Commencer

Lieux culturels & musées

Logiciel de privatisation pour musée et lieu culturel, de la demande au jour J

Vous louez vos galeries, votre auditorium ou votre terrasse en dehors des heures d'ouverture, sous les règles de la conservation et de la sécurité. Joinways reçoit vos demandes, ne propose que les créneaux que l'institution autorise et met vos consignes sur chaque fiche de fonction.

Démarrer l'essai gratuitDemander une démo

30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.

Illustration d'une galerie de musée privatisée au crépuscule, dans un lieu équipé de Joinways
Noté 5,0/5 sur G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Où ça coince

Chaque privatisation doit passer les règles de l'institution, et vous les portez seul(e)

Avant de répondre, vous vérifiez le calendrier des expositions, la jauge de l'espace et le traiteur, puis vous attendez l'accord de la conservation et de la sécurité. Pendant ce temps, le client compare d'autres lieux. Voici où ça coince.

Illustration : une galerie de musée à la fermeture, des mains gantées installent une barrière de protection autour d'un socle pendant qu'une table de banquet est dressée

  1. La demande arrive sur l'adresse générale, entre une réservation de groupe et un message de presse, et attend qu'on vous la transfère

    Avec Joinways

    Vous connectez la boîte mail des privatisations, ou vous redirigez vers Joinways l'adresse qui les reçoit. Chaque demande est lue avec sa date, son effectif et l'espace demandé

  2. Une date paraît libre alors que la galerie est fermée pour un accrochage, ou que la soirée commence avant la sortie du public

    Avec Joinways

    Chaque espace a ses horaires de location et ses fermetures nommées (« Accrochage », « Démontage d'exposition »). Un événement qui en sort est signalé, ou refusé si vous le décidez

  3. La conservation et la sécurité valident chacune par email, et personne ne voit où en est la soirée

    Avec Joinways

    L'événement reste en option et avance par vos étapes (« Validation conservation », « Validation sécurité »). Ces équipes le suivent avec le rôle Lecture seule, sans rien modifier

  4. Les jauges, les traiteurs agréés et les interdits près des œuvres se réexpliquent au client et à chaque prestataire, soirée après soirée

    Avec Joinways

    Vos consignes ouvrent chaque fiche de fonction, en version client et en version équipe. Chaque espace a sa capacité par configuration, et un effectif trop élevé est signalé

  5. La facture doit partir au nom de l'entreprise, de son agence ou de sa fondation, avec la référence que réclame sa comptabilité

    Avec Joinways

    Le devis s'adresse au client, à une autre société (agence, fondation) ou à la plateforme de réservation, avec le numéro de bon de commande. La signature confirme l'événement

Pages produit associées : Clients

Dans Joinways

Le produit, écran par écran

Illustration : maquette du produit avec des données d'exemple fictives (noms, lieux et montants inventés).

En pratique

Ce que vous vérifiez pendant l'essai

Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.

Le gala de l'an dernier comme point de départ

Vous dupliquez l'événement de l'édition précédente : espaces, déroulé et devis repartent de ce qui a été fait.

Qui a lu la fiche de fonction

La sécurité, le traiteur et la régie reçoivent chacun un lien personnel. Vous voyez qui a lu quelle version, et ce qui a changé depuis.

30 jours

D'essai gratuit, à côté de vos outils

L'offre Pro complète, utilisateurs illimités, avec 3 signatures électroniques. Sans carte bancaire.

Cas d'usage

Vos formats, et ce que Joinways fait pour chacun

Des soirées hors ouverture, sous les règles du lieu.

  1. Cocktails et dîners de gala

    Montage après la sortie du public, jauge assise ou debout selon la galerie, traiteur agréé : la fiche de fonction réunit tout pour la sécurité et le traiteur.

  2. Conférences et assemblées dans l'auditorium

    Configuration théâtre, régie, accueil des participants : le devis porte la location et les prestations, la fiche de fonction le déroulé.

  3. Soirées de mécènes et tournages

    Les soirées liées au mécénat se suivent sur le compte de l'entreprise, d'une année sur l'autre. Les tournages posent leurs zones autorisées et leurs accès sur la fiche de fonction.

Pour aller plus loin : Demandes · Devis & signature

Guide d'achat

Choisir un logiciel de privatisation pour musée ou lieu culturel

Vos privatisations passent par les règles de l'institution. Cinq points à vérifier pour qu'un logiciel les applique, et ce que fait Joinways.

  1. Les demandes de privatisation sortent de l'adresse générale

    Vos demandes arrivent mêlées aux réservations de groupes et aux messages de presse. Vérifiez que l'outil peut isoler les privatisations sans changer votre adresse publique. Avec Joinways, vous connectez la boîte des privatisations, ou vous redirigez vers Joinways l'adresse qui les reçoit. Chaque demande est lue avec sa date, son effectif et l'espace demandé.

  2. Le calendrier des expositions ferme les espaces

    Une galerie en accrochage ne doit pas paraître libre. Regardez si le logiciel gère des fermetures par espace, et des horaires de location distincts des heures d'ouverture. Dans Joinways, chaque espace a ses horaires de location et ses fermetures nommées, sur des dates ou une plage horaire. Un événement qui en sort est signalé, ou refusé si vous le décidez.

  3. Les validations internes sont des étapes visibles

    Conservation, sécurité, direction : chacune donne son accord avant la confirmation. Vérifiez que ces accords se suivent dans l'outil, sans donner à tous le droit de modifier un devis. Dans Joinways, l'événement avance par vos propres étapes, comme « Validation conservation ». Ces équipes suivent avec le rôle Lecture seule, sans rien modifier.

  4. Vos consignes partent avec chaque fiche de fonction

    Jauges, traiteurs agréés, zones interdites près des œuvres : ces règles doivent arriver chez chaque prestataire. Vérifiez que le logiciel les place d'office en tête du document. Dans Joinways, les consignes du lieu ouvrent chaque fiche de fonction, en version client et en version équipe. Chaque espace a sa capacité par configuration, et un effectif trop élevé est signalé.

  5. La facture suit les règles de l'acheteur

    Le payeur est souvent l'entreprise, son agence ou sa fondation, avec un bon de commande. Vérifiez que devis et facture acceptent un autre destinataire et une référence. Joinways adresse le devis au client ou à une autre société, avec le numéro de bon de commande, et la signature confirme l'événement. Joinways ne gère pas la billetterie, qui reste dans votre outil.

Questions fréquentes

L'essentiel : gérer les privatisations d'un lieu culturel

Vous vendez des cocktails, des dîners de gala, des conférences, des soirées de mécènes et des tournages, à des entreprises, des agences et des fondations. Les demandes arrivent sur l'adresse générale de l'institution, mêlées au reste. Chaque soirée passe par la conservation et la sécurité avant de se confirmer. Joinways, logiciel de gestion de lieu événementiel, sort ces demandes de l'adresse générale et réunit dans un seul dossier ce que la conservation et la sécurité doivent valider.
  • Une boîte de réception pour les seules demandes de privatisation, à côté de l'adresse générale de l'institution
  • Des horaires et des fermetures par espace : la galerie en accrochage n'apparaît pas libre, et un événement hors des créneaux autorisés est signalé
  • Vos propres étapes avant la confirmation, par exemple « Validation conservation » et « Validation sécurité »
  • Une fiche de fonction qui s'ouvre sur vos consignes : jauges, traiteurs agréés, zones interdites
  • Le devis adressé à l'entreprise, à son agence ou à sa fondation, avec le numéro de bon de commande que demandent ses services

Qu'est-ce qu'un logiciel de privatisation pour musée ?

C'est l'outil qui suit chaque location d'espace d'un musée ou d'un lieu culturel, de la demande à la facture. Il ne propose que les créneaux autorisés par espace, tient compte des fermetures liées aux expositions et porte les consignes de conservation sur la fiche de fonction.

Joinways remplace-t-il ma billetterie ?

Non. La billetterie, les visites et les groupes restent dans votre outil de billetterie. Joinways gère les privatisations : demandes, planning des espaces, devis, signature, factures et fiche de fonction.

Comment bloquer une galerie pendant un accrochage ?

Vous ajoutez une fermeture à l'espace concerné, sur des dates ou sur une plage horaire, avec un nom. Elle apparaît au planning et à la création d'événement. Les autres espaces restent disponibles.

La conservation et la sécurité peuvent-elles suivre sans modifier les devis ?

Oui. Le rôle Lecture seule donne accès au planning et aux événements, sans rien modifier. Vous pouvez aussi leur envoyer la fiche de fonction par un lien personnel, sans compte.

Comment imposer mes traiteurs agréés ?

Vous les inscrivez dans les consignes du lieu, qui ouvrent chaque fiche de fonction. Le traiteur retenu est noté sur l'événement et reçoit sa version de la fiche. S'il facture le client directement, votre devis ne porte que la location et vos prestations.

Les demandes de privatisation d'un musée reçues par les plateformes de réservation arrivent-elles dans Joinways ?

Oui. Les plateformes de réservation préviennent votre musée ou votre lieu culturel par email, et Joinways lit ces emails dans la boîte connectée. La date, l'effectif, l'entreprise et le budget annoncé sont relevés. La demande rejoint vos autres demandes de privatisation, dans la même boîte de réception.

Quel logiciel de gestion pour les privatisations d'un musée ou d'un lieu culturel ?

Joinways gère les privatisations d'un musée, d'un théâtre, d'une fondation ou d'un centre d'art : demandes, créneaux autorisés par espace, validations internes, devis, signature, factures et fiche de fonction. Il tourne à côté de votre billetterie et de votre outil de programmation, qui gardent les visites et la saison culturelle.

Combien coûte un logiciel de privatisation pour musée ?

Joinways est facturé par lieu, selon le nombre d'espaces que vous louez. En annuel, il coûte 69 € par mois de 1 à 5 espaces, 119 € de 6 à 12 et 199 € de 13 à 25, hors taxes. Vous ne déclarez que les espaces privatisables : galeries, auditorium, terrasse. Les utilisateurs sont illimités, conservation et sécurité comprises.

Joinways gère-t-il le personnel des soirées ?

En partie. La fiche de fonction porte une section Staff : qui travaille sur la soirée, son rôle et son heure d'arrivée, y compris les postes encore à pourvoir. Joinways ne fait ni les plannings de travail, ni la paie, ni les contrats du personnel, qui restent dans vos outils RH.

Une entreprise étrangère peut-elle lire le devis de privatisation du musée dans sa langue ?

Oui. Vous rédigez le devis de privatisation une fois, dans la langue de l'institution. Quand l'entreprise ou l'agence étrangère l'ouvre en ligne dans une autre langue, elle voit le titre, les lignes et les conditions traduits. Vos conditions propres au musée, comme les règles de conservation, sont traduites avec le reste. L'original fait foi : le PDF signé reste dans votre langue.

Peut-on suivre ce que rapportent les privatisations ?

Oui. Les rapports montrent le chiffre d'affaires signé, le taux de gain par source et le remplissage de chaque espace, fermetures déduites. Vous savez ce que rapporte la location, à côté de la billetterie et du mécénat suivis ailleurs. Les factures peuvent rejoindre Pennylane ou s'émettre dans QuickBooks.

Quelle différence entre un logiciel de billetterie et un logiciel de privatisation ?

Un logiciel de billetterie vend des entrées à l'unité, pour des visites, des expositions ou des spectacles. Un logiciel de privatisation vend un espace entier à une entreprise, une agence ou une fondation, sur devis, avec un contrat et une fiche de fonction. Joinways fait le second et laisse le premier à votre billetterie.

Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs

Solutions associées

YesplanLieux uniques & atypiquesRéservations et planning

Autres solutions

Séminaires & événements d'entrepriseSoirées & événements privésGérer les demandes entrantesCRM lieu événementiel

Ressources associées

Lieux atypiques et insolites : comment transformer sa différence en argument commercial qui convertitÉvénements responsables : transformer la pression RSE en argument commercialÉductour en lieu événementiel : faire venir agences et entreprisesBlog

Vos soirées privatisées,
de la demande au jour J

Connectez la boîte mail de votre lieu et retrouvez vos demandes en cours. 30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire.

Démarrer l'essai gratuitDemander une démo