Créer vos espaces

Vos espaces sont la base de votre activité : ce sont eux que vous vendez. Bien les définir dans Joinways permet de rattacher chaque événement à la bonne salle, de calculer automatiquement les disponibilités et d'éviter les doubles réservations. Cet article détaille en profondeur comment créer un espace, fixer sa capacité par configuration, le relier à un lieu et à un catalogue, puis l'exploiter dans vos événements et devis.

Un espace représente une salle ou une zone réellement commercialisable de votre site : la grande salle, le salon cocktail, le jardin, l'orangerie. C'est sur cette unité que Joinways raisonne pour bloquer des dates, détecter les conflits et proposer les bonnes prestations. Plus vos espaces reflètent fidèlement la réalité physique de votre établissement, plus la planification est fiable.

Prérequis

Avant de créer vos espaces, réunissez quelques éléments pour aller vite et rester cohérent.

• Disposer d'un lieu déjà créé auquel rattacher l'espace (le lieu regroupe les espaces d'un même site).
• Connaître la capacité réelle de chaque salle selon les principales configurations (théâtre, banquet, cocktail).
• Avoir les droits suffisants sur l'espace de travail pour accéder aux Paramètres et modifier les lieux et espaces.
• Idéalement, avoir préparé le catalogue de prestations à associer, pour relier l'espace dès sa création.

Ce que vous allez apprendre

• Créer un espace et définir sa capacité par configuration.
• Le relier à un lieu et à un catalogue de prestations.
• L'utiliser dans vos événements et vos devis.
• Comprendre comment les disponibilités, blocages et conflits sont calculés à partir des espaces.

Créer un espace

La création se fait depuis les Paramètres. Chaque espace est un objet autonome auquel vous donnez un nom, une capacité et une configuration. Une fois enregistré, il devient sélectionnable partout où vous planifiez un événement.

1. Allez dans Paramètres puis Lieux / Espaces : la liste des espaces existants s'affiche, regroupés par lieu.
2. Cliquez sur Nouvel espace : un formulaire de création s'ouvre.
3. Renseignez le nom, la capacité et la configuration possible : ces informations servent ensuite au calcul des disponibilités et au choix de l'espace dans un devis.
4. Rattachez l'espace au bon lieu pour qu'il apparaisse au sein du site concerné.
5. Enregistrez : l'espace rejoint la liste et devient immédiatement utilisable dans les événements et devis.

Définir la capacité par configuration

La capacité n'est pas une valeur unique : une même salle accueille beaucoup plus de monde en configuration théâtre ou cocktail qu'en banquet assis. Renseigner une capacité par configuration permet à Joinways d'afficher la bonne jauge selon le type d'événement et d'alerter quand un nombre de convives dépasse ce qui est réaliste.

1. Choisissez la configuration (par exemple théâtre, banquet, cocktail) correspondant à l'usage de la salle.
2. Saisissez la capacité réaliste pour cette configuration, c'est-à-dire le nombre de personnes réellement accueillables.
3. Répétez l'opération pour chaque configuration que vous proposez réellement sur cet espace.

Relier l'espace à un lieu et à un catalogue

Un espace prend tout son sens une fois rattaché à un lieu et à un catalogue. Le lieu situe l'espace dans son site ; le catalogue détermine quelles prestations sont proposées par défaut lorsqu'on établit un devis pour cet espace.

1. Sélectionnez le lieu auquel appartient l'espace afin qu'il s'affiche au bon endroit dans la liste.
2. Associez le catalogue de prestations pertinent pour que les devis liés à cet espace piochent dans la bonne liste de services.
3. Vérifiez que le nom de l'espace correspond à ce que vos clients connaissent, pour éviter toute confusion sur les documents.

Référence des champs et options

Voici la signification de chaque élément que vous rencontrez lors de la création ou de la modification d'un espace.

• Nom : libellé de la salle ou de la zone, tel qu'il apparaît dans les listes, événements et devis.
• Lieu de rattachement : site auquel appartient l'espace ; le lieu regroupe plusieurs espaces.
• Capacité : nombre de personnes accueillables, idéalement déclinée par configuration.
• Configuration : disposition de la salle (théâtre, banquet, cocktail…) à laquelle se rapporte la capacité.
• Catalogue associé : liste de prestations proposée par défaut dans les devis portant sur cet espace.

Comment ça marche

Une fois vos espaces définis, Joinways s'appuie sur eux pour toute la planification. Sélectionner un espace dans un événement le réserve sur les dates concernées et alimente le calcul des disponibilités.

1. Quand vous créez un événement, vous choisissez l'espace : Joinways le marque comme occupé sur la période.
2. Les disponibilités affichées tiennent compte des espaces déjà réservés, ce qui évite de proposer une salle prise.
3. Si deux événements visent le même espace au même moment, un conflit est signalé pour que vous arbitriez.
4. Dans un devis rattaché à l'espace, les prestations du catalogue associé sont proposées en priorité.

En résumé, l'espace est le pivot autour duquel s'organisent réservations, blocages et alertes : c'est lui que vous sélectionnez et lui que Joinways surveille.

Cas particuliers

Certaines situations méritent une attention particulière pour que vos espaces restent fidèles à la réalité.

• Salles modulables : si une grande salle se divise, créez un espace par sous-salle réellement réservable séparément.
• Espaces combinables : lorsqu'on loue plusieurs zones ensemble, veillez à ce que chaque réservation reflète bien les espaces occupés pour que les conflits soient justes.
• Zones extérieures : un jardin ou une terrasse se modélise comme un espace à part entière, avec sa propre capacité cocktail.

💡 Astuce : créez un espace par salle réellement réservable séparément (ex. « Grande salle », « Salon cocktail »). C'est cette granularité qui rend fiables les disponibilités et la détection des conflits.

Bonnes pratiques

• Indiquez des capacités réalistes selon les configurations (théâtre, banquet, cocktail).
• Reliez chaque espace à son catalogue de prestations pour des devis cohérents.
• Nommez vos espaces comme vos clients les connaissent, pour éviter toute ambiguïté.
• Tenez la liste à jour : retirez ou renommez un espace dès qu'il change d'usage.

Dépannage

Problème : un espace n'apparaît pas lors de la création d'un événement.

Cause : l'espace n'a pas été rattaché à un lieu, ou le lieu n'est pas celui sélectionné.

Solution : ouvrez l'espace dans Paramètres puis Lieux / Espaces et vérifiez son lieu de rattachement.

Problème : Joinways ne signale pas de conflit alors que deux événements semblent se chevaucher.

Cause : les deux événements ne pointent pas exactement vers le même espace.

Solution : ouvrez chaque événement et assurez-vous qu'ils référencent bien le même espace sur la même période.

Problème : les prestations attendues n'apparaissent pas dans un devis lié à l'espace.

Cause : aucun catalogue, ou un catalogue erroné, est associé à l'espace.

Solution : modifiez l'espace pour lui associer le bon catalogue de prestations, puis recréez le devis.

Exemple concret

Un domaine crée trois espaces : la grange (120 assis), l'orangerie (60) et le jardin (cocktail 200). Chaque espace est rattaché au même lieu — le domaine — mais conserve sa propre capacité et son catalogue.

Lorsqu'un mariage est planifié dans la grange, Joinways la bloque sur la date et la signale indisponible. L'orangerie et le jardin restent réservables le même jour pour un autre moment de la réception, et chaque devis pioche dans le bon catalogue.

Autre exemple

Un centre de séminaires modélise quatre salles de réunion et un grand auditorium comme cinq espaces distincts. L'auditorium a une capacité théâtre de 300, tandis que chaque salle de réunion plafonne à 30 en configuration séminaire.

Grâce à cette séparation, l'établissement peut accueillir cinq clients différents le même jour sans conflit, chaque réservation n'occupant que l'espace concerné et déclenchant les bonnes alertes de capacité.

FAQ

Quelle est la différence entre un lieu et un espace ?

Le lieu regroupe plusieurs espaces (salles) d'un même site. L'espace est l'unité réservable individuelle ; le lieu est le site qui les contient.

Dois-je créer un espace par configuration de salle ?

Non. Une salle reste un seul espace ; les différentes configurations (théâtre, banquet, cocktail) s'expriment par des capacités distinctes au sein de ce même espace.

Comment modifier la capacité d'un espace existant ?

Ouvrez Paramètres puis Lieux / Espaces, sélectionnez l'espace et ajustez la capacité par configuration, puis enregistrez.

Que se passe-t-il si je supprime un espace utilisé ?

Privilégiez le renommage ou la mise à jour plutôt que la suppression : un espace référencé dans des événements ou devis sert à l'historique et au calcul des conflits.

Un espace peut-il être réservé deux fois le même jour ?

Oui, sur des créneaux différents : le calcul des disponibilités raisonne sur la période occupée, pas sur la seule journée.

Le catalogue associé est-il obligatoire ?

Ce n'est pas indispensable pour réserver l'espace, mais l'associer rend les devis plus rapides en proposant directement les bonnes prestations.

Les espaces influencent-ils la détection des conflits ?

Oui : c'est précisément sur l'espace que Joinways détecte qu'une même salle est demandée par deux événements simultanés.

Voir aussi

• Gérer vos lieux
• Créer un devis
• Créer un événement