Créer un événement

Créer un événement

L'événement est le dossier central de Joinways. Il rassemble contact, dates, lieu, devis, tâches, emails, notes et fiche de fonction. Vous pouvez le créer de deux façons : depuis une demande qualifiée ou directement depuis la section Événements.

Depuis les Demandes

C'est le parcours le plus rapide. Ouvrez une demande dans la section Demandes, puis cliquez sur Valider. Le formulaire de création s'ouvre pré-rempli avec les données extraites par l'IA (contact, date, type, budget).

Depuis la section Événements

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Événements.
2. Cliquez sur le bouton Créer un événement.
3. Remplissez le formulaire manuellement.

💡 L'événement est créé et vous êtes redirigé vers la page de l'événement, prêt à ajouter des devis, tâches et emails.

Champs du formulaire

Le formulaire de création comprend :

• Propriétaire — le membre de l'équipe responsable de l'événement (obligatoire).
• Lieu et espace(s) — où se déroule l'événement.
• Dates et horaires — date de début, date de fin, heures, fuseau horaire.
• Statut — Option, Confirmé, Perdu ou Annulé.
• Contact — prénom, nom, email, téléphone, entreprise.
• Détails — type d'événement, nombre d'invités, budget, besoins techniques ou de service.

💡 Le titre de l'événement est généré automatiquement à partir du nom du client ou de l'entreprise. Vous n'avez pas besoin de le saisir.

Après la création

Une fois créé, l'événement dispose de plusieurs onglets :

• Devis — créez et envoyez vos propositions commerciales.
• Emails — consultez les échanges email rattachés à cet événement.
• Tâches — gérez le suivi opérationnel (relances, confirmations…).
• Notes & fichiers — ajoutez des notes internes et téléversez des documents.
• BEO — renseignez la fiche de fonction pour le jour J.
• Activités — historique de toutes les actions sur l'événement.

Bonnes pratiques

Adoptez un format de nommage cohérent pour vos événements, par exemple « Nom du client – Type d'événement ». Cela facilite la recherche dans le calendrier et rend vos rapports plus lisibles. Remplissez le type d'événement et le nombre de participants dès la création : ces données alimentent automatiquement vos statistiques.

• Associer un contact immédiatement — vous pourrez générer un devis ou envoyer un email sans quitter la fiche événement.
• Attribuer un espace dès le départ — évitez les conflits de disponibilité et obtenez une vue calendrier fiable.
• Mettre à jour le statut rapidement — passez en « Confirmé » dès l'acceptation du client pour que votre pipeline reflète la réalité.

💡 Dupliquez un événement récurrent pour gagner du temps : le devis, les notes et les fichiers sont copiés automatiquement.

Exemple concret

Sophie gère un château. Elle reçoit une demande de mariage pour 150 personnes en septembre. Elle crée l'événement « Martin – Mariage », sélectionne le type « Mariage », attribue l'espace « Grande Salle » et fixe les dates. Elle lie Mme Martin comme contact, puis génère un devis depuis la fiche. En quelques minutes, tout est centralisé.

Dépannage

L'événement n'apparaît pas dans la liste ?

Vérifiez vos filtres actifs et la plage de dates. Vérifiez également que vous avez accès au lieu auquel l'événement est rattaché. Les événements dans les lieux d'autres membres peuvent ne pas être visibles selon votre rôle.

Impossible d'assigner un lieu à l'événement ?

Les lieux doivent d'abord être créés dans Paramètres > Lieux. Seuls les lieux configurés dans votre workspace apparaîtront dans le menu déroulant. Demandez à votre admin d'ajouter le lieu s'il manque.

FAQ

Puis-je créer un événement sans demande préalable ?

Oui, depuis la section Événements. C'est utile pour les réservations reçues par téléphone ou en personne.

Le contact est-il créé automatiquement ?

Oui, si le contact n'existe pas encore, Joinways le crée dans la section Personnes lors de la création de l'événement.

Puis-je dupliquer un événement existant ?

Oui, vous pouvez dupliquer un événement depuis la page de l'événement. Le doublon copie le contact, le lieu, les espaces et les détails. Les devis, tâches et emails ne sont pas copiés.

Voir aussi

• Comprendre les Demandes
• Vues Calendrier, Liste et Kanban
• Créer un devis