Gérer vos lieux et catalogues

Dans Joinways, un lieu est le point de départ de toute votre organisation commerciale : il regroupe au même endroit ses espaces réservables, son catalogue de prestations et ses informations de facturation. Bien configuré, il transforme la création d'un devis en une sélection d'articles prêts à l'emploi plutôt qu'en une ressaisie fastidieuse, et il garantit que tout ce que vous facturez reste cohérent d'un événement à l'autre. C'est aussi la fondation de vos disponibilités, de votre calendrier et de vos rapports.

Prendre le temps de soigner cette configuration en amont, c'est s'épargner des heures de corrections et des oublis coûteux par la suite. Ce guide explique non seulement comment paramétrer un lieu, mais surtout pourquoi chaque réglage compte et ce qu'il déclenche dans le reste de l'application.

Ce que vous allez apprendre

• Créer et configurer un lieu, avec son nom et son adresse
• Découper votre lieu en espaces réservables dotés d'une capacité
• Bâtir un catalogue de prestations dont les prix se réutilisent dans les devis
• Renseigner le profil de facturation repris automatiquement sur devis et factures
• Comprendre comment ces éléments alimentent disponibilité, devis et reporting

Les quatre briques d'un lieu

Pour bien démarrer, gardez en tête les quatre éléments qui composent un lieu et le rôle de chacun. Tout le reste de l'article y revient en détail.

• Le lieu : le conteneur, avec son nom et son adresse. Il identifie le site, et son nom figure sur vos devis.
• Les espaces : les salles réservables du lieu, chacune avec une capacité. Le calendrier montre l'occupation salle par salle.
• Le catalogue : vos prestations et leurs prix, réutilisés dans les devis. Chaque ligne de devis se remplit en choisissant un article.
• Le profil de facturation : l'identité légale et fiscale apposée automatiquement sur devis et factures.

La fiche du lieu regroupe aussi « Disponibilités » (horaires et fermetures), « Photos & Plans », « Coéquipiers » (qui accède au lieu), « Synchronisation » (calendriers externes) et « Formulaire de demande ». Le profil de facturation se règle dans « Devis et facturation », avec les conditions contractuelles et les options financières.

Créer un lieu

Le lieu est le conteneur de tout le reste : sans lui, vous n'avez ni espaces à réserver, ni catalogue à facturer. Le créer en premier vous donne le cadre dans lequel viendront se ranger les espaces et les prestations. Son nom n'est pas qu'administratif : il identifie le site côté équipes comme côté clients, et il figure sur vos devis.

1. Allez dans Paramètres puis Lieux : vous arrivez sur la liste de vos sites.
2. Cliquez sur « Ajouter un lieu ». Saisissez le « Nom » et choisissez la « Couleur du lieu ». Si vous avez déjà un lieu, « Copier les paramètres d'un lieu existant » reprend son adresse, son fuseau horaire, sa devise, ses profils de facturation, ses coéquipiers et tous ses articles. Complétez ensuite l'adresse dans « Informations générales ».

1. Ajoutez ses espaces et leur capacité si le lieu compte plusieurs salles louables séparément (voir la section suivante). Un lieu sans espace reste réservable : l'événement occupe alors le lieu entier.

Bon à savoir : un compte peut héberger plusieurs lieux en Pro et pendant l'essai (un seul en Free). En Pro, chaque lieu est facturé selon son nombre d'espaces. Chacun garde ses propres espaces et ses propres articles. Un même profil de facturation peut en revanche servir à plusieurs lieux.

Découper le lieu en espaces

Un espace est une salle ou une zone réservable de votre lieu (la grande salle, l'orangerie, le jardin) avec sa propre capacité. Le calendrier affiche une ligne par espace : c'est là que vous voyez quelle salle est prise et quand deux événements veulent la même. Les horaires et les fermetures, eux, se règlent sur le lieu et valent pour tous ses espaces. Prenez donc le temps de découper votre lieu en espaces réalistes.

1. Depuis le lieu, ouvrez « Lieu et espaces » puis cliquez sur « Ajouter un espace ». Donnez à chaque espace un nom parlant pour vos clients et vos équipes, par exemple « Salle Liberty ».
2. Renseignez le « Pmax » de chaque espace, le nombre maximum de personnes. Il s'affiche à côté de l'espace quand vous le choisissez sur un événement, pour vérifier d'un coup d'œil que la salle convient.
3. Répétez pour chaque salle ou zone louable. Si deux salles se louent aussi ensemble, créez en plus un espace combiné qui les réunit : le réserver bloque ses parties, et réserver une partie le bloque.

Chaque espace peut aussi porter une couleur, une capacité par configuration (Théâtre, Classe, Banquet, Cabaret, Cocktail, En U, Conseil), un temps de montage et de démontage, et des tarifs HT (« Location de l'espace », « Minimum de consommation »). Tous ces champs sont facultatifs ; l'article « Créer vos espaces » les détaille.

Une fois vos espaces créés, ils deviennent réservables : vous les rattachez ensuite aux événements, et le calendrier place chaque événement sur les lignes des espaces qu'il occupe. Un espace bien nommé et correctement dimensionné évite des erreurs d'affectation et des doubles réservations.

Le catalogue de prestations

Le catalogue rassemble tout ce que vous savez vendre sur ce lieu : location d'espace, traiteur, matériel, options diverses. L'objectif est d'enregistrer une fois pour toutes vos prestations et leurs prix, pour ne plus les ressaisir. Au moment de construire un devis, vous piochez dans une liste prête à l'emploi plutôt que de tout retaper de mémoire, ce qui évite les oublis.

• Prestations : location, traiteur, matériel, options. Saisissez chaque prestation que vous proposez, avec un intitulé clair.
• Prix : chaque article a un prix HT, en « Forfait global » ou « Par personne », et un taux de TVA. Ses « Règles tarifaires » peuvent l'ajuster selon le nombre de personnes, la période ou les jours de la semaine. Le devis applique ce prix automatiquement.

Concrètement, chaque ligne du devis se remplit en choisissant un article du catalogue. Plus votre catalogue couvre vos offres réelles, plus la création d'un devis se résume à choisir les bonnes lignes, et moins vous risquez d'oublier une prestation facturable.

Quand le lieu propose des créneaux d'espace (au moins deux espaces, et un lieu qui ne se privatise pas toujours en entier), un article peut aussi porter un « Espace par défaut » et un « Parcours type » : les espaces, jours et horaires qu'il réserve quand il est ajouté à un devis. Sur la ligne, « Espace et horaires » permet ensuite de les modifier. Si l'événement occupe le lieu entier, aucune salle n'est réservée.

Le profil de facturation

Le profil de facturation porte l'identité légale et fiscale qui doit figurer sur vos documents commerciaux. Le renseigner correctement n'est pas une formalité : ces informations apparaissent automatiquement sur devis et factures, donc toute erreur ou tout oubli se répercute directement sur les documents que reçoivent vos clients.

• Raison sociale, SIRET, numéro de TVA : l'identité légale de votre établissement.
• Adresse de facturation : celle qui doit apparaître sur les documents.

Une fois ces champs remplis, vous n'avez plus à y penser : chaque nouveau devis et chaque facture reprennent ces informations sans intervention de votre part. C'est pourquoi il vaut mieux les vérifier avant d'émettre votre premier devis.

Récapitulatif des champs

Voici, en un coup d'œil, les champs clés de chaque brique et ce qu'ils déclenchent.

• Nom du lieu : affiché dans la liste des lieux et choisi à la création d'un événement ou d'un devis.
• Adresse du lieu : l'adresse du site, complétée dans « Informations générales ».
• Nom de l'espace : identifie la salle dans le planning et lors de l'affectation à un événement.
• Capacité de l'espace (« Pmax ») : affichée à côté de l'espace quand vous le choisissez sur un événement, à titre indicatif. La « Capacité par configuration » la précise pour chaque disposition.
• Intitulé et prix de l'article : repris sur la ligne de devis, au prix ajusté par ses « Règles tarifaires » s'il en a.
• Profil de facturation : raison sociale, identifiants fiscaux et adresse, apposés sur devis et factures.

Comment ça marche

Ces briques ne vivent pas isolément : elles s'enchaînent. Le lieu et ses espaces définissent ce qui est réservable et pour combien de personnes ; le catalogue définit ce qui est facturable et à quel prix ; le profil de facturation définit qui facture et sous quelle identité.

Quand vous créez un devis, Joinways s'appuie sur cet ensemble : il propose les articles du lieu, calcule le prix de chaque ligne à partir du tarif de l'article et de ses règles tarifaires (nombre de personnes, période, jours), et reprend le profil de facturation du lieu. La capacité des espaces reste une indication, pas un contrôle : sur l'événement, un avertissement s'affiche quand les invités dépassent la capacité de la configuration choisie. De même, l'éditeur de devis signale un total HT inférieur au minimum de consommation des espaces réservés, sans bloquer.

En aval, les espaces structurent votre calendrier : chaque événement s'y place sur les lignes des salles qu'il occupe. Un découpage propre rend l'occupation lisible jour par jour, tandis qu'un découpage approximatif masque les salles réellement libres. Les rapports, eux, se lisent par lieu.

Cas particuliers

Plusieurs lieux sur un même compte : c'est possible en Pro et pendant l'essai. Vous gérez plusieurs sites avec chacun ses espaces et catalogues, sans qu'ils se mélangent. Choisissez le bon lieu au moment de créer un événement.

Espaces combinables : si deux salles se louent séparément ou ensemble, créez chaque salle, puis un espace combiné qui les réunit. Réserver la combinaison bloque ses parties sur le calendrier et dans la détection des conflits, et réserver une partie bloque la combinaison.

Prestations communes à plusieurs lieux : dans « Articles », « Importer depuis… » copie les articles d'un autre lieu, et « Copier vers… » envoie une sélection vers un autre lieu. Ajustez ensuite les prix propres à chaque site, pour que chaque devis reflète le bon tarif local.

Réaménagement d'une salle : la capacité d'un espace varie selon sa configuration (banquet, théâtre, cocktail). Renseignez-la dans « Capacité par configuration », puis choisissez la configuration de chaque salle sur l'événement, dans « Configurations des espaces ». Elle figure ensuite sur le PDF du devis et sur la fiche de fonction.

Changement de raison sociale : si votre établissement change d'entité juridique, corrigez le profil de facturation avant d'émettre de nouveaux devis. Le PDF d'un devis reprend le profil au moment où il est produit : relisez les devis encore en cours avant de les renvoyer.

Prestation ponctuelle hors catalogue : pour une demande exceptionnelle, vous pouvez ajouter une ligne directement au devis. Si elle revient souvent, ajoutez-la plutôt au catalogue pour la réutiliser sans la retaper.

Astuce : avant d'émettre votre tout premier devis, faites un tour complet du lieu : espaces et capacités, catalogue et prix, profil de facturation. Cinq minutes de vérification évitent un devis envoyé avec une mauvaise raison sociale ou un prix manquant.

Bonnes pratiques

• Mettez à jour vos prix régulièrement : un catalogue à jour évite de facturer d'anciens tarifs.
• Utilisez des intitulés de prestations clairs : vos équipes et vos clients doivent comprendre chaque ligne sans explication.
• Vérifiez le profil de facturation avant le premier devis : c'est lui qui apparaît sur tous vos documents.
• Donnez aux espaces des noms qui parlent et un Pmax réaliste : c'est l'indication que votre équipe lit en choisissant la salle.
• Structurez votre catalogue par familles (location, traiteur, matériel) : retrouver une prestation au moment du devis devient immédiat.
• Revoyez le lieu en début de saison : tarifs, capacités et mentions légales sont alors à jour pour toute l'année.
• Sur plusieurs lieux, nommez espaces et prestations sans ambiguïté entre sites, pour éviter de choisir le mauvais article dans un devis.

Dépannage

Un prix ne se reprend pas dans le devis. Cause : la prestation n'existe pas encore au catalogue, ou son prix n'a pas été renseigné. Solution : ajoutez la prestation au catalogue du lieu et renseignez son prix ; elle deviendra alors disponible à la sélection dans vos devis.

Les informations de facturation sont fausses sur un devis. Cause : le profil de facturation du lieu est incomplet ou erroné. Solution : corrigez la raison sociale, le SIRET, le numéro de TVA ou l'adresse dans le profil de facturation ; les documents suivants reprendront les bonnes données.

Un espace n'apparaît pas sur un événement. Cause : l'événement est rattaché à un autre lieu, ou l'espace n'a pas été créé. Solution : vérifiez le lieu de l'événement, ou ajoutez l'espace dans « Lieu et espaces » du bon lieu.

Une prestation apparaît au mauvais prix sur un devis. Cause : le prix du catalogue a été modifié après la création du devis, une règle tarifaire s'applique (nombre de personnes, période, jours), ou le mauvais article a été choisi. Solution : vérifiez le prix et les règles tarifaires de l'article, puis corrigez la ligne directement sur le devis si besoin.

Exemple concret

Prenons un hôtel qui ouvre son activité événementielle sur Joinways. Il commence par créer son lieu avec le nom de l'établissement et son adresse. Il le découpe ensuite en 4 espaces : la grande salle, un salon, une terrasse et une salle de réunion, chacun avec sa capacité, par exemple 200 personnes pour la grande salle et 40 pour la salle de réunion.

Il bâtit alors un catalogue de 30 prestations : location de chaque espace, formules traiteur, locations de matériel, options diverses, chacune avec son prix. Enfin, il renseigne son profil de facturation une bonne fois pour toutes : raison sociale, SIRET, TVA et adresse.

Résultat : créer un devis revient désormais à choisir des articles plutôt qu'à tout retaper. L'équipe choisit l'espace, vérifie d'un coup d'œil que la capacité suffit, ajoute les prestations voulues depuis le catalogue, et le devis se construit avec les bons prix et les bonnes mentions légales. Ce qui prenait de longues minutes se fait en quelques clics, sans oubli.

Deuxième exemple : un second site

Le même hôtel ouvre un an plus tard une seconde adresse, une villa avec jardin. Sur le même compte, il crée un deuxième lieu, distinct du premier, avec sa propre adresse.

La villa a deux espaces seulement, le grand salon et le jardin, et des tarifs de location plus élevés que le site historique. L'équipe importe les articles de l'hôtel avec « Importer depuis… », puis relève les prix de location propres à la villa.

Comme chaque lieu garde son catalogue et son profil de facturation, un devis pour la villa porte automatiquement les bons prix et la bonne identité de facturation, sans risque de confusion avec l'hôtel. Choisir le bon lieu à la création de l'événement suffit à tout aligner.

FAQ

Puis-je gérer plusieurs lieux sur un même compte ?

Oui, en Pro et pendant l'essai (un seul lieu en Free). Chaque lieu garde ses espaces et son catalogue, ce qui évite tout mélange entre vos différents établissements.

Dois-je recréer mon catalogue pour chaque lieu ?

Non. Le catalogue est attaché au lieu, mais vous pouvez le copier : à la création du lieu avec « Copier les paramètres d'un lieu existant », ou ensuite depuis « Articles » avec « Importer depuis… ». Il ne reste qu'à ajuster les tarifs propres au lieu.

Que se passe-t-il si je modifie un prix au catalogue ?

Les nouveaux devis reprendront le prix mis à jour, puisque les prix du catalogue sont réutilisés automatiquement. Pensez donc à tenir votre catalogue à jour pour ne jamais facturer d'anciens tarifs.

À quoi sert la capacité d'un espace ?

Elle s'affiche à côté de l'espace quand vous le choisissez sur un événement, pour vérifier d'un coup d'œil que la salle convient. Si vous choisissez une configuration, c'est sa capacité qui compte, et un avertissement s'affiche quand les invités la dépassent. Joinways ne bloque pas l'événement : saisissez des capacités réalistes.

Pourquoi vérifier le profil de facturation avant le premier devis ?

Parce que ces informations apparaissent automatiquement sur devis et factures. Les contrôler en amont évite d'envoyer un document portant une mauvaise raison sociale ou une adresse erronée.

Puis-je supprimer ou désactiver un espace que je ne loue plus ?

Vous pouvez le supprimer depuis son menu dans « Lieu et espaces ». Avant de confirmer, Joinways affiche ce qui l'utilise encore : événements à venir et passés, demandes, articles du catalogue, combinaisons. L'action est irréversible : les événements perdent le lien vers la salle, et un événement qui n'a plus aucun espace réserve le lieu entier. Si la salle change seulement d'usage, renommez-la plutôt.

Le catalogue gère-t-il la TVA par prestation ?

Oui. Chaque article porte son propre taux de TVA, choisi dans la liste des taux du pays du lieu. Il est repris sur la ligne du devis, où vous pouvez encore le modifier. Pour changer le taux de plusieurs articles, sélectionnez-les dans « Articles » et appliquez le nouveau taux en une fois.

Voir aussi

• Créer vos espaces
• Paramètres de facturation
• Suivre l'activité et l'occupation