Calendrier et gestion d'événements
Un planning qui fait foi pour toute l'équipe
Disponibilités, devis, contrats et échanges avec le client se retrouvent sur la même page d'événement, sans tableurs ni agendas éparpillés.
Devis, planning, échanges : tout l'événement sur un écran
Le commercial, le chef de projet et l'équipe sur place travaillent sur le même événement : dates, salles, échanges avec le client, devis, fiche de fonction et tâches.
Des disponibilités toujours exactes
Tous vos lieux et espaces tiennent dans un seul calendrier, salles combinables et temps de montage compris, et une double réservation est signalée avant que vous confirmiez.
- Toutes vos salles en une vue, sur un lieu ou plusieurs
- Conflits vérifiés à l'heure, salle par salle, avant l'enregistrement
- Vues jour, semaine et mois
- Synchronisation optionnelle avec Google Agenda ou Outlook
L'historique des emails sur chaque événement
Chaque email échangé avec le client est rattaché automatiquement à son événement : en l'ouvrant, vous retrouvez toute la conversation.
- Emails liés à l'événement, sans saisie
- Répondez directement depuis la page de l'événement
- Fil complet visible par votre équipe
- « À répondre » signalé sur l'onglet Échanges
Tout ce qui entoure l'événement, au même endroit
- Page de l'événement
Page de l'événement
Toutes les informations clés de l'événement sur une seule page : dates, espaces, invités, budget, contacts et statut. En tête, « À faire maintenant » : le message du client qui attend une réponse, l'étape suivante du devis, la prochaine tâche ouverte.
- Devis et contrat
Devis et contrat
Devis et contrat de location en ligne, signés électroniquement.
- Fiche de fonction
Fiche de fonction
Chaque ligne du devis se range dans la bonne section (traiteur, technique, prestataires), et la fiche se partage en PDF.
- Suivi commercial
Suivi commercial
Vous définissez vos étapes pour les options et pour les confirmés, et l'événement avance seul quand le devis est signé ou l'acompte réglé.
- Tâches et rappels
Tâches et rappels
Rappels et tâches préparés selon le type d'événement.
- Documents et fichiers
Documents et fichiers
Contrats, plans de salle, photos : chaque fichier est rangé avec l'événement.
- Discussion d'équipe
Discussion d'équipe
Chaque événement a son propre fil de discussion, et un collègue mentionné est prévenu.
- Historique d'activité
Historique d'activité
Qui a fait quoi et quand : chaque événement garde une trace complète de son activité.
- Vues sauvegardées
Vues sauvegardées
Vos filtres enregistrés : un clic pour retrouver un lieu, une étape ou les tâches en retard.
Le calendrier tient compte de vos fermetures
Fermeture d'août, travaux, jours de pont : déclarés une fois, ils se retrouvent partout, du calendrier à la création d'événement.
Périodes de fermeture
Vacances, travaux, lieu gardé pour un usage interne : la période est marquée pour le lieu et ses espaces, au choix en simple avertissement ou en vrai blocage.
Jours fériés importés
Les jours fériés de votre pays s'importent en un clic et s'affichent comme fermetures.
Vacances scolaires par zone
Les vacances scolaires de votre zone teintent le calendrier, à titre indicatif.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de lieu événementiel ?
Un logiciel de gestion d'événements regroupe au même endroit tout ce qu'un lieu doit suivre : les demandes entrantes, le planning des espaces, les devis et les contrats. Il réunit aussi les échanges client et les fiches de fonction. Là où un agenda partagé n'affiche que des créneaux, il relie chaque réservation à son devis, à ses emails et à ses tâches.
La différence avec un outil généraliste tient au métier. Les statuts distinguent l'option de la confirmation, le calendrier raisonne par espace, et l'événement produit sa fiche de fonction pour la cuisine et le service.
Pourquoi pas un tableur et un agenda partagé ?
Beaucoup de lieux démarrent ainsi, puis les demandes augmentent. Les failles apparaissent : une option oubliée dans l'agenda, un devis dont personne ne retrouve la dernière version, un email resté sans réponse tout un week-end. Chaque outil fonctionne, mais rien ne les relie.
Un logiciel dédié supprime ces angles morts : la disponibilité, le devis, le contrat et la conversation figurent sur la même page d'événement. Quand une information change, elle change partout, et toute l'équipe travaille sur la même source.
Puis-je gérer plusieurs lieux et espaces dans un même calendrier ?
Oui. Tous vos lieux et espaces s'affichent dans un calendrier unifié, en vue jour, semaine ou mois, avec les options et les confirmations de chacun.
Comment Joinways évite-t-il les doubles réservations ?
Joinways vérifie les conflits à l'heure, salle par salle, avant l'enregistrement. Une salle combinée bloque les salles qui la composent, les temps de montage et de démontage comptent, et un événement sans salle précise occupe tout le lieu. Les options restent distinctes des confirmations, pour que le statut de chaque créneau soit clair. S'il reste un conflit, il est signalé avant la confirmation, et vous décidez.
Le calendrier se synchronise-t-il avec Google Agenda ou Outlook ?
Oui, en option. Joinways envoie votre planning vers Google Agenda ou Outlook : une réservation confirmée apparaît dans votre agenda et se met à jour quand elle change dans Joinways. Vous gérez le planning dans Joinways, et les collègues qui consultent leur calendrier habituel y voient des disponibilités justes.
Voir les 10 autres questions
Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?
La fiche de fonction rassemble ce que les équipes doivent savoir pour le jour J : horaires, menu, dressage, matériel, contacts. Dans Joinways, elle se génère depuis l'événement et s'adapte à son type : restauration, technique et accueil sur un séminaire ; traiteur, technique, coordination et prestataires sur une soirée privatisée. Chaque ligne du devis s'y range dans sa section (restauration, technique, personnel), et la configuration de chaque salle y figure. Elle s'exporte en PDF et se partage en un clic avec la cuisine, le service ou un prestataire.
Les échanges client sont-ils visibles sur l'événement ?
Oui. Chaque email échangé avec le client est rattaché à son événement, sans saisie. Vous répondez directement depuis la page de l'événement, et toute l'équipe voit le fil complet.
Comment suivre mes demandes jusqu'à la confirmation ?
Le suivi commercial affiche chaque demande à son étape, de la première réponse à la confirmation. Vous créez vos propres étapes pour les options et pour les confirmés, et reliez chacune à un signal : devis envoyé, devis signé, acompte réglé, fiche de fonction figée. L'événement avance alors seul, sans jamais reculer. Vous pouvez aussi le glisser d'une étape à l'autre, et vous voyez le chiffre d'affaires attendu pour le mois.
À quels types de lieux s'adresse Joinways ?
Aux lieux qui accueillent des événements : espaces événementiels et salles de réception, hôtels avec salons, restaurants et bars privatisables. Joinways s'adresse aussi aux domaines et lieux atypiques, aux centres de séminaires, aux coworkings et espaces de bureaux flexibles. Dès que vous suivez des demandes, un planning d'espaces et des devis, l'outil couvre votre quotidien, avec un espace unique comme avec plusieurs lieux.
Combien de temps prend la mise en place ?
Une demi-journée : le temps de créer vos espaces (capacités, configurations, temps de montage) et de connecter votre boîte mail et votre agenda. Vous importez aussi votre historique (contacts et événements passés), pour que le planning ne démarre pas vide. Si vous quittez un autre outil, nous vous accompagnons dans la bascule. Pour commencer : créer et structurer un événement.
Un séminaire occupe le lieu trois jours. Est-ce gérable ?
Oui. Un événement porte plusieurs journées : installation le lundi, plénière et ateliers le mardi, restitution le mercredi. Chaque journée a ses créneaux, salle par salle et à l'heure, et l'ensemble apparaît sur le calendrier.
Mes salles se combinent et changent de capacité selon la disposition. Est-ce géré ?
Oui. Chaque espace porte sa capacité par disposition (théâtre, classe, banquet, cocktail), ses temps de montage et de démontage, son tarif et son minimum de consommation. Deux salles que l'on peut réunir forment une salle combinée : la réserver bloque les deux. Un lieu qui se loue toujours en entier se déclare comme tel, et chaque événement l'occupe en totalité.
Puis-je faire signer un contrat de location ?
Oui. Le contrat se génère depuis le devis accepté : parties, dates, espaces, effectif, prix, échéancier et vos clauses. Le client le signe en ligne, et le PDF signé rejoint les fichiers de l'événement. Chaque lieu choisit entre des conditions imprimées dans le devis et un devis court accompagné d'un contrat séparé.
Comment l'équipe échange-t-elle sur un événement ?
Chaque événement a sa discussion d'équipe, accessible depuis n'importe quel onglet de sa page. Mentionnez un collègue avec @ : il est prévenu dans Joinways et par email. Les messages restent attachés à l'événement, et une information importante s'épingle en note.
Comment savoir ce qu'il reste à faire sur un événement ?
La page de l'événement s'ouvre sur « À faire maintenant ». Le bloc liste le dernier message du client qui attend une réponse, avec « Répondre » qui ouvre le fil, l'étape suivante du devis (créer, envoyer, relancer) et la prochaine tâche ouverte. Il n'y a pas d'étape devis quand la plateforme de réservation prend le devis. L'onglet Échanges affiche « À répondre » tant qu'un message attend le lieu, et le bloc disparaît quand il ne reste rien.