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Kostenlose Vorlage für den Veranstaltungsablauf (BEO), mit vollständigem Beispiel
Ein Banquet Event Order (BEO) macht aus dem unterschriebenen Angebot Anweisungen für Ihre Küche, Ihren Service, Ihr Technikteam und Ihre Dienstleister. Laden Sie den leeren BEO und das ausgefüllte Beispiel eines Firmendinners für 120 Gäste herunter, als Excel oder PDF.
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Eine Excel-Datei mit zwei Reitern: ein leerer BEO und das Beispiel des Firmendinners von dieser Seite. Das PDF ist dasselbe Dokument, druckfertig.
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BEO-Beispiel: ein Firmendinner für 120 Gäste
Der finale BEO, den eine Eventlocation in Chicago sechs Tage vor dem Jahresdinner von Talvenor verschickt. Namen und Zahlen sind erfunden; die Abschnitte sind die, die jeder BEO braucht. Dasselbe Beispiel steht am Anfang der Excel-Datei.
| Punkt | Detail | Menge | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Kopf der Veranstaltung | |||
| Veranstaltung | Jahresdinner Talvenor (Firmenveranstaltung) | Location: Mia Turner | |
| Datum und Uhrzeiten | Donnerstag, 12. November 2026. Gäste 18:30 bis Mitternacht. Zugang zur Location 14:00 bis 1:30 | ||
| Unterschriebenes Angebot | Angebot Nr. P-2026-0412, unterschrieben am 1. Oktober 2026 | ||
| Garantierte Personenzahl | 120 Gäste, bestätigt am 2. November. Küche und Service planen mit 125 | 120 | |
| Räume | Main Hall (gesetztes Dinner), Terrasse (Cocktailempfang) | 2 | |
| Kontakte | |||
| Kundenkontakt vor Ort | Sarah Chen, Head of People, Talvenor. Entscheidet am Veranstaltungstag | Kunde | |
| Koordination Location | Mia Turner, Eventmanagerin. Verantwortlich für diesen BEO | Location | |
| Küche | Küchenchef. Bestätigt die Allergieliste beim Briefing um 17:30 | Küche | |
| Dienstleister | Florist (Ankunft 15:00), DJ (Ankunft 17:00) | Koordination Location | |
| Ablauf | |||
| 14:00 | Zugang zur Location. Tische, Tischwäsche, Technikaufbau | Serviceleitung, Technik | |
| 15:00 | Lieferung Florist, 12 Tischgestecke | Florist | |
| 17:30 | Staff-Briefing: Ablauf, Tischplan, Allergien | Koordination Location | |
| 18:30 | Einlass. Cocktailempfang auf der Terrasse | Serviceleitung, Bar | |
| 19:30 | Gäste nehmen in der Main Hall Platz | Serviceleitung | |
| 19:45 | Begrüßungsrede, 5 Min. (Sarah Chen) | Technik: Mikro 1 | |
| 20:00 | Vorspeise wird serviert | Küche, Service | |
| 20:40 | Hauptgang wird serviert | Küche, Service | |
| 21:30 | Dessert und Kaffee | Küche, Service | |
| 21:45 | Preisverleihung und Toast, 10 Min. | Technik: Folien, Mikro 2 | |
| 22:00 | DJ-Set bis Mitternacht | DJ | |
| 23:15 | Letzte Bestellung. Bar schließt um 23:30 | Bar | |
| Mitternacht | Musik aus, Saallicht an, Gäste gehen | Koordination Location | |
| 0:15 | Rundgang zur Schadensprüfung mit dem Kundenkontakt | Koordination Location | |
| 1:30 | Abbau erledigt, Dienstleister raus, Türen verschlossen | Serviceleitung | |
| Raumaufbau | |||
| Main Hall | 12 runde Tische à 10 Personen (60 Zoll), schwarze Tischwäsche, Bühne mit Rednerpult, Tanzfläche 16 x 16 Fuß | 12 Tische | Serviceleitung |
| Terrasse | 8 Stehtische, Heizstrahler ab 18:00 an | 8 | Serviceleitung |
| Empfangstisch | Am Eingang. Namensschilder stellt der Kunde | 1 | Kunde |
| Schlechtwetterplan | Bei Regen nach 16:00 wird der Cocktailempfang ins Foyer der Main Hall verlegt | Koordination Location | |
| Speisen, nach Gang | |||
| Cocktailempfang, 18:30 | Gereichte Häppchen, 6 Stück pro Gast: Thunfischtatar, Short-Rib-Slider, Burrata-Crostini (V), Pilz-Arancini (V) | 720 Stück | Küche |
| Vorspeise, 20:00 | Salat von gerösteter Roter Bete, Ziegenkäse, kandierte Pekannüsse | 120 | Küche |
| Hauptgang, 20:40 | Rinderfilet, Kartoffelgratin, grüne Bohnen | 108 | Küche |
| Hauptgang, vegetarisch | Risotto mit Waldpilzen | 12 | Küche |
| Dessert, 21:30 | Schokoladentorte, Himbeeren. Kaffee- und Teeservice | 120 | Küche |
| Servierart | Tellerservice, Tisch für Tisch, 8 Servicekräfte | Serviceleitung | |
| Getränke | |||
| Offene Bar | 18:30 bis 23:30: Bier, Wein, zwei Signature-Cocktails, Softdrinks. Keine Shots | 120 Gäste | Bar |
| Wein zum Dinner | Ein Weißwein, ein Rotwein, am Tisch eingeschenkt. Im Barpaket enthalten | Serviceleitung | |
| Toast | Schaumwein um 21:40 eingeschenkt. Alkoholfreier Apfelschaumwein für Nichttrinker | 120 Gläser | Bar |
| Veranstaltungstechnik | |||
| Ton | Hauseigene Beschallung, 2 Funk-Handmikrofone, 1 Pultmikrofon | 3 Mikros | Veranstaltungstechniker |
| Leinwand | Beamer und 10-Fuß-Leinwand hinter der Bühne. Folien des Kunden per USB bis 17:00 | 1 | Veranstaltungstechniker |
| Licht | Ab 19:30 auf 40 % gedimmt. Spot auf das Rednerpult für die Reden | Veranstaltungstechniker | |
| DJ | Spielt über die hauseigene Beschallung. Lautstärkebegrenzung ab 23:00 (Hausordnung) | DJ | |
| Personal | |||
| Servicekräfte | 8 Servicekräfte, 17:00 bis 23:00 | 8 | Serviceleitung |
| Barkeeper | 3 Barkeeper, 18:00 bis Mitternacht | 3 | Barleitung |
| Veranstaltungstechniker | 1 Techniker, 17:00 bis 23:00 | 1 | Koordination Location |
| Koordination Location | Vor Ort von 14:00 bis Schluss | 1 | |
| Allergien und Ernährungshinweise | |||
| Vegetarisch | 12 Gäste, Tische 3, 7 und 11 (Tischplan des Kunden) | 12 | Küche |
| Nussallergie | 2 Gäste, Tisch 4. Salat ohne Pekannüsse. Dessert vom Küchenchef geprüft | 2 | Küche |
| Glutenfrei | 3 Gäste, Tische 2 und 9. Glutenfreies Brot und Dessert | 3 | Küche |
| Abrechnung | |||
| Angebotssumme | 38.485,10 $ inkl. 22 % Servicegebühr und Umsatzsteuer (unterschriebenes Angebot). F&B-Mindestumsatz von 18.000 $ erreicht | Location | |
| Anzahlung | 30 % (11.545,53 $) bezahlt am 2. Oktober 2026 | ||
| Restbetrag | Fällig am 5. November 2026. Angepasst an die finale Personenzahl | Kunde | |
| Änderungen am Veranstaltungstag | Zu Angebotspreisen auf der Schlussrechnung abgerechnet. Der Kundenkontakt zeichnet vor Ort ab | Koordination Location | |
| Rechnung an | Kreditorenbuchhaltung Talvenor. Bestellnummer auf der Rechnung erforderlich | ||
| Unterschriften | |||
| Kunde | Sarah Chen, Talvenor. Freigegeben am 6. November 2026 | ||
| Location | Mia Turner, Riverside Hall. Ausgestellt am 6. November 2026 | ||
| Verteiler | Küche, Serviceleitung, Bar, Technik, Kundenkontakt. Der DJ erhält nur den Ablauf | ||
Die Preise bleiben im unterschriebenen Angebot, und viele Locations lassen den Abrechnungsteil in der Fassung für Dienstleister weg.
Die acht Abschnitte eines BEO, in der richtigen Reihenfolge
Die Abschnitte in der Reihenfolge, in der das Team sie am Veranstaltungstag nutzt, mit dem, was am häufigsten fehlt, wenn der BEO aus dem Angebot abgeschrieben wird.
Kopf der Veranstaltung und Kontakte
Beginnen Sie mit BEO-Nummer und Version, Name der Veranstaltung, Datum, Gäste- und Zugangszeiten, dem zugrunde liegenden unterschriebenen Angebot, der garantierten Personenzahl und den Räumen. Listen Sie dann die Personen auf, die am Veranstaltungstag entscheiden: den Hauptkontakt des Kunden, die Koordination der Location, die Küche und jeden Dienstleister. Am häufigsten fehlt die Versionsnummer, und so arbeitet die Küche am Ende mit der Fassung von letzter Woche.
Ablauf
Geben Sie jedem Moment eine eigene Zeile, mit Uhrzeit und Verantwortlichem: Zugang, Lieferungen, Staff-Briefing, Einlass, Platznehmen, jeder Gang, Reden, Unterhaltung, letzte Bestellung, Ende, Rundgang und Abbau. Am häufigsten fehlt die Servicezeit jedes Gangs, genau das, was die Küche braucht und was der Kunde am häufigsten verschiebt.
Raumaufbau
Notieren Sie für jeden Raum Anzahl und Form der Tische, Tischwäsche, Bühne und Rednerpult, Tanzfläche, Empfangstisch, Stehtische und den Schlechtwetterplan für Außenbereiche. Der Schlechtwetterplan ist die übliche Lücke: Schreiben Sie ihn als Uhrzeit und Ort, damit niemand um 17 Uhr im Regen entscheiden muss.
Speisen, nach Gang, mit Mengen
Schreiben Sie eine Zeile pro Gang mit Uhrzeit, Menü und Menge: Stück pro Gast beim Empfang, Gedecke pro Gang und die Zahl der vegetarischen Gerichte in einer eigenen Zeile. Ergänzen Sie die Servierart und die Zahl der Servicekräfte. Am häufigsten fehlt die Menge pro Zeile, und ohne sie muss die Küche raten.
Getränke
Führen Sie Barformat und Öffnungszeiten auf, was ausgeschenkt wird und was nicht, Wein zum Dinner, den Toast und die alkoholfreien Optionen. Lassen Sie die Schließzeit der Bar nicht weg: Sie bestimmt sowohl die Personalplanung als auch die Rechnung.
Technik und Personal
Notieren Sie die Zahl der Mikrofone, Leinwand und Beamer, Lichtwechsel, DJ oder Band und die Lautstärkebegrenzung. Listen Sie dann das Personal nach Funktion mit Beginn- und Endzeiten auf: Servicekräfte, Barkeeper, Veranstaltungstechniker und Koordination. Die Endzeit jeder Schicht wird am häufigsten übersprungen, und genau dort tauchen Überstunden auf der Rechnung auf.
Allergien und Ernährungshinweise
Erfassen Sie jede Ernährungsanforderung mit Anzahl und Tischnummern und was die Küche bei jedem Gang ändert. Meist fehlt die Tischnummer: Eine Küche, die weiß, dass zwei Gäste eine Allergie haben, aber nicht, wo sie sitzen, kann nicht für sie anrichten.
Abrechnung und Unterschriften
Schließen Sie mit der Angebotssumme, ob der F&B-Mindestumsatz erreicht ist, der Servicegebühr und einem etwaigen Trinkgeld, der erhaltenen Anzahlung und dem Fälligkeitsdatum des Restbetrags. Legen Sie fest, wie Änderungen am Veranstaltungstag abgerechnet werden, wer sie abzeichnet und wer die Rechnung erhält. Ergänzen Sie dann die Freigabe des Kunden, das Ausstellungsdatum der Location und den Verteiler. Die Regel für Änderungen am Veranstaltungstag wird am häufigsten vergessen, und ohne sie endet eine zusätzliche Stunde Barservice oft im Streit.
Was auf einen BEO gehört und was nicht
Eine letzte Prüfung vor dem Ausstellen des BEO: für jeden Abschnitt, was immer draufsteht, was Sie bei Bedarf ergänzen und was in ein anderes Dokument gehört.
| Abschnitt | Immer im BEO | Bei Bedarf ergänzen | Nie im BEO |
|---|---|---|---|
| Kopf und Kontakte | BEO-Nummer und Version, Datum, Uhrzeiten, garantierte Personenzahl, Räume, Mobilnummer des Kundenkontakts vor Ort | Angebotsnummer, Bestellnummer, Kontakt des Eventplaners | Die Verkaufshistorie des Kunden und frühere Preise |
| Ablauf | Eine Uhrzeit und ein Verantwortlicher für jeden Moment, den die Location liefert | Die Programmblöcke des Kunden, Namen der Redner und Dauer | Minutengenaue technische Cues, die in den Ablaufplan gehören |
| Speisen und Getränke | Menü pro Gang, Menge pro Zeile, Servicezeiten, Öffnungszeiten der Bar | Hinweise zum Anrichten, Weinnamen, die Liste der Häppchen | Einzelpreise und Ihr Wareneinsatz |
| Aufbau, Technik und Personal | Tische und Anordnung pro Raum, Technikliste, Personalzahl pro Funktion mit Schichtzeiten | Ein angehängter Raumplan, der Schlechtwetterplan, Ankunftszeiten der Dienstleister | Tarife und Provisionen der Dienstleister |
| Allergien und Abrechnung | Allergien mit Tischnummern, Stand der Anzahlung, die Regel für Änderungen am Veranstaltungstag | Die Angebotssumme, der Rechnungskontakt | Preise anderer Kunden, Rabattverhandlungen |
Ein BEO bewährt sich beim Staff-Briefing
Fünfzehn Minuten vor Einlass liest jeder Verantwortliche seine Zeilen laut vor. Zeilen ohne Verantwortlichen fallen auf, bevor die Gäste kommen.
Bestellen Sie auf Basis der garantierten Personenzahl und halten Sie die Reserve in der Küche: Bei 120 bestätigten Gästen planen Küche und Service mit 125
Notieren Sie die Endzeit für jeden Raum, nicht nur für die Veranstaltung: Sie bestimmt den Abbau und die Ankunft des nächsten Teams
Legen Sie eine Frist für Personenzahl und Ernährungswünsche fest, zum Beispiel zehn Tage vorher. Danach ändert sich der BEO nur noch über eine neue Version
Vor dem Versand prüfen
- Personenzahl, Räume und Leistungen stimmen mit dem unterschriebenen Angebot überein
- Jede Speisenzeile hat eine Menge und eine Servicezeit, jede Zeile einen Verantwortlichen
- Allergien sind mit Tischnummern versehen, und die Versionsnummer steht auf der Seite
Es zählt nur eine Version
Sobald zwei Ausdrucke im Umlauf sind, zählen Küche und Service unterschiedliche Gedecke. Nummerieren Sie jede Version, senden Sie sie an dieselben Empfänger und ziehen Sie die alte im Backoffice ein.
Ihr BEO ist aus dem Angebot abgeschrieben und veraltet bei der ersten Änderung
Sie erstellen den BEO in Word oder Excel aus dem unterschriebenen Angebot, den E-Mails des Kunden und Ihren Notizen. Dann fügt der Kunde zehn Gäste hinzu, verschiebt eine Rede und schickt am Vortag Ernährungswünsche. Küche, Service und Caterer arbeiten jeweils mit der Fassung, die sie ausgedruckt haben.
Sie übertragen das Angebot Zeile für Zeile: Personenzahl, Räume, Menüs, Personal. Eine verkaufte Leistung fehlt, und niemand bereitet sie vor
Mit JoinwaysDer BEO wird aus dem unterschriebenen Angebot erstellt: Die verkauften Räume, Leistungen, Mengen, Zeiten und das Personal sind bereits eingetragen. Für ein wiederkehrendes Format starten Sie von einem ähnlichen BEO und passen ihn an die neue Personenzahl an
Ernährungswünsche und Allergien kommen per E-Mail, nach und nach, und erreichen nicht immer die Küche
Mit JoinwaysSie formulieren Ihre Fragen an den Kunden einmal (Ernährungswünsche, Allergien, Kontakte für den Veranstaltungstag). Er antwortet über einen Link, ohne Konto, bis zum Vortag, und Sie übernehmen seine Antworten in den BEO
Der Kunde ändert nach dem Versand die Personenzahl oder eine Uhrzeit: Die Küche behält die erste Fassung, der Service die zweite
Mit JoinwaysSie schreiben eine nummerierte Version fest, und das Team wird benachrichtigt. Eine Änderung nach dem Festschreiben wird markiert, und eine Änderung innerhalb von 48 Stunden vor der Veranstaltung alarmiert das Veranstaltungsteam
Ihr Caterer und Ihr DJ erhalten den vollständigen BEO, inklusive Preisen und internen Notizen
Mit JoinwaysJeder Empfänger hat seinen eigenen Link: Das Team sieht den ganzen BEO, ein Dienstleister alles außer der internen Notiz. Preise erscheinen nirgends, weder online noch im PDF
Sie wissen nicht, wer die neueste Fassung gelesen hat und ob jeder Dienstleister seinen Teil bestätigt hat
Mit JoinwaysMit einem persönlichen Link sehen Sie, wer welche Version geöffnet und gelesen hat. Der Dienstleister antwortet „Verstanden, ich bestätige“ oder „Nicht verfügbar“, und der Kunde gibt frei oder bittet um eine Änderung
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Was Sie während des Tests prüfen können
Mit Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Ein Abschnitt pro Tag bei mehrtägigen Veranstaltungen
Bei einer zweitägigen Klausurtagung kann sich jeder Abschnitt von einem Tag zum nächsten ändern, Personal und Ankunftszeiten eingeschlossen.
Raumzeiten kommen aus dem Kalender
Eine Ablaufzeile, die mit einer Raumbuchung verknüpft ist, zeigt Raum und Zeiten aus dem Kalender. Zwei sich überschneidende Zeilen werden markiert, mit einem Korrekturvorschlag.
Kostenloser Test, parallel zu Ihren Tools
Erstellen Sie die BEOs Ihrer nächsten Veranstaltungen und vergleichen Sie sie mit denen, die Sie heute bauen. Ohne Kreditkarte.
Dieselbe Vorlage, von einer Veranstaltung zur nächsten
Die Abschnitte bleiben, der Inhalt ändert sich.
Ein Firmendinner
Cocktailempfang, drei Gänge am Tisch serviert, Reden und ein DJ: Der BEO nennt Servicezeit und Gedeckzahl für jeden Gang sowie die Tische der Gäste mit Allergien.
Eine zweitägige Klausurtagung
Plenum, Breakouts, Pausen, Mittagessen und Dinner: Der BEO folgt den Raumumbauten jedes Tages und dem Frühstück am nächsten Morgen.
Eine private Feier
Geburtstag, Familienfeier oder Hochzeit: Gastgeber oder Eventplaner verantworten das Programm, und der BEO bündelt Aufbau, Service, das Ende des Abends und den Abbau.
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Häufig gestellte Fragen
Das Wichtigste: was ein BEO enthält
- Ein BEO pro Veranstaltung, erstellt aus dem unterschriebenen Angebot: gleiche Personenzahl, gleiche Räume, gleiche Leistungen
- Die Mengen richten sich nach der garantierten Personenzahl, mit der die Küche bestellt
- Jede Zeile hat einen Verantwortlichen: Küche, Service, Bar, Technik oder Dienstleister
- Jede Allergie wird mit ihrer Tischnummer aufgeführt
Was ist ein Banquet Event Order (BEO)?
BEO, Function Sheet, Tech Rider: Ist das dasselbe Dokument?
Was ist der Unterschied zwischen einem BEO, einem Angebot und einem Ablaufplan?
Wer schreibt den BEO, und wer gibt ihn frei?
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