Commencer

Gestion des demandes

Logiciel de gestion des demandes pour lieu événementiel, de l'arrivée à la réponse

Vos demandes arrivent par les plateformes de réservation, l'adresse contact, la boîte mail du gérant(e) et le formulaire du site. Joinways les lit toutes dans une seule boîte de réception, et toute l'équipe voit ce qui attend une réponse.

Démarrer l'essai gratuitDemander une démo

30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.

Illustration de l'accueil d'un lieu événementiel au couchant, demandes centralisées avec Joinways
Noté 5,0/5 sur G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Où ça coince

Vos demandes arrivent par cinq chemins, et aucun ne vous dit ce qui attend une réponse

Une demande de séminaire pour 30 personnes arrive par une plateforme de réservation. Le même client écrit aussi à votre adresse contact, et sans doute à trois autres lieux. Voici où vos demandes vous échappent.

Illustration : à l'accueil, une ombre au téléphone pendant qu'un second téléphone s'allume sans réponse, des visiteurs traversent le hall

  1. Notifications des plateformes, adresse contact, votre boîte, formulaire du site : chaque demande arrive ailleurs, et personne ne voit la liste entière

    Avec Joinways

    Vos boîtes mail se connectent en deux minutes et le formulaire Joinways s'installe sur votre site. Tout arrive dans une seule boîte de réception, notifications des plateformes comprises

  2. Pour répondre, vous recopiez la date, l'effectif et la société depuis un email de notification à moitié lisible

    Avec Joinways

    Chaque demande est lue à son arrivée : chaque détail est relevé et la source est notée. Vous vérifiez, vous agissez, sans recopier

  3. La même demande arrive deux fois. Deux personnes y répondent, ou aucune, chacune croyant que l'autre l'a fait

    Avec Joinways

    Une demande reçue plusieurs fois porte le badge « Même demande ». Vous la fusionnez sans rien supprimer, et son statut est le même pour toute l'équipe

  4. Les demandes impossibles (date prise, groupe trop grand, budget trop bas) restent dans la boîte, et le client attend un non qui ne vient pas

    Avec Joinways

    Vous la rejetez avec un motif (date indisponible, capacité insuffisante, budget trop bas) et un email de refus préparé, que vous relisez avant l'envoi

  5. Vous payez plusieurs plateformes sans savoir laquelle amène des événements signés, ni combien de ses demandes restent sans réponse

    Avec Joinways

    Les rapports donnent, par source, le volume, le taux de gain, le délai de première réponse et les demandes restées sans réponse

Pages produit associées : Clients

Dans Joinways

Le produit, écran par écran

Illustration : maquette du produit avec des données d'exemple fictives (noms, lieux et montants inventés).

En pratique

Ce que vous vérifiez pendant l'essai

Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.

2 min

Pour connecter votre boîte mail

Gmail, Outlook ou Microsoft 365, boîte personnelle ou partagée. Les autres fournisseurs passent par un transfert vers Joinways.

24 h

Le seuil des demandes en retard

Le rapport de réactivité isole les demandes reçues il y a plus de 24 h et toujours à traiter, avec la source dont elles viennent.

Un badge sur les sources qui signent

D'après votre historique, la boîte de réception signale les sources dont les demandes se confirment le plus souvent, et celles qui se confirment le moins.

Cas d'usage

Les demandes que vous recevez

Chaque format a ses questions, le tri reste le même.

  1. Séminaires, réunions et formations

    La demande dit souvent assez pour chiffrer : effectif, salles, déjeuner, matériel. Sinon, un email de demande d'informations est prêt à compléter.

  2. Soirées, cocktails et réceptions

    Le client compare plusieurs lieux sur la même date. L'espace et l'heure de fin qu'il demande se vérifient sur le planning avant de répondre.

  3. Tournages, lancements et demandes atypiques

    Horaires longs, accès technique, montage la veille : les besoins relevés dans le message vous disent vite si votre lieu peut suivre.

Pour aller plus loin : Demandes · Devis & signature

Guide d'achat

Choisir un logiciel de gestion des demandes pour lieu événementiel

Ce logiciel est le premier écran de votre équipe : il dit quelles demandes attendent une réponse. Voici ce qu'il faut vérifier avant de choisir, et ce que fait Joinways sur chaque point.

  1. Il reçoit les demandes des plateformes sans rien changer chez elles

    Une grande part de vos demandes arrive par des plateformes de réservation. Vérifiez que l'outil les reçoit sans vous faire changer d'adresse chez chacune. Joinways lit leurs emails de notification dans la boîte que vous connectez et note la plateforme comme source. Il n'a pas de connexion directe avec elles : si une plateforme impose sa messagerie, vous y répondez.

  2. Il relève chaque détail et vous le montre

    Recopier chaque détail d'un email de notification prend du temps et crée des erreurs. Vérifiez que l'outil relève ces détails seul, et qu'il vous laisse les contrôler. Dans Joinways, chaque information s'affiche à côté du message d'origine et se corrige directement. Une information relevée ne déclenche jamais d'envoi à elle seule.

  3. Il repère la même demande reçue deux fois

    Le même client écrit par une plateforme et à votre adresse contact, ou à deux de vos lieux. Vérifiez que l'outil rapproche ces messages en une seule demande. Joinways leur pose le badge « Même demande » : vous les fusionnez sans rien supprimer, et toute l'équipe voit un seul statut. Personne ne répond deux fois, et personne n'oublie de répondre.

  4. Il vous laisse refuser vite et proprement

    Une partie des demandes ne peut pas être acceptée : date prise, groupe trop grand, budget trop bas. Vérifiez que l'outil permet de répondre non en quelques clics, sans laisser le client attendre. Dans Joinways, vous rejetez la demande avec un motif, et un email de refus est prêt. Vous le relisez avant l'envoi, puis la demande passe en « Rejetée ».

  5. Il mesure ce que rapporte chaque source

    Vous payez plusieurs plateformes et vous entretenez un site. Vérifiez que l'outil compte, source par source, les demandes reçues, celles restées sans réponse et celles qui se signent. Les rapports de Joinways donnent le volume, le taux de gain et le délai de première réponse par source. Ils isolent les demandes encore à traiter après 24 h.

Questions fréquentes

L'essentiel : gérer les demandes d'un lieu événementiel

Vous répondez aux demandes d'événements de votre lieu, d'où qu'elles viennent, et votre équipe doit savoir qui s'occupe de quoi. Joinways, logiciel de gestion de lieu événementiel, lit aussi les notifications des plateformes de réservation, sans rien changer chez elles, et relève chaque détail.
  • Gmail, Outlook, boîtes partagées et formulaire du site dans une seule boîte de réception
  • Chaque demande lue à son arrivée, chaque détail relevé, à vérifier avant d'agir
  • La même demande reçue deux fois est repérée, par la plateforme et par email ou sur deux de vos lieux
  • Un statut par demande : À traiter, Répondu, Convertie, Rejetée
  • Des rapports par source : volume, taux de gain, délai de première réponse

Comment Joinways lit-il les demandes des plateformes de réservation ?

Par leurs emails de notification. Quand une plateforme vous envoie une demande dans la boîte connectée, Joinways la lit et note la plateforme comme source. Il n'y a pas de connexion directe avec la plateforme : si elle impose de répondre dans sa messagerie, vous y répondez. L'extension Chrome peut aussi créer la demande depuis la page de la plateforme.

Et les appels, Instagram ou WhatsApp ?

Ils se connectent aussi : Aircall pour les appels et leurs transcriptions, Instagram et WhatsApp Business pour les messages. Un appel passé hors Aircall se saisit à la main.

Joinways classe-t-il les demandes par priorité ?

Non, il n'affiche aucun score de priorité. Chaque demande arrive avec sa date, son effectif, son budget annoncé et sa source, et un badge signale les sources qui signent le plus. Vous choisissez l'ordre.

Une demande envoyée à plusieurs de nos lieux est-elle repérée ?

Oui. La demande indique à combien de vos lieux elle a été envoyée, et vous l'ouvrez depuis chacun. Vous la rattachez au lieu qui peut la recevoir.

Où sont hébergées les demandes et les coordonnées de nos clients ?

Dans l'Union européenne. Vous choisissez ce que chaque membre de l'équipe peut voir, et vos demandes s'exportent en CSV, Excel ou JSON.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des demandes pour lieu événementiel ?

C'est l'outil qui réunit les demandes d'événement d'un lieu, d'où qu'elles viennent, et suit chacune jusqu'à la réponse. Il remplace le tri à la main entre plusieurs boîtes mail et plusieurs plateformes. Joinways lit chaque demande, relève ses détails, repère les doublons et donne à toute l'équipe le même statut.

Joinways propose-t-il un formulaire de demande pour notre site ?

Oui. Le formulaire Joinways s'intègre à votre site ou se partage par un lien. Vous rendez chaque champ obligatoire, facultatif ou masqué, et ajoutez jusqu'à 10 questions propres à votre lieu. Il peut envoyer un accusé de réception et prévenir le visiteur quand ses dates semblent prises. Chaque demande arrive dans la même boîte de réception.

Peut-on répondre aux demandes depuis Joinways ?

Oui, depuis la boîte Gmail ou Outlook que vous avez connectée : le client reçoit l'email de votre adresse habituelle. Des modèles d'email partagés par l'équipe sont prêts, dont la demande d'informations et le refus. Après l'envoi, la demande passe en « Répondu », ou en « Rejetée » si vous refusez, et l'échange reste rattaché au client.

Joinways répond-il automatiquement aux demandes ?

Non, il ne répond pas à votre place. Seul l'accusé de réception part seul, selon vos règles, si vous l'activez. Votre réponse, un refus ou un devis attendent toujours votre relecture avant l'envoi. Joinways prépare les brouillons et relève les détails, et vous décidez de ce qui part.

Combien coûte un logiciel de gestion des demandes ?

Avec Joinways, l'offre Free est gratuite sans limite de durée pour 1 lieu, 2 espaces et 10 demandes par mois. Au-delà, les demandes arrivent verrouillées jusqu'au passage en Pro. L'offre Pro commence à 69 € par lieu et par mois en annuel, utilisateurs illimités, avec les devis et la signature électronique.

Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs

Solutions associées

CRM lieu événementielComment gérer ses demandesRéduire le temps de réponse

Autres solutions

Séminaires & événements d'entrepriseSoirées & événements privésRéservations et planningDevis & signature

Ressources associées

Le formulaire de demande idéal : friction vs qualification (ce que les gros lieux ont compris)Relance devis : quand relancer et 6 modèles de mail pour un lieu événementielGestion multi-sites : centraliser les demandes de vos lieux événementielsBlog

Pages liées

Comment trier les demandes d'événements

Réunissez vos demandes dans une seule boîte de réception

Connectez la boîte mail de votre lieu et retrouvez vos demandes en cours. 30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire.

Démarrer l'essai gratuitDemander une démo