Gérer les avenants à un devis signé

Un client signe, puis ajoute vingt invités, change de menu ou décale l'heure du cocktail. Rouvrir le devis signé effacerait la trace de ce qui avait été accepté. Refaire un devis ferait perdre le fil entre l'engagement initial et le montant final.

L'avenant est une nouvelle version complète du devis, numérotée d'après lui (-A1, -A2…). Il reprend les lignes en vigueur, signale ce qui change et affiche l'écart hors taxes. Une fois accepté ou signé, il remplace le devis initial comme contrat, applique ses horaires à l'événement et sert de base à la facturation. Le devis initial reste consultable.

Ce que vous allez apprendre

• Créer un avenant depuis un devis signé ou accepté.
• Modifier les lignes, les espaces et les horaires de l'avenant.
• Le faire signer par le client.
• Comprendre ce qui change sur l'événement et sur la facturation, avoirs compris.

Prérequis

• Un devis « Signé », « Accepté » ou en cours de facturation. Un devis facturé en totalité doit d'abord recevoir un avoir, ou voir sa facture annulée.
• Un rôle qui permet de modifier les devis.
• Aucun autre avenant en cours sur ce devis : un seul à la fois.

1. Créer l'avenant

1. Ouvrez le devis signé. Ses articles sont verrouillés : « Articles verrouillés : le devis est signé. »
2. Cliquez sur « Modifier via l'avenant n°1 », à côté de ce message, ou sur « Avenant » dans la bande des versions.
3. L'avenant s'ouvre en brouillon, prérempli avec les lignes en vigueur.

La bande des versions affiche « Devis initial » et son montant, « Avenant n°1 » et le sien, la mention « en cours » et l'écart, par exemple +5 450 €. Pour revenir à un avenant commencé, cliquez sur « Reprendre l'avenant n°1 ».

2. Modifier les lignes, les espaces et les horaires

L'avenant se modifie comme un devis : ajoutez, retirez ou ajustez des lignes, depuis le catalogue ou en ligne libre. Les lignes ajoutées portent le badge « Nouveau », les lignes changées « Modifié ». L'écart hors taxes avec le devis initial se recalcule à chaque changement.

Les espaces et horaires suivent l'avenant. Ouvrez « Espace et horaires » sur une ligne de l'avenant pour changer une salle ou un créneau. La ligne, le PDF et la page du client montrent le parcours proposé. Rien ne bouge sur le planning de l'événement tant que l'avenant n'est pas accepté ou signé.

3. Le faire signer

1. Relisez l'écart affiché, c'est ce chiffre que le client validera.
2. Cliquez sur « Envoyer l'avenant ». Le client ouvre le lien public, lit les changements et l'écart, puis signe avec le code reçu par email, comme pour le devis (voir Faire signer un devis en ligne).
3. Si l'avenant a été signé sur papier, choisissez « Enregistrer une signature manuelle » et joignez le document.

Tant qu'un avenant est en brouillon, le lien du client montre la version en vigueur. Son menu de lien propose de le marquer envoyé ou de le montrer sans l'envoyer, comme pour un devis. Sur un événement venu d'une plateforme qui exige son propre devis, « À déposer sur » remplace « Envoyer l'avenant ».

4. Ce qui se passe à la validation

• L'avenant devient le contrat. Le devis initial affiche « Remplacé par un avenant » et ses articles restent verrouillés.
• Ses horaires s'appliquent à l'événement, une seule fois : un créneau modifié est réécrit, un nouveau est créé, une ligne retirée libère sa salle. Les horaires de l'événement s'élargissent si besoin et les agendas synchronisés suivent.
• Dans l'onglet « Aperçu » de l'événement, le devis et ses avenants sont regroupés : le dernier avenant en tête, le « Devis initial » en retrait, son montant barré.

Statuts et numéros de version

• « Brouillon » : avenant en cours d'édition. Il se modifie ou se supprime librement.
• « Avenant en attente » : envoyé, en attente de la décision du client.
• « Avenant à signer » : accepté par le client, pas encore signé.
• « Avenant signé » : il remplace le devis initial comme contrat.
• Indice -A1, -A2… : ajouté au numéro du devis initial pour chaque avenant successif.

5. Facturer après un avenant

La facturation se fait toujours depuis le devis initial. Tant qu'un avenant est en cours, elle est bloquée. Une fois l'avenant signé, le bloc « Facturation » indique « Alignées sur l'avenant n°1 » : les nouvelles factures reprennent ses lignes et son total.

• Le total augmente : l'acompte déjà émis reste figé sur le devis initial. « Facturer le solde » calcule le reste sur le nouveau total, moins ce qui a déjà été facturé.
• Le total baisse sous le montant facturé : la ligne « Avoir à émettre » apparaît. « Émettre un avoir » émet un avoir partiel de la différence, sur le canal de la facture, avec un motif imprimé si vous le souhaitez (voir Facturer un devis signé).
• La devise ou la TVA changent : le solde est refusé. Annulez les factures existantes, puis refacturez la totalité.

Exemple : un mariage qui passe de 80 à 110 convives

Trois semaines avant le mariage, les mariés ajoutent 30 convives et décalent le cocktail d'une heure. L'organisatrice crée l'avenant n°1 : +30 couverts, un serveur de plus, et le créneau du cocktail déplacé dans « Espace et horaires ». L'écart de +1 950 € s'affiche. Les mariés signent le soir même. Le créneau du cocktail se met à jour sur le planning, et le solde intègre le nouveau total.

Dépannage

Le bouton « Avenant » n'apparaît pas

Cause : le devis n'est ni signé ni accepté, il est facturé en totalité, vous êtes sur un avenant, ou un avenant est déjà en cours. Solution : ouvrez le devis initial. Reprenez l'avenant en cours avec « Reprendre l'avenant n°1 », ou supprimez-le.

Les horaires de l'avenant ne sont pas sur le planning

Cause : l'avenant n'est pas encore accepté ou signé. Solution : c'est voulu, ses horaires s'appliquent à l'événement à sa validation.

L'écart affiché semble faux

Cause : l'écart se mesure hors taxes et par rapport au devis initial, pas à l'avenant précédent. Solution : comparez-le au total HT du devis initial.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un avenant ?

Oui, tant qu'il n'est pas signé. Après signature, créez un nouvel avenant pour corriger.

Le devis d'origine est-il perdu ?

Non. Il reste consultable avec sa signature et affiche « Remplacé par un avenant ».

Puis-je enchaîner plusieurs avenants ?

Oui, l'un après l'autre. Chacun repart des lignes du dernier avenant signé, et son écart se mesure toujours par rapport au devis initial.

Un avenant peut-il baisser le total ?

Oui. Si le nouveau total passe sous le montant déjà facturé, Joinways propose d'émettre l'avoir de la différence.

Voir aussi

• Créer un devis professionnel
• Faire signer un devis en ligne
• Facturer un devis signé
• Générer et faire signer un contrat de location