Traiter une demande entrante

Une demande qui arrive dans les Demandes n'est encore qu'un message brut : l'IA en a déjà extrait l'essentiel, mais c'est vous qui décidez d'en faire un dossier ou de l'écarter. Une demande ne vaut que si vous la traitez vite et bien. Le geste quotidien tient en trois temps : ouvrir, vérifier ce que l'IA a compris, et décider — convertir, rattacher ou écarter.

Traiter une demande, ce n'est pas re-saisir des informations : l'IA a déjà fait ce travail. Votre rôle est de contrôler, corriger au besoin, puis d'orienter la demande vers la bonne suite. Cette page détaille chaque champ, comment corriger l'IA, comment éviter les doublons et quand écarter.

Ce que vous allez apprendre

• Vérifier et interpréter les informations extraites par l'IA, champ par champ
• Corriger une extraction inexacte
• Convertir une demande en événement
• Rattacher pour éviter les doublons, ou écarter selon le cas

Vérifier l'extraction, champ par champ

Quand vous ouvrez une demande, les champs détectés s'affichent à côté du message d'origine. Cette mise en regard vous permet de contrôler d'un coup d'œil : chaque champ extrait doit correspondre à ce que dit réellement le message.

• Date : la date ou la période souhaitée. C'est le champ le plus sensible, car il conditionne la disponibilité ; vérifiez surtout les formulations vagues (« en juin », « le week-end prochain »).
• Budget : le montant évoqué. Attention aux confusions TTC/HT et aux budgets exprimés « par personne » plutôt qu'au total.
• Participants (Pax) : le nombre de personnes attendues. Il détermine l'espace adapté ; un « une cinquantaine » doit être confirmé avant d'engager un espace précis.

Le message d'origine reste toujours visible : en cas de doute sur un champ, relisez la phrase correspondante plutôt que de vous fier au seul résumé.

Référence : champs et actions disponibles

Voici l'inventaire des éléments que vous croisez sur une demande. Tous ne sont pas toujours renseignés : l'IA n'extrait que ce que le message contient, et c'est normal qu'un champ reste vide quand le prospect n'a rien précisé.

• Type d'événement : mariage, anniversaire, séminaire, cocktail… Il oriente l'espace et le devis ; vérifiez-le quand le message reste générique (« une fête »).
• Date : champ pivot, indispensable à la conversion et à la vérification de disponibilité.
• Participants (Pax) : le nombre de personnes attendues, qui détermine l'espace adapté.
• Budget : montant évoqué, à lire avec prudence (TTC/HT, total ou par personne).
• Contact : nom, email ou téléphone du prospect, repris automatiquement au moment de convertir ou de rattacher.

Le message d'origine, lui, n'est jamais modifié : il sert de source de vérité quand un champ extrait vous semble douteux.

Les trois actions de sortie

• Convertir : crée un nouvel événement à partir de la demande.
• Rattacher : relie la demande à un contact ou un événement déjà existant.
• Écarter : sort la demande de la file active sans créer de dossier.

Corriger l'IA

Si l'IA a mal lu une date ou confondu un budget TTC/HT, corrigez le champ directement — votre correction est conservée pour ce dossier. Corriger n'est pas seulement utile sur l'instant : chaque correction sert de signal pour fiabiliser les extractions suivantes sur des messages similaires.

1. Ouvrez la demande dans les Demandes.
2. Lisez le message d'origine et les champs extraits (date, budget, PAX).
3. Corrigez ce qui est inexact : le champ se met à jour immédiatement.
4. Choisissez : Créer l'événement, rattacher à un dossier/contact existant, ou écarter.

💡 Astuce : en cas de doute, fiez-vous aux champs extraits (date, budget, PAX) pour décider quoi traiter en premier.

Les trois décisions

Une fois l'extraction vérifiée, chaque demande aboutit à l'une de ces trois issues. Choisir la bonne évite à la fois de perdre une opportunité et de créer du désordre dans vos dossiers.

• Convertir : la demande devient un événement à suivre. Tout est repris (contact, date, espace pressenti) et vous arrivez sur un dossier déjà structuré, prêt à être travaillé.
• Rattacher : reliez la demande à un contact ou un événement existant. C'est le bon réflexe dès qu'un prospect vous a déjà écrit, car cela évite les doublons et garde un historique unique.
• Écarter : spam ou hors-sujet, on nettoie les Demandes. La demande quitte la file active sans créer de dossier inutile.

Gérer les doublons

Le doublon est le piège le plus courant : un prospect écrit par email, puis relance sur Instagram, et vous vous retrouvez avec deux dossiers pour le même événement. Le réflexe est simple : avant de convertir, demandez-vous si ce contact ou cet événement existe déjà. Si oui, rattachez plutôt que de créer. Vous conservez ainsi un seul fil de discussion et un historique complet.

Quand écarter

Écartez sans hésiter ce qui n'est manifestement pas une demande d'événement : démarchage commercial, newsletter, question administrative, message personnel. Un espace Demandes propre vous permet de vous concentrer sur les vraies opportunités. En revanche, ne confondez pas « à écarter » et « incomplet » : une demande réelle mais floue se travaille (relancez le prospect), elle ne s'écarte pas.

Cas particuliers

Demande sans date : ne convertissez pas à l'aveugle. Répondez d'abord pour obtenir une date, puis convertissez une fois le champ rempli — sans date, impossible de vérifier la disponibilité.

Plusieurs dates possibles : si le prospect hésite entre deux dates, retenez celle qu'il privilégie et notez l'alternative ; vous ajusterez le dossier ensuite.

Demande groupée : un message qui évoque deux événements distincts (un mariage et un brunch le lendemain) peut justifier deux dossiers. Convertissez le principal, puis créez ou rattachez le second selon votre organisation.

Demande dans une langue étrangère : l'IA extrait les champs quelle que soit la langue du message. Vérifiez surtout le format de date (jour/mois inversé selon les pays) et le séparateur de milliers du budget avant de convertir.

Relance sur un dossier perdu : si un prospect que vous aviez classé revient des mois plus tard, rattachez à l'événement existant plutôt que d'ouvrir un nouveau dossier ; vous gardez l'historique de l'échange initial.

Bonnes pratiques

• Traitez en priorité les demandes les plus complètes et les plus urgentes (date proche, budget clair).
• Répondez vite : la rapidité fait la différence, car le premier à répondre part souvent gagnant.
• Corrigez les extractions pour fiabiliser l'IA : un champ corrigé aujourd'hui, c'est une extraction plus juste demain.
• Rattachez plutôt que de recréer dès qu'un contact ou un événement existe déjà.
• Videz les Demandes régulièrement : une file courte se traite mieux qu'une pile de demandes accumulées sur plusieurs jours.
• Avant chaque conversion, prenez le réflexe d'une recherche rapide sur le nom ou l'email du contact pour éviter le doublon.

Dépannage

Un champ extrait est faux ? Cause : une formulation ambiguë dans le message (date relative, budget par personne). Solution : corrigez le champ à la main ; la correction est conservée et améliore les prochaines extractions.

Vous avez créé un doublon ? Cause : la demande a été convertie alors qu'un dossier existait déjà. Solution : à l'avenir, rattachez la nouvelle demande au dossier existant plutôt que d'en créer un second.

Impossible de convertir une demande ? Cause fréquente : un champ indispensable (la date) est vide. Solution : complétez le champ manquant, puis relancez la conversion.

L'IA n'a rien extrait du message ? Cause : un message très court ou sans détail (« Bonjour, vous êtes dispo ? »). Solution : répondez pour obtenir date, PAX et budget, puis complétez les champs à la main avant de convertir.

Exemple concret

Une demande Instagram arrive : « anniversaire 40 ans, 50 personnes, juin ». L'organisateur ouvre la demande : l'IA a bien détecté le type d'événement et les 50 participants, mais le budget est vide et la date reste vague. Il complète le budget d'après un échange rapide, précise une date en juin, vérifie qu'aucun dossier n'existe déjà pour ce contact, puis convertit en événement — le tout en 30 secondes. Le dossier arrive déjà structuré, prêt pour un devis.

Autre exemple

Un email arrive d'un client habituel : « On voudrait refaire notre séminaire annuel, comme l'an dernier, autour de 80 personnes. » L'IA extrait 80 PAX et le type séminaire, mais la date reste à préciser. Plutôt que de créer un nouveau dossier, l'organisateur reconnaît le nom, recherche le contact, retrouve l'événement de l'an passé et rattache la demande à ce contact. L'historique des échanges précédents est conservé, et le devis de l'année dernière sert de base au nouveau — aucun doublon, tout le contexte sous la main.

FAQ

J'ai écarté une demande par erreur ?

Retrouvez-la via les filtres des Demandes et reconvertissez-la : écarter ne supprime pas le message, il sort seulement de la file active.

Dois-je tout vérifier avant de convertir ?

Au minimum la date, le budget et le PAX : ce sont les champs qui structurent le dossier. Le reste se complète ensuite dans l'événement.

Mes corrections sont-elles conservées ?

Oui : la correction reste attachée au dossier et sert aussi à fiabiliser les extractions futures.

Quelle différence entre rattacher et convertir ?

Convertir crée un nouvel événement ; rattacher relie la demande à un contact ou un événement déjà existant pour éviter les doublons.

Que faire d'une demande sans budget ?

Vous pouvez convertir sans budget si la date et le PAX sont là ; complétez le budget plus tard, après un échange avec le prospect.

L'IA peut-elle se tromper sur le type d'événement ?

Oui, surtout quand le message est générique. Corrigez le type avant de convertir : il influence l'espace pressenti et facilite la rédaction du devis.

Comment retrouver une demande déjà traitée ?

Utilisez les filtres des Demandes pour afficher les demandes converties, rattachées ou écartées : rien n'est supprimé, tout reste consultable.

Faut-il répondre au prospect avant ou après la conversion ?

Les deux ordres fonctionnent. Si un champ indispensable (la date) manque, répondez d'abord pour l'obtenir ; sinon, convertissez puis poursuivez l'échange depuis le dossier de l'événement.

Voir aussi

• Comprendre les Demandes unifiées
• Comprendre le score IA
• Créer un événement