Gestionar tus lugares y catálogos

En Joinways, un lugar es el punto de partida de toda tu organización comercial: agrupa en un mismo sitio sus espacios reservables, su catálogo de servicios y sus datos de facturación. Bien configurado, convierte la creación de un presupuesto en una serie de casillas que marcar en lugar de una reescritura tediosa, y mantiene coherente todo lo que facturas de un evento a otro. Es también la base sobre la que se apoyan la disponibilidad, los conflictos de planning y tus informes de ocupación.

Dedicar tiempo a cuidar esta configuración desde el principio te ahorra horas de correcciones y olvidos costosos más adelante. Esta guía explica no solo cómo configurar un lugar, sino sobre todo por qué importa cada ajuste y qué desencadena en el resto de la aplicación.

Lo que aprenderás

• Crear y configurar un lugar, con su nombre y su dirección
• Dividir tu lugar en espacios reservables con una capacidad
• Construir un catálogo de servicios cuyos precios se reutilizan en los presupuestos
• Rellenar el perfil de facturación reutilizado automáticamente en presupuestos y facturas
• Entender cómo estos elementos alimentan disponibilidad, presupuestos e informes

Las cuatro piezas de un lugar

Para empezar bien, ten presentes los cuatro elementos que componen un lugar y el papel de cada uno. El resto del artículo vuelve a ellos en detalle.

• El lugar: el contenedor, con su nombre y su dirección. Identifica el sitio y su dirección reaparece en tus documentos.
• Los espacios: las salas reservables del lugar, cada una con una capacidad. Sobre ellos recaen disponibilidad, bloqueos y conflictos.
• El catálogo: tus servicios y sus precios, reutilizados en los presupuestos. Cada línea se convierte en una casilla.
• El perfil de facturación: la identidad legal y fiscal estampada automáticamente en presupuestos y facturas.

Crear un lugar

El lugar es el contenedor de todo lo demás: sin él, no tienes espacios que reservar ni catálogo que facturar. Crearlo primero te da el marco en el que encajarán los espacios y los servicios. Su nombre y su dirección no son solo administrativos: identifican el sitio tanto para tus equipos como para tus clientes, y la dirección reaparece en tus documentos comerciales.

1. Ve a Ajustes y luego Lugares: llegas a la lista de tus sitios.
2. Haz clic en Nuevo lugar; se abre un formulario. Introduce el nombre y la dirección y guarda: el lugar aparece enseguida en la lista.
3. Añade sus espacios y su capacidad (consulta la sección siguiente): hasta que un lugar no tiene un espacio, todavía no es reservable.

Bueno saberlo: una misma cuenta puede alojar varios lugares. Cada uno conserva sus propios espacios, su propio catálogo y su propio perfil de facturación, de modo que puedes gestionar varios sitios sin mezclarlos.

Dividir el lugar en espacios

Un espacio es una sala o zona reservable de tu lugar — el salón principal, el invernadero, el jardín — con su propia capacidad. Es la unidad básica de tu planning: la disponibilidad, un bloqueo o un conflicto se aplican al espacio, no al lugar. Tómate por tanto el tiempo de dividir tu lugar en espacios realistas, porque esa división condiciona todo tu planning.

1. Desde el lugar, añade sus espacios uno a uno, dando a cada uno un nombre claro para tus clientes y equipos («Sala Liberty — 120 cubiertos»).
2. Introduce la capacidad de cada espacio: servirá para comprobar que un número de comensales cabe en la sala en el momento del presupuesto.
3. Repite para cada sala o zona alquilable: un mismo lugar puede combinar espacios alquilables por separado o juntos.

Una vez creados, tus espacios pasan a ser reservables: después los vincularás a los eventos, y es su disponibilidad la que se comprueba y se muestra en el planning. Un espacio bien nombrado y bien dimensionado evita errores de asignación y conflictos de reserva.

El catálogo de servicios

El catálogo reúne todo lo que puedes vender en este lugar: alquiler de espacio, catering, material, opciones. El objetivo es registrar tus servicios y sus precios de una vez por todas, para no volver a reescribirlos nunca. Un catálogo completo te ahorra muchísimo tiempo y evita olvidos en los presupuestos, porque al construir un presupuesto eliges de una lista lista para usar en lugar de reescribir todo de memoria.

• Servicios: alquiler, catering, material, opciones. Introduce cada servicio que ofreces, con una etiqueta clara.
• Precios: reutilizados automáticamente en los presupuestos. Cuando añades un servicio a un presupuesto, su precio de catálogo se traslada tal cual, lo que mantiene la coherencia de tus tarifas.

En la práctica, cada línea del catálogo se convierte en una casilla del presupuesto. Cuanto más cubra tu catálogo tu oferta real, más se reduce la creación de un presupuesto a seleccionar las líneas correctas — y menos probable es que olvides un servicio facturable.

💡 Consejo: un catálogo completo te ahorra muchísimo tiempo y evita olvidos en los presupuestos. Invierte unas horas al principio y las recuperarás en cada presupuesto.

El perfil de facturación

El perfil de facturación contiene la identidad legal y fiscal que debe aparecer en tus documentos comerciales. Rellenarlo correctamente no es un trámite: esta información aparece automáticamente en presupuestos y facturas, así que cualquier error u olvido se traslada directamente a los documentos que reciben tus clientes.

• Razón social, NIF, número de IVA: la identidad legal de tu establecimiento.
• Dirección de facturación: la que debe aparecer en los documentos.

Una vez rellenados estos campos, ya no tienes que pensar en ellos: cada nuevo presupuesto y cada factura trasladan esta información sin ninguna acción por tu parte. Por eso conviene comprobarla antes de emitir tu primer presupuesto.

Resumen de los campos

Aquí, de un vistazo, los campos clave de cada pieza y lo que desencadenan.

• Nombre del lugar: se muestra en la lista de lugares y se elige al crear un evento o un presupuesto.
• Dirección del lugar: se traslada a los documentos comerciales del lugar.
• Nombre del espacio: identifica la sala en el planning y al asignarla a un evento.
• Capacidad del espacio: sirve para controlar el número de comensales en el momento del presupuesto.
• Etiqueta y precio de servicio: se trasladan tal cual como línea de presupuesto.
• Perfil de facturación: razón social, identificadores fiscales y dirección, estampados en presupuestos y facturas.

Cómo funciona

Las tres piezas de un lugar no viven aisladas: se encadenan. El lugar y sus espacios definen qué es reservable y para cuántas personas; el catálogo define qué es facturable y a qué precio; el perfil de facturación define quién factura y bajo qué identidad.

Cuando creas un presupuesto, Joinways se apoya en este conjunto: comprueba la capacidad del espacio frente al número de comensales, traslada los precios del catálogo para cada servicio marcado y estampa automáticamente la información del perfil de facturación. Esta cadena es lo que hace tus presupuestos rápidos y coherentes a la vez.

Aguas abajo, los espacios también alimentan tu planning y tus informes: su disponibilidad y ocupación se siguen a lo largo de los eventos. Una división limpia de los espacios produce por tanto informes de actividad y ocupación fiables, mientras que una división aproximada distorsiona tanto la disponibilidad como las cifras.

Casos particulares

Varios lugares en una misma cuenta: es totalmente posible. Gestiona varios sitios, cada uno con sus espacios y catálogos, sin que se mezclen. Elige el lugar correcto al crear un evento o un presupuesto.

Espacios combinables: un mismo lugar puede ofrecer espacios alquilables por separado o juntos. Créalos todos por separado y decide caso por caso cuáles vincular a un evento.

Servicios comunes a varios lugares: si un mismo servicio existe en varios sitios pero a un precio diferente, introdúcelo en el catálogo de cada lugar con su propio precio, para que cada presupuesto refleje la tarifa local correcta.

Reconfiguración de una sala: si cambias la disposición de un espacio (banquete, teatro, cóctel), su capacidad real varía. Introduce la capacidad más representativa de tu uso habitual; el control en el presupuesto es una barrera, no una regla rígida.

Cambio de razón social: si tu establecimiento cambia de entidad jurídica, corrige el perfil de facturación antes de emitir nuevos presupuestos. Los documentos ya emitidos no cambian retroactivamente; solo los siguientes trasladan la nueva identidad.

Servicio puntual fuera del catálogo: para una solicitud excepcional, puedes añadir una línea directamente al presupuesto. Si se repite a menudo, añádela al catálogo para reutilizarla sin reescribirla.

💡 Consejo: antes de emitir tu primer presupuesto, haz un repaso completo del lugar — espacios y capacidades, catálogo y precios, perfil de facturación. Cinco minutos de comprobación evitan un presupuesto enviado con una dirección equivocada o un precio que falta.

Buenas prácticas

• Actualiza tus precios con regularidad: un catálogo al día evita facturar tarifas antiguas.
• Usa etiquetas de servicio claras: tus equipos y clientes deben entender cada línea sin explicación.
• Comprueba el perfil de facturación antes de tu primer presupuesto: es lo que aparece en todos tus documentos.
• Da a los espacios nombres claros y una capacidad realista, para que el control de capacidad siga siendo fiable.
• Estructura tu catálogo por familias (alquiler, catering, material): encontrar un servicio en el momento del presupuesto se vuelve inmediato.
• Repasa el lugar al inicio de temporada: tarifas, capacidades y menciones legales quedan así al día para todo el año.
• Con varios lugares, nombra espacios y servicios sin ambigüedad entre sitios, para evitar marcar la línea equivocada en un presupuesto.

Solución de problemas

Un precio no se traslada al presupuesto. Causa: el servicio todavía no existe en el catálogo, o su precio no se rellenó. Solución: añade el servicio al catálogo del lugar y fija su precio; entonces estará disponible para seleccionar en tus presupuestos.

La información de facturación es incorrecta en un presupuesto. Causa: el perfil de facturación del lugar está incompleto o es incorrecto. Solución: corrige la razón social, el NIF, el número de IVA o la dirección en el perfil de facturación; los documentos siguientes trasladarán los datos correctos.

Un espacio no parece reservable. Causa: el espacio no se creó en el lugar, o su capacidad no se rellenó. Solución: añade el espacio al lugar con un nombre y una capacidad; entonces queda disponible en el planning y vinculable a los eventos.

Un servicio aparece con el precio equivocado en un presupuesto. Causa: el precio del catálogo se modificó después de crear el presupuesto, o se marcó la línea equivocada. Solución: comprueba el precio en el catálogo y luego corrige la línea directamente en el presupuesto si hace falta.

Ejemplo concreto

Tomemos un hotel que lanza su actividad de eventos en Joinways. Empieza creando su lugar con el nombre del establecimiento y su dirección. Luego lo divide en 4 espacios: el salón principal, un salón, una terraza y una sala de reuniones, cada uno con su capacidad — por ejemplo 200 cubiertos para el salón principal, 40 para la sala de reuniones.

Construye entonces un catálogo de 30 servicios: alquiler de cada espacio, fórmulas de catering, alquileres de material, opciones diversas, cada una con su precio. Por último, rellena su perfil de facturación de una vez por todas: razón social, NIF, IVA y dirección.

Resultado: crear un presupuesto ahora es marcar casillas en lugar de reescribir todo. El equipo elige el espacio, comprueba de un vistazo que la capacidad es suficiente, marca los servicios deseados, y el presupuesto se construye con los precios correctos y las menciones legales correctas. Lo que llevaba largos minutos ahora se hace en unos clics, sin olvidos.

Segundo ejemplo: un segundo sitio

Un año después, el mismo hotel abre una segunda dirección, una villa con jardín. En la misma cuenta, crea un segundo lugar, distinto del primero, con su propia dirección.

La villa tiene solo dos espacios — el gran salón y el jardín — y tarifas de alquiler más altas que el sitio original. El equipo introduce el catálogo propio de la villa, con estos precios locales, en lugar de reutilizar los del primer lugar.

Como cada lugar conserva su catálogo y su perfil de facturación, un presupuesto para la villa lleva automáticamente los precios correctos y la dirección correcta, sin riesgo de confusión con el hotel. Elegir el lugar correcto al crear el presupuesto basta para alinear todo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo gestionar varios lugares en una misma cuenta?

Sí, gestiona varios sitios, cada uno con sus espacios y catálogos. Cada lugar sigue siendo independiente, lo que evita cualquier mezcla entre tus diferentes establecimientos.

¿Tengo que volver a crear mi catálogo para cada lugar?

El catálogo está vinculado al lugar. Si tus sitios ofrecen servicios idénticos a tarifas diferentes, introdúcelos en cada lugar con su propio precio para que los presupuestos reflejen la tarifa correcta.

¿Qué pasa si modifico un precio del catálogo?

Los nuevos presupuestos trasladarán el precio actualizado, ya que los precios del catálogo se reutilizan automáticamente. Mantén por tanto tu catálogo al día para no facturar nunca tarifas antiguas.

¿Para qué sirve la capacidad de un espacio?

Sirve para comprobar que un número de comensales cabe en la sala en el momento del presupuesto. Una capacidad realista evita prometer una sala demasiado pequeña para el evento previsto.

¿Por qué comprobar el perfil de facturación antes del primer presupuesto?

Porque esta información aparece automáticamente en presupuestos y facturas. Comprobarla de antemano evita enviar un documento con una razón social equivocada o una dirección incorrecta.

¿Puedo eliminar o desactivar un espacio que ya no alquilo?

Retira el espacio del lugar cuando ya no esté en alquiler: entonces sale del planning y ya no se ofrece para asignación. Los eventos pasados vinculados a él conservan su historial.

¿El catálogo gestiona el IVA por servicio?

Cada servicio lleva su precio de catálogo, reutilizado tal cual en el presupuesto. Introduce tus precios de forma coherente con tu perfil de facturación para que los documentos sigan siendo correctos.

Ver también

• Crear tus espacios
• Ajustes de facturación
• Seguir la actividad y la ocupación