Gérer vos disponibilités et éviter les doubles réservations

Pour un lieu, la pire erreur est de promettre une date déjà prise, ou une salle fermée ce jour-là. Joinways affiche ce qui occupe chaque lieu et chaque espace, et vous laisse déclarer vos horaires d'ouverture et vos périodes de fermeture, pour le lieu entier ou salle par salle.

Joinways ne tranche pas à votre place : il vérifie la date dès la demande entrante, puis à la création de l'événement, sur sa fiche et quand vous le déplacez sur le calendrier. Il vous montre les conflits ; c'est vous qui décidez de confirmer.

Ce que vous allez apprendre

• Régler les horaires d'ouverture et la politique hors horaires d'un lieu.
• Déclarer une fermeture pour tout le lieu ou pour certains espaces.
• Donner à un espace ses propres horaires et fermetures.
• Lire le badge « Libre » ou « 1 conflit » d'une demande, et les alertes de conflit d'un événement.
• Savoir quand deux événements sont en conflit.

Prérequis

• Les réglages d'un lieu (horaires, fermetures, espaces) sont réservés aux propriétaires et aux admins de l'espace de travail.
• Tous les membres voient le calendrier, les badges de disponibilité et les alertes de conflit.
• Pour régler un espace à part, il doit exister : voir Créer vos espaces.

1. Ouvrir la page « Disponibilités » du lieu

Dans le menu de gauche, ouvrez « Lieux » puis votre lieu (« Mon lieu » si votre espace de travail n'en a qu'un), puis « Disponibilités ». Vous y accédez aussi par « Réglages » > « Lieux ». La page compte quatre blocs : « Politique hors-horaires », « Horaires d'ouverture », « Périodes de fermeture » et « Vacances scolaires ».

Bon à savoir : le réglage « Ce lieu se loue uniquement en entier » n'est plus sur cette page. Il se trouve en tête de « Lieu et espaces », car il dit si les espaces se réservent séparément.

2. Régler les horaires d'ouverture

1. Dans « Horaires d'ouverture », activez ou désactivez chaque jour. Un jour désactivé s'affiche « Fermé » : c'est ainsi que vous réglez un jour de repos hebdomadaire.
2. Sur un jour ouvert, « Ajouter une plage horaire » limite ses horaires. Plusieurs plages par jour sont possibles (midi et soir, par exemple). Sans plage, le jour est ouvert sans restriction.
3. Le menu « Configurer » propose des « Modèles » (« Standard 9h–18h (lun-ven) », « Restaurant (midi + soir) », « Lieu de soirée (ven-dim) », « 7/7, 8h–23h »), « Copier lundi → semaine » et « Tout effacer ».
4. Dans « Politique hors-horaires », choisissez « Avertissement non-bloquant » (un message s'affiche, l'événement peut être créé) ou « Bloquer la création » (le bouton de validation reste désactivé tant que la date tombe un jour fermé, hors horaires ou pendant une fermeture).

Avec « Bloquer la création », Joinways refuse aussi de déplacer ou de dupliquer un événement sur une période fermée, ainsi que les réservations faites par l'API ou le MCP. Pour un séjour sur plusieurs jours dont l'heure de fin tombe avant l'heure de début (arrivée lundi 14:00, départ mercredi 11:00), seules l'arrivée et le départ sont comparés aux horaires ; les jours intermédiaires ne sont vérifiés que contre les fermetures.

3. Fermer des dates

Congés, travaux, privatisation : déclarez ces dates en période de fermeture. Elles apparaissent en hachures sur le calendrier et à la création d'un événement.

1. Dans « Périodes de fermeture », cliquez sur « Ajouter une fermeture ».
2. Choisissez la plage de dates (dates à venir uniquement).
3. Sous « Concerne », laissez « Tout le lieu » ou choisissez un ou plusieurs espaces : la fermeture ne s'applique alors qu'à eux.
4. Donnez-lui un nom facultatif (« Vacances été », « Travaux cuisine »). Activez « Plage horaire spécifique » pour ne fermer qu'une partie de la journée.
5. Cliquez sur « Ajouter ».

La liste du lieu montre aussi les fermetures de ses espaces, avec le nom des espaces concernés (regroupées quand elles sont identiques). Pour supprimer une fermeture, cliquez sur l'icône corbeille de sa ligne ; « Annuler » reste proposé quelques secondes. Les fermetures passées s'affichent avec « Afficher les fermetures passées ».

Important : une fermeture ne tient pas une date pour un client. Pour réserver une date le temps qu'il se décide, créez l'événement en « Option » : il apparaît en pointillés et garde tout le dossier.

4. Donner à un espace ses propres horaires et fermetures

Par défaut, un espace suit les horaires et les fermetures de son lieu. Pour une salle qui ferme plus tôt ou un rooftop fermé l'hiver, ouvrez « Lieu et espaces », cliquez sur la ligne de l'espace, puis sur l'onglet « Disponibilités ».

• « Horaires d'ouverture » affiche « Identiques à » suivi du nom du lieu. « Personnaliser » copie les horaires du lieu pour les modifier ; « Reprendre les horaires du lieu » revient au réglage commun.
• « Périodes de fermeture » liste les fermetures propres à l'espace, en plus de celles du lieu. Désactivez « Appliquer aussi les fermetures du lieu » pour garder l'espace ouvert pendant les fermetures du lieu.
• L'espace n'a pas de politique hors horaires propre : celle du lieu s'applique.

Sur la liste « Lieu et espaces », une pastille signale un espace qui a des « Horaires propres », une fermeture à venir (« Fermé » suivi des dates) ou qui reste « Ouvert pendant les fermetures du lieu ». Cliquez dessus pour ouvrir le bon onglet.

5. Vérifier une date avant de répondre

La même vérification vous suit de la demande à l'événement confirmé.

• Dans « Demandes » : à côté de la date extraite, un badge « Libre » ou « 1 conflit » apparaît quand le lieu et une date précise sont connus. Il tient compte des jours, des horaires et des espaces demandés. Survolez-le pour lire les événements en conflit. Il disparaît une fois l'événement créé.
• À la création de l'événement : dès que le lieu, les dates et les espaces sont choisis, le formulaire liste les événements « Option » et « Confirmé » qui occupent les mêmes espaces aux mêmes dates, avec leur client et leur responsable (par exemple « 2 événements trouvés sur ce lieu à la même date »). Il signale aussi un jour fermé, une date hors horaires ou une fermeture.
• Sur la fiche de l'événement : sous les propriétés, une ligne « En conflit avec » nomme chaque événement confirmé qui occupe les mêmes salles au même moment, avec sa date ; cliquez pour l'ouvrir. Plusieurs options sur une même date restent une pratique normale et ne sont pas listées ici.
• Sur le calendrier : un contour rouge signale une double réservation avec un événement confirmé. Un déplacement sans risque est enregistré directement ; sinon, la fenêtre de confirmation liste les chevauchements.

Quand deux événements sont-ils en conflit ?

La même règle sert partout : demande, formulaire de création, fiche de l'événement, calendrier, API et MCP. Seuls les événements « Option » et « Confirmé » comptent.

• Un événement sans espace choisi occupe le lieu entier : il est en conflit avec tout autre événement du lieu au même moment.
• Deux événements qui ont chacun leurs espaces ne sont en conflit que s'ils partagent un espace. Une combinaison compte pour les espaces qu'elle réunit.
• Avec des créneaux, la comparaison se fait à l'heure : deux créneaux de la même salle qui ne se chevauchent pas ne sont pas en conflit. Le montage et le démontage de l'espace s'ajoutent avant et après chaque créneau.
• Un événement avec des horaires différents par jour est comparé jour par jour, sur les horaires de chaque jour.
• Dans un lieu réglé « Ce lieu se loue uniquement en entier », chaque événement occupe tout le lieu sur ses horaires, quels que soient les espaces.

Exemple : deux mariages le même samedi

Un domaine reçoit deux demandes de mariage pour le même samedi de juin. Dans « Demandes », la seconde porte le badge « 1 conflit » : la grange est déjà en option. Plutôt que de répondre non, la responsable propose l'orangerie, libre ce jour-là.

Elle crée l'événement sur l'orangerie : le formulaire ne liste plus de conflit. Le même mois, elle ferme le jardin du 1er au 15 juillet pour un réaménagement, en choisissant le seul jardin sous « Concerne » : la grange et l'orangerie restent à la vente.

Dépannage

Une date apparaît fermée alors qu'aucun événement n'existe

Cause : une période de fermeture couvre cette date, ou le jour est « Fermé » dans les horaires d'ouverture ; pour un espace, la fermeture peut venir du lieu. Solution : ouvrez « Disponibilités » du lieu ou de l'espace, supprimez la fermeture ou rouvrez le jour. Pour un espace, désactivez au besoin « Appliquer aussi les fermetures du lieu ».

Le formulaire liste un événement qui n'utilise pas la même salle

Cause : cet événement n'a aucun espace choisi et occupe le lieu entier, ou il réserve une combinaison qui inclut votre salle, ou le lieu se loue uniquement en entier. Solution : sur cet événement, choisissez les espaces qu'il occupe vraiment.

Pas de badge « Libre » sur une demande

Cause : le lieu n'est pas reconnu, la date n'est pas précise, ou l'événement est déjà créé. Solution : corrigez le lieu et la date dans les données extraites ; la vérification se fait ensuite à la création de l'événement.

Impossible de créer un événement à une date

Cause : la politique du lieu est « Bloquer la création » et la date tombe pendant une fermeture ou hors horaires. Solution : changez la date ou l'horaire, supprimez la fermeture, ou repassez la politique en « Avertissement non-bloquant ».

Questions fréquentes

Joinways empêche-t-il la double réservation ?

Pas entre deux événements : il les signale à chaque étape et vous décidez. Pour les fermetures et les horaires, la politique « Bloquer la création » empêche de créer un événement quand le lieu est fermé.

Puis-je fermer une seule salle ?

Oui. Dans « Nouvelle fermeture », choisissez l'espace sous « Concerne », ou ajoutez la fermeture depuis l'onglet « Disponibilités » de l'espace.

Les jours fériés ferment-ils le lieu ?

Non. Ils sont marqués en ambre sur le calendrier, selon le pays du lieu, mais ne ferment rien. Si vous n'ouvrez pas ce jour-là, ajoutez une période de fermeture.

Une fermeture est-elle visible par toute l’équipe ?

Oui. Elle s'affiche sur le calendrier pour tous les membres. Si le lieu synchronise un agenda Google ou Outlook, l'option « Périodes de fermeture » de « Synchronisation » l'y envoie comme créneau occupé.

Voir aussi

• Vues calendrier, liste et kanban
• Créer vos espaces
• Créer et structurer un événement
• Traiter une demande entrante