Facturar un presupuesto firmado
Convierte un presupuesto firmado en una factura conforme, gestiona la numeración y sigue los pagos hasta el cobro.
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Una vez firmado el presupuesto, lo facturas desde la página del presupuesto. Joinways emite la factura sin ninguna integración: número legal en la serie del lugar, PDF con el XML Factur-X integrado y pago por transferencia a tu IBAN. Si Stripe, Qonto o QuickBooks están conectados, puedes emitir la factura por ese canal.
Este artículo cubre todo el ciclo: facturar un anticipo, el saldo o el total, elegir el canal de emisión, entender la numeración, registrar un pago y anular una factura errónea.
Una factura nunca es una entrada aislada: prolonga el presupuesto firmado y alimenta directamente el seguimiento de facturación del lugar.
Requisitos
- Un presupuesto firmado o aceptado: la factura siempre se construye a partir de un presupuesto existente, nunca se crea desde cero.
- El perfil de facturación del lugar completado: razón social, dirección, menciones legales e IBAN. Se imprimen en la factura.
- No se necesita ninguna integración. Stripe, Qonto y QuickBooks son opcionales: cada uno añade un canal de emisión.
Lo que vas a aprender
- Generar una factura a partir de un presupuesto
- Entender la numeración de facturas
- Elegir el canal de emisión: Joinways, Stripe, Qonto o QuickBooks
- Seguir los estados de pago hasta el cobro
Generar una factura a partir de un presupuesto
La facturación siempre parte de un presupuesto firmado o aceptado: Joinways reutiliza las líneas, importes y menciones del presupuesto para evitar volver a escribir datos y mantener la coherencia entre la oferta firmada y el documento contable.
- Abre el presupuesto correspondiente y comprueba que está en estado aceptado o firmado.
- Haz clic en «Facturar» y luego en «Crear anticipo» o «Facturar el total». Más adelante, el mismo botón pasa a «Crear saldo».
- En la ventana, comprueba el cliente, el importe y el plazo de pago. Elige el canal en «Emitir mediante» y haz clic en «Solo generar» o «Generar y enviar». «Generar y enviar» abre el panel de correo prerrellenado con el enlace de la factura, en el hilo ya vinculado al evento.
- La factura aparece en el bloque «Facturación» bajo el presupuesto, con su número, su estado y su PDF. El presupuesto pasa a facturado.
Así presupuesto y factura se mantienen coherentes: cualquier diferencia de importe debe pasar por una enmienda y no por una edición directa en la factura.
En una factura emitida por Joinways, los espacios reservados por el evento se imprimen junto al lugar, con su montaje, como en el presupuesto.
Elegir el canal de emisión
La ventana de facturación muestra «Emitir mediante» en cuanto hay varios canales disponibles. El canal se elige en la primera factura del presupuesto y el saldo sigue después el mismo canal.
- Joinways: sin integración. Joinways numera la factura en la serie del lugar y genera un PDF con el XML Factur-X (EN 16931) integrado. El cliente paga por transferencia a tu IBAN.
- Stripe: factura de Stripe, numerada y cobrada por Stripe. El pago se registra automáticamente.
- Qonto: Qonto genera la factura Factur-X en tu numeración de Qonto. El cliente paga por transferencia o con tarjeta en la página de Qonto.
- QuickBooks: la factura se crea en tu empresa de QuickBooks, que la numera y calcula el impuesto sobre las ventas.
Numeración
Las facturas emitidas por Joinways siguen una numeración legal continua por lugar. La palabra de serie sigue el país del lugar: FACT- para un país de serie francesa o española, INV- en los demás, seguida del identificador del lugar y de un número de cuatro cifras, por ejemplo FACT-1234-0001. La secuencia nunca se reinicia. Stripe, Qonto y QuickBooks numeran sus facturas en su propia serie.
Cada lugar tiene su propia serie: la continuidad se asegura a nivel de lugar, lo que evita huecos de numeración que invalidarían la conformidad contable.
El número se asigna al generar la factura. Una factura de Joinways no tiene borrador: se numera en cuanto se crea.
Referencia: estados y situaciones
Una factura tiene un estado, que indica en qué punto está su pago, y un tipo: anticipo, saldo o factura única.
- Pendiente: la factura está emitida y numerada, el pago aún no se ha recibido.
- Pagada: el pago queda registrado, automáticamente con Stripe o con «Marcar como pagada» en una factura de Joinways.
- Anulada: la factura está anulada. Conserva su número y sigue en la serie.
- Anticipo: factura parcial, en porcentaje o importe fijo, emitida antes del evento.
- Saldo: factura del importe restante tras el anticipo, normalmente después del evento.
- Factura: factura única que cubre el importe total del presupuesto.
Un mismo presupuesto puede combinar varios estados, por ejemplo un anticipo ya Pagada y un saldo aún Pendiente. El bloque «Facturación» resume «Total con IVA», «Facturado», «Pendiente de facturar», «Cobrado» y «Pendiente de pago».
Seguimiento de pagos
El bloque «Facturación» muestra, expediente por expediente, lo que se ha facturado y lo que se ha cobrado. Se actualiza automáticamente cuando el cobro pasa por Stripe; en una factura de Joinways, eres tú quien registra el pago.
Cómo funciona
Entre bastidores, Joinways enlaza el presupuesto, la factura y el pago dentro de un mismo expediente para que cada documento siga siendo coherente con la oferta firmada.
- El presupuesto aceptado sirve de base: sus líneas e importe alimentan la factura.
- Al emitirla, el número legal se asigna dentro de la secuencia continua del lugar.
- Si Stripe está conectado, el pago en línea pasa la factura automáticamente a Pagada.
- En una factura de Joinways, haz clic en «Marcar como pagada» al recibir el pago. Indica la fecha, el medio de pago (Transferencia, Tarjeta, Cheque, Efectivo, Otro) y una referencia si hace falta.
Anticipo y saldo aparecen como dos facturas distintas vinculadas al mismo expediente, cada una con su propio estado de pago.
El estado de pago de cada factura es independiente: cobrar el anticipo no marca automáticamente el saldo como pagado.
Este desglose anticipo/saldo refleja la tesorería real del expediente y te permite reclamar con precisión la parte aún no cobrada.
Casos particulares
Algunas situaciones habituales merecen atención adicional para mantener la conformidad y un seguimiento claro.
- Facturación parcial: un anticipo, en porcentaje o importe fijo, y luego un saldo, por el mismo canal. El saldo solo es posible tras un anticipo, y «Facturar el total» solo si no hay ninguna factura activa.
- Modificación tras la firma: una enmienda cambia el total. Mientras no esté firmada, la facturación está bloqueada. Una vez firmada, el saldo usa sus líneas y su total, y el anticipo sigue anclado al presupuesto original.
- Factura errónea: haz clic en «Anular factura» mientras esté Pendiente y emite una nueva. Una factura pagada no puede anularse. «Crear abono» solo está disponible en las facturas de Stripe. La anulación requiere el permiso de gestionar la facturación del espacio.
- Eliminación: un presupuesto o un evento con una factura emitida ya no puede eliminarse. Una factura se conserva diez años; anúlala si es errónea.
Buenas prácticas
- Comprueba tus datos de facturación antes de la primera factura del lugar.
- Marca cada factura de Joinways como pagada en cuanto llegue la transferencia, para que «Pendiente de facturar» y «Cobrado» sigan siendo exactos.
- Emite los anticipos antes del evento y el saldo después, para asegurar la tesorería.
- Mantén cada factura vinculada a su expediente para conservar una pista de auditoría completa.
Solución de problemas
¿Falta el número de factura?
Causa: la factura se emitió con Stripe, Qonto o QuickBooks, que usan su propia numeración, o el presupuesto aún no se ha facturado. Solución: abre el bloque «Facturación» bajo el presupuesto. Si «Facturar» está desactivado, comprueba que el presupuesto está firmado y que no hay ninguna enmienda en curso.
¿El pago no aparece como cobrado?
Causa: no hay ningún pago registrado. Solución: en una factura de Joinways, haz clic en «Marcar como pagada». Con Stripe, comprueba que la cuenta sigue conectada.
Ejemplo concreto
Un seminario firmado por 8.400 € con IVA. El lugar hace clic en «Crear anticipo» (30 %) y elige Joinways en «Emitir mediante»: se genera la factura FACT-1234-0012 con su Factur-X y se envía al cliente. Al recibir la transferencia, «Marcar como pagada». Tras el evento, «Crear saldo» emite la factura de saldo por el mismo canal.
Otro ejemplo
Una boda de 12.000 € se factura de una vez con «Facturar el total». La factura lleva FACT-1234-0013 para un lugar francés o INV-1234-0013 para uno estadounidense. Queda Pendiente hasta la transferencia y pasa a Pagada con «Marcar como pagada».
Como la secuencia del lugar es continua, la siguiente factura toma el número siguiente, sin huecos. Una factura anulada conserva su número tal cual y sigue en la serie: el número nunca se reasigna.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar parcialmente?
Sí, con cualquier canal: «Crear anticipo» y luego «Crear saldo». El saldo se calcula sobre el total sin impuestos, menos lo ya facturado.
¿Puede reiniciarse la numeración cada año?
No: la secuencia es continua por lugar y no se reinicia, para garantizar una serie ininterrumpida conforme a las obligaciones legales.
¿Qué significa el formato FACT- o INV-?
Es el número legal asignado por lugar a las facturas emitidas por Joinways. FACT- se usa para los países de serie francesa y española, INV- para los demás: un lugar estadounidense nunca emite un documento FACT-.
¿Cómo marco una factura como pagada sin Stripe?
En una factura emitida por Joinways, haz clic en «Marcar como pagada» e indica la fecha y el medio de pago. La factura pasa a Pagada. El presupuesto pasa a pagado cuando todas sus facturas están liquidadas.
¿Necesito un presupuesto firmado para facturar?
Sí: la factura se construye a partir de un presupuesto firmado o aceptado, con tus datos de facturación rellenados.
¿Dónde encuentro mis facturas?
En el bloque «Facturación», bajo el presupuesto original: cada factura aparece con su número, su estado, su PDF y las acciones disponibles. El cliente también las encuentra en su página pública.
¿Puedo modificar una factura ya emitida?
No. Una factura emitida queda fija. Si sigue Pendiente, anúlala y emite una nueva. Si cambia el importe del contrato, crea primero una enmienda, haz que la firmen y luego factura el saldo.
Véase también
Centraliza tus solicitudes de eventos en un solo lugar.