Créer votre premier workflow d'automatisation

Les automatisations vous font gagner des heures chaque semaine. Au lieu de penser à relancer un devis ou à remercier un client après son événement, vous créez un workflow une seule fois et Joinways s'occupe du reste, indéfiniment et sans oubli. Un workflow, c'est une suite simple et lisible : un déclencheur, des conditions optionnelles, un délai, puis une action. Ce guide vous accompagne pas à pas pour construire votre tout premier workflow de bout en bout, depuis un modèle prêt à l'emploi ou bien en partant d'une page blanche.

L'idée centrale à retenir : vous décrivez une fois « quand ceci se produit, attends X jours, puis envoie tel email », et Joinways surveille en continu tous vos événements pour exécuter cette règle automatiquement à chaque fois qu'elle s'applique. Vous passez ainsi d'un suivi manuel, dépendant de votre mémoire, à un suivi systématique qui tourne en arrière-plan.

Prérequis

• Rôle propriétaire (Owner) — la gestion des automatisations est réservée aux propriétaires de l'espace de travail. Si vous êtes membre sans ce rôle, la section n'apparaîtra pas.
• Une connexion email active — nécessaire pour que l'action d'envoi d'email fonctionne. Sans connexion, le workflow se déclenchera mais l'envoi échouera.
• Les automatisations sont incluses selon votre plan ; vérifiez votre offre si la section est verrouillée.
• Quelques événements déjà créés dans votre espace, idéalement avec un contact et une adresse email renseignés, pour que les variables aient des données à remplacer.

Ce que vous allez apprendre

• Comprendre la structure d'un workflow (déclencheur, condition, délai, action)
• Créer un workflow à partir d'un modèle ou de zéro
• Personnaliser l'email envoyé avec des variables dynamiques
• Tester et activer votre workflow en toute sécurité
• Suivre les exécutions et dépanner les envois qui ne partent pas

Les briques d'un workflow

Avant de construire, prenez une minute pour visualiser les quatre briques. Chaque workflow se lit de gauche à droite : on part d'un déclencheur, on filtre éventuellement avec une condition, on patiente un délai, puis on exécute une action. Comprendre ce squelette rend tout le reste évident.

• Déclencheur — l'événement qui lance le workflow : la fin d'un événement ou le changement de statut d'un événement. C'est le point de départ obligatoire.
• Condition — un filtre optionnel : type d'événement, lieu, nombre d'invités, email du contact. Opérateurs « est égal à », « contient », « est vide »… La condition restreint le workflow à un sous-ensemble d'événements.
• Délai — le nombre de jours à attendre avant l'étape suivante (par exemple 2 jours après l'événement). Un délai de 0 jour exécute l'action immédiatement.
• Action — ce que Joinways exécute : envoyer un email personnalisé au client.

Créer un workflow depuis un modèle

Le moyen le plus rapide de démarrer est de partir d'un modèle prêt à l'emploi. Le modèle pré-remplit le déclencheur, le délai et un brouillon d'email que vous n'avez plus qu'à adapter à votre voix. C'est l'approche recommandée pour un premier workflow.

1. Ouvrez Paramètres > Automatisations.
2. Cliquez sur Nouveau workflow, puis choisissez un modèle (relance post-événement ou relance de devis).
3. Adaptez le sujet et le corps de l'email à votre ton et à votre lieu.
4. Enregistrez, testez, puis activez.

À chaque étape, l'éditeur vous montre le workflow assemblé : vous pouvez relire le déclencheur choisi par le modèle et ajuster le délai sans repartir de zéro.

Créer un workflow de zéro

Si aucun modèle ne correspond à votre besoin, partez d'une page blanche. Vous assemblez alors vous-même les quatre briques dans l'ordre. C'est un peu plus long, mais cela vous donne un contrôle total sur le déclencheur, les conditions et le contenu.

1. Dans Paramètres > Automatisations, cliquez sur Nouveau workflow > Partir de zéro.
2. Choisissez le déclencheur (ex. « Statut de l'événement changé » → « Confirmé »).
3. Ajoutez une condition si besoin (ex. type d'événement égal à « Mariage »).
4. Définissez un délai (ex. 1 jour après la confirmation).
5. Ajoutez l'action « Envoyer un email » et rédigez le message.

Référence des briques disponibles

Voici l'inventaire complet des options que vous pouvez assembler. Gardez cette liste sous les yeux quand vous configurez : chaque ligne indique en une phrase ce que fait l'option.

• Déclencheur « Fin d'un événement » — se déclenche lorsqu'un événement se termine.
• Déclencheur « Changement de statut » — se déclenche lorsqu'un événement passe à un statut précis (ex. Confirmé).
• Condition « Type d'événement » — limite le workflow à un type donné (mariage, séminaire…).
• Condition « Lieu » — limite le workflow à un lieu précis.
• Condition « Nombre d'invités » — filtre selon le nombre de participants attendus.
• Condition « Email du contact » — filtre selon l'adresse email du contact rattaché.
• Opérateur « est égal à » — la valeur doit correspondre exactement.
• Opérateur « contient » — la valeur doit inclure le texte indiqué.
• Opérateur « est vide » — le champ ne doit contenir aucune valeur.
• Délai (en jours) — nombre de jours d'attente avant l'action ; 0 = immédiat.
• Action « Envoyer un email » — envoie un email personnalisé au client avec sujet et corps.

Personnaliser l'email avec des variables

Insérez des variables pour personnaliser automatiquement chaque envoi. Elles sont remplacées par les données réelles de l'événement au moment de l'envoi, ce qui rend chaque message unique sans aucune saisie manuelle :

• {client_name} — le nom du client
• {event_title} — le titre de l'événement
• {event_date} — la date de l'événement

Écrivez votre email comme une vraie lettre, en glissant les variables là où le nom, le titre ou la date doivent apparaître. Si une variable n'a pas de donnée correspondante sur un événement, elle est simplement remplacée par du vide ; veillez donc à ce que vos contacts soient bien renseignés.

Comment ça marche

En coulisses, Joinways surveille vos événements en permanence. Voici la mécanique, étape par étape, une fois votre workflow activé :

1. Un événement franchit la condition du déclencheur (il se termine, ou son statut change).
2. Joinways vérifie les conditions : si elles ne sont pas remplies, le workflow s'arrête pour cet événement.
3. Le délai démarre : Joinways attend le nombre de jours configuré.
4. À l'échéance, l'action s'exécute : l'email est composé en remplaçant les variables, puis envoyé.
5. L'exécution est consignée dans l'historique du workflow.

Tester et activer

1. Cliquez sur Envoyer un test pour recevoir l'email sur votre adresse.
2. Vérifiez le sujet, le corps et les variables remplacées.
3. Basculez le workflow sur Actif. Il s'exécutera automatiquement à chaque déclenchement.

Suivre les exécutions

Chaque workflow conserve un historique des exécutions : vous voyez quand il s'est déclenché, sur quel événement et si l'email a bien été envoyé. Pratique pour vérifier que tout tourne comme prévu, et pour repérer un envoi qui aurait échoué.

Cas particuliers

Quelques situations méritent votre attention pour éviter les surprises :

• Événement sans email de contact : la variable {client_name} reste vide et l'envoi peut échouer faute de destinataire ; renseignez toujours le contact.
• Conditions trop restrictives : un filtre combiné (type + lieu + invités) peut ne correspondre à aucun événement, et le workflow ne se déclenche jamais.
• Événement annulé : excluez-le par une condition pour éviter d'envoyer un remerciement à un client dont l'événement n'a pas eu lieu.
• Délai long : avec un délai de plusieurs jours, l'email part bien après le déclenchement ; c'est normal, suivez-le dans l'historique.

💡 Astuce : envoyez-vous un email de test avant d'activer le workflow. Vous verrez exactement le rendu final, variables comprises, et vous éviterez d'envoyer un message bancal à un vrai client.

Bonnes pratiques

• Commencez par un seul workflow simple (ex. remerciement post-événement) avant d'en multiplier.
• Utilisez les conditions pour ne pas envoyer le mauvais message au mauvais client (ex. exclure les événements annulés).
• Relisez vos emails automatiques tous les trimestres pour garder un ton juste.
• Vérifiez l'historique d'exécution après l'activation pour confirmer que les premiers envois sont bien partis.

Dépannage

Problème : l'email ne part pas.

Cause : le workflow est inactif, aucune connexion email n'est en place, ou les conditions sont trop restrictives. Solution : vérifiez que le workflow est Actif, qu'une connexion email est configurée et que les conditions ne bloquent pas tout déclenchement.

Problème : je ne vois pas la section Automatisations.

Cause : la section est réservée aux propriétaires et peut dépendre du plan. Solution : connectez-vous avec un compte propriétaire ou contactez le propriétaire de l'espace de travail, et vérifiez votre offre.

Problème : les variables apparaissent vides dans l'email reçu.

Cause : l'événement n'a pas de contact ou de données renseignées. Solution : complétez le contact, le titre et la date sur l'événement avant que le workflow ne se déclenche.

Exemple concret

Marc dirige un hôtel-restaurant. Il crée un workflow : déclencheur « Fin de l'événement », délai de 2 jours, action « Envoyer un email » avec un message de remerciement et un lien d'avis Google. Résultat : chaque client reçoit automatiquement un mot personnalisé deux jours après son séminaire, et le nombre d'avis en ligne de l'hôtel augmente sans effort.

Autre exemple

Sophie gère une salle de réception. Elle veut relancer les devis non signés. Elle crée un workflow : déclencheur « Statut de l'événement changé » → « En attente », condition « type d'événement est égal à Mariage », délai de 3 jours, action « Envoyer un email » rappelant gentiment au couple que son devis attend une réponse. Les mariages représentent l'essentiel de son chiffre, et cette relance automatique récupère plusieurs dossiers qui seraient autrement tombés dans l'oubli.

FAQ

Puis-je enchaîner plusieurs emails ?

Oui, en ajoutant un délai puis une nouvelle action après le premier envoi.

Les workflows s'appliquent-ils aux événements existants ?

Ils se déclenchent sur les événements futurs correspondant au déclencheur, pas rétroactivement.

Que se passe-t-il si je désactive un workflow ?

Il cesse de se déclencher sur les nouveaux événements ; sa configuration et son historique restent conservés et vous pouvez le réactiver à tout moment.

Le client voit-il les variables comme {client_name} ?

Non, elles sont remplacées par les vraies données au moment de l'envoi ; le client reçoit un message lisible et personnalisé.

Ai-je besoin d'une connexion email pour tester ?

L'envoi réel d'emails repose sur la connexion email ; le test vous permet de voir le rendu sur votre propre adresse avant d'activer.

Puis-je filtrer par lieu si je gère plusieurs établissements ?

Oui, la condition « Lieu » limite le workflow aux événements d'un lieu précis.

Un workflow peut-il se déclencher plusieurs fois sur le même événement ?

Il se déclenche lorsque la condition du déclencheur est remplie ; l'historique vous montre chaque exécution pour un suivi clair.

Voir aussi

• Emails liés à un événement
• Statuts d'un événement