Fiche de fonction
Le devis signé devient la fiche de fonction
Planning, restauration, disposition, staff et prestataires sur une seule fiche. Le client, les prestataires et l'équipe reçoivent chacun leur version, à jour.
Qui voit quoi dans la fiche de fonction ?
Vous choisissez, section par section, ce que voient le client, les prestataires et l'équipe. Chacun reçoit son lien.
Le client
Il relit le programme, complète ce qui manque et valide la fiche en ligne.
- Un formulaire prérempli pour ses horaires et ses besoins
- « Valider la fiche de fonction » en un clic, avec la date
- Le staff sans horaires ni notes internes
Les prestataires
Chaque prestataire voit sa prestation, confirme et propose ses changements.
- « Bien reçu, je confirme » depuis son lien
- Un menu ou un détail proposé, que vous acceptez ou non
- Seulement les sections que vous lui ouvrez
L'équipe
La fiche complète, horaires et remarque interne comprises, lisible sur téléphone.
- Un lien d'équipe, sur mobile comme en PDF
- Les horaires du staff et les postes à pourvoir
- Qui a lu la dernière version, et qui non
La remarque interne n'est jamais montrée au client ni aux prestataires, quel que soit le réglage.
Quel logiciel de fiche de fonction pour un lieu événementiel ?
Joinways prépare la fiche de fonction des lieux événementiels (hôtels, salles de réception, châteaux, restaurants privatisables, espaces de coworking) à partir du devis signé. Planning, restauration, disposition, technique, staff et prestataires sont repris sans recopie, y compris depuis un devis Kactus ou Naboo lu sur son PDF. Le client, les prestataires et l'équipe reçoivent chacun leur version. Quand un avenant change un horaire ou un effectif, la ligne concernée est signalée et vous voyez qui a lu la version précédente. La fiche vit dans le même outil que les demandes, les devis et le planning des espaces.
Comment la fiche de fonction se remplit-elle depuis le devis ?
Chaque ligne du devis se range dans sa section : restauration, technique, planning, staff. Quand un avenant change une quantité, la ligne passe en « Modifié » et se met à jour à sa place.
Chaque ligne dans sa section
Le déjeuner en restauration, le vidéoprojecteur en technique, les horaires dans le planning.
Les avenants suivis
Une quantité ou un horaire changé sur le devis est signalé, avec la valeur déjà reprise.
Vos retouches gardées
Ce que l'équipe a modifié à la main reste. La nouvelle version s'ajoute à côté, avec un avertissement.
Comment le client complète-t-il sa partie ?
Vous envoyez un formulaire prérempli avec ce que la fiche contient déjà. Le client donne ses horaires, la disposition de chaque moment et ses besoins. Ses réponses arrivent dans la fiche, sans saisie.
Horaires et déroulé
Arrivée, départ et moments de la journée, un horaire par ligne.
Une disposition par moment
Théâtre pour la plénière, banquet pour le déjeuner, lue sur la capacité de la salle.
Réponses reprises
Une réponse corrigée par le client est signalée et se met à jour au même endroit.
Comment les prestataires confirment-ils leur prestation ?
Chaque prestataire reçoit un lien vers sa prestation : horaires sur place, ce qu'il assure, accès et consignes. Il confirme, complète ses coordonnées ou propose un changement. Vous voyez où en est chacun.
Confirmé, ouvert ou pas encore ouvert
L'état de chaque prestataire sur la fiche, avec la version qu'il a confirmée.
Menus et détails proposés
Le traiteur propose son menu. Vous gardez l'actuel ou vous acceptez.
Ce qui reste à traiter, en orange
Les demandes en attente s'affichent sur l'onglet de l'événement et dans la liste des événements.
Comment la fiche reste-t-elle juste ?
L'ordre et la visibilité des sections, l'historique des versions, le suivi du staff et la disposition de chaque moment.
- Réglage des sections de la fiche de fonction par public : client, prestataires, équipeSections
Vous décidez qui voit quoi
Un ordre pour toute la fiche et, pour chaque section, trois cases : client, prestataires, équipe. Une section inutile se désactive sans perdre son contenu.
- Un seul ordre pour l'éditeur, les liens et les PDF
- Chaque section visible ou non, par public
- La remarque interne réservée à l'équipe
- Historique des versions de la fiche de fonction avec les changements ligne à ligneHistorique
Chaque version est gardée
Un enregistrement qui change quelque chose crée une version : ce qui a bougé, qui l'a fait, qui l'avait lue. Un prestataire qui a lu l'ancienne version est signalé.
- Les différences ligne à ligne
- « Modifié depuis sa lecture » pour chaque destinataire
- Retour à un état précédent en un clic
- Section Staff de la fiche de fonction et la version équipe sur téléphoneStaff
Le staff du jour, et qui a lu
Les personnes présentes, leur rôle, leurs horaires et les postes encore à pourvoir. Pour chacun, vous savez s'il a lu la dernière version.
- Un annuaire du staff commun à votre lieu
- Les postes en attente signalés
- Qui a lu la dernière version
- Disposition par moment dans le planning de la fiche de fonction, avec la capacité de chaque salleDisposition
Une disposition par moment
La plénière en théâtre, le déjeuner en banquet, les ateliers en cabaret. Chaque ligne du planning porte sa disposition, lue sur la capacité de la salle.
- Théâtre, classe, banquet, cabaret, cocktail, en U, conseil
- Les places de la salle dans cette disposition
- Une alerte quand l'effectif dépasse
Que fait encore la fiche de fonction ?
Des PDF par espace, un programme type, plusieurs jours, les factures des prestataires et une API.
PDF complet ou par espace
Un PDF pour l'équipe, un par espace pour la cuisine ou la régie.
Programme par défaut
Le déroulé type de votre lieu s'affiche tant que le planning est vide.
Plusieurs jours
Un planning par jour, ou le même pour tous les jours.
Vue par espace
Le déroulé dans l'ordre chronologique ou salle par salle.
Deux personnes, une fiche
Si un collègue a enregistré entre-temps, rien n'est écrasé sans vous le demander.
Factures des prestataires
Facture reçue, facture payée : suivie par prestataire et envoyée à votre comptabilité.
Chevauchements signalés
Un moment qui empiète sur le suivant est signalé, avec l'horaire qui le corrige.
API et MCP
Lire et mettre à jour la fiche depuis vos outils, ou depuis Claude et ChatGPT.
Qu'est-ce qu'un logiciel de fiche de fonction ?
Un logiciel de fiche de fonction prépare le document que les équipes suivent le jour de l'événement : planning, restauration, disposition, technique, staff et prestataires. Il part de ce qui a été vendu et le transmet à chacun, au lieu d'un fichier recopié puis envoyé par email.
Dans Joinways, la fiche de fonction vit dans l'événement : séminaire, journée d'étude, privatisation ou soirée d'entreprise. Elle reprend les lignes du devis signé, y compris celles d'un devis Kactus ou Naboo lues sur son PDF, les réponses du client et le programme type de votre lieu. Chaque public a sa version : le client valide, les prestataires confirment, l'équipe voit tout.
Quand quelque chose change (un avenant, un horaire, un effectif), la fiche le signale sur la ligne concernée et indique qui a lu la version précédente : vous prévenez ceux qui doivent l'être.
Du devis signé au jour J, en quatre étapes
- 01
Le devis est signé
Ses lignes se rangent dans les sections de la fiche, avec le programme type du lieu.
- 02
Le client complète
Il reçoit un formulaire prérempli et donne ses horaires, la disposition et ses besoins.
- 03
Les prestataires confirment
Chacun reçoit sa prestation, confirme ou propose un changement.
- 04
L'équipe a la dernière version
Lien d'équipe ou PDF : la fiche est à jour pour tout le monde.
Pourquoi pas un modèle Word ou Excel ?
Un modèle suffit pour un événement. Il ne suit pas les avenants, ne sait pas qui a lu quelle version et se recopie depuis le devis à chaque fois. C'est là que naissent les écarts : 80 couverts sur la fiche, 95 sur le devis.
Pour partir d'un modèle, le nôtre est en téléchargement libre. Joinways le remplit ensuite depuis le devis, à votre place.