Créer un événement

Créer et partager un événement dans Joinways

1. Où créer un événement

• Depuis l'Inbox (Leads)

1. Ouvrez une demande dans l'Inbox.
2. Cliquez sur Créer un événement.
3. Le formulaire est pré-rempli avec : contact, date souhaitée, type d'événement, budget.

• Depuis la section Événements

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur Nouvel événement (ou Créer un événement).
3. Remplissez le formulaire vide.

Selon votre configuration, un raccourci peut aussi être disponible depuis le tableau de bord ou la vue Calendrier.

2. Remplir le formulaire événement

Champs principaux :

• Lieu (Venue) (obligatoire si plusieurs lieux)

Sélectionnez le lieu concerné. La gestion des lieux se fait dans :

Paramètres > Lieux > [nom du lieu].

• Espace

Choisissez la salle ou l'espace réservé (voir la doc : Créer et gérer les espaces).

• Contact / Société
• Sélectionnez une personne ou une entreprise existante (People / Companies), ou
• Saisissez un nouveau contact : il sera automatiquement créé dans le CRM.
• Date(s)
• Date unique de l'événement, ou
• Période / option de dates si plusieurs possibilités.
• Statut

Exemple : Option, Confirmé, Annulé, etc. Le statut évolue au fil du cycle de vente.

• Type d'événement

Exemple : mariage, séminaire, conférence… (selon vos types configurés).

• Budget / Nombre de personnes (facultatif mais recommandé)

Utile pour le suivi commercial et les rapports.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur Créer ou Enregistrer. Vous êtes redirigé vers la fiche événement.

3. Après la création : travailler sur la fiche événement

Sur la fiche événement, vous accédez aux onglets :

• Devis : créer et gérer les devis liés à l'événement.
• Emails : centraliser les échanges avec le client.
• Tâches : suivre les actions à réaliser.
• Notes & fichiers : stocker les informations internes et documents.
• Activités : suivre les modifications et actions.

Si votre plan le permet, vous pouvez générer un BEO (fiche de fonction) depuis :

• le devis, ou
• la fiche événement.

Pour plus de détails sur le lien entre devis et BEO, voir : Créer un devis.

4. Lien d'accès public à l'événement

Joinways permet de partager un lien d'accès public avec votre client.

Où le trouver ?

• Sur la fiche événement, dans la section Partage ou Accès public, ou via un bouton du type Copier le lien public.
• Le lien est unique pour chaque événement.

À quoi il sert ?

• Le client ouvre le lien dans son navigateur sans compte Joinways.
• Il voit un résumé de l'événement, par exemple :
• dates,
• lieu,
• statut,
• résumé du devis ou éléments principaux que vous avez choisis de rendre visibles.

Sécurité

• Le lien contient un token unique et est difficile à deviner.
• Ne le partagez qu’avec le client ou les partenaires concernés.
• Vous pouvez désactiver ou régénérer le lien depuis les paramètres de l'événement si nécessaire.

5. Bon à savoir

• Pipeline (vue Kanban)

Si le pipeline est activé, les événements apparaissent dans des colonnes selon leur statut.

Vous pouvez glisser-déposer un événement pour changer son statut.

• Vues Calendrier, Liste et Kanban

Filtrez vos événements par :

• lieu,
• date,
• statut.

Voir : Vues Calendrier, Liste et Kanban.

6. FAQ

Puis-je créer un événement sans passer par l'Inbox ?

Oui. Allez dans Événements > Nouvel événement, puis remplissez le formulaire. L’Inbox sert surtout à pré-remplir l’événement à partir d’une demande.

Comment changer le lieu ou l'espace après création ?

1. Ouvrez la fiche événement.
2. Modifiez les champs Lieu et/ou Espace.
3. Enregistrez.

Les devis et le BEO liés refléteront le nouveau lieu si applicable.

7. Voir aussi

• Traiter une demande
• Vues Calendrier, Liste et Kanban
• Créer un devis
• Notes & fichiers d'un événement