De la demande à la facture
Logiciel de gestion de lieu événementiel : un seul outil
La demande est dans Outlook, le devis dans Word, et le planning dans un agenda que seule une personne tient à jour. Joinways relie les trois : quand le client signe, la date passe au planning avec son devis.
Quel logiciel pour gérer un lieu événementiel ?
Joinways est un logiciel de gestion de lieu événementiel : il remplace Excel, les boîtes mail partagées et les devis Word par un seul outil, de la demande à la facture. La demande est lue à l'arrivée, le devis sort de votre catalogue, le planning porte options et confirmations. Dès 69 € par lieu et par mois, utilisateurs illimités.
- Une seule file pour toutes les demandes : formulaire du site, email, téléphone, agences de recherche de lieux, Kactus, Naboo ou Bird Office
- Devis construits depuis votre catalogue, signés électroniquement, acompte encaissé
- Planning des espaces avec options et confirmations : chaque double réservation signalée avant de confirmer
- Fiches de fonction générées depuis le devis confirmé, toujours à jour
- Opérationnel en une demi-journée, bascule complète accompagnée en deux semaines, sans équipe informatique
Une gestion éclatée entre Excel, les boîtes mail et un agenda partagé
La plupart des lieux tournent sur un patchwork : demandes dans les boîtes mail personnelles, disponibilités dans un agenda partagé, devis sous Word, détails de l'événement ressaisis dans une fiche de fonction la veille. Chaque passage de main perd de l'information, et l'équipe passe son temps à ressaisir au lieu de vendre.
- Les demandes se répartissent entre boîtes mail et répondeur : certaines reçoivent deux réponses, d'autres aucune
- La disponibilité vit dans un agenda que seule une personne tient à jour ; les doubles réservations surgissent au pire moment
- Les devis sont refaits de zéro sous Word : erreurs de tarif, aucune relance, aucun suivi de signature
- Les détails d'événement sont ressaisis à la main dans les fiches de fonction : cuisine et exploitation travaillent sur des versions périmées
- Aucun chiffre consolidé : personne ne peut donner le taux de transformation, le chiffre d'affaires par espace ou le confirmé du prochain trimestre
Tout le cycle de réservation dans un seul système, de la demande à la facture
Joinways relie les étapes que vos tableurs tiennent séparées. Une demande lue et triée devient un devis, puis un événement confirmé avec sa fiche de fonction et sa facture, sans rien ressaisir entre les deux.
Pages produit associées: Clients
- Demandes centralisées : site web, email, téléphone, agences de recherche de lieux, Kactus ou Bird Office dans une seule file. Chacune arrive déjà lue : espace demandé, date, effectif, budget
- Devis assemblés depuis vos espaces et votre catalogue, envoyés avec signature électronique et encaissement d'acompte
- Un seul planning des espaces avec options et confirmations, visible par toute l'équipe
- Fiches de fonction et déroulés générés depuis le devis confirmé : une modification met à jour tous les documents
- Fiches comptes avec l'historique complet des événements, plus des rapports sur la transformation, le chiffre d'affaires par espace et la saisonnalité
Ce qu'un seul système change pour l'équipe d'un lieu
Jugez-en sur vos propres réservations pendant l'essai gratuit.
Chaque demande traitée une seule fois
Tous les canaux arrivent au même endroit, avec un responsable et un statut. Aucune demande ne reçoit deux réponses ni ne passe au travers, et la réponse part le jour même au lieu de plusieurs jours après.
Du devis à la fiche de fonction sans copier-coller
Le devis confirmé alimente la fiche de fonction, le déroulé et la facture. Une correction se propage partout : l'exploitation travaille toujours sur la version en vigueur.
Premières demandes traitées
Les boîtes mail se connectent en quelques minutes et les premières demandes sont traitées le jour même. La bascule complète (espaces, catalogue, historique, formation de l'équipe) prend deux semaines, avec accompagnement, sans équipe informatique.
Chiffres donnés à titre illustratif : ils décrivent ce qu'un processus structuré est conçu pour permettre, et non des résultats clients mesurés par Joinways. Les résultats réels varient selon l'établissement.
Ce que le logiciel change au quotidien
Trois usages concrets, de la première demande au matin de l'événement.
Pages produit associées: Demandes · Devis & Signatures
Un matin, trois nouvelles demandes
Un formulaire, une note d'appel et un email transféré attendent dans la même file, avec date, effectif et budget déjà structurés. L'équipe répond à chacune dans la matinée, disponibilité vérifiée sur le planning en direct.
Confirmer un dîner d'entreprise
Le devis part avec menus, location de salle et frais de service détaillés. Le client signe électroniquement et règle l'acompte. La date passe d'option à confirmé sur le planning, et la fiche de fonction est déjà préparée.
Vendredi : les événements de la semaine suivante
Cuisine et exploitation sortent les fiches de fonction de la semaine : installations, horaires, régimes, livraisons fournisseurs. Tout reflète les derniers changements du client, parce qu'il n'existe qu'une seule version.
Ce qui est signé doit déjà être au planning
Un lieu perd du temps à recopier, et chaque recopie crée une version : le devis dit une date, le planning une autre, la fiche de fonction une troisième.
Cartographiez d'abord votre cycle : où arrivent les demandes, qui fait les devis, qui confirme, qui informe l'exploitation. Le bon outil épouse cette chaîne au lieu d'en imposer une autre
Testez sur de vraies réservations : passez les dix demandes du mois dernier dans l'essai, de la première réponse à la fiche de fonction. Les frictions apparaissent dès la première heure
Comptez les ressaisies : chaque endroit où une date, un effectif ou un menu est saisi deux fois aujourd'hui peut produire une erreur, et l'outil doit supprimer ces doubles saisies plutôt que les déplacer
Les indicateurs d'un gérant, semaine après semaine
- Taux de transformation de la demande à l'événement confirmé, par type d'événement et par canal
- Chiffre d'affaires confirmé par espace et par période, comparé à la saison dernière
- Délai de première réponse (objectif : le jour même ; l'organisateur compare plusieurs lieux et retient souvent le premier qui répond)
Une seule source pour tous les documents
Plus il y a de recopies, plus le risque grandit que la cuisine travaille sur la mauvaise version. Sur un seul système, la demande, le devis signé et la fiche de fonction descendent de la même source : personne ne ressaisit, et personne ne se demande quelle version est la bonne.
Scénario : une salle de réception met ses cinq tableurs à la retraite
Point de départ
Prenons une salle de réception avec trois espaces qui tourne sur cinq fichiers : un registre de demandes, un agenda partagé, un modèle de devis, un modèle de fiche de fonction et un suivi de factures. Deux doubles réservations la saison dernière, des devis qui partent en trois jours, et personne ne fait confiance à l'agenda.
Ce qui a été mis en place
Déploiement de Joinways : espaces et catalogue configurés, événements passés importés, formulaire du site relié à la file de demandes, devis avec signature électronique et acompte, fiches de fonction générées depuis les devis confirmés.
Résultats après une saison
Dans ce scénario, les devis partent le jour même, le planning devient la source unique pour toute l'équipe, et le point d'avant-événement s'appuie sur des fiches de fonction conformes à ce que le client a signé. Les heures gagnées servent à répondre plus vite aux nouvelles demandes.
Directrice d'exploitation
Scénario illustratif, salle de réception
Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de lieu événementiel ?
Quelle différence avec un CRM générique ou un outil de réservation ?
Combien de temps pour quitter Excel ?
Est-ce adapté à plusieurs espaces ou plusieurs sites ?
Quels critères comptent le plus pour choisir ?
Où sont hébergées nos données, et peut-on partir ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, essai gratuit 30 jours. Voir les tarifs