Calendario y gestión de eventos
Un calendario fiable para todo el equipo
Disponibilidad, presupuestos, contratos y conversaciones con el cliente en la misma página del evento, sin hojas de cálculo ni agendas dispersas.
Presupuesto, calendario, emails: todo el evento en una pantalla
El comercial, el jefe de proyecto y el equipo en sala trabajan sobre el mismo evento: fechas, salas, conversaciones con el cliente, presupuestos, orden de servicio y tareas.
Disponibilidad siempre exacta
Todos tus lugares y espacios en un solo calendario, con salas combinables y tiempos de montaje incluidos. Una doble reserva se señala antes de confirmar.
- Todas tus salas en una vista, en uno o varios lugares
- Conflictos comprobados por horas, sala por sala, antes de guardar
- Vistas de día, semana y mes
- Sincronización opcional con Google Calendar u Outlook
Historial de emails por evento
Cada email intercambiado con el cliente se vincula a su evento, sin escribir nada. Abres el evento y toda la conversación está ahí.
- Emails vinculados al evento, sin escribir nada
- Responde directamente desde la página del evento
- Hilo completo visible para tu equipo
- «Por responder» marcado en la pestaña Conversaciones
Todo lo que rodea al evento, integrado
- Página del evento
Página del evento
Toda la información clave del evento en una sola página: fechas, espacios, invitados, presupuesto, contactos y estado. Arriba, «Por hacer ahora»: el mensaje del cliente que espera respuesta, el siguiente paso del presupuesto, la próxima tarea abierta.
- Presupuestos y contratos
Presupuestos y contratos
Presupuestos y contratos de alquiler en línea, con firma electrónica.
- Órdenes de servicio
Órdenes de servicio
Catering, técnica, proveedores: cada línea del presupuesto va a su sección. Se comparte en un clic, en PDF.
- Seguimiento comercial
Seguimiento comercial
Tus etapas en opción y confirmado. El evento avanza solo cuando se firma el presupuesto o se paga el anticipo.
- Tareas y recordatorios
Tareas y recordatorios
Recordatorios y tareas preparados según el tipo de evento.
- Documentos y archivos
Documentos y archivos
Contratos, planos de sala, fotos: todo vinculado al evento.
- Conversación del equipo
Conversación del equipo
Un hilo por evento, junto a la página del evento. Mencionas a un compañero y le llega un aviso.
- Historial de actividad
Historial de actividad
Cada evento guarda quién hizo qué y cuándo.
- Vistas guardadas
Vistas guardadas
Tus filtros guardados: un clic para ver un lugar, una etapa o las tareas atrasadas.
El calendario tiene en cuenta tus cierres
Cierre de agosto, obras, puentes: se declaran una vez y aparecen en todas partes, del calendario a la creación de eventos.
Periodos de cierre
Vacaciones, obras, el lugar reservado para uso interno: el periodo queda bloqueado para el lugar y sus espacios, como simple aviso o como bloqueo total.
Festivos importados
Los festivos de tu país se importan en un clic y aparecen como cierres.
Vacaciones escolares por zona
Las vacaciones escolares de tu zona tiñen el calendario, a título informativo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de gestión de eventos para espacios?
Un software de gestión de eventos reúne en un mismo sitio todo lo que un lugar debe seguir: solicitudes entrantes, calendario de los espacios, presupuestos y contratos. También las conversaciones con clientes y las órdenes de servicio. Mientras que una agenda compartida solo muestra franjas horarias, el software vincula cada reserva con su presupuesto, sus emails y sus tareas.
Lo que lo distingue de una herramienta genérica es que conoce el sector. Los estados distinguen la opción de la confirmación, el calendario se organiza por espacio y el evento se convierte en una orden de servicio para cocina y servicio.
¿Por qué no una hoja de cálculo y una agenda compartida?
Muchos lugares empiezan así. Luego las solicitudes crecen y aparecen las grietas: una opción olvidada en la agenda o un presupuesto cuya última versión nadie encuentra. Un email se queda sin respuesta todo un fin de semana. Cada herramienta funciona, pero nada las conecta.
Un software dedicado elimina esos puntos ciegos. La disponibilidad, el presupuesto, el contrato y la conversación viven en la misma página del evento. Cuando algo cambia, cambia en todas partes: tu equipo trabaja sobre una sola fuente.
¿Puedo gestionar varios lugares y espacios en un mismo calendario?
Sí. Todos tus lugares y espacios se muestran en un calendario unificado, en vista de día, semana o mes, con las opciones y las confirmaciones de cada uno.
¿Cómo evita Joinways las dobles reservas?
Joinways comprueba los conflictos por horas, sala por sala, antes de guardar. Una sala combinada bloquea las salas que la forman, los tiempos de montaje y desmontaje cuentan, y un evento sin sala concreta ocupa todo el lugar. Las opciones y las confirmaciones se distinguen, así que el estado de cada franja queda claro. Un conflicto pendiente se señala antes de confirmar, y decides tú.
¿El calendario se sincroniza con Google Calendar u Outlook?
Sí, de forma opcional. Joinways envía tu planificación a Google Calendar u Outlook: una reserva confirmada aparece en tu agenda y se actualiza cuando cambia en Joinways. La planificación se gestiona en Joinways y tus agendas la reflejan, así que quienes consultan su calendario habitual ven disponibilidades exactas.
Ver las otras 10 preguntas
¿Qué es una orden de servicio?
La orden de servicio reúne todo lo que los equipos necesitan saber para el día del evento: horarios, menú, montaje, material, contactos. En Joinways se genera desde el evento y se adapta a su tipo. En una reunión de empresa lleva restauración, técnica y recepción; en un evento privado, catering, técnica, coordinación y proveedores. Cada línea del presupuesto va a su sección (restauración, técnica, personal), y el montaje de cada sala figura en ella. Se exporta a PDF y se comparte en un clic con cocina, servicio o un proveedor.
¿Los intercambios con el cliente son visibles en el evento?
Sí. Cada email intercambiado con el cliente queda vinculado a su evento, sin escribir nada. Respondes directamente desde la página del evento y todo el equipo ve el hilo completo.
¿Cómo sigo mis solicitudes hasta la confirmación?
El seguimiento comercial muestra cada solicitud en su etapa, desde la primera respuesta hasta la confirmación. Creas tus propias etapas en los estados opción y confirmado, y vinculas cada una a una señal: presupuesto enviado, presupuesto firmado, anticipo pagado, orden de servicio cerrada. El evento avanza entonces solo, sin retroceder nunca. También puedes arrastrarlo de una etapa a otra, y ves los ingresos previstos del mes.
¿Para qué tipos de lugares es Joinways?
A los lugares que acogen eventos: espacios para eventos y salones de celebraciones, hoteles con salones, restaurantes y bares que se pueden privatizar. También fincas y lugares singulares, centros de seminarios, coworkings y espacios flexibles. Si gestionas solicitudes, un calendario de espacios y presupuestos, la herramienta cubre tu día a día, tanto con un solo espacio como con varios lugares.
¿Cuánto se tarda en empezar?
Media jornada: lo que tardas en crear tus espacios (capacidades, montajes, tiempos de montaje) y conectar tu buzón y tu calendario. También puedes importar tu historial (contactos y eventos pasados) para que el calendario no empiece vacío. Si dejas otra herramienta, te acompañamos en el cambio.
Un seminario ocupa el lugar tres días. ¿Se puede gestionar?
Sí. Un evento puede llevar varias jornadas: montaje el lunes, plenaria y talleres el martes, clausura el miércoles. Cada jornada tiene sus franjas, sala por sala y por horas, y el conjunto aparece en el calendario.
Mis salas se combinan y cambian de capacidad según el montaje. ¿Joinways lo gestiona?
Sí. Cada espacio lleva su capacidad por montaje (teatro, escuela, banquete, cóctel), sus tiempos de montaje y desmontaje, su tarifa y su consumo mínimo. Dos salas que se unen forman una sala combinada: reservarla bloquea las dos. Un lugar que siempre se alquila entero se configura así, y cada evento lo ocupa por completo.
¿Puedo hacer firmar un contrato de alquiler?
Sí. El contrato se genera desde el presupuesto aceptado: partes, fechas, espacios, asistentes, precio, calendario de pagos y tus cláusulas. El cliente lo firma en línea, y el PDF firmado se guarda en los archivos del evento. Cada lugar elige: condiciones impresas en el presupuesto, o presupuesto corto y contrato aparte.
¿Cómo habla el equipo de un evento?
Cada evento tiene su conversación del equipo, abierta junto a la ficha desde cualquier pestaña. Menciona a un compañero con @: le llega un aviso en Joinways y por email. Los mensajes quedan vinculados al evento, y lo importante se fija como nota.
¿Cómo sé lo que queda por hacer en un evento?
La página del evento se abre con «Por hacer ahora». El bloque lista el último mensaje del cliente que espera respuesta, con «Responder» que abre el hilo, el siguiente paso del presupuesto (crear, enviar, recordar) y la próxima tarea abierta. No hay paso de presupuesto cuando la plataforma de reserva gestiona el presupuesto. La pestaña Conversaciones muestra «Por responder» mientras un mensaje espera al lugar, y el bloque desaparece cuando no queda nada.