Créer et gérer les espaces d'un lieu

Créer et gérer les espaces d'un lieu

Les espaces sont les sous-parties de vos lieux : salles de réception, terrasses, jardins, rooftops, suites… Ils permettent de vérifier la disponibilité, d'affecter un événement à un endroit précis et de gérer la capacité.

Où configurer les espaces

Les espaces se configurent lieu par lieu :

Chemin : Paramètres > Lieux > [votre lieu] > Espaces

Créer un espace

1. Accédez à la page de votre lieu.
2. Cliquez sur l'onglet Espaces.
3. Cliquez sur Ajouter un espace.
4. Renseignez le nom, la capacité et les options de l'espace.
5. Enregistrez.

Modifier ou supprimer

Depuis la liste des espaces de votre lieu, cliquez sur un espace pour modifier ses informations. Vous pouvez aussi le supprimer si aucun événement futur n'y est rattaché.

Espaces dans les événements

Lors de la création ou modification d'un événement, vous sélectionnez un ou plusieurs espaces du lieu choisi. Le calendrier affiche les conflits si deux événements se chevauchent dans le même espace.

Synchronisation calendrier

Si vous avez connecté Google Calendar ou Outlook Calendar, les événements sont synchronisés avec le nom de l'espace dans la description.

Conventions de nommage

Le nom d'un espace doit être immédiatement parlant pour toute l'équipe et pour le client. Évitez les codes internes (« Salle A ») et préférez des noms descriptifs (« La Verrière », « Salon des Miroirs », « Terrasse Sud »). Si votre lieu a une histoire, des noms évocateurs renforcent l'image de marque.

• Capacité claire — renseignez les capacités en configuration cocktail, assis et théâtre pour chaque espace.
• Équipements listés — documentez les équipements disponibles (sono, vidéoprojecteur, cuisine équipée) pour répondre rapidement aux demandes.
• Photos à jour — ajoutez des photos récentes de chaque espace pour les partager avec les clients via les événements publics.

Gestion multi-lieux

Si vous gérez plusieurs lieux, chaque lieu possède ses propres espaces dans Joinways. La vue calendrier affiche les disponibilités de tous les espaces de tous les lieux, ce qui vous permet de proposer des alternatives quand un espace est déjà réservé.

💡 Créez un espace « Extérieur » ou « Jardin » si vos événements utilisent régulièrement des zones extérieures — cela permet de tracer les conflits de disponibilité.

Puis-je modifier un espace sans affecter les événements passés ?

Oui, modifier le nom, la capacité ou les équipements d'un espace n'affecte pas les événements passés. Les événements futurs utilisant cet espace afficheront les informations mises à jour.

Bonnes pratiques

Nommez les espaces de manière descriptive (ex. : 'Grande Salle — 200 personnes' ou 'Terrasse Jardin — Extérieur'). Inclure la capacité et le type dans le nom aide votre équipe à sélectionner rapidement le bon espace lors de la création d'événements.

💡 Ajoutez des photos à chaque espace. Les références visuelles aident les clients à choisir pendant le processus de réservation.

Dépannage

Impossible d'assigner un espace à un événement ?

Les espaces doivent d'abord être créés dans Paramètres > Lieux > [lieu] > Spaces. Ce n'est qu'ensuite qu'ils apparaîtront comme options dans le formulaire d'événement.

La capacité de l'espace semble incorrecte ?

Modifiez l'espace dans Paramètres > Lieux > [lieu] > Spaces pour mettre à jour la capacité. C'est un champ informatif qui ne bloque pas la création d'événements.

FAQ

Un espace peut-il appartenir à plusieurs lieux ?

Non, chaque espace est lié à un seul lieu.

Qui peut créer des espaces ?

Seuls les owners et admins du workspace peuvent créer et modifier les espaces.

Puis-je définir des capacités différentes par configuration ?

Oui, lors de la création d'un espace, vous pouvez définir séparément les capacités cocktail, assis et théâtre. Cela aide les clients à choisir la bonne configuration pour leur événement.

Voir aussi

• Gérer vos lieux (Venues)
• Créer un événement
• Vues Calendrier, Liste et Kanban