Créer et structurer un événement

L'événement est le dossier central qui réunit tout : contact, dates, espace, devis, tâches, notes et fichiers. Tout ce que vous ferez ensuite — envoyer un devis, préparer une fiche de fonction, suivre vos relances, mesurer votre taux de conversion — s'appuie sur ce dossier. Bien le créer dès le départ vous évite des allers-retours, fiabilise vos disponibilités et sécurise votre suivi jusqu'à la signature.

Voyez l'événement moins comme un formulaire à remplir que comme la mémoire vivante d'une opportunité commerciale : il commence souvent par une simple question (« Êtes-vous libre le 15 juin ? ») et grandit jusqu'au jour J. Plus il est propre tôt, plus le travail en aval est facile.

Ce que vous allez apprendre

• Créer un événement depuis une demande ou manuellement
• Renseigner tôt les informations qui comptent vraiment
• Comprendre les statuts pour piloter votre pipeline
• Rattacher un espace et gérer un événement sur plusieurs jours

Prérequis

Vous pouvez créer un événement sans rien préparer, mais le rattacher à une salle déjà configurée le rend bien plus utile. Un espace configuré (recommandé) permet de relier l'événement à une salle et à son catalogue de prestations : vos disponibilités restent fiables et votre devis se construit à partir des bons tarifs.

Créer depuis une demande (recommandé)

La plupart des dossiers naissent d'un message client. Partir de la demande plutôt que d'une page vierge vous fait gagner du temps et évite les erreurs de recopie, car les informations déjà comprises par Joinways sont reprises pour vous.

1. Dans les Demandes, ouvrez la demande et vérifiez les champs extraits. Vous voyez ce que Joinways a compris du message (date, participants, budget) : corrigez ce qui est inexact avant de continuer.
2. Cliquez sur Créer l'événement. Un nouveau dossier s'ouvre, déjà pré-rempli avec ce que vous venez de valider.
3. Contact, date, budget et nombre de participants (Pax) sont repris automatiquement. Il ne vous reste qu'à compléter ce qui manque et à choisir un statut.

💡 Astuce : partir d'une demande évite la double saisie et conserve le fil de discussion rattaché au dossier. Vous gardez ainsi le contexte d'origine sous les yeux à chaque relance.

Créer de zéro

Certaines opportunités n'arrivent pas par email : un appel, une visite, une recommandation. Dans ce cas, créez le dossier manuellement — la logique reste la même, vous saisissez simplement vous-même les informations de base.

1. Cliquez sur Nouvel événement. Un dossier vierge s'ouvre.
2. Renseignez le titre, la/les date(s) et le statut. Ces trois éléments suffisent à faire exister le dossier dans votre calendrier et votre pipeline.
3. Ajoutez le contact, l'espace, le nombre de participants (Pax) et le budget attendu. Chacun de ces champs alimentera plus tard le devis, la logistique et vos rapports.
4. Rédigez un brief court : type d'événement, attentes, contraintes. C'est ce que lira votre équipe pour comprendre le dossier en un coup d'œil.

Les informations qui comptent

Tous les champs ne se valent pas. Quatre d'entre eux structurent vraiment le dossier et conditionnent ce que vous pourrez faire ensuite. Prenez le réflexe de les renseigner tôt, même approximativement.

• Dates : elles verrouillent la disponibilité de l'espace. Une fois l'événement confirmé, la date apparaît comme prise dans le calendrier, ce qui évite toute double réservation.
• Participants (Pax) : il conditionne devis et logistique. Le PAX guide les quantités, le choix de la salle et le dimensionnement des prestations — d'où l'importance de le renseigner, même approximatif.
• Espace : il relie l'événement au bon catalogue de prestations. En rattachant la salle, votre devis se construit à partir des tarifs et services réellement disponibles dans ce lieu.
• Contact : il centralise emails, devis et historique. Toutes les interactions se rattachent à la même fiche, ce qui vous donne une vue complète de la relation client.

Un dossier propre paie ensuite à chaque étape : la fiche de fonction (BEO) reprend l'espace et le PAX, le devis s'appuie sur le catalogue lié, et vos rapports n'agrègent que des données fiables. À l'inverse, un dossier incomplet vous oblige à tout ressaisir au pire moment.

Comprendre les statuts

Le statut indique où en est l'opportunité. C'est lui qui alimente votre pipeline et vos prévisions : un dossier mal classé fausse votre vision commerciale. Mettez-le à jour dès qu'une étape est franchie.

• Option : opportunité en cours, devis en discussion. La date est réservée à titre provisoire, rien n'est encore signé.
• Confirmé : devis signé, réservation ferme au calendrier. L'espace passe officiellement en occupé pour cette date.
• Perdu : opportunité non convertie. Le dossier reste dans l'historique pour analyser pourquoi vous n'avez pas signé.
• Annulé : événement confirmé puis annulé, parfois avec frais. À distinguer de « Perdu » : ici l'affaire avait été signée avant d'être abandonnée.

Rattacher un espace et gérer le multi-jours

Rattacher l'espace dès la création est ce qui rend vos disponibilités fiables : tant qu'aucune salle n'est liée, l'événement ne « tient » aucune date dans le calendrier. Choisissez la salle correspondant à la demande, et la date s'y rattache.

Pour un événement sur plusieurs jours, indiquez une date de début et une date de fin. Le dossier couvre alors toute la période, et vos devis peuvent être organisés par jour — pratique pour un séminaire résidentiel ou un mariage avec veille et lendemain.

Comment ça marche

Le dossier événement agit comme un point de convergence. Le statut le positionne dans le pipeline ; les dates et l'espace le placent dans le calendrier et verrouillent la disponibilité ; le contact relie l'historique ; le PAX et le catalogue alimentent le devis et la fiche de fonction. Chaque champ saisi tôt évite une ressaisie plus tard.

Quand vous passez le statut en Confirmé, la réservation devient ferme : la date bascule en occupé pour l'espace lié et tout conflit potentiel est signalé. C'est cette mécanique qui transforme un simple dossier en garde-fou contre les doubles réservations.

Cas particuliers

Date encore incertaine : créez le dossier en statut Option avec la date la plus probable. Vous tenez ainsi la place et pourrez l'ajuster sans repartir de zéro.

Espace pas encore choisi : créez quand même l'événement et rattachez la salle plus tard. Gardez à l'esprit que la disponibilité ne sera réellement verrouillée qu'une fois l'espace lié.

Demande mal extraite : si les champs repris depuis les Demandes sont faux, corrigez-les avant de cliquer sur Créer l'événement plutôt qu'après — vous évitez de propager l'erreur dans le devis.

💡 Astuce : même quand tout est incertain, posez au moins un titre, une date approximative et un statut Option. Un dossier imparfait mais existant vaut toujours mieux qu'une opportunité gardée en tête et oubliée.

Bonnes pratiques

• Nommez clairement vos événements (« Mariage Dupont — 15 juin ») pour les retrouver d'un coup d'œil dans la liste et le calendrier.
• Renseignez toujours le PAX, même approximatif : il conditionne le devis et la logistique.
• Rattachez l'espace dès la création pour fiabiliser les disponibilités et éviter les doubles réservations.
• Tenez le statut à jour à chaque étape : c'est ce qui rend votre pipeline et vos prévisions exploitables.

Dépannage

Deux dossiers pour le même client ?

Cause : une nouvelle demande a généré un dossier séparé alors que le contact existait déjà. Solution : rattachez la nouvelle demande au contact existant plutôt que de créer un doublon — vous conservez ainsi tout l'historique au même endroit.

La date n'apparaît pas comme prise ?

Cause : aucun espace n'est rattaché, ou le statut est resté en Option. Solution : liez la salle concernée et passez le dossier en Confirmé pour verrouiller réellement la disponibilité.

Le devis ne propose pas les bons tarifs ?

Cause : l'événement n'est pas relié au bon espace, donc au bon catalogue. Solution : vérifiez l'espace rattaché ; en le corrigeant, le devis pioche dans le catalogue attendu.

Exemple concret

Une demande de séminaire arrive dans les Demandes pour 60 personnes en octobre. L'organisateur ouvre la demande, vérifie que la date et le PAX ont été correctement extraits, puis clique sur Créer l'événement.

Il rattache la grande salle, fixe le statut Option et crée aussitôt un devis. Le contact, le fil de discussion et les dates étant déjà liés, le dossier est prêt à être suivi : il ne reste qu'à relancer le client et, à la signature, basculer le statut en Confirmé.

FAQ

Puis-je gérer un événement sur plusieurs jours ?

Oui, indiquez les dates de début et de fin ; les devis peuvent être organisés par jour, ce qui est idéal pour un séminaire résidentiel ou un événement étalé sur un week-end.

Dois-je tout remplir à la création ?

Non. Un titre, une date et un statut suffisent à démarrer. Complétez le contact, l'espace et le PAX dès que vous les connaissez : plus c'est tôt, moins vous ressaisissez ensuite.

Quelle différence entre Option et Confirmé ?

Option signale une opportunité en discussion avec une date réservée provisoirement ; Confirmé correspond à un devis signé et à une réservation ferme au calendrier.

Que devient un dossier perdu ou annulé ?

Il reste dans votre historique. « Perdu » concerne une opportunité non convertie, « Annulé » un événement qui avait été confirmé puis abandonné, parfois avec frais.

Faut-il créer le dossier depuis les Demandes ou de zéro ?

Si la demande est arrivée par email, partez des Demandes : les champs sont repris et le fil reste rattaché. Pour un appel ou une visite, créez de zéro.

Voir aussi

• Vues calendrier et pipeline
• Créer un devis
• Tâches et relances
• Préparer une fiche de fonction (BEO)