Facturer un devis signé

Une fois le devis signé, vous le facturez depuis la page du devis. Joinways émet la facture sans aucune intégration : numéro légal dans la série du lieu, PDF avec le XML Factur-X intégré, virement sur votre IBAN. Si Stripe, Qonto ou QuickBooks sont connectés, vous pouvez émettre la facture par ce canal à la place.

Cet article détaille tout le cycle : facturer un acompte, le solde ou la totalité, choisir le canal d'émission, comprendre la numérotation, enregistrer un paiement et annuler une facture erronée.

La facture n'est jamais une saisie isolée : elle prolonge le devis signé et alimente directement le suivi de chiffre d'affaires du lieu.

Prérequis

• Un devis signé ou accepté : la facture se construit toujours à partir d'un devis existant, elle ne se crée pas de zéro.
• Le profil de facturation du lieu renseigné : raison sociale, adresse, mentions légales et IBAN. Ils sont imprimés sur la facture.
• Aucune intégration n'est obligatoire. Stripe, Qonto ou QuickBooks sont facultatifs : ils ajoutent un canal d'émission.

Ce que vous allez apprendre

• Générer une facture à partir d'un devis
• Comprendre la numérotation des factures
• Choisir le canal d'émission : Joinways, Stripe, Qonto ou QuickBooks
• Suivre les statuts de paiement jusqu'au règlement

Générer une facture à partir d'un devis

La facturation part toujours d'un devis signé ou accepté : Joinways réutilise les lignes, montants et mentions du devis pour éviter toute ressaisie et garantir la cohérence entre l'offre signée et la pièce comptable.

1. Ouvrez le devis concerné et vérifiez qu'il est bien au statut accepté ou signé.
2. Cliquez sur « Facturer », puis sur « Facturer l'acompte » ou « Facturer la totalité ». Plus tard, le même bouton devient « Facturer le solde ».

1. Dans la fenêtre, vérifiez le client, le montant et le délai de paiement. Choisissez le canal sous « Émettre via », puis cliquez sur « Générer seulement » ou « Générer et envoyer ». « Générer et envoyer » ouvre la fenêtre d'email pré-remplie avec le lien de la facture, dans le fil déjà rattaché à l'événement.
2. La facture apparaît dans le bloc « Facturation » sous le devis, avec son numéro, son statut et son PDF. Le devis passe en « Facturé ».

Le devis et la facture restent ainsi cohérents : toute différence de montant doit passer par un avenant plutôt que par une saisie directe sur la facture.

Sur une facture émise par Joinways, les espaces réservés par l'événement s'impriment à côté du lieu, avec leur configuration, comme sur le devis.

Choisir le canal d'émission

La fenêtre de facturation affiche « Émettre via » dès que plusieurs canaux sont disponibles. Le canal se choisit à la première facture du devis. Le solde suit ensuite le même canal.

• Joinways : sans intégration. Joinways numérote la facture dans la série du lieu et génère un PDF avec le XML Factur-X (EN 16931) intégré. Le client paie par virement sur votre IBAN.
• Stripe : facture Stripe, numérotée par Stripe et encaissée par Stripe. Le paiement est enregistré automatiquement.
• Qonto : Qonto génère la facture Factur-X dans votre numérotation Qonto. Le client paie par virement ou par carte sur la page Qonto.
• QuickBooks : la facture est créée dans votre société QuickBooks, qui la numérote et calcule la taxe de vente.

Numérotation

Les factures émises par Joinways suivent une numérotation légale continue par lieu. Le mot de série suit le pays du lieu : FACT- pour un pays de série francophone ou hispanophone, INV- ailleurs. Viennent ensuite l'identifiant du lieu et le numéro sur quatre chiffres, par exemple FACT-1234-0001. La séquence ne se réinitialise jamais. Stripe, Qonto et QuickBooks numérotent leurs factures dans leur propre série.

Chaque lieu possède sa propre série : la continuité est assurée à l'échelle du lieu, ce qui évite les trous de numérotation qui invalideraient la conformité comptable.

Le numéro est attribué au moment où vous générez la facture. Une facture Joinways n'a pas de brouillon : elle est numérotée dès sa création.

Référence : statuts et états

Une facture a un statut, qui dit où en est son règlement, et une nature : acompte, solde ou facture unique.

• En attente : la facture est émise et numérotée, le règlement n'est pas encore reçu.
• Payée : le règlement est enregistré, automatiquement pour Stripe, avec « Marquer payée » pour une facture Joinways.
• Annulée : la facture est annulée. Elle garde son numéro et reste dans la série.
• Acompte : facture partielle, en pourcentage ou en montant fixe, émise en amont de l'événement.
• Solde : facture du montant restant dû après l'acompte, généralement après l'événement.
• Facture : facture unique couvrant la totalité du devis.

Un même devis peut combiner plusieurs états, par exemple un acompte déjà « Payée » et un solde encore « En attente ». Le bloc « Facturation » résume « Total TTC », « Facturé », « Reste à facturer », « Encaissé » et « En attente de paiement ».

Suivi des paiements

Le bloc « Facturation » indique, dossier par dossier, ce qui a été facturé et ce qui a été réglé. Il se met à jour automatiquement quand l'encaissement passe par Stripe ; pour une facture Joinways, c'est vous qui enregistrez le paiement.

Comment ça marche

En coulisses, Joinways relie le devis, la facture et le paiement dans un même dossier afin que chaque pièce reste cohérente avec l'offre signée.

1. Le devis accepté sert de base : ses lignes et son montant alimentent la facture.
2. À l'émission, le numéro légal est attribué dans la séquence continue du lieu.
3. Si Stripe est connecté, le paiement en ligne déclenche automatiquement le passage en Payée.
4. Pour une facture Joinways, cliquez sur « Marquer payée » à réception du règlement. Indiquez la date, le moyen de paiement (Virement, Carte, Chèque, Espèces, Autre) et une référence si besoin.

Acompte et solde apparaissent comme deux factures distinctes rattachées au même dossier, chacune avec son propre statut de paiement.

Le statut de paiement de chaque facture reste indépendant : régler l'acompte ne marque pas automatiquement le solde comme payé.

Ce découpage acompte/solde reflète la trésorerie réelle du dossier et vous permet de relancer précisément la partie non encore réglée.

Cas particuliers

Quelques situations courantes méritent une attention particulière pour rester conforme et clair dans le suivi.

• Facturation partielle : un acompte, en pourcentage ou en montant fixe, puis un solde, sur le même canal. Le solde n'est possible qu'après un acompte, et « Facturer la totalité » n'est possible que s'il n'existe aucune facture active.
• Modification après signature : un avenant change le total. Tant qu'il n'est pas signé, la facturation est bloquée. Une fois signé, le solde reprend ses lignes et son total, et l'acompte reste figé sur le devis initial.
• Facture erronée : cliquez sur « Annuler la facture » tant qu'elle est « En attente », puis émettez-en une nouvelle. Une facture payée ne peut pas être annulée. « Créer un avoir » n'est disponible que sur les factures Stripe. L'annulation demande le droit de gérer la facturation de l'espace.
• Suppression : un devis ou un événement qui porte une facture émise ne peut plus être supprimé. Une facture se conserve dix ans ; annulez-la si elle est erronée.

Bonnes pratiques

• Vérifiez vos informations de facturation avant la première facture du lieu.
• Marquez chaque facture Joinways payée dès réception du virement, pour que le « Reste à facturer » et l'« Encaissé » restent justes.
• Émettez les acomptes avant l'événement et le solde après, pour sécuriser la trésorerie.
• Conservez chaque facture rattachée à son dossier pour garder une piste d'audit complète.

Dépannage

Numéro de facture manquant ?

Cause : la facture a été émise via Stripe, Qonto ou QuickBooks, qui utilisent leur propre numérotation, ou le devis n'a pas encore été facturé. Solution : ouvrez le bloc « Facturation » sous le devis. Si le bouton « Facturer » est grisé, vérifiez que le devis est signé et qu'aucun avenant n'est en cours.

Le paiement n'apparaît pas comme réglé ?

Cause : aucun règlement n'est enregistré. Solution : pour une facture Joinways, cliquez sur « Marquer payée ». Pour Stripe, vérifiez que le compte Stripe est toujours connecté.

Exemple concret

Un séminaire signé à 8 400 € TTC. Le lieu clique sur « Facturer l'acompte » (30 %) et choisit Joinways sous « Émettre via » : la facture FACT-1234-0012 est générée avec son Factur-X et envoyée au client. À réception du virement, « Marquer payée ». Après l'événement, « Facturer le solde » émet la facture de solde sur le même canal.

Autre exemple

Un mariage à 12 000 € est facturé en une fois avec « Facturer la totalité ». La facture porte FACT-1234-0013 pour un lieu français, ou INV-1234-0013 pour un lieu américain. Elle reste « En attente » jusqu'au virement, puis passe en « Payée » avec « Marquer payée ».

La séquence du lieu étant continue, la facture suivante prend le numéro suivant, sans rupture. Une facture annulée garde son numéro tel quel et reste dans la série : le numéro n'est jamais réattribué.

FAQ

Puis-je facturer partiellement ?

Oui, quel que soit le canal : « Facturer l'acompte », puis « Facturer le solde ». Le solde est calculé sur le total hors taxes, moins ce qui a déjà été facturé.

La numérotation peut-elle se réinitialiser chaque année ?

Non : la séquence est continue par lieu et ne se réinitialise pas, afin de garantir une suite ininterrompue conforme aux obligations légales.

Que signifie le numéro au format FACT- ou INV- ?

C'est le numéro légal attribué par lieu aux factures émises par Joinways. FACT- vaut pour les pays de série francophone et hispanophone, INV- pour les autres. Un lieu américain n'émet donc jamais de document FACT-.

Comment marquer une facture comme payée sans Stripe ?

Sur une facture émise par Joinways, cliquez sur « Marquer payée » et renseignez la date et le moyen de paiement. La facture passe en « Payée ». Le devis passe en payé quand toutes ses factures sont réglées.

Faut-il un devis signé pour facturer ?

Oui : la facture se construit à partir d'un devis signé ou accepté, avec vos informations de facturation renseignées.

Où retrouver mes factures ?

Dans le bloc « Facturation », sous le devis initial : chaque facture y apparaît avec son numéro, son statut, son PDF et les actions possibles. Le client les retrouve aussi sur sa page publique.

Puis-je modifier une facture déjà émise ?

Non. Une facture émise est figée. Si elle est encore « En attente », annulez-la puis émettez une nouvelle facture. Si le montant du contrat change, créez d'abord un avenant, faites-le signer, puis facturez le solde.

Voir aussi

• Créer un devis
• Connecter Stripe
• Paramètres de facturation
• Analyser votre chiffre d'affaires