dans l'« Historique ».

Je ne peux pas créer ni modifier de workflow

Cause : votre rôle n'a pas le droit de gérer les automatisations, ou l'espace est en offre Free. Solution : demandez à un propriétaire ou un administrateur, ou passez à l'offre Pro.

Le workflow refuse de s'activer

Cause : une étape est incomplète (pas d'action, email sans objet ni message, délai manquant pour « Événement à venir », condition sans valeur). Solution : lisez le message affiché, complétez l'étape et réessayez.

Les champs dynamiques ressortent vides

Cause : l'information manque sur l'événement, ou {quote_link} est utilisé hors du déclencheur devis. Solution : complétez le contact et l'événement, et gardez les champs devis pour « Devis envoyé sans réponse ».

Questions fréquentes

Puis-je enchaîner plusieurs emails ?

Oui, avec un workflow par envoi, chacun avec son délai. C'est ce que fait « Relance devis (séquence) » avec ses trois workflows (J+3, J+7, J+12).

Un workflow peut-il agir deux fois sur le même événement ?

Non. Un workflow n'agit qu'une fois par événement, ou par devis pour « Devis envoyé sans réponse ».

Que se passe-t-il si je mets un workflow en pause ?

Il cesse d'agir ; sa configuration et son historique restent. À la réactivation, les événements devenus éligibles pendant la pause ne sont pas rattrapés.

Workflow ou tâche programmée de l'Agent ?

Un workflow envoie seul, selon une règle fixe. Une tâche programmée de l'Agent Joinways cherche, prépare les relances et attend votre validation avant tout envoi. Voir L'Agent Joinways.

Voir aussi

• La page Automatisations : workflows et automatismes intégrés
• Déclencheurs, conditions et actions : la référence
• Exemples de workflows à copier
• Gérer les échanges d'un événement
• Connecter Gmail