Gestionar tus venues

Première connexion : créez votre lieu

Quand vous vous connectez pour la première fois, Joinways vous demande de créer votre lieu. C'est normal : un lieu représente votre établissement (château, domaine, hôtel, salle...). Toutes vos données seront rattachées à ce lieu.

Remplissez le nom de votre établissement et cliquez sur "Créer".

Compléter les informations de votre lieu

Allez dans Paramètres > Lieux, puis cliquez sur votre lieu. Vous pouvez maintenant compléter les informations :

L'adresse : Rue, ville, code postal, pays. Ces informations apparaîtront sur vos devis.

Le fuseau horaire : Important si vous avez des clients internationaux ou si votre lieu est à l'étranger. Sélectionnez "Europe/Paris" pour la France.

La devise : EUR pour l'euro, mais vous pouvez choisir USD, GBP, CHF... selon votre clientèle.

Ajouter vos conditions générales

Dans la section "Conditions", vous pouvez rédiger vos conditions de vente qui apparaîtront sur vos devis :

Conditions de paiement : Par exemple "30% à la signature du devis, solde 15 jours avant l'événement".

Politique d'annulation : Par exemple "Annulation gratuite jusqu'à 60 jours avant, 50% du montant entre 60 et 30 jours, 100% après".

Politique de report : Par exemple "Report possible une fois, sous réserve de disponibilité".

Créer votre catalogue de prestations

Pour gagner du temps quand vous créez des devis, préparez votre catalogue. Cliquez sur "Gérer le catalogue".

Ajoutez vos prestations habituelles. Pour chaque prestation, renseignez :

Le titre : "Location grande salle", "Menu cocktail 50 personnes", "Sono & éclairage"...

Le prix HT : Le prix unitaire hors taxes.

Le taux de TVA : 20% par défaut en France, mais vous pouvez mettre 10% ou 5.5% selon le type de prestation.

Quand vous créerez un devis, vous pourrez ajouter ces prestations en un clic au lieu de tout retaper.

Vous avez plusieurs lieux ?

Si vous gérez plusieurs établissements, cliquez sur "Nouveau lieu" pour en ajouter un autre. Chaque lieu a ses propres coordonnées, sa devise, son catalogue et ses conditions. Quand vous créez un événement, vous choisissez dans quel lieu il a lieu.

Gérer vos lieux (Venues)

Un lieu (venue) représente un établissement que vous gérez : salle, château, domaine, hôtel. Tous les événements et devis sont rattachés à un lieu. La gestion des lieux se fait depuis Paramètres > Lieux.

Accéder à la liste des lieux

1. Dans la barre latérale, ouvrez Paramètres.
2. Cliquez sur Lieux.
3. Vous voyez la liste de tous les lieux du workspace, avec des indicateurs (nombre d’espaces, d’items, de membres, etc.) selon l’interface.

Créer un lieu

1. Depuis Paramètres > Lieux, cliquez sur Créer un lieu (ou bouton équivalent).
2. Renseignez au minimum :

• Nom
• Adresse
• Ville
• Code postal
• Pays

1. Facultatif mais recommandé :

• Fuseau horaire du lieu
• Devise du lieu

1. Validez : le lieu apparaît alors dans la liste.
2. Une fois créé, vous pouvez configurer :

• Les espaces (salles, terrasses, etc.)
• Le catalogue (items)
• Les médias (photos, plans)
• Le profil de facturation
• Les membres
• La synchronisation des calendriers

Ouvrir un lieu et ses sous-pages

1. Dans la liste des lieux, cliquez sur le lieu souhaité pour ouvrir sa fiche.
2. Depuis la fiche lieu, vous accédez aux sections suivantes :

• Informations générales : adresse, fuseau horaire, devise, type de lieu.
• Items (catalogue) : prestations, équipements, tarifs utilisés dans les devis.
• Photos & plans : médias pour mettre en avant le lieu.
• Full venue & spaces : création et gestion des espaces (salles, terrasses, etc.).
• Facturation : profil de facturation (coordonnées légales, conditions, etc.).
• Membres : utilisateurs ayant accès à ce lieu (selon les permissions du workspace).
• Synchronisation : liaison Google Calendar / Outlook Calendar pour les indisponibilités.
• Lead Form : formulaire de capture de leads à intégrer sur votre site.

L’ordre et la visibilité de ces blocs peuvent varier selon vos droits (owner, member, etc.).

Permissions

• La création et la modification des lieux sont généralement réservées aux owners ou aux utilisateurs disposant des permissions d’administration du workspace.
• Les members peuvent avoir un accès limité :
• Consultation uniquement
• Gestion de certains lieux uniquement, selon la configuration.
• Pour plus de détails, consultez la section Configurer votre équipe (rôles et permissions).

Gérer vos lieux (venues)

Les lieux sont les établissements que vous exploitez (salles, châteaux, domaines, hôtels). Tous vos événements et devis y sont rattachés. Vous les créez et configurez depuis Paramètres > Lieux.

Accéder à la liste des lieux

1. Ouvrez Paramètres dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Lieux.
3. Consultez la liste de tous les lieux du workspace, avec leurs indicateurs (nombre d’espaces, d’items, de membres, etc.).

Créer un lieu

1. Depuis Paramètres > Lieux, cliquez sur Créer un lieu (ou bouton équivalent).
2. Renseignez au minimum :

• Nom
• Adresse
• Ville
• Code postal
• Pays

1. (Facultatif mais recommandé) :

• Fuseau horaire du lieu (ex. Europe/Paris)
• Devise du lieu (ex. EUR)

1. Validez : le lieu apparaît dans la liste.

Une fois le lieu créé, vous pouvez configurer :

• Les espaces (salles, terrasses, espaces privatisables)
• Le catalogue (items)
• Les médias (photos, plans)
• Le profil de facturation
• Les membres ayant accès au lieu
• La synchronisation des calendriers

Compléter les informations d’un lieu

Dans Paramètres > Lieux, cliquez sur le lieu souhaité. Vous pouvez compléter :

• Adresse complète : rue, ville, code postal, pays (affichés sur les devis)
• Fuseau horaire : utile pour les clients internationaux
• Devise : EUR, USD, GBP, CHF, etc.

Catalogue d’items par lieu

Chaque lieu possède son propre catalogue de prestations (items) :

• Location de salles
• Menus et boissons
• Équipements (son, lumière, mobilier, etc.)

Depuis la fiche lieu (Gérer le catalogue ou onglet Items) :

Pour chaque item, renseignez :

• Titre
• Prix HT
• Taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, selon le type de prestation)

Lors de la création d’un devis, vous ajoutez ces prestations en un clic.

Espaces (salles)

Depuis la fiche lieu, section Espaces (ou Full venue & spaces) :

• Créez les salles, terrasses ou espaces du lieu.
• Ces espaces servent à organiser les événements et à vérifier les disponibilités.

Autres sections de la fiche lieu

• Photos & plans : ajoutez des médias pour mettre en avant le lieu.
• Facturation : configurez le profil de facturation (coordonnées légales, conditions, mentions obligatoires).
• Membres : gérez les utilisateurs ayant accès à ce lieu.
• Synchronisation : connectez Google Calendar / Outlook pour gérer les indisponibilités.
• Lead Form : créez un formulaire de capture de leads à intégrer sur votre site.

Permissions

• La création et la modification des lieux sont généralement réservées aux owners ou aux utilisateurs avec des permissions d’administration.
• Les members peuvent avoir un accès limité :
• Consultation uniquement
• Gestion de certains lieux uniquement

Pour plus de détails, voir Configurer votre équipe.

FAQ

Plusieurs lieux : comment faire ?

Depuis Paramètres > Lieux, cliquez sur Nouveau lieu pour ajouter un autre établissement. Chaque lieu a :

• Ses propres coordonnées
• Sa devise