Le logiciel de vente groupes & événements pour l'hôtellerie
Un même processus de vente groupes et événements dans tous vos établissements, des équipes qui travaillent sur la même base, et une vue consolidée de ce que chaque site rapporte.
Suivi commercial multi-établissements
Visualisez chaque demande de groupe, chaque option posée et chaque réservation confirmée à l'échelle du groupe, dans une seule vue consolidée. Filtrez par établissement, type d'événement, période et montant pour lire la demande, répartir les ressources et repérer vite les sites en tension ou en sous-capacité.
Collaboration inter-services
Commerciaux, restauration et opérations travaillent sur le même dossier événement : propositions, feuilles de fonction cuisine et listes de contrôle d'installation au même endroit, sans double saisie.
Pilotage direction fiable
Générez les rapports de chiffre d'affaires, suivez la performance des réservations de groupes et comparez revenus et taux de confirmation entre établissements, depuis des vues d'ensemble à jour en temps réel. Fini les tableurs refaits chaque semaine pour le comité de direction.
Ce que Joinways harmonise au niveau groupe
Demandes et affaires consolidées sur plusieurs établissements.
Modèles commerciaux et passations inter-services standardisés.
Indicateurs consolidés pour la direction avec lecture par établissement.
Processus multi-établissements pour ventes groupes hôtelières
Centralisez les demandes, harmonisez les processus et pilotez la performance groupe avec une vision consolidée.
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Consolider les demandes
Les demandes arrivent du site de la marque, des agences, des canaux partenaires et des appels directs. Chacune entre dans le suivi commercial du groupe avec ses détails extraits du message : dates, nombre de participants, établissement souhaité, hébergement et budget. Votre équipe centrale l'affecte au bon établissement et au bon commercial — et quand le site demandé est complet, l'opportunité est proposée à un autre établissement du groupe.
- Centralisation et tri des demandes
- Visualisez chaque demande de groupe, chaque option posée et chaque réservation confirmée à l'échelle du groupe, dans une seule vue consolidée. Filtrez par établissement, type d'événement, période et montant pour lire la demande, répartir les ressources et repérer vite les sites en tension ou en sous-capacité.
Standardiser l'exécution
Chaque établissement travaille avec les mêmes modèles de propositions, les mêmes cadres tarifaires et le même format de feuille de fonction : l'expérience reste cohérente, que le client réserve votre hôtel urbain ou votre resort en bord de mer. Les commerciaux composent leurs propositions à partir d'éléments validés — configurations de salles, forfaits techniques, menus, activités — et les passations entre services se déclenchent au passage d'option à confirmé.
- Création et signature en quelques clics
- Commerciaux, restauration et opérations travaillent sur le même dossier événement : propositions, feuilles de fonction cuisine et listes de contrôle d'installation au même endroit, sans double saisie.
Piloter en confiance
La direction voit la valeur des affaires en cours sur tout le portefeuille, en temps réel, par étape, par établissement, par segment et par commercial. Comparez au mois précédent et à l'année passée, repérez les sites en avance sur l'objectif et ceux qui ont besoin d'appui, et produisez des rapports prêts pour le comité sans compilation manuelle : les chiffres se mettent à jour au fil des affaires.
- Suivi des performances événementielles
- Générez les rapports de chiffre d'affaires, suivez la performance des réservations de groupes et comparez revenus et taux de confirmation entre établissements, depuis des vues d'ensemble à jour en temps réel. Fini les tableurs refaits chaque semaine pour le comité de direction.
Cas d'usage hôtellerie et complexes hôteliers
MICE, réceptions, mariages avec hébergement et séminaires de direction, coordonnés de la même façon dans chaque établissement.
Conférences MICE multi-jours
Un laboratoire réserve un congrès médical de 3 jours pour 400 participants : plénières dans la grande salle, 6 salles d'ateliers, espace exposants et dîner de gala le deuxième soir. Joinways tient tout le programme dans un seul dossier : déroulé jour par jour, feuilles de fonction pour chaque équipe, devis jusqu'à la facturation.
Mariages et grands week-ends privés
Un week-end de mariage dans votre établissement : cocktail de bienvenue le vendredi, cérémonie et réception le samedi, brunch d'adieu le dimanche. Joinways coordonne vos équipes événement, restauration et opérations avec un déroulé unifié et une feuille de fonction par événement, dans un seul dossier client.
Retraites de direction
Le séminaire de direction d'un grand groupe : 50 dirigeants, 2 nuits, réunions de conseil, activités de cohésion, dîners privés et soins au spa. Joinways tient les exigences de service VIP, les menus sur mesure, le planning des activités et les impératifs de confidentialité, entre commerciaux, conciergerie et restauration.
Galas annuels récurrents
Un gala caritatif annuel de 300 invités : cocktail, dîner assis, remise de prix, animation et vente aux enchères silencieuse. Joinways conserve l'historique d'une édition à l'autre, les prestataires et les contacts mécènes, pour améliorer et valoriser chaque édition.
À quoi ressemble une vente groupes disciplinée sur un portefeuille
Les groupes hôteliers qui font croître leur chiffre d'affaires groupes et banquets ne s'en remettent pas aux habitudes de chaque établissement : ils fixent un processus commun, font circuler la demande dans le portefeuille et lisent les mêmes chiffres chaque mois.
Un même cadre par segment, pas par établissement : critères de tri, modèles de proposition et délais de réponse identiques, que la demande arrive à l'hôtel urbain ou au resort.
Faire circuler la demande dans le portefeuille : quand l'établissement demandé est complet, un passage de relais structuré vers une adresse sœur garde le groupe dans la maison au lieu de le rendre au marché.
Relire le suivi commercial par établissement chaque mois : taux option → confirmé et motifs de perte montrent quelle adresse a besoin d'appui avant la fin du trimestre.
Indicateurs groupes à revoir chaque mois
- Délai demande → première proposition par établissement : l'écart entre votre établissement le plus rapide et le plus lent est la marge à combler
- Taux de passage option → confirmé par établissement et par segment
- Part des groupes sauvés par réorientation interne quand le premier choix est complet
Ce qui distingue les portefeuilles dont le chiffre groupes se cumule
Les portefeuilles les plus solides traitent la vente groupes comme une seule opération à plusieurs adresses, pas comme plusieurs opérations sous une même marque. Standards centraux, exécution locale, une lecture consolidée des demandes en cours : c'est cette combinaison qui rend l'établissement suivant plus facile à intégrer, et non plus difficile.
Un groupe de trois établissements côtiers standardise sa vente groupes
La situation de départ
Un groupe familial de la côte portugaise (un hôtel urbain à Porto, un resort en bord de mer et une quinta à la campagne) traite ses demandes de groupes établissement par établissement. Chaque adresse a ses modèles et ses habitudes ; les propositions partent en trois jours, et un établissement complet signifie un groupe perdu, faute de regarder les calendriers des adresses sœurs.
Ce qu'ils ont mis en place
Joinways déployé sur les trois adresses en trois semaines : modèles de proposition et critères de tri partagés, un suivi commercial consolidé, et les disponibilités de chaque établissement visibles par tous les commerciaux. La direction lit un tableau de bord au lieu de trois feuilles de calcul.
La première année
Les premières propositions partent en un jour ouvré, contre trois auparavant, et les réorientations internes gardent dans le groupe des demandes qui repartaient au marché. Dans ce scénario, c'est la plus petite adresse qui gagne le plus : elle hérite des standards de la plus forte.
Directrice commerciale groupe
Scénario illustratif : groupe hôtelier de trois établissements
Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.