Fiche de fonction (BEO)

Fiche de fonction (BEO)

Le BEO (Banquet Event Order) est le document opérationnel de votre événement. Il détaille le planning, les dispositions de salle et les notes pour la cuisine, la technique et le service. C'est le document que vous partagez avec vos équipes terrain et vos prestataires le jour J.

Où trouver le BEO

Ouvrez un événement et accédez à l'onglet BEO (ou Fiche de fonction). Le BEO est disponible dès la création de l'événement, mais il est souvent renseigné après la signature du devis.

Le planning (Schedule)

Le planning est une liste chronologique de créneaux horaires, chacun avec :

• Horaire — heure de début (et optionnellement heure de fin).
• Intitulé — ce qui se passe à ce créneau.
• Catégorie — accueil, restauration, session, pause, technique, animation ou autre.
• Disposition de salle — théâtre, classe, U, boardroom, banquet, cocktail ou personnalisé.
• Notes — instructions complémentaires pour ce créneau.

💡 Vous pouvez initialiser le planning à partir des lignes d'un devis signé. Joinways pré-remplit les créneaux avec les prestations du devis.

Notes opérationnelles

Trois sections dédiées vous permettent de rédiger des instructions spécifiques :

• Cuisine (Catering) — menus, allergies, nombre de couverts, timing des services.
• Technique — son, lumière, vidéoprojection, disposition scène.
• Service — accueil, vestiaire, signalétique, coordination.

Partager le BEO

Vous pouvez partager le BEO de deux façons :

• Lien public — activez l'accès public du BEO pour générer un lien en lecture seule, partageable avec vos prestataires.
• PDF — générez et téléchargez le BEO en format PDF.

💡 Le lien public du BEO est distinct du lien public de l'événement. Vous pouvez partager l'un sans l'autre.

Bonnes pratiques

La fiche BEO est le document opérationnel que vos équipes terrain utilisent le jour J. Plus elle est complète, moins il y aura de questions de dernière minute. Prenez l'habitude de la finaliser au moins 48 heures avant l'événement et de la partager avec tous les intervenants concernés.

• Un BEO par espace — si l'événement occupe plusieurs salles, créez un BEO distinct pour chaque espace avec ses propres horaires et besoins techniques.
• Inclure les horaires précis — heure d'arrivée des prestataires, ouverture des portes, début du service, fin — chaque minute compte le jour J.
• Mentionner les contacts clés — ajoutez le nom et le téléphone du client, du traiteur et du responsable technique dans le BEO.

💡 Exportez le BEO en PDF pour l'imprimer et le distribuer à chaque chef d'équipe le jour de l'événement.

⚠️ Vérifiez toujours les restrictions alimentaires et les exigences d'accessibilité avant de finaliser le BEO.

Exemple de planning BEO

Pour un gala d'entreprise de 200 invités, un planning BEO type pourrait ressembler à ceci :

• 14h00 — Arrivée des prestataires et installation
• 17h00 — Vérification technique (son, lumière, vidéo)
• 18h30 — Accueil des invités, cocktail
• 20h00 — Dîner assis
• 22h00 — Animation et danse
• 00h00 — Fin et nettoyage

Chaque créneau est documenté dans le BEO avec les responsables assignés et les instructions spécifiques.

Dépannage

Le BEO ne reflète pas les dernières modifications ?

Le BEO est généré à partir des données enregistrées. Sauvegardez toutes les modifications avant de générer ou télécharger le document.

La mise en page du PDF est différente de ce qui est attendu ?

Vérifiez les paramètres d'impression/téléchargement de votre navigateur. Le BEO utilise le branding de votre lieu (logo, couleurs) depuis Paramètres > Lieux > [lieu] > Billing.

FAQ

Dois-je remplir le BEO manuellement ?

Vous pouvez l'initialiser depuis un devis signé, puis ajuster les créneaux et notes. Ou le remplir entièrement à la main.

Le BEO est-il visible depuis le lien public de l'événement ?

Oui, si le BEO est renseigné, il apparaît dans la page publique de l'événement.

Puis-je personnaliser la mise en page du BEO ?

Le BEO suit une mise en page standard avec le branding de votre lieu. Vous pouvez modifier le contenu des sections (planning, notes de montage, détails traiteur) avant de générer le document.

Voir aussi

• Créer un événement
• Créer un devis
• Accès public à un événement