Fiche de fonction (BEO)

BEO : fiche technique événement

Le BEO (Banquet Event Order) est la fiche technique qui centralise toutes les informations opérationnelles d’un événement pour vos équipes (cuisine, technique, service) ainsi que le planning détaillé. Il permet à chacun de savoir quoi préparer, comment et à quel moment.

Où trouver le BEO dans Joinways ?

1. Aller dans Événements (barre latérale).
2. Ouvrir l’événement souhaité.
3. Cliquer sur l’onglet BEO (Fiche technique).

Vous y retrouvez :

• Le planning (par journées et créneaux),
• Les notes opérationnelles (cuisine, technique, service),
• Les actions de partage (lien public) et d’export PDF.

Le planning (schedule)

Le planning du BEO décrit le déroulé de l’événement par jour et par créneau :

• accueil,
• sessions,
• pauses,
• repas,
• besoins techniques, etc.

Pour chaque créneau, vous pouvez définir :

• une disposition de salle : Théâtre, Classe, U, Boardroom, Banquet, Cocktail ou Personnalisé. Catégories pour les créneaux : Accueil, F&B, Session, Pause, Technique, Divertissement, Autre. Modèles rapides et duplication entre jours pour gagner du temps.
• des notes spécifiques.

Le BEO peut être initialisé automatiquement à partir des lignes d’un devis signé, ce qui évite la ressaisie.

Les notes opérationnelles

Trois blocs de notes structurent les informations pour les équipes :

• Cuisine : menus, quantités, contraintes alimentaires, timing du service.
• Technique : sonorisation, visio, équipements, branchements, besoins spécifiques.
• Service : consignes en salle, protocole, accueil, dress code, timing.

Ces notes apparaissent :

• sur la fiche technique PDF,
• sur le lien public du BEO.

Lien public et partage

Depuis l’onglet BEO :

• Cliquez sur Copier le lien public pour partager la fiche technique.

Ce lien permet à vos équipes (cuisine, technique, prestataires) d’accéder à la fiche :

• en lecture seule,
• sans connexion à Joinways,
• via un lien sécurisé propre à chaque événement.

Générer le PDF de la fiche technique

Le bouton Générer PDF permet de créer une fiche technique au format PDF contenant :

• le résumé de l’événement,
• le planning détaillé,
• les notes opérationnelles (cuisine, technique, service).

Vous pouvez ensuite :

• télécharger le PDF,
• l’envoyer par email à vos équipes ou prestataires,
• l’imprimer pour le jour J.

BEO (Banquet Event Order) : fiche de fonction dans Joinways

Le BEO centralise toutes les informations opérationnelles d’un événement pour les équipes cuisine, technique et service, ainsi que le planning détaillé.

Où trouver le BEO dans Joinways ?

1. Aller dans Événements (barre latérale).
2. Ouvrir l’événement souhaité.
3. Cliquer sur l’onglet BEO (Fiche de fonction).

Dans cet onglet, vous retrouvez :

• Le planning (par journées et créneaux),
• Les notes opérationnelles (cuisine, technique, service),
• Les actions de partage (lien public) et d’export PDF.

Le planning (schedule)

Le planning décrit le déroulé de l’événement par jour et par créneau :

• accueil,
• sessions,