Gérer vos lieux et catalogues

Dans Joinways, un lieu est le point de départ de toute votre organisation commerciale : il regroupe au même endroit ses espaces réservables, son catalogue de prestations et ses informations de facturation. Bien configuré, il transforme la création d'un devis en une suite de cases à cocher plutôt qu'en une ressaisie fastidieuse, et il garantit que tout ce que vous facturez reste cohérent d'un événement à l'autre. C'est aussi la fondation sur laquelle reposent la disponibilité, les conflits de planning et vos rapports d'occupation.

Prendre le temps de soigner cette configuration en amont, c'est s'épargner des heures de corrections et des oublis coûteux par la suite. Ce guide explique non seulement comment paramétrer un lieu, mais surtout pourquoi chaque réglage compte et ce qu'il déclenche dans le reste de l'application.

Ce que vous allez apprendre

• Créer et configurer un lieu, avec son nom et son adresse
• Découper votre lieu en espaces réservables dotés d'une capacité
• Bâtir un catalogue de prestations dont les prix se réutilisent dans les devis
• Renseigner le profil de facturation repris automatiquement sur devis et factures
• Comprendre comment ces éléments alimentent disponibilité, devis et reporting

Les quatre briques d'un lieu

Pour bien démarrer, gardez en tête les quatre éléments qui composent un lieu et le rôle de chacun. Tout le reste de l'article y revient en détail.

• Le lieu : le conteneur, avec son nom et son adresse. Il identifie le site et son adresse réapparaît sur vos documents.
• Les espaces : les salles réservables du lieu, chacune avec une capacité. C'est sur eux que portent disponibilité, blocages et conflits.
• Le catalogue : vos prestations et leurs prix, réutilisés dans les devis. Chaque ligne devient une case à cocher.
• Le profil de facturation : l'identité légale et fiscale apposée automatiquement sur devis et factures.

Créer un lieu

Le lieu est le conteneur de tout le reste : sans lui, vous n'avez ni espaces à réserver, ni catalogue à facturer. Le créer en premier vous donne le cadre dans lequel viendront se ranger les espaces et les prestations. Son nom et son adresse ne sont pas qu'administratifs : ils servent à identifier le site côté équipes comme côté clients, et l'adresse réapparaît sur vos documents commerciaux.

1. Allez dans Paramètres puis Lieux : vous arrivez sur la liste de vos sites.
2. Cliquez sur Nouveau lieu ; un formulaire s'ouvre. Renseignez le nom et l'adresse, puis enregistrez : le lieu apparaît aussitôt dans la liste.
3. Ajoutez ses espaces et leur capacité (voir la section suivante) : tant que le lieu n'a pas d'espace, il n'est pas encore réservable.

Bon à savoir : un même compte peut héberger plusieurs lieux. Chacun garde ses propres espaces, son propre catalogue et son propre profil de facturation, ce qui permet de gérer plusieurs sites sans les mélanger.

Découper le lieu en espaces

Un espace est une salle ou une zone réservable de votre lieu — la grande salle, l'orangerie, le jardin — avec sa propre capacité. C'est l'unité de base de votre planning : c'est sur l'espace, et non sur le lieu, que se pose une disponibilité, un blocage ou un conflit. Prenez donc le temps de découper votre lieu en espaces réalistes, car ce découpage conditionne tout votre planning.

1. Depuis le lieu, ajoutez ses espaces un à un en leur donnant un nom parlant pour vos clients et vos équipes (« Salle Liberty — 120 couverts »).
2. Renseignez la capacité de chaque espace : elle servira à vérifier qu'un nombre de convives tient dans la salle au moment du devis.
3. Répétez pour chaque salle ou zone louable : un même lieu peut combiner plusieurs espaces louables séparément ou ensemble.

Une fois vos espaces créés, ils deviennent réservables : vous les rattacherez ensuite aux événements, et c'est leur disponibilité qui sera vérifiée et affichée dans le planning. Un espace bien nommé et correctement dimensionné évite des erreurs d'affectation et des conflits de réservation.

Le catalogue de prestations

Le catalogue rassemble tout ce que vous savez vendre sur ce lieu : location d'espace, traiteur, matériel, options diverses. L'objectif est d'enregistrer une fois pour toutes vos prestations et leurs prix, pour ne plus jamais les ressaisir. Un catalogue complet vous fait gagner un temps fou et évite les oublis dans les devis, parce qu'au moment de construire un devis vous piochez dans une liste prête à l'emploi plutôt que de tout retaper de mémoire.

• Prestations : location, traiteur, matériel, options. Saisissez chaque prestation que vous proposez, avec un intitulé clair.
• Prix : ils sont réutilisés automatiquement dans les devis. Quand vous ajoutez une prestation à un devis, son prix catalogue est repris tel quel, ce qui garantit la cohérence de vos tarifs.

Concrètement, chaque ligne du catalogue devient une case à cocher dans le devis. Plus votre catalogue couvre vos offres réelles, plus la création d'un devis se résume à sélectionner les bonnes lignes — et moins vous risquez d'oublier une prestation facturable.

💡 Astuce : un catalogue complet vous fait gagner un temps fou et évite les oublis dans les devis. Investissez quelques heures au départ, vous les récupérerez à chaque devis.

Le profil de facturation

Le profil de facturation porte l'identité légale et fiscale qui doit figurer sur vos documents commerciaux. Le renseigner correctement n'est pas une formalité : ces informations apparaissent automatiquement sur devis et factures, donc toute erreur ou tout oubli se répercute directement sur les documents que reçoivent vos clients.

• Raison sociale, SIRET, numéro de TVA : l'identité légale de votre établissement.
• Adresse de facturation : celle qui doit apparaître sur les documents.

Une fois ces champs remplis, vous n'avez plus à y penser : chaque nouveau devis et chaque facture reprennent ces informations sans intervention de votre part. C'est pourquoi il vaut mieux les vérifier avant d'émettre votre premier devis.

Récapitulatif des champs

Voici, en un coup d'œil, les champs clés de chaque brique et ce qu'ils déclenchent.

• Nom du lieu : affiché dans la liste des lieux et choisi à la création d'un événement ou d'un devis.
• Adresse du lieu : reportée sur les documents commerciaux du lieu.
• Nom de l'espace : identifie la salle dans le planning et lors de l'affectation à un événement.
• Capacité de l'espace : sert au contrôle du nombre de convives au moment du devis.
• Intitulé et prix de prestation : repris tels quels comme ligne de devis.
• Profil de facturation : raison sociale, identifiants fiscaux et adresse, apposés sur devis et factures.

Comment ça marche

Les trois briques d'un lieu ne vivent pas isolément : elles s'enchaînent. Le lieu et ses espaces définissent ce qui est réservable et pour combien de personnes ; le catalogue définit ce qui est facturable et à quel prix ; le profil de facturation définit qui facture et sous quelle identité.

Quand vous créez un devis, Joinways s'appuie sur cet ensemble : il vérifie la capacité de l'espace face au nombre de convives, reprend les prix du catalogue pour chaque prestation cochée, et appose automatiquement les informations du profil de facturation. C'est cette chaîne qui rend vos devis à la fois rapides et cohérents.

En aval, les espaces alimentent aussi votre planning et vos rapports : leur disponibilité et leur occupation se suivent au fil des événements. Un découpage propre des espaces produit donc des rapports d'activité et d'occupation fiables, tandis qu'un découpage approximatif fausse à la fois la disponibilité et les chiffres.

Cas particuliers

Plusieurs lieux sur un même compte : c'est tout à fait possible. Vous gérez plusieurs sites avec chacun ses espaces et catalogues, sans qu'ils se mélangent. Choisissez le bon lieu au moment de créer un événement ou un devis.

Espaces combinables : un même lieu peut proposer des espaces louables séparément ou ensemble. Créez-les tous distinctement, vous déciderez au cas par cas lesquels rattacher à un événement.

Prestations communes à plusieurs lieux : si une même prestation existe sur plusieurs sites mais à un tarif différent, saisissez-la dans le catalogue de chaque lieu avec son prix propre, pour que chaque devis reflète le bon tarif local.

Réaménagement d'une salle : si vous changez la configuration d'un espace (banquet, théâtre, cocktail), sa capacité réelle varie. Renseignez la capacité la plus représentative de votre usage courant, le contrôle au devis restant un garde-fou et non une règle rigide.

Changement de raison sociale : si votre établissement change d'entité juridique, corrigez le profil de facturation avant d'émettre de nouveaux devis. Les documents déjà émis ne changent pas rétroactivement, seuls les suivants reprennent la nouvelle identité.

Prestation ponctuelle hors catalogue : pour une demande exceptionnelle, vous pouvez ajouter une ligne directement au devis. Si elle revient souvent, ajoutez-la plutôt au catalogue pour la réutiliser sans la retaper.

💡 Astuce : avant d'émettre votre tout premier devis, faites un tour complet du lieu — espaces et capacités, catalogue et prix, profil de facturation. Cinq minutes de vérification évitent un devis envoyé avec une mauvaise adresse ou un prix manquant.

Bonnes pratiques

• Mettez à jour vos prix régulièrement : un catalogue à jour évite de facturer d'anciens tarifs.
• Utilisez des intitulés de prestations clairs : vos équipes et vos clients doivent comprendre chaque ligne sans explication.
• Vérifiez le profil de facturation avant le premier devis : c'est lui qui apparaît sur tous vos documents.
• Donnez aux espaces des noms qui parlent et une capacité réaliste, pour que le contrôle de capacité reste fiable.
• Structurez votre catalogue par familles (location, traiteur, matériel) : retrouver une prestation au moment du devis devient immédiat.
• Revoyez le lieu en début de saison : tarifs, capacités et mentions légales sont alors à jour pour toute l'année.
• Sur plusieurs lieux, nommez espaces et prestations sans ambiguïté entre sites, pour éviter de cocher la mauvaise ligne dans un devis.

Dépannage

Un prix ne se reprend pas dans le devis. Cause : la prestation n'existe pas encore au catalogue, ou son prix n'a pas été renseigné. Solution : ajoutez la prestation au catalogue du lieu et renseignez son prix ; elle deviendra alors disponible à la sélection dans vos devis.

Les informations de facturation sont fausses sur un devis. Cause : le profil de facturation du lieu est incomplet ou erroné. Solution : corrigez la raison sociale, le SIRET, le numéro de TVA ou l'adresse dans le profil de facturation ; les documents suivants reprendront les bonnes données.

Un espace ne semble pas réservable. Cause : l'espace n'a pas été créé sur le lieu, ou sa capacité n'a pas été renseignée. Solution : ajoutez l'espace au lieu avec un nom et une capacité ; il devient alors disponible dans le planning et rattachable aux événements.

Une prestation apparaît au mauvais prix sur un devis. Cause : le prix du catalogue a été modifié après la création du devis, ou la mauvaise ligne a été cochée. Solution : vérifiez le prix au catalogue, puis corrigez la ligne directement sur le devis si besoin.

Exemple concret

Prenons un hôtel qui ouvre son activité événementielle sur Joinways. Il commence par créer son lieu avec le nom de l'établissement et son adresse. Il le découpe ensuite en 4 espaces : la grande salle, un salon, une terrasse et une salle de réunion, chacun avec sa capacité — par exemple 200 couverts pour la grande salle, 40 pour la salle de réunion.

Il bâtit alors un catalogue de 30 prestations : location de chaque espace, formules traiteur, locations de matériel, options diverses, chacune avec son prix. Enfin, il renseigne son profil de facturation une bonne fois pour toutes : raison sociale, SIRET, TVA et adresse.

Résultat : créer un devis revient désormais à cocher des cases plutôt qu'à tout retaper. L'équipe choisit l'espace, vérifie d'un coup d'œil que la capacité suffit, coche les prestations voulues, et le devis se construit avec les bons prix et les bonnes mentions légales. Ce qui prenait de longues minutes se fait en quelques clics, sans oubli.

Deuxième exemple : un second site

Le même hôtel ouvre un an plus tard une seconde adresse, une villa avec jardin. Sur le même compte, il crée un deuxième lieu, distinct du premier, avec sa propre adresse.

La villa a deux espaces seulement — le grand salon et le jardin — et des tarifs de location plus élevés que le site historique. L'équipe ressaisit le catalogue propre à la villa, avec ces prix locaux, plutôt que de reprendre ceux du premier lieu.

Comme chaque lieu garde son catalogue et son profil de facturation, un devis pour la villa porte automatiquement les bons prix et la bonne adresse, sans risque de confusion avec l'hôtel. Choisir le bon lieu à la création du devis suffit à tout aligner.

FAQ

Puis-je gérer plusieurs lieux sur un même compte ?

Oui, gérez plusieurs sites avec chacun ses espaces et catalogues. Chaque lieu reste indépendant, ce qui évite tout mélange entre vos différents établissements.

Dois-je recréer mon catalogue pour chaque lieu ?

Le catalogue est attaché au lieu. Si vos sites proposent des prestations identiques mais à des tarifs différents, saisissez-les dans chaque lieu avec leur prix propre afin que les devis reflètent le bon tarif.

Que se passe-t-il si je modifie un prix au catalogue ?

Les nouveaux devis reprendront le prix mis à jour, puisque les prix du catalogue sont réutilisés automatiquement. Pensez donc à tenir votre catalogue à jour pour ne jamais facturer d'anciens tarifs.

À quoi sert la capacité d'un espace ?

Elle sert à vérifier qu'un nombre de convives tient dans la salle au moment du devis. Une capacité réaliste évite de promettre une salle trop petite pour l'événement prévu.

Pourquoi vérifier le profil de facturation avant le premier devis ?

Parce que ces informations apparaissent automatiquement sur devis et factures. Les contrôler en amont évite d'envoyer un document portant une mauvaise raison sociale ou une adresse erronée.

Puis-je supprimer ou désactiver un espace que je ne loue plus ?

Retirez l'espace du lieu lorsqu'il n'est plus à louer : il sort alors du planning et n'est plus proposé à l'affectation. Les événements passés qui s'y rattachaient gardent leur historique.

Le catalogue gère-t-il la TVA par prestation ?

Chaque prestation porte son prix de catalogue, repris tel quel dans le devis. Renseignez vos prix de façon cohérente avec votre profil de facturation pour que les documents restent justes.

Voir aussi

• Créer vos espaces
• Paramètres de facturation
• Suivre l'activité et l'occupation