Facturer un devis signé
Convertissez un devis signé en facture conforme, gérez la numérotation et suivez les paiements jusqu'au règlement.
Une fois le devis signé, la facture officialise la transaction et transforme un accord commercial en pièce comptable opposable. Joinways s'appuie sur le devis : numérotation légale automatique et, si Stripe est connecté, encaissement en ligne.
Cet article détaille tout le cycle de facturation d'un événement : passer d'un devis accepté à une facture conforme, comprendre la numérotation légale, choisir entre la facture PDF et la facture Stripe, puis suivre les paiements jusqu'au règlement complet du dossier.
La facture n'est jamais une saisie isolée : elle prolonge le devis signé et alimente directement le suivi de chiffre d'affaires du lieu.
Prérequis
- Un devis signé ou accepté : la facture se construit toujours à partir d'un devis existant, elle ne se crée pas de zéro.
- Vos informations de facturation renseignées : raison sociale, adresse et mentions légales du lieu, utilisées sur la facture.
- Pour l'encaissement en ligne, un compte Stripe connecté au lieu (facultatif si vous facturez uniquement en PDF).
Ce que vous allez apprendre
- Générer une facture à partir d'un devis
- Comprendre la numérotation des factures
- Choisir entre facture légale PDF et facture Stripe
- Suivre les statuts de paiement jusqu'au règlement
Générer une facture à partir d'un devis
La facturation part toujours d'un devis accepté : Joinways réutilise les lignes, montants et mentions du devis pour éviter toute ressaisie et garantir la cohérence entre l'offre signée et la pièce comptable.
- Ouvrez le devis concerné et vérifiez qu'il est bien au statut accepté ou signé.
- Choisissez le mode de facturation : export PDF pour une facture légale, ou Générer une facture pour passer par Stripe.
- Joinways attribue le numéro légal et marque le devis comme facturé dans le dossier.
- La facture reste rattachée au dossier de l'événement, consultable à tout moment.
Le devis et la facture restent ainsi cohérents : toute différence de montant doit passer par un avenant plutôt que par une saisie directe sur la facture.
Deux façons de facturer
Joinways propose deux chemins de facturation selon que vous voulez simplement une pièce comptable ou un encaissement en ligne intégré. Les deux peuvent coexister sur un même dossier.
- Facture légale (PDF) : à l'export PDF d'un devis accepté, Joinways attribue automatiquement un numéro de facture légal et marque le devis comme facturé.
- Facture Stripe : depuis le devis, cliquez sur Générer une facture pour encaisser en ligne (acompte, solde ou totalité).
Numérotation
Joinways génère une numérotation légale séquentielle et continue par lieu, au format FACT-XXXX-0001. La séquence ne se réinitialise pas : elle garantit une suite ininterrompue, conforme aux obligations légales.
Chaque lieu possède sa propre série : la continuité est assurée à l'échelle du lieu, ce qui évite les trous de numérotation qui invalideraient la conformité comptable.
Le numéro est attribué au moment précis où le devis devient une facture, et non à la création du devis : tant que le devis n'est pas facturé, aucun numéro légal n'est consommé.
Référence : statuts et états
Les statuts ci-dessous décrivent où en est une facture dans son cycle de vie, du moment où elle est émise jusqu'à son règlement complet.
- Facturée : la facture est émise et le numéro légal attribué.
- Payée : le règlement est enregistré, automatiquement via Stripe ou manuellement.
- Acompte : facture partielle couvrant un pourcentage du montant total, en amont de l'événement.
- Solde : facture du montant restant dû après l'acompte, généralement après l'événement.
- Totalité : facture couvrant en une fois l'intégralité du montant du devis.
Un même dossier peut combiner plusieurs de ces états : par exemple un acompte déjà Payé et un solde encore seulement Facturé.
💡 Bon à savoir : une facture Stripe porte en plus son propre numéro de facture Stripe, distinct du numéro légal Joinways.
Suivi des paiements
Le suivi des paiements indique, dossier par dossier, ce qui a été facturé et ce qui a été réglé. Il se met à jour automatiquement quand l'encaissement passe par Stripe.
- Facturée : la facture est émise.
- Payée : le règlement est enregistré (automatiquement via Stripe, ou manuellement).
- Encaissez en ligne via Stripe pour un suivi automatique du paiement.
Comment ça marche
En coulisses, Joinways relie le devis, la facture et le paiement dans un même dossier afin que chaque pièce reste cohérente avec l'offre signée.
- Le devis accepté sert de base : ses lignes et son montant alimentent la facture.
- À l'émission, le numéro légal est attribué dans la séquence continue du lieu.
- Si Stripe est connecté, le paiement en ligne déclenche automatiquement le passage en Payée.
- Sinon, vous enregistrez le règlement manuellement quand le paiement arrive.
Acompte et solde apparaissent comme deux factures distinctes rattachées au même dossier, chacune avec son propre statut de paiement.
Le statut de paiement de chaque facture reste indépendant : régler l'acompte ne marque pas automatiquement le solde comme payé.
Ce découpage acompte/solde reflète la trésorerie réelle du dossier et vous permet de relancer précisément la partie non encore réglée.
Cas particuliers
Quelques situations courantes méritent une attention particulière pour rester conforme et clair dans le suivi.
- Facturation partielle : un acompte puis un solde, chacun donnant lieu à une facture distincte via Stripe.
- Modification après signature : un avenant ajuste le montant du devis initial avant facturation.
- Double numéro : une facture Stripe combine numéro légal Joinways et numéro Stripe, normal et attendu.
Bonnes pratiques
- Vérifiez vos informations de facturation avant la première facture du lieu.
- Privilégiez l'encaissement via Stripe pour un suivi de paiement automatique.
- Émettez les acomptes avant l'événement et le solde après, pour sécuriser la trésorerie.
- Conservez chaque facture rattachée à son dossier pour garder une piste d'audit complète.
Dépannage
Numéro de facture manquant ?
Cause : le devis n'est pas encore devenu une facture. Le numéro légal est attribué lorsque le devis devient une facture (export PDF d'un devis accepté). Solution : vérifiez le statut du devis et relancez l'export.
Le paiement n'apparaît pas comme réglé ?
Cause : l'encaissement n'a pas été enregistré. Solution : si vous passez par Stripe, vérifiez la connexion ; sinon, enregistrez le règlement manuellement sur la facture.
Deux numéros différents sur une facture Stripe ?
Cause : la facture Stripe porte son propre numéro. Solution : c'est normal — le numéro légal Joinways reste la référence comptable, le numéro Stripe sert au suivi de l'encaissement.
Exemple concret
Un séminaire signé à 8 400 € : une facture d'acompte de 30 % est générée via Stripe et payée en ligne, puis le solde est facturé et réglé après l'événement. Tout est tracé dans le dossier.
Autre exemple
Un mariage à 12 000 € est facturé en totalité par export PDF : Joinways attribue le numéro légal FACT-XXXX-0001, la facture passe en Facturée, et le règlement reçu par virement est enregistré manuellement en Payée.
La séquence du lieu étant continue, la facture suivante émise sur ce lieu prend automatiquement le numéro suivant, sans rupture dans la série.
FAQ
Puis-je facturer partiellement ?
Oui : via Stripe, générez une facture d'acompte puis une facture de solde. Les avenants ajustent le montant du devis initial si besoin.
La numérotation peut-elle se réinitialiser chaque année ?
Non : la séquence est continue par lieu et ne se réinitialise pas, afin de garantir une suite ininterrompue conforme aux obligations légales.
Que signifie le numéro au format FACT-XXXX-0001 ?
C'est le numéro légal séquentiel attribué automatiquement par lieu lorsqu'un devis accepté devient une facture.
Pourquoi ma facture Stripe a-t-elle deux numéros ?
Une facture Stripe porte son propre numéro Stripe en plus du numéro légal Joinways ; les deux coexistent, c'est attendu.
Comment marquer une facture comme payée sans Stripe ?
Enregistrez le règlement manuellement sur la facture : son statut passe alors en Payée.
Faut-il un devis signé pour facturer ?
Oui : la facture se construit à partir d'un devis signé ou accepté, avec vos informations de facturation renseignées.
Où retrouver mes factures ?
Chaque facture reste rattachée au dossier de l'événement correspondant, accessible depuis le devis d'origine.
Puis-je modifier une facture déjà émise ?
La facture s'appuie sur le devis : pour ajuster le montant, passez par un avenant au devis initial, qui se répercute ensuite sur la facturation.
Le numéro légal et le numéro Stripe servent-ils à la même chose ?
Non : le numéro légal Joinways garantit la conformité comptable ; le numéro Stripe identifie l'encaissement côté Stripe.
Voir aussi
Prêt à centraliser vos demandes événementielles ?