Calendario y gestión de eventos

Cada evento organizado, del presupuesto al día D

Una vez que una solicitud se transforma en evento, sigue todo en un solo lugar: disponibilidad, propuestas, contratos y comunicación con el cliente. Se acabaron las hojas de cálculo dispersas.

Calendario de eventos — vista planificación multi-sala en Joinways

Reemplaza tus herramientas dispersas por un sistema simple

Seguimiento comercial, calendario, emails y tareas — todo conectado.

Funcionalidad clave

Disponibilidad siempre exacta

No más dobles reservas. Visualiza todos tus lugares y espacios en un calendario unificado. Tu equipo siempre sabe qué está disponible.

  • Multi-lugar y multi-espacio en una vista
  • Alertas de conflicto instantáneas antes de guardar
  • Vistas de día, semana y mes
  • Sincronización opcional con Google u Outlook
Vista lista de eventos con estados y detalles
Hilo de conversación email vinculado al eventoHilo de conversación email vinculado al evento
Integrado en cada evento

Historial de emails por evento

Cada email intercambiado con un cliente se adjunta al evento. Abre un evento, ve toda la conversación — sin buscar en tu bandeja de entrada.

  • Emails vinculados al evento
  • Responde directamente desde la página del evento
  • Hilo completo visible para tu equipo

Todo lo demás que necesitas, integrado

Página detalle de evento con fechas, espacios y contactos

Ficha del evento

Toda la info clave del evento en una sola página: fechas, espacios, invitados, presupuesto, contactos y estado.

Creador de presupuestos y propuestas para eventos

Presupuestos y propuestas

Propuestas elegantes con firma electrónica.

Hoja de función con programación del evento

Hojas de función

Genera hojas de función para cocina, servicio y operaciones con exportación PDF. Cada uno sabe exactamente qué preparar — comparte en un clic con tu equipo o proveedores.

Seguimiento comercial de eventos con etapas arrastrables

Seguimiento comercial

Arrastra eventos a través de tus etapas. Ve qué necesita atención y los ingresos que vienen este mes.

Tareas preparadas y recordatorios para eventos

Tareas y recordatorios

Recordatorios y tareas preparados según el tipo de evento.

Documentos y archivos vinculados al evento

Documentos y archivos

Contratos, planos de sala, fotos — todo vinculado al evento.

Notas internas sobre preferencias del clienteOverlay notas internas con solicitudes específicas

Notas internas

Preferencias del cliente y solicitudes que tu equipo realmente verá.

Historial de actividad y registro de auditoría del eventoHistorial de actividad y registro de auditoría del evento

Historial de actividad

Quién hizo qué, cuándo. Trazabilidad completa para cada evento.

Vistas guardadas

Guarda tus filtros y vistas favoritos. Un clic para ver tu seguimiento comercial, los eventos de un espacio, o las tareas pendientes.

¿Qué es un software de gestión de eventos para espacios?

Un software de gestión de eventos reúne en un solo lugar todo lo que un espacio debe seguir: las solicitudes entrantes, el calendario de los espacios, los presupuestos, los contratos, las conversaciones con clientes y las hojas de función. Donde una agenda compartida solo muestra franjas, vincula cada reserva con su presupuesto, sus emails y sus tareas.

Joinways está pensado para espacios que acogen eventos: salones de celebraciones, restaurantes con privatización, hoteles con salas, fincas y espacios singulares. Varios espacios, opciones que vigilar, anticipos que cobrar, equipos que informar el día del evento: ese es exactamente el perímetro que cubre la herramienta.

La diferencia con una herramienta genérica está en el oficio. Los estados distinguen la opción de la confirmación, el calendario razona por espacio y el evento se convierte en una hoja de función (BEO) para cocina y servicio. Nada que adaptar, nada que improvisar.

De la solicitud al día del evento, en cuatro pasos

  1. 01

    Llega la solicitud

    Formulario, email o teléfono: cada detalle — fecha, aforo, presupuesto — se extrae y estructura en una ficha, lista para responder.

  2. 02

    Se coloca la opción

    Bloqueas la franja en el calendario y envías el presupuesto. La opción es visible para todo el equipo: la disponibilidad sigue siendo exacta.

  3. 03

    La reserva se confirma

    El cliente firma el presupuesto en línea y tú generas la factura del anticipo. La opción pasa a confirmación y la franja queda bloqueada.

  4. 04

    Se prepara el día del evento

    La hoja de función (BEO) se genera desde el evento: horarios, menú, material. Cocina, servicio y proveedores saben qué preparar.

¿Por qué no una hoja de cálculo y una agenda compartida?

Muchos espacios empiezan así. Luego las solicitudes crecen y aparecen las grietas: una opción olvidada en la agenda, un presupuesto cuya última versión nadie encuentra, un email sin respuesta durante todo un fin de semana. Cada herramienta funciona, pero nada las conecta.

Un software dedicado elimina esos puntos ciegos. La disponibilidad, el presupuesto, el contrato y la conversación viven en la misma ficha de evento. Cuando algo cambia, cambia en todas partes: tu equipo trabaja sobre una sola fuente.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de eventos

¿Puedo gestionar varios lugares y espacios en un mismo calendario?
Sí. Todos tus lugares y espacios se muestran en un calendario unificado, en vista de día, semana o mes. Tu equipo siempre sabe qué está disponible.
¿Cómo evita Joinways las dobles reservas?
Una alerta de conflicto aparece antes de guardar cuando dos eventos se solapan en el mismo espacio. Las opciones y las confirmaciones se distinguen, así que el estado de cada franja queda claro.
¿El calendario se sincroniza con Google Calendar u Outlook?
Sí, de forma opcional. Los eventos se sincronizan con Google Calendar u Outlook en ambos sentidos: una reserva confirmada en Joinways aparece en tu agenda y los cambios quedan al día en todas partes. Tus disponibilidades siguen siendo exactas, incluso para quienes consultan su calendario habitual.
¿Puedo generar fichas técnicas (BEO)?
Sí. Las fichas técnicas se generan para cocina, servicio y operaciones, con export a PDF. Las compartes con un clic con tus equipos o proveedores.
¿Los intercambios con el cliente son visibles en el evento?
Sí. Cada email intercambiado con el cliente queda vinculado a su evento, sin escribir nada. Respondes directamente desde la página del evento y todo el equipo ve el hilo completo.
¿Cómo sigo mis solicitudes hasta la confirmación?
El seguimiento comercial muestra cada solicitud en su etapa, desde la primera respuesta hasta la confirmación. Arrastras los eventos de una etapa a otra, distingues opciones de reservas confirmadas y ves los ingresos previstos del mes.
¿Qué es una hoja de función (BEO)?
BEO significa Banquet Event Order: la hoja de función — o ficha técnica — que reúne todo lo que los equipos necesitan saber para el día del evento. Horarios, menú, montaje, material, contactos: en Joinways se genera desde el evento y se exporta en PDF, lista para compartir con cocina, servicio o un proveedor.
¿Para qué tipos de espacios es Joinways?
Para espacios que acogen eventos: salones de celebraciones, restaurantes con privatización, hoteles con salas, fincas y espacios singulares. Si gestionas solicitudes, un calendario de espacios y presupuestos, la herramienta cubre tu día a día — con un solo espacio o con varios.
¿Cuánto se tarda en empezar?
Unos quince minutos para lo esencial: crear tus espacios, conectar tu email y tu calendario. También puedes importar tu historial — contactos y eventos pasados — para empezar con tus datos en lugar de con una herramienta vacía.

¿Listo para gestionar tus eventos con claridad?

Del presupuesto al día del evento, todo en un solo lugar. Configuración en 15 minutos.