Eventos de empresa
Software para espacios de eventos corporativos, de la solicitud al día del evento
Vendes seminarios, jornadas de trabajo, reuniones, formaciones y fiestas de empresa. Tus solicitudes llegan por las plataformas de reserva, tu correo y tu web. Joinways las sigue hasta el presupuesto firmado, la factura y la orden de servicio.
30 días de prueba gratis, sin tarjeta. Desde 69 € por lugar al mes, usuarios ilimitados.
Una solicitud de empresa se presupuesta varias veces antes de firmarse
Tus solicitudes suelen enviarse a varios lugares a la vez. Compruebas las salas, presupuestas la jornada, y luego cambian el programa y el número de asistentes. Aquí es donde vuelves a copiar, y donde se te escapa una solicitud.
Solicitudes repartidas en varios buzones
Las plataformas de reserva, la dirección de contacto y el correo de cada uno reciben solicitudes. Ya no sabes cuál ha recibido respuesta, ni quién la envió.
Con JoinwaysUna sola bandeja de entradaTu correo, tu formulario y las plataformas llegan ahí, cada solicitud leída. El recordatorio de un cliente se une a su primera solicitud, y el estado muestra quién ha respondido.
Salas difíciles de confirmar
La plenaria está en opción para un cliente que ya no contesta, y las salas de trabajo se apuntan en otro sitio. Antes de responder, preguntas a todo el equipo.
Con JoinwaysUn calendario de todas tus salasPlenaria, salas de trabajo, espacio de comida: opciones y confirmaciones las ve todo el equipo, día a día. Un solapamiento se señala, tiempo de montaje incluido.
Un presupuesto rehecho con cada cambio
Sala, pausas, comida, equipo audiovisual: cada jornada de trabajo se presupuesta línea a línea. Luego los asistentes pasan de 40 a 55, y hay que rehacer presupuesto, montaje e instrucciones del catering.
Con JoinwaysPresupuestos desde tus fórmulasRegistradas una vez, a tanto alzado, por persona o por tramos. El presupuesto está listo en cuanto creas el evento. Si cambia el número de asistentes, una adenda lo actualiza, y la orden de servicio también.
Clientes que vuelven sin historial
La empresa que hizo su seminario contigo el año pasado vuelve a pedir. Nadie encuentra su presupuesto, el montaje de su sala ni lo que se sirvió.
Con JoinwaysEl historial de cada empresaEventos, presupuestos y montajes de sala quedan vinculados a la empresa. Para la edición siguiente, duplicas el evento del año pasado y cambias la fecha.
Y además
La factura al destinatario correcto
El presupuesto va a nombre del cliente, de otra empresa (agencia, empresa matriz) o de la plataforma de reserva. Las facturas de anticipo y de saldo siguen a ese destinatario.
Tus cifras por canal
Tasa de éxito, tiempo de respuesta y motivos de pérdida, por canal, por plataforma de reserva y por tipo de evento. Cada pestaña se exporta a Excel.
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Tu correo conectado en dos minutos
Gmail u Outlook. Las solicitudes que llegan ahí, las de las plataformas de reserva incluidas, se leen sin que cambies nada.
Tus condiciones en cada presupuesto
Anticipo, cancelación, cambio de fecha, validez del presupuesto: las registras una vez para tu lugar, y cada presupuesto las imprime.
30 días para juzgar con tus solicitudes
El plan Pro completo, usuarios ilimitados, con 3 firmas electrónicas incluidas. Sin tarjeta.
Lo que tu equipo ve en Joinways
Cada solicitud leída, con su mensaje original y sus adjuntos.
El evento pasa de opción a confirmado cuando el cliente firma el presupuesto.
Los eventos en opción y confirmados, de un vistazo.
De la solicitud a la firma, y luego al siguiente cliente
Lo que haces tú, y lo que sale solo según tus reglas.
Páginas de producto relacionadas: Solicitudes · Presupuestos y firma
Creas el evento desde la solicitud
Los detalles de la solicitud pasan al evento, sin copiarlos. El acuse de recibo sale según tus reglas, y el presupuesto espera tu revisión.
El cliente firma en línea
Ves cuándo el presupuesto está Visto. Los recordatorios salen según tus reglas y se detienen con la firma. Luego llega la factura de anticipo, pagadera en línea si tu cuenta de Stripe está conectada.
Cada interlocutor en su sitio
Quien pide, la agencia y el departamento que paga son contactos distintos, vinculados a su empresa. Después del evento, sale un email de satisfacción según tus reglas.
Tus formatos y lo que Joinways hace con cada uno
El mismo recorrido para cada formato, de la solicitud a la orden de servicio.
Seminarios y jornadas de trabajo
Plenaria, salas de trabajo, pausas y comida, en una o varias jornadas, con una orden de servicio que puede cambiar de un día a otro.
Reuniones y comités de dirección
Sala pequeña en U o en formato consejo, equipo audiovisual, pausas, comida servida en la sala. Cada espacio indica su capacidad según el montaje.
Formaciones y talleres
Una sala en formato escuela, el equipo de proyección, las pausas: la orden de servicio da al equipo la hora de apertura y el montaje.
Fiestas, cócteles y presentaciones
Fiesta de empresa, afterwork, cóctel o presentación: el presupuesto reúne el espacio, el catering y las bebidas. Catering y proveedores confirman su parte desde su enlace.
Cómo elegir un software para espacios de eventos corporativos
Seis puntos que comprobar durante la demo o la prueba, con tus propias solicitudes de seminarios, reuniones y fiestas de empresa.
Lee las solicitudes allí donde llegan
Tus solicitudes de empresa llegan por las plataformas de reserva, la dirección de contacto, el correo de cada comercial y el formulario de tu web. Comprueba que el software lee esos emails sin reenviarlos a mano, y que une el recordatorio de un cliente a su primera solicitud. Joinways se conecta a Gmail u Outlook en dos minutos y guarda los adjuntos en la solicitud. No lee el contenido de los PDF adjuntos.
Presupuesta una jornada de trabajo por persona
Un seminario mezcla precios por persona (jornada de trabajo, comida, pausas), importes a tanto alzado (sala adicional, equipo audiovisual) y a veces tramos. Comprueba que el catálogo admite los tres modos, con un tipo de IVA por línea, y que el total sigue al número de asistentes. En Joinways, tus fórmulas se registran una vez, y el presupuesto se prepara al crear el evento.
Reserva cada sala en sus franjas
Plenaria por la mañana, salas de trabajo por la tarde, comida en otro espacio, a veces durante dos días: el calendario tiene que mostrarlo sala por sala. Comprueba que los tiempos de montaje y desmontaje cuentan en los conflictos. En Joinways cuentan, y una sala modulable con una parte vendida ya no aparece como libre del todo.
Genera un presupuesto que compras puede firmar
En tu cliente, el presupuesto pasa de quien lo pide a su dirección, a veces a compras o a una agencia. Comprueba que tus condiciones de anticipo, cancelación y cambio de fecha se imprimen en cada presupuesto, y que la firma en línea queda registrada con fecha y hora. En Joinways, la firma confirma el evento. Si usas un contrato de alquiler, se genera desde el presupuesto y se firma igual.
Sigue el número de asistentes hasta el día del evento
Cambia el número de asistentes, la comida sentada pasa a bufé, se añade una sala de trabajo. Comprueba que un cambio actualiza de una vez el presupuesto firmado y las instrucciones del equipo. En Joinways, una adenda sustituye a la versión anterior, y la orden de servicio también se actualiza. El catering y tus proveedores reciben la nueva versión desde su enlace.
Factura a la empresa que paga
Quien pide no siempre es quien paga: una agencia, una empresa matriz o la plataforma de reserva pueden recibir la factura. Comprueba que el presupuesto y las facturas pueden ir a nombre de una empresa distinta del cliente. En Joinways, anticipo y saldo son facturas separadas, emitidas en Joinways, Stripe, Qonto o QuickBooks Online, y exportadas a Pennylane.
Preguntas frecuentes
¿Qué software necesita un espacio de eventos corporativos?
- Las solicitudes de las plataformas de reserva, de tu correo y de tu web en una sola bandeja de entrada
- Un calendario de todas tus salas, plenaria y salas de trabajo, con opciones y confirmaciones
- Presupuestos a tanto alzado, por persona o por tramos, con varios tipos de IVA
- El presupuesto y la factura a nombre del cliente, de una agencia o de la plataforma de reserva
- Una adenda cuando cambia el número de asistentes, y la orden de servicio se actualiza