Facturar un presupuesto firmado
Convierte un presupuesto firmado en una factura conforme, gestiona la numeración y sigue los pagos hasta el cobro.
Una vez firmado el presupuesto, la factura oficializa la transacción y convierte un acuerdo comercial en un documento contable con valor legal. Joinways se apoya en el presupuesto: numeración legal automática y, si Stripe está conectado, cobro en línea.
Este artículo cubre todo el ciclo de facturación de un evento: pasar de un presupuesto aceptado a una factura conforme, entender la numeración legal, elegir entre la factura PDF y la factura Stripe, y luego seguir los pagos hasta el cobro completo del expediente.
Una factura nunca es una entrada aislada: prolonga el presupuesto firmado y alimenta directamente el seguimiento de facturación del lugar.
Requisitos
- Un presupuesto firmado o aceptado: la factura siempre se construye a partir de un presupuesto existente, nunca se crea desde cero.
- Tus datos de facturación rellenados: razón social, dirección y menciones legales del lugar, usados en la factura.
- Para el cobro en línea, una cuenta de Stripe conectada al lugar (opcional si solo facturas en PDF).
Lo que vas a aprender
- Generar una factura a partir de un presupuesto
- Entender la numeración de facturas
- Elegir entre factura legal PDF y factura Stripe
- Seguir los estados de pago hasta el cobro
Generar una factura a partir de un presupuesto
La facturación siempre parte de un presupuesto aceptado: Joinways reutiliza las líneas, importes y menciones del presupuesto para evitar volver a escribir datos y mantener la coherencia entre la oferta firmada y el documento contable.
- Abre el presupuesto correspondiente y comprueba que está en estado aceptado o firmado.
- Elige el modo de facturación: exportación PDF para una factura legal, o Generar factura para pasar por Stripe.
- Joinways asigna el número legal y marca el presupuesto como facturado en el expediente.
- La factura queda vinculada al expediente del evento, consultable en cualquier momento.
Así presupuesto y factura se mantienen coherentes: cualquier diferencia de importe debe pasar por una enmienda y no por una edición directa en la factura.
Dos formas de facturar
Joinways ofrece dos vías de facturación según si solo necesitas un documento contable o un cobro en línea integrado. Ambas pueden coexistir en un mismo expediente.
- Factura legal (PDF): al exportar el PDF de un presupuesto aceptado, Joinways asigna automáticamente un número de factura legal y marca el presupuesto como facturado.
- Factura Stripe: desde el presupuesto, haz clic en Generar factura para cobrar en línea (anticipo, saldo o total).
Numeración
Joinways genera una numeración legal secuencial y continua por lugar, con el formato FACT-XXXX-0001. La secuencia no se reinicia: garantiza una serie ininterrumpida, conforme a las obligaciones legales.
Cada lugar tiene su propia serie: la continuidad se asegura a nivel de lugar, lo que evita huecos de numeración que invalidarían la conformidad contable.
El número se asigna en el momento exacto en que el presupuesto se convierte en factura, no al crear el presupuesto: mientras el presupuesto no se facture, no se consume ningún número legal.
Referencia: estados y situaciones
Los estados siguientes describen en qué punto está una factura dentro de su ciclo de vida, desde que se emite hasta su cobro completo.
- Facturada: la factura está emitida y el número legal asignado.
- Pagada: el cobro queda registrado, automáticamente vía Stripe o manualmente.
- Anticipo: factura parcial que cubre un porcentaje del importe total, antes del evento.
- Saldo: factura del importe restante tras el anticipo, normalmente después del evento.
- Total: factura que cubre de una vez el importe íntegro del presupuesto.
Un mismo expediente puede combinar varios de estos estados: por ejemplo un anticipo ya Pagado y un saldo todavía solo Facturado.
💡 Bueno saber: una factura Stripe lleva además su propio número de factura Stripe, distinto del número legal de Joinways.
Seguimiento de pagos
El seguimiento de pagos muestra, expediente por expediente, lo que se ha facturado y lo que se ha cobrado. Se actualiza automáticamente cuando el cobro pasa por Stripe.
- Facturada: la factura está emitida.
- Pagada: el cobro queda registrado (automáticamente vía Stripe, o manualmente).
- Cobra en línea vía Stripe para un seguimiento automático del pago.
Cómo funciona
Entre bastidores, Joinways enlaza el presupuesto, la factura y el pago dentro de un mismo expediente para que cada documento siga siendo coherente con la oferta firmada.
- El presupuesto aceptado sirve de base: sus líneas e importe alimentan la factura.
- Al emitirla, el número legal se asigna dentro de la secuencia continua del lugar.
- Si Stripe está conectado, el pago en línea pasa la factura automáticamente a Pagada.
- Si no, registras el cobro manualmente cuando llega el pago.
Anticipo y saldo aparecen como dos facturas distintas vinculadas al mismo expediente, cada una con su propio estado de pago.
El estado de pago de cada factura es independiente: cobrar el anticipo no marca automáticamente el saldo como pagado.
Este desglose anticipo/saldo refleja la tesorería real del expediente y te permite reclamar con precisión la parte aún no cobrada.
Casos particulares
Algunas situaciones habituales merecen atención adicional para mantener la conformidad y un seguimiento claro.
- Facturación parcial: un anticipo y luego un saldo, cada uno con una factura distinta vía Stripe.
- Modificación tras la firma: una enmienda ajusta el importe del presupuesto inicial antes de facturar.
- Doble número: una factura Stripe combina el número legal de Joinways y el número de Stripe, algo normal y esperado.
Buenas prácticas
- Comprueba tus datos de facturación antes de la primera factura del lugar.
- Prioriza el cobro vía Stripe para un seguimiento automático del pago.
- Emite los anticipos antes del evento y el saldo después, para asegurar la tesorería.
- Mantén cada factura vinculada a su expediente para conservar una pista de auditoría completa.
Solución de problemas
¿Falta el número de factura?
Causa: el presupuesto aún no se ha convertido en factura. El número legal se asigna cuando el presupuesto se convierte en factura (exportación PDF de un presupuesto aceptado). Solución: comprueba el estado del presupuesto y vuelve a exportar.
¿El pago no aparece como cobrado?
Causa: el cobro no se ha registrado. Solución: si usas Stripe, comprueba la conexión; si no, registra el cobro manualmente en la factura.
¿Dos números distintos en una factura Stripe?
Causa: la factura Stripe lleva su propio número. Solución: es normal — el número legal de Joinways sigue siendo la referencia contable, el número de Stripe sirve para el seguimiento del cobro.
Ejemplo concreto
Un seminario firmado por 8.400 €: se genera una factura de anticipo del 30 % vía Stripe y se paga en línea, luego se factura y cobra el saldo tras el evento. Todo queda registrado en el expediente.
Otro ejemplo
Una boda de 12.000 € se factura en su totalidad por exportación PDF: Joinways asigna el número legal FACT-XXXX-0001, la factura pasa a Facturada y el cobro recibido por transferencia se registra manualmente como Pagada.
Como la secuencia del lugar es continua, la siguiente factura emitida en ese lugar toma automáticamente el número siguiente, sin hueco en la serie.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar parcialmente?
Sí: vía Stripe, genera una factura de anticipo y luego una de saldo. Las enmiendas ajustan el importe del presupuesto inicial si hace falta.
¿Puede reiniciarse la numeración cada año?
No: la secuencia es continua por lugar y no se reinicia, para garantizar una serie ininterrumpida conforme a las obligaciones legales.
¿Qué significa el formato FACT-XXXX-0001?
Es el número legal secuencial asignado automáticamente por lugar cuando un presupuesto aceptado se convierte en factura.
¿Por qué mi factura Stripe tiene dos números?
Una factura Stripe lleva su propio número de Stripe además del número legal de Joinways; ambos coexisten, lo cual es esperado.
¿Cómo marco una factura como pagada sin Stripe?
Registra el cobro manualmente en la factura: su estado pasa entonces a Pagada.
¿Necesito un presupuesto firmado para facturar?
Sí: la factura se construye a partir de un presupuesto firmado o aceptado, con tus datos de facturación rellenados.
¿Dónde encuentro mis facturas?
Cada factura queda vinculada al expediente del evento correspondiente, accesible desde el presupuesto de origen.
¿Puedo modificar una factura ya emitida?
La factura se apoya en el presupuesto: para ajustar el importe, pasa por una enmienda del presupuesto inicial, que luego se refleja en la facturación.
¿El número legal y el número de Stripe sirven para lo mismo?
No: el número legal de Joinways garantiza la conformidad contable; el número de Stripe identifica el cobro en el lado de Stripe.
Véase también
¿Listo para centralizar tus solicitudes de eventos?