Gérer votre catalogue de prestations et tarifs

Chaque lieu dispose d'un catalogue de prestations réutilisables : location d'espace, menus traiteur, boissons, options et matériel. Vous le construisez une fois, puis vous piochez dedans à chaque devis — vos tarifs restent cohérents et vous gagnez un temps précieux. Cet article détaille comment alimenter, organiser et tenir à jour ce catalogue pour qu'il devienne le socle de tous vos devis.

Un catalogue bien tenu est ce qui distingue un devis bâclé d'un devis professionnel envoyé en quelques minutes. Chaque prestation y porte un titre, un prix et un taux de TVA, et se réutilise à l'identique d'un client à l'autre, sans ressaisie ni risque d'erreur de tarif.

Prérequis

Avant de construire votre catalogue, réunissez ces éléments pour gagner du temps.

• Disposer d'un lieu auquel rattacher le catalogue (chaque lieu a son propre catalogue de prestations).
• Avoir sous la main vos tarifs à jour et les taux de TVA applicables à chaque type de prestation.
• Connaître les grandes familles de ce que vous vendez : espaces, traiteur, boissons, options, matériel.
• Avoir les droits suffisants pour accéder au catalogue du lieu et y créer ou modifier des prestations.

Ce que vous allez apprendre

• Ajouter des prestations à votre catalogue, avec leur prix et leur taux de TVA.
• Organiser vos prestations par type pour les retrouver facilement.
• Maintenir vos tarifs à jour au fil du temps.
• Comprendre comment le catalogue alimente vos devis sans modifier ceux déjà émis.

Construire votre catalogue

Le catalogue rassemble toutes les prestations que vous proposez régulièrement. Commencez par y inscrire ce qui revient le plus souvent dans vos devis, puis complétez au fil de l'eau.

1. Ouvrez le catalogue de votre lieu : la liste des prestations existantes s'affiche.
2. Créez une prestation : donnez-lui un titre (« Location grande salle », « Menu traiteur 3 plats »).
3. Renseignez son prix et son taux de TVA : ces deux valeurs seront reprises telles quelles dans vos devis.
4. Enregistrez : la prestation rejoint le catalogue et devient disponible pour tous vos prochains devis.

Organiser vos prestations

Classez vos prestations par type pour vous y retrouver d'un coup d'œil au moment de bâtir un devis. Un catalogue rangé est un catalogue qu'on utilise vraiment.

1. Regroupez les prestations par type : espaces, traiteur, boissons, options, matériel.
2. Modifiez une prestation existante pour corriger son libellé ou sa catégorie.
3. Supprimez une prestation que vous ne proposez plus pour garder une liste utile.

Maintenir vos tarifs à jour

Vos prix évoluent : un menu qui augmente, une option qui change de tarif. Mettez le catalogue à jour pour que vos prochains devis partent toujours du bon prix.

1. Ouvrez la prestation concernée et modifiez son prix.
2. Vérifiez le taux de TVA s'il a changé, afin que les devis restent conformes.
3. Enregistrez : la nouvelle valeur s'appliquera aux devis créés à partir de maintenant.

Référence des champs d'une prestation

Voici la signification de chaque élément que porte une prestation du catalogue.

• Titre : libellé de la prestation, repris tel quel sur les lignes de vos devis.
• Prix : tarif de base de la prestation, point de départ de chaque devis qui l'utilise.
• Taux de TVA : taxe appliquée à la prestation, indispensable pour des devis conformes.
• Type : famille de la prestation (espaces, traiteur, boissons, options, matériel) servant au classement.
• Lieu : établissement auquel le catalogue, et donc la prestation, est rattaché.

Comment ça marche

Le catalogue est une bibliothèque de référence : les devis y puisent, mais une fois une ligne ajoutée à un devis, elle vit sa propre vie. Modifier le catalogue n'altère donc pas les devis déjà émis.

1. Lorsque vous créez un devis, vous piochez les prestations directement dans le catalogue du lieu.
2. Le titre, le prix et la TVA de la prestation sont recopiés sur la ligne du devis au moment où vous l'ajoutez.
3. Vous pouvez ensuite ajuster la quantité ou le prix sur le devis sans toucher au catalogue.
4. Une modification ultérieure du catalogue ne s'applique qu'aux devis futurs, jamais aux anciens.

Ce découplage protège vos devis envoyés : vous pouvez faire évoluer librement vos tarifs sans craindre de modifier un document déjà transmis au client.

Cas particuliers

Quelques situations courantes méritent d'être anticipées pour tirer le meilleur du catalogue.

• Prestation ponctuelle : une demande unique peut être saisie directement sur le devis, sans encombrer le catalogue.
• Hausse de tarif en cours de saison : mettez à jour le prix au catalogue ; les devis déjà envoyés gardent l'ancien tarif.
• Plusieurs lieux : chaque lieu ayant son catalogue, une même prestation peut exister à un prix différent selon l'établissement.

💡 Astuce : faites le point sur votre catalogue à chaque début de saison. Quelques minutes pour rafraîchir les prix vous évitent d'envoyer un devis avec un tarif périmé.

Bonnes pratiques

• Donnez des titres clairs et explicites : ils apparaîtront tels quels sur vos devis.
• Renseignez un taux de TVA pour chaque prestation afin que les devis restent conformes.
• Gardez le catalogue concis : retirez ce que vous ne vendez plus pour ne piocher que dans l'utile.
• Rangez chaque prestation dans le bon type pour la retrouver vite lors d'un devis.
• Revoyez les prix au moins une fois par saison pour éviter les tarifs périmés.

Dépannage

Problème : une prestation n'apparaît pas quand vous bâtissez un devis.

Cause : la prestation appartient au catalogue d'un autre lieu que celui du devis.

Solution : vérifiez que vous travaillez bien sur le catalogue du lieu concerné, ou recréez-y la prestation.

Problème : un devis affiche un prix périmé.

Cause : le prix du catalogue a été mis à jour après la création du devis.

Solution : modifiez la ligne directement sur le devis ; les nouveaux devis repartiront du tarif à jour.

Problème : la TVA d'un devis semble incorrecte.

Cause : la prestation a été créée sans taux de TVA, ou avec un taux obsolète.

Solution : ouvrez la prestation au catalogue, renseignez le bon taux de TVA, puis recréez le devis.

Exemple concret

Un domaine qui accueille des mariages renseigne une fois la location de chaque espace, trois formules traiteur, sa carte de boissons et quelques options (DJ, photobooth). Chaque prestation porte son prix et son taux de TVA.

Quand une demande arrive, l'équipe pioche ces prestations dans le catalogue et un devis cohérent est prêt en quelques minutes — au même prix d'un client à l'autre, sans ressaisie ni oubli de TVA.

Autre exemple

Un traiteur événementiel structure son catalogue en cinq types : menus, boissons, personnel de service, location de matériel et options. Chaque ligne porte son tarif HT et sa TVA, parfois différente entre la nourriture et l'alcool.

En début d'année, il revalorise en une passe les prix des menus au catalogue. Les devis envoyés l'année précédente restent intacts, mais toute nouvelle proposition part automatiquement des tarifs actualisés.

FAQ

Si je modifie un prix dans le catalogue, mes anciens devis changent-ils ?

Non. Le catalogue sert de point de départ : les devis déjà créés conservent les prix au moment où vous les avez établis. Seuls vos prochains devis repartent du nouveau tarif.

Dois-je tout inscrire au catalogue ?

Inscrivez ce qui revient souvent. Une prestation exceptionnelle peut toujours être saisie directement sur un devis sans encombrer votre catalogue.

Puis-je modifier le prix d'une prestation au moment du devis ?

Oui. Le prix du catalogue est une base : vous pouvez l'ajuster sur la ligne du devis sans changer la valeur de référence.

Chaque lieu a-t-il son propre catalogue ?

Oui. Le catalogue est rattaché au lieu, ce qui permet d'avoir des prix différents d'un établissement à l'autre.

Que se passe-t-il si je supprime une prestation du catalogue ?

Elle disparaît des futurs devis, mais les devis existants qui la contenaient gardent la ligne et son prix d'origine.

Comment classer une prestation qui touche plusieurs familles ?

Choisissez le type qui correspond à sa nature principale ; l'objectif est de la retrouver vite, pas de la classer parfaitement.

Le taux de TVA est-il obligatoire ?

Renseignez-le sur chaque prestation : c'est ce qui garantit des devis conformes et évite de corriger la taxe à la main.

Voir aussi

• Créer un devis professionnel
• Gérer vos lieux et catalogues
• Paramètres de facturation