Centros de congresos
Software de gestión para centros de congresos, de la solicitud al día del evento
Vendes una plenaria, salas paralelas, una zona de exposición y comidas, durante varios días, a menudo a una agencia. Joinways lleva cada sala, cada día y cada franja en el mismo evento, y sigue el presupuesto de versión en versión hasta el saldo.
30 días de prueba gratis, sin tarjeta. Desde 69 € por lugar al mes, usuarios ilimitados.
Tus eventos ocupan varias salas y varios días, y cada cambio se traslada a mano
El pliego de condiciones llega por email, llevas el calendario aparte, rehaces cada versión del presupuesto y operaciones recibe un cronograma impreso. Con cada cambio de asistentes o de programa, hay que trasladarlo todo. Aquí es donde se atasca.
El pliego llega por email a un comercial, el seguimiento de la agencia a otro, y el historial se reconstruye a mano
Con JoinwaysLos emails llegan a una sola bandeja de entrada, con cada solicitud leída. El email y el pliego adjunto quedan en el evento, para todo el equipo
La sala modulable se vende entera a uno y en dos medias salas a otro, y el conflicto aparece en el montaje
Con JoinwaysUna sala modulable se declara como combinación de sus partes: reservar el conjunto bloquea cada parte, y reservar una parte bloquea el conjunto
La plenaria figura libre en el calendario cuando el montaje del día anterior ya la ocupa, y el taller de 60 cae en una sala de 40 en teatro
Con JoinwaysCada sala cuenta su tiempo de montaje y desmontaje, y los días de montaje se reservan en el evento. Cada sala tiene su capacidad por configuración, y un exceso se señala
La agencia pide tres versiones del presupuesto en un mes, y ya nadie sabe cuál se firmó ni a nombre de quién facturar
Con JoinwaysCada adenda sustituye a la versión anterior, que sigue pudiendo consultarse. El presupuesto va a nombre del cliente final, de la agencia o de otra empresa, con el número de orden de compra
Técnica, catering y acogida trabajan con un cronograma impreso unos días antes, que ha cambiado desde entonces
Con JoinwaysLa orden de servicio se lleva por día y por departamento. Cada destinatario tiene su enlace al día, y ves quién ha leído cada versión
Páginas de producto relacionadas: Clientes
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
Todas las salas de un congreso en un solo evento
La plenaria, los talleres y la zona de exposición tienen cada uno sus franjas, día a día, con su nombre y sus asistentes.
Las solicitudes perdidas, y por qué
Cada solicitud rechazada guarda su motivo (fecha, aforo, presupuesto). Los informes muestran las perdidas por falta de franja, fuente por fuente.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
El plan Pro completo, usuarios ilimitados, con 3 firmas electrónicas incluidas. Sin tarjeta.
Tus formatos y lo que Joinways hace con cada uno
Eventos de varias salas y varios días.
Congresos, convenciones y ferias
Plenaria, talleres, exposición y restauración durante varios días: un solo evento, un presupuesto por versiones y una orden de servicio por día.
Juntas generales y conferencias
Configuración en teatro, cabina técnica, registro de asistentes: la capacidad de la sala en su configuración se comprueba en el evento.
Seminarios, jornadas de trabajo y cenas de gala
Jornada de trabajo con precio por persona, sala a tanto alzado, cena de gala en el espacio de recepción: el presupuesto sigue el número de asistentes.
Para saber más: Solicitudes · Presupuestos y firma
Cómo elegir un software de gestión para centros de congresos
Tus eventos ocupan varias salas, varios días y varias versiones del presupuesto. Seis puntos que comprobar en un software, y lo que Joinways hace en cada uno.
Las salas modulables no se venden dos veces
Una sala con tabiques móviles se vende entera o por partes. Comprueba que el software conoce esas combinaciones y bloquea una cuando la otra está ocupada. En Joinways, cada parte es un espacio, y la sala entera su combinación. Reservar el conjunto bloquea cada parte, reservar una parte bloquea el conjunto, y el conflicto se señala antes de confirmar.
El montaje ocupa la sala en el calendario
Una plenaria libre en el calendario puede estar en pleno montaje. Comprueba que la herramienta cuenta el tiempo de montaje y desmontaje, y también los montajes de varios días. En Joinways, cada sala cuenta hasta un día de montaje y recogida alrededor de sus franjas. Más allá, los días de montaje se reservan en el evento.
La capacidad se comprueba en la configuración correcta
Un taller de 60 personas no cabe en una sala de 40 en teatro. Comprueba que cada sala guarda su capacidad por configuración. En Joinways, cada sala tiene su capacidad en teatro, escuela, banquete, cabaret, cóctel, en U o imperial. Eliges la configuración de cada sala del evento, y un exceso se señala.
El presupuesto conserva sus versiones
Una agencia suele pedir varias variantes antes de firmar, y después una adenda cuando cambia el programa. Comprueba que la herramienta mantiene legible cada versión y solo deja firmar la buena. En Joinways, duplicas un presupuesto para una variante, y una adenda sustituye al presupuesto firmado. Cada versión sigue pudiendo consultarse, y solo se firma la vigente.
Quien paga no siempre es el cliente
Una agencia o un organizador profesional suele pagar en nombre de su cliente. Comprueba que presupuesto y factura aceptan otro destinatario y un número de orden de compra. Joinways emite el presupuesto a nombre del cliente final, de la agencia, de otra empresa o de la plataforma de reserva. El anticipo es una factura aparte, y la factura de saldo sale del presupuesto vigente.
Cada departamento tiene la orden del día
Técnica, catering, acogida y seguridad trabajan en jornadas distintas. Comprueba que el software genera una orden de servicio por día y la mantiene al día para cada uno. En Joinways, la orden se lleva por día y por departamento, cada destinatario tiene su enlace al día, y ves quién ha leído cada versión. Joinways no gestiona las inscripciones de los participantes.
Preguntas frecuentes
Lo esencial: gestionar un centro de congresos
- Las solicitudes de agencias, empresas y plataformas de reserva en una sola bandeja de entrada, con cada email seguido en su evento
- Salas modulables vendidas enteras o por partes, sin doble reserva
- Franjas por sala y por día, cada una con su nombre, sus horarios y sus asistentes, con el tiempo de montaje y desmontaje contado
- Un presupuesto que guarda sus versiones: cada adenda sustituye a la anterior, y el historial sigue siendo legible
- Una orden de servicio por día y por departamento, con un enlace personal para cada proveedor
¿Qué es un software de gestión para centros de congresos?
¿Joinways lee el pliego en PDF?
¿Cómo gestiono una sala modulable con tabiques móviles?
¿Un montaje de dos días bloquea la plenaria?
¿Puedo enviar varias versiones de un presupuesto a una agencia?
¿Un centro de congresos recibe en Joinways las solicitudes de las plataformas de reserva, junto a las de las agencias?
¿Cómo gestiona un centro de congresos sus reservas con Joinways?
¿Joinways gestiona las inscripciones de los participantes y las acreditaciones?
¿El presupuesto puede calcular la jornada de trabajo por persona y las salas a tanto alzado?
¿Cuánto cuesta un software de gestión para centros de congresos?
¿Un organizador extranjero puede leer el presupuesto en su idioma?
¿Joinways se conecta a nuestras otras herramientas?
Los precios son públicos: desde 69 € por lugar al mes según el tamaño del lugar, con 30 días de prueba gratis. Ver precios