Orden de servicio (BEO)
El presupuesto firmado se convierte en la orden de servicio
Programa, restauración, montaje, personal y proveedores en un solo documento. Cliente, proveedores y equipo reciben cada uno su versión, al día.
¿Quién ve qué en la orden de servicio?
Eliges, sección por sección, lo que ven el cliente, los proveedores y el equipo. Cada uno recibe su enlace.
El cliente
Revisa el programa, completa lo que falta y valida la orden en línea.
- Un formulario prerrellenado para sus horarios y necesidades
- «Validar el BEO» en un clic, con fecha
- El personal sin horarios ni notas internas
Los proveedores
Cada proveedor ve su servicio, lo confirma y propone cambios.
- «Recibido, confirmo» desde su enlace
- Un menú o detalle propuesto, que aceptas o no
- Ni la observación interna ni las secciones ocultas
El equipo
La orden completa, con horarios y observación interna, legible en el móvil.
- Un enlace de equipo, en el móvil o en PDF
- La observación interna se queda en el equipo
- Quién ha leído la última versión y quién no
La observación interna nunca se muestra al cliente ni a los proveedores, sea cual sea el ajuste.
¿Qué software de orden de servicio (BEO) para un espacio de eventos?
Joinways prepara la orden de servicio (BEO) de los espacios de eventos (hoteles independientes, salones de celebraciones, fincas, restaurantes con salones privados, espacios de coworking) a partir del presupuesto firmado. Programa, restauración, montaje, técnica, personal y proveedores se incorporan sin copiar nada, incluidas las líneas de un presupuesto de plataforma leídas en su PDF. Cliente, proveedores y equipo reciben cada uno su versión. Cuando una adenda cambia un horario o un aforo, la línea afectada se señala y ves quién leyó la versión anterior. La orden vive en la misma herramienta que las solicitudes, los presupuestos y el calendario de salas.
¿Cómo se rellena la orden de servicio desde el presupuesto?
Cada línea del presupuesto va a su sección: restauración, técnica, programa, personal. Cuando una adenda cambia una cantidad, la línea pasa a «Modificado» y se actualiza en su sitio.
Cada línea en su sección
El almuerzo en restauración, el proyector en técnica, los horarios en el programa.
Adendas controladas
Una cantidad u horario cambiado en el presupuesto se señala, junto al valor ya incorporado.
Tus retoques se conservan
Lo que el equipo modificó a mano se queda. La nueva versión se añade al lado, con un aviso.
¿Cómo completa el cliente su parte?
Envías un formulario prerrellenado con lo que la orden ya contiene. El cliente indica sus horarios, el montaje de cada momento y sus necesidades. Sus respuestas llegan a la orden sin teclear nada.
Horarios y programa
Llegada, salida y momentos del día, un horario por línea.
Un montaje por momento
Teatro para la plenaria, banquete para el almuerzo, según la capacidad de la sala.
Respuestas incorporadas
Una respuesta corregida por el cliente se señala y se actualiza en el mismo sitio.
¿Cómo confirman los proveedores su servicio?
Cada proveedor recibe un enlace a su servicio: horario en el espacio, lo que cubre, acceso e indicaciones. Confirma, completa sus datos o propone un cambio. Ves en qué punto está cada uno.
Confirmado, abierto o aún sin abrir
El estado de cada proveedor en la orden, con la versión que confirmó.
Menús y detalles propuestos
El catering propone su menú. Tú mantienes el actual o lo aceptas.
Lo pendiente, en naranja
Las solicitudes pendientes aparecen en la pestaña del evento y en la lista de eventos.
¿Cómo se mantiene exacta la orden de servicio?
Cada sección tiene su orden y sus públicos, cada versión se guarda, el personal está controlado y cada momento tiene su montaje.
- Visibilidad de las secciones de la orden de servicio por público: cliente, proveedores, equipoSecciones
Tú decides quién ve qué
Un orden de secciones para todo el documento y, para cada sección, tres casillas: cliente, proveedores, equipo. Una sección que no usas se desactiva sin perder su contenido.
- Un solo orden para el editor, los enlaces y los PDF
- Cada sección visible o no, por público
- La observación interna, solo para el equipo
- Historial de versiones de la orden de servicio con los cambios línea a líneaHistorial
Cada versión se guarda
Cada guardado que cambia algo crea una versión: qué se movió, quién lo hizo, quién la había leído. Un proveedor que leyó la versión anterior queda señalado.
- Las diferencias línea a línea
- «Modificado desde su lectura» para cada destinatario
- Volver a un estado anterior en un clic
- Sección Personal de la orden de servicio y la versión de equipo en el móvilPersonal
El personal del día, y quién lo ha leído
Quién está presente, su función y su horario, y los puestos aún por cubrir. Ves quién ha leído la última versión y quién no.
- Un directorio de personal común a tu espacio
- Los puestos pendientes señalados
- Quién ha leído la última versión
- Montaje por momento en el programa de la orden de servicio, con la capacidad de cada salaMontaje
Un montaje por momento
La plenaria en teatro, el almuerzo en banquete, los talleres en cabaret. Cada línea del programa lleva su montaje, según la capacidad de la sala.
- Teatro, escuela, banquete, cabaret, cóctel, en U, consejo
- Las plazas de la sala en ese montaje
- Un aviso cuando el aforo se supera
¿Qué más hace la orden de servicio?
PDF por sala, un programa tipo, varios días, las facturas de proveedores y una API.
PDF completo o por sala
Un PDF para el equipo, uno por sala para la cocina o la técnica.
Programa por defecto
El programa tipo de tu espacio aparece mientras el programa esté vacío.
Varios días
Un programa por día, o el mismo para todos los días.
Vista por sala
El día en orden cronológico o sala por sala.
Dos personas, la misma orden
Si un compañero guardó mientras tanto, nada se sobrescribe sin preguntarle.
Facturas de proveedores
Factura recibida, factura pagada: seguida por proveedor y enviada a tu contabilidad.
Solapamientos señalados
Un momento que invade el siguiente se señala, con el horario que lo corrige.
API y MCP
Leer y actualizar la orden desde tus herramientas, o desde Claude y ChatGPT.
¿Qué es un software de BEO?
Un software de BEO prepara la orden de servicio que los equipos siguen el día del evento: programa, restauración, montaje, técnica, personal y proveedores. Parte de lo vendido y lo hace llegar a cada uno, sin copiar un archivo a mano ni reenviarlo por email.
En Joinways, la orden de servicio vive dentro del evento: seminario, jornada de trabajo, evento privado o fiesta de empresa. Incorpora las líneas del presupuesto firmado, incluidas las de un presupuesto de plataforma leídas en su PDF, las respuestas del cliente y el programa tipo de tu espacio. Cada público tiene su versión: el cliente valida, los proveedores confirman, el equipo lo ve todo.
Cuando algo cambia (una adenda, un horario, un aforo), la orden lo señala en la línea afectada e indica quién leyó la versión anterior, para que avises a quien deba saberlo.
Del presupuesto firmado al día del evento, en cuatro pasos
- 01
Se firma el presupuesto
Sus líneas van a las secciones de la orden, junto al programa tipo del espacio.
- 02
El cliente completa
Recibe un formulario prerrellenado e indica horarios, montaje y necesidades.
- 03
Los proveedores confirman
Cada uno recibe su servicio, lo confirma o propone un cambio.
- 04
El equipo tiene la última versión
Enlace de equipo o PDF: la orden está al día para todos.
¿Por qué no una plantilla de Word o Excel?
Una plantilla sirve para un evento. No sigue las adendas, no sabe quién leyó qué versión y se vuelve a copiar del presupuesto cada vez. Ahí nacen los desajustes: 80 cubiertos en la orden, 95 en el presupuesto.
Si quieres partir de una plantilla, la nuestra es de descarga libre. Después, Joinways la rellena desde el presupuesto por ti.