Préparer une fiche de fonction (BEO)

Le BEO (Banquet Event Order), ou fiche de fonction, est le document qui aligne toutes vos équipes le jour J : qui fait quoi, où, à quelle heure, pour combien de personnes. C'est le pont entre la vente et l'exécution.

Là où le devis décrit ce qui a été vendu et facturé, le BEO traduit cet accord commercial en feuille de route opérationnelle. Il prend les prestations validées et les ordonne dans le temps et dans l'espace, pour que la cuisine, la salle, la technique et l'accueil travaillent à partir d'une seule et même référence.

Bien construit, le BEO supprime les questions de dernière minute et les improvisations : chaque équipe sait à l'avance ce qu'elle doit préparer, quand, et pour combien de participants. C'est l'outil qui fait passer un événement de « confirmé » à « prêt à être livré ».

Prérequis

• Un événement confirmé avec ses prestations (idéalement issues du devis signé).
• Un devis signé rattaché : c'est la source des prestations, des participants (Pax) et des montants que le BEO reprend.
• Les informations clés renseignées : date, espace réservé, nombre de participants (Pax), services associés.

Ce que vous allez apprendre

• Générer un BEO à partir d'un événement confirmé
• Renseigner timing, espaces, participants (Pax) et prestations
• Ajouter les consignes et contacts sur place
• Partager le BEO en PDF avec vos équipes et prestataires
• Maintenir le BEO à jour après un avenant

Générer le BEO

Le BEO se construit à partir d'un événement déjà confirmé. Plutôt que de repartir d'une page blanche, vous laissez l'événement alimenter la fiche : les informations déjà saisies côté vente sont reprises et il ne vous reste qu'à les ordonner et les préciser pour le terrain.

1. Ouvrez l'événement confirmé concerné.
2. Ouvrez la fiche de fonction (BEO) associée à cet événement.
3. Les informations clés (date, espace, participants, prestations) sont reprises automatiquement depuis l'événement et le devis.

Pré-remplir avec l'IA

Pour gagner du temps, l'IA peut pré-remplir le BEO à partir du devis signé et du brief de l'événement. Elle propose un déroulé, répartit les prestations dans le temps et reprend les informations connues ; vous gardez la main pour ajuster chaque détail opérationnel avant de diffuser la fiche.

1. Lancez le pré-remplissage par l'IA depuis le BEO.
2. Relisez chaque section proposée (timing, espaces, prestations, consignes).
3. Corrigez et complétez les détails que seul le terrain connaît avant de finaliser.

Renseigner les sections

Le cœur du BEO, ce sont ses sections : elles décrivent l'événement sous l'angle de l'exécution. Renseignez-les dans l'ordre du déroulé pour que la fiche se lise comme la journée se vivra, de l'accueil jusqu'à la fin de service.

1. Renseignez le timing heure par heure, de l'accueil à la fin.
2. Précisez les espaces utilisés et leur configuration.
3. Indiquez le nombre exact de participants (Pax) et, si besoin, le plan de table.
4. Listez les prestations : menu, boissons, matériel, prestataires.
5. Ajoutez les consignes : allergies, demandes spéciales, contacts sur place.

Partager et exécuter

Une fois le BEO finalisé, il devient le document de référence du jour J. Vous le téléchargez en PDF et le diffusez aux équipes qui en ont besoin, puis vous le conservez dans le dossier de l'événement. Si l'événement évolue, vous repassez par le BEO pour le réaligner avant toute nouvelle diffusion.

1. Téléchargez le BEO en PDF pour vos équipes (cuisine, salle, technique).
2. Mettez-le à jour si l'événement évolue (un avenant peut impacter le BEO).
3. Conservez-le dans le dossier de l'événement pour la traçabilité.

Les sections d'un BEO

Un BEO complet s'articule autour de quelques sections-clés. Voici chacune d'elles et ce qu'elle décrit, pour que rien ne manque le jour J.

• Timing : déroulé heure par heure de la journée (accueil, cocktail, dîner, fin).
• Espaces : salles utilisées et leur configuration (théâtre, banquet…).
• Participants (Pax) : nombre exact de participants et plan de table si besoin.
• Prestations : menu, boissons, matériel et prestataires mobilisés.
• Consignes : allergies, demandes spéciales et contacts sur place.

Comment ça marche

Le BEO est rattaché à un événement confirmé : il en est le prolongement opérationnel. Les informations clés (date, espace, participants, prestations) circulent depuis l'événement et le devis vers la fiche, ce qui évite la double saisie et les écarts entre ce qui a été vendu et ce qui sera exécuté.

Une fois renseigné, le BEO se télécharge en PDF pour être diffusé aux équipes — cuisine, salle, technique. Il reste conservé dans le dossier de l'événement, ce qui assure la traçabilité : on sait toujours sur quelle version la prestation a été livrée.

Cas particuliers

Si l'événement évolue après la création du BEO — par exemple via un avenant au devis signé — la fiche ne se met pas à jour toute seule de façon fiable : il faut toujours la relire et la réaligner sur la dernière version validée de l'événement.

Si le BEO ne reprend pas les bonnes prestations, c'est généralement que le devis signé n'est pas rattaché ou pas à jour : corrigez le rattachement, puis régénérez ou ajustez la fiche.

💡 Astuce : laissez l'IA pré-remplir le BEO à partir du devis et du brief, puis ajustez les détails opérationnels que seul le terrain connaît.

Bonnes pratiques

• Partez toujours d'un événement confirmé et d'un devis signé à jour avant de construire le BEO.
• Relisez le BEO après chaque avenant pour qu'il reflète la dernière version validée.
• Téléchargez et diffusez le PDF à toutes les équipes concernées (cuisine, salle, technique).
• Conservez le BEO dans le dossier de l'événement pour la traçabilité.
• Soyez explicite sur les consignes sensibles (allergies, contacts) : elles évitent les erreurs le jour J.
• Renseignez le timing dans l'ordre chronologique réel : un déroulé lisible évite les chevauchements entre équipes.
• Vérifiez les participants (Pax) juste avant l'événement : c'est le chiffre dont dépendent la cuisine et le plan de table.

Dépannage

Le BEO ne reprend pas les bonnes prestations.

— Cause : le devis signé n'est pas rattaché à l'événement, ou il n'est pas à jour.

— Solution : vérifiez que le devis signé est bien rattaché et à jour, puis régénérez ou ajustez le BEO.

Le BEO ne reflète plus l'événement après un changement.

— Cause : un avenant a modifié l'événement, mais le BEO n'a pas été révisé.

— Solution : rouvrez le BEO, comparez-le à la dernière version validée de l'événement et corrigez les sections impactées.

Les équipes n'ont pas la bonne version sur place.

— Cause : un PDF plus ancien a été diffusé avant la dernière mise à jour.

— Solution : retéléchargez le PDF à jour depuis le BEO et rediffusez-le aux équipes concernées.

Exemple concret

Pour un séminaire de 60 personnes, le BEO précise : accueil café 8 h 30, salle en théâtre, déjeuner buffet à 12 h 30 (3 végétariens, 1 sans gluten), pause à 16 h. Les équipes savent exactement quoi préparer.

La cuisine prépare le buffet et anticipe les régimes spéciaux ; la salle dresse la configuration théâtre ; l'accueil sait à quelle heure recevoir les participants. Une seule fiche, lue par tous, suffit à cadrer la journée.

Autre exemple

Pour un dîner de gala de 120 participants, le BEO décline un déroulé différent : cocktail d'accueil à 19 h, dîner assis en banquet à 20 h 30, avec un plan de table à respecter et un prestataire technique pour le son et la lumière.

Ici, les participants (120) et la configuration (banquet, plan de table) pèsent davantage que le timing seul, et la section prestataires devient centrale. Le même document s'adapte ainsi à des événements très différents en gardant la même logique.

FAQ

Le BEO se met-il à jour automatiquement après un avenant ?

Vérifiez toujours le BEO après un changement : il doit refléter la dernière version validée de l'événement.

À partir de quoi le BEO est-il généré ?

À partir d'un événement confirmé et de ses prestations, idéalement issues du devis signé rattaché.

Puis-je laisser l'IA remplir le BEO ?

Oui : l'IA pré-remplit le BEO à partir du devis et du brief, puis vous ajustez les détails opérationnels.

Comment partager le BEO avec mes équipes ?

Téléchargez-le en PDF et diffusez-le aux équipes concernées (cuisine, salle, technique).

Que contient exactement un BEO ?

Le timing, les espaces, les participants (Pax), les prestations et les consignes de l'événement.

Pourquoi le BEO ne montre pas les bonnes prestations ?

Le plus souvent, le devis signé n'est pas rattaché ou n'est pas à jour ; corrigez-le puis régénérez la fiche.

Faut-il conserver le BEO après l'événement ?

Oui, conservez-le dans le dossier de l'événement pour la traçabilité.

Quelles équipes utilisent le BEO le jour J ?

La cuisine, la salle et la technique principalement ; le PDF leur sert de feuille de route commune.

Voir aussi

• Préparer une fiche de fonction (BEO) avec l'IA
• Créer un événement
• Avenants à un devis signé
• Tâches et relances