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Centres de congrès

Logiciel de gestion pour centre de congrès, de la demande au jour J

Vous vendez une plénière, des sous-commissions, un espace d'exposition et des repas, sur plusieurs jours, souvent à une agence. Joinways tient chaque salle, chaque jour et chaque créneau sur le même événement, et suit le devis de version en version jusqu'au solde.

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30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.

Illustration d'un centre de congrès contemporain et de son bassin réfléchissant, lieu géré avec Joinways
Noté 5,0/5 sur G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Où ça coince

Vos événements prennent plusieurs salles et plusieurs jours, et chaque changement se reporte à la main

Le cahier des charges arrive par email, vous tenez le planning à part, vous refaites chaque version du devis, et l'exploitation reçoit un déroulé imprimé. À chaque changement d'effectif ou de programme, tout est à reporter. Voici où ça coince.

Illustration : un centre de congrès entre deux sessions, deux techniciens referment une cloison mobile sur des rangées de chaises et une scène nue

  1. Le cahier des charges arrive par email chez un commercial, la relance de l'agence chez un autre, et l'historique se reconstitue à la main

    Avec Joinways

    Les emails arrivent dans une seule boîte de réception, chaque demande lue. L'email et son cahier des charges joint se retrouvent sur l'événement, pour toute l'équipe

  2. La salle modulable est vendue entière à l'un et en deux demi-salles à l'autre, et le conflit apparaît au montage

    Avec Joinways

    Une salle modulable se déclare comme combinaison de ses parties : réserver l'ensemble bloque chaque partie, et réserver une partie bloque l'ensemble

  3. La plénière est libre sur le planning alors que le montage de la veille l'occupe déjà, et l'atelier de 60 tombe dans une salle de 40 en théâtre

    Avec Joinways

    Chaque salle compte son temps de montage et de démontage, et les jours de montage se réservent sur l'événement. Chaque salle a sa capacité par configuration, et un dépassement est signalé

  4. L'agence demande trois versions du devis en un mois, et plus personne ne sait laquelle a été signée ni à quel nom facturer

    Avec Joinways

    Chaque avenant remplace la version précédente, qui reste consultable. Le devis s'adresse au client final, à l'agence ou à une autre société, avec le numéro de bon de commande

  5. La technique, le traiteur et l'accueil travaillent sur un déroulé imprimé quelques jours avant, qui a changé depuis

    Avec Joinways

    La fiche de fonction se tient par jour et par service. Chaque destinataire a son lien à jour, et vous voyez qui a lu quelle version

Pages produit associées : Clients

Dans Joinways

Le produit, écran par écran

Illustration : maquette du produit avec des données d'exemple fictives (noms, lieux et montants inventés).

En pratique

Ce que vous vérifiez pendant l'essai

Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.

Toutes les salles d'un congrès sur un seul événement

Plénière, ateliers et espace d'exposition ont chacun leurs créneaux, jour par jour, avec leur nom et leur effectif.

Les demandes perdues, et pourquoi

Chaque demande refusée garde son motif (date, capacité, budget). Les rapports montrent celles perdues faute de créneau, source par source.

30 jours

D'essai gratuit, à côté de vos outils

L'offre Pro complète, utilisateurs illimités, avec 3 signatures électroniques. Sans carte bancaire.

Cas d'usage

Vos formats, et ce que Joinways fait pour chacun

Des événements à plusieurs salles et plusieurs jours.

  1. Congrès, conventions et salons

    Plénière, ateliers, exposition et restauration sur plusieurs jours : un seul événement, un devis par versions, une fiche de fonction par jour.

  2. Assemblées générales et conférences

    Configuration théâtre, régie, émargement : la capacité de la salle dans sa configuration se vérifie sur l'événement.

  3. Séminaires, journées d'étude et soirées de gala

    Journée d'étude au prix par personne, salle au forfait, dîner de gala dans l'espace réception : le devis suit l'effectif.

Pour aller plus loin : Demandes · Devis & signature

Guide d'achat

Choisir un logiciel de gestion pour centre de congrès

Vos événements prennent plusieurs salles, plusieurs jours et plusieurs versions de devis. Six points à vérifier dans un logiciel, et ce que Joinways fait pour chacun.

  1. Les salles modulables ne se vendent pas deux fois

    Une salle à cloisons se vend entière ou par parties. Vérifiez que le logiciel connaît ces combinaisons et bloque l'une quand l'autre est prise. Dans Joinways, chaque partie est un espace, et la salle entière leur combinaison. Réserver l'ensemble bloque chaque partie, réserver une partie bloque l'ensemble, et le conflit est signalé avant la confirmation.

  2. Le montage occupe la salle sur le planning

    Une plénière libre sur le planning peut être en plein montage. Vérifiez que l'outil compte le temps de mise en place et de démontage, ainsi que les montages de plusieurs jours. Dans Joinways, chaque salle compte jusqu'à une journée de mise en place et de rangement autour de ses créneaux. Au-delà, les jours de montage se réservent sur l'événement.

  3. La capacité se vérifie dans la bonne configuration

    Un atelier de 60 personnes ne tient pas dans une salle de 40 en théâtre. Vérifiez que chaque salle garde sa capacité par configuration. Dans Joinways, chaque salle a sa capacité en théâtre, classe, banquet, cabaret, cocktail, en U ou conseil. Vous choisissez la configuration de chaque salle de l'événement, et un dépassement est signalé.

  4. Le devis garde ses versions

    Une agence demande souvent plusieurs variantes avant de signer, puis un avenant quand le programme change. Vérifiez que l'outil garde chaque version lisible et ne laisse signer que la bonne. Dans Joinways, vous dupliquez un devis pour une variante, et un avenant remplace le devis signé. Chaque version reste consultable, et seule la version en vigueur se signe.

  5. Le payeur n'est pas toujours le client

    Une agence ou un organisateur professionnel règle souvent pour son client. Vérifiez que devis et facture acceptent un autre destinataire et un numéro de bon de commande. Joinways adresse le devis au client final, à l'agence, à une autre société ou à la plateforme de réservation. L'acompte est une facture séparée, et la facture de solde part du devis en vigueur.

  6. Chaque service a la fiche du jour

    Technique, traiteur, accueil et sécurité travaillent sur des journées différentes. Vérifiez que le logiciel produit une fiche de fonction par jour et la tient à jour pour chacun. Dans Joinways, la fiche se tient par jour et par service, chaque destinataire a son lien à jour, et vous voyez qui a lu quelle version. Joinways ne gère pas les inscriptions des participants.

Questions fréquentes

L'essentiel : gérer un centre de congrès

Vous accueillez des congrès, des conventions, des assemblées générales, des salons, des séminaires et des soirées de gala. Vos demandes viennent d'agences, d'organisateurs professionnels, d'entreprises et des plateformes de réservation. Un même événement occupe plusieurs salles, plusieurs jours, et son devis change jusqu'au bout. Joinways, logiciel de gestion de lieu événementiel, réunit ces demandes, réserve les salles jour par jour et suit le devis jusqu'à la signature.
  • Les demandes des agences, des entreprises et des plateformes de réservation dans une seule boîte de réception, chaque email suivi sur son événement
  • Des salles modulables vendues entières ou par parties, sans double réservation
  • Des créneaux par salle et par jour, chacun avec son nom, ses horaires et son effectif, et le temps de montage et de démontage compté
  • Un devis qui garde ses versions : chaque avenant remplace le précédent, et l'historique reste lisible
  • Une fiche de fonction par jour et par service, avec un lien personnel pour chaque prestataire

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion pour centre de congrès ?

C'est l'outil qui suit chaque événement d'un centre de congrès, de la demande au solde. Il gère les salles combinées et modulables, les créneaux par salle et par jour, le temps de montage et les capacités par configuration. Le devis garde ses versions, et la fiche de fonction se tient par jour.

Joinways lit-il le cahier des charges en PDF ?

Non. Joinways lit l'email de la demande : dates, effectif, société, budget annoncé. Le PDF reste joint à l'email, que l'équipe retrouve sur l'événement.

Comment gérer une salle modulable avec cloisons ?

Vous déclarez chaque partie comme un espace, puis la salle entière comme leur combinaison. Le planning ne laisse plus vendre la salle entière et l'une de ses parties sur le même créneau : le conflit est signalé avant la confirmation.

Un montage de deux jours bloque-t-il la plénière ?

Chaque salle compte jusqu'à une journée de mise en place et de rangement autour de ses créneaux. Pour un montage plus long, vous réservez les jours de montage sur l'événement : la salle est occupée sur le planning.

Peut-on envoyer plusieurs versions d'un devis à une agence ?

Oui. Vous dupliquez un devis pour proposer une variante, et un avenant remplace le devis signé quand le programme change. Chaque version reste consultable, et seule la version en vigueur se signe.

Un centre de congrès reçoit-il dans Joinways les demandes des plateformes de réservation, à côté de celles des agences ?

Oui. Les plateformes de réservation préviennent votre centre de congrès par email, et Joinways lit ces emails dans la boîte que vous connectez, comme les demandes des agences et des organisateurs. La date, l'effectif et le budget annoncé sont relevés. Quand c'est la plateforme qui facture le client, le devis peut lui être adressé.

Comment un centre de congrès gère-t-il ses réservations avec Joinways ?

Chaque demande devient un événement qui réunit ses salles, ses jours et ses créneaux. Le planning bloque les salles modulables entières ou par parties, compte le montage et le démontage, et vérifie la capacité par configuration. L'événement reste en option jusqu'à la signature du devis, qui le confirme.

Joinways gère-t-il les inscriptions des participants et les badges ?

Non. Les inscriptions, la billetterie et les badges restent dans l'outil de l'organisateur ou dans le vôtre. Joinways gère ce que vous vendez à l'organisateur : les salles, la restauration, la technique (captation et diffusion d'un événement hybride comprises), le devis, les factures et la fiche de fonction. Quand l'effectif annoncé change, un avenant met le devis à jour.

Le devis peut-il chiffrer la journée d'étude par personne et les salles au forfait ?

Oui. Chaque ligne du catalogue a son mode de prix : forfait, par personne ou par palier. La journée d'étude est une formule par personne avec ses pauses et son déjeuner, la plénière se loue au forfait, et le total suit l'effectif. Un même devis porte plusieurs taux de TVA.

Combien coûte un logiciel de gestion pour centre de congrès ?

Joinways est facturé par lieu, selon son nombre d'espaces. En annuel, il coûte 69 € par mois de 1 à 5 espaces, 119 € de 6 à 12 et 199 € de 13 à 25, hors taxes. Chaque partie d'une salle modulable compte pour un espace, et leurs combinaisons ne s'ajoutent pas. Au-delà de 25 espaces, l'offre est sur mesure.

Un organisateur étranger peut-il lire le devis dans sa langue ?

Oui. Vous rédigez le devis une fois, dans votre langue, pour tous vos clients. Quand l'organisateur l'ouvre en ligne dans une autre langue, il voit le titre, les lignes et les conditions traduits. L'original fait foi : le PDF signé reste dans votre langue.

Joinways se connecte-t-il à nos autres outils ?

Oui. Gmail et Outlook se connectent en deux minutes, et les événements confirmés apparaissent dans Google Agenda ou Outlook Calendar. Les factures s'émettent sur Stripe, Qonto ou QuickBooks, ou rejoignent Pennylane. Pour vos autres outils, Joinways passe par Zapier ou par son API REST, incluse dans l'offre Pro.

Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs

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