Modello gratuito
Modello gratuito di scheda evento (BEO), con un esempio completo
Una scheda evento (BEO, banquet event order) trasforma il preventivo firmato in istruzioni per la cucina, la sala, il team audio-video e i fornitori. Scarica la BEO vuota e l'esempio compilato di una cena aziendale per 120 persone, in Excel o PDF.
Prova gratuita di 30 giorni, senza carta. Da 69 € per location al mese, utenti illimitati.
Scarica il modello gratuito di BEO
Un file Excel con due schede: una BEO vuota e l'esempio di cena aziendale di questa pagina. Il PDF è lo stesso documento, pronto da stampare.
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Modello di BEO, Excel (.xlsx)
Due schede: una BEO vuota e l'esempio compilato qui sotto. Si apre in Excel, Google Sheets e Numbers.
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L'esempio compilato, poi una BEO vuota da stampare. Formato US Letter.
Gratuito, senza iscrizione e senza indirizzo email.
Esempio di BEO: una cena aziendale per 120 persone
La BEO definitiva che uno spazio eventi di Chicago invia sei giorni prima della cena annuale di Talvenor. Nomi e cifre sono inventati; le sezioni sono quelle di cui ogni BEO ha bisogno. Lo stesso esempio apre il file Excel.
| Voce | Dettaglio | Qtà | Responsabile |
|---|---|---|---|
| Intestazione dell'evento | |||
| Evento | Cena annuale Talvenor (aziendale) | Location: Mia Turner | |
| Data e orari | Giovedì 12 novembre 2026. Ospiti dalle 18:30 a mezzanotte. Accesso alla location dalle 14:00 all'1:30 | ||
| Preventivo firmato | Preventivo n. P-2026-0412, firmato il 1° ottobre 2026 | ||
| Numero di ospiti garantito | 120 ospiti, confermati il 2 novembre. Cucina e sala organizzate per 125 | 120 | |
| Sale | Main Hall (cena servita), Terrace (aperitivo) | 2 | |
| Contatti | |||
| Referente del cliente in loco | Sarah Chen, Head of People, Talvenor. Decide il giorno stesso | Cliente | |
| Coordinatrice della location | Mia Turner, event manager. Responsabile di questa BEO | Location | |
| Cucina | Executive chef. Conferma l'elenco delle allergie al briefing delle 17:30 | Cucina | |
| Fornitori | Fiorista (arrivo alle 15:00), DJ (arrivo alle 17:00) | Coordinatrice della location | |
| Programma | |||
| 14:00 | Accesso alla location. Tavoli, tovagliato, montaggio audio-video | Capo sala, audio-video | |
| 15:00 | Consegna del fiorista, 12 centrotavola | Fiorista | |
| 17:30 | Briefing dello staff: programma, piano dei tavoli, allergie | Coordinatrice della location | |
| 18:30 | Apertura porte. Aperitivo sulla Terrace | Capo sala, bar | |
| 19:30 | Ospiti a tavola nella Main Hall | Capo sala | |
| 19:45 | Discorso di benvenuto, 5 min (Sarah Chen) | Audio-video: microfono 1 | |
| 20:00 | Servizio dell'antipasto | Cucina, sala | |
| 20:40 | Servizio del piatto principale | Cucina, sala | |
| 21:30 | Dessert e caffè | Cucina, sala | |
| 21:45 | Premiazione e brindisi, 10 min | Audio-video: slide, microfono 2 | |
| 22:00 | DJ set fino a mezzanotte | DJ | |
| 23:15 | Ultimo giro. Chiusura del bar alle 23:30 | Bar | |
| Mezzanotte | Musica spenta, luci di sala accese, uscita degli ospiti | Coordinatrice della location | |
| 00:15 | Sopralluogo per eventuali danni con il referente del cliente | Coordinatrice della location | |
| 1:30 | Smontaggio terminato, fornitori usciti, porte chiuse | Capo sala | |
| Allestimento delle sale | |||
| Main Hall | 12 tavoli rotondi da 10 (150 cm), tovagliato nero, palco con leggio, pista da ballo 5 x 5 m | 12 tavoli | Capo sala |
| Terrace | 8 tavoli alti da cocktail, funghi riscaldanti accesi alle 18:00 | 8 | Capo sala |
| Tavolo di accoglienza | All'ingresso. Badge nominativi forniti dal cliente | 1 | Cliente |
| Piano pioggia | Se piove dopo le 16:00, l'aperitivo si sposta nel foyer della Main Hall | Coordinatrice della location | |
| Food, per servizio | |||
| Aperitivo, 18:30 | Finger food servito al passaggio, 6 pezzi a ospite: tartare di tonno, mini burger di short rib, crostino con burrata (V), arancini ai funghi (V) | 720 pz | Cucina |
| Antipasto, 20:00 | Insalata di barbabietole arrosto, formaggio di capra, noci pecan caramellate | 120 | Cucina |
| Piatto principale, 20:40 | Filetto di manzo, gratin di patate, fagiolini | 108 | Cucina |
| Piatto principale, vegetariano | Risotto ai funghi di bosco | 12 | Cucina |
| Dessert, 21:30 | Torta al cioccolato, lamponi. Servizio di caffè e tè | 120 | Cucina |
| Tipo di servizio | Servizio al piatto, tavolo per tavolo, 8 camerieri | Capo sala | |
| Bevande | |||
| Open bar | Dalle 18:30 alle 23:30: birra, vino, due cocktail della casa, bibite. Niente shot | 120 ospiti | Bar |
| Vino a cena | Un bianco, un rosso, serviti al tavolo. Inclusi nel pacchetto bar | Capo sala | |
| Brindisi | Spumante servito alle 21:40. Sidro analcolico per chi non beve | 120 calici | Bar |
| Audio-video e tecnica | |||
| Audio | Impianto della sala, 2 microfoni wireless a mano, 1 microfono da leggio | 3 microfoni | Tecnico audio-video |
| Schermo | Proiettore e schermo da 3 m dietro il palco. Slide del cliente su USB entro le 17:00 | 1 | Tecnico audio-video |
| Luci | Abbassate al 40% alle 19:30. Spot sul leggio per i discorsi | Tecnico audio-video | |
| DJ | Suona sull'impianto della sala. Limite di volume dalle 23:00 (regolamento della location) | DJ | |
| Staff | |||
| Camerieri | 8 camerieri, dalle 17:00 alle 23:00 | 8 | Capo sala |
| Barman | 3 barman, dalle 18:00 a mezzanotte | 3 | Responsabile bar |
| Tecnico audio-video | 1 tecnico, dalle 17:00 alle 23:00 | 1 | Coordinatrice della location |
| Coordinatrice della location | In loco dalle 14:00 alla chiusura | 1 | |
| Allergie ed esigenze alimentari | |||
| Vegetariani | 12 ospiti, tavoli 3, 7 e 11 (piano dei tavoli del cliente) | 12 | Cucina |
| Allergia alla frutta a guscio | 2 ospiti, tavolo 4. Insalata senza noci pecan. Dessert verificato dallo chef | 2 | Cucina |
| Senza glutine | 3 ospiti, tavoli 2 e 9. Pane e dessert senza glutine | 3 | Cucina |
| Fatturazione | |||
| Totale del preventivo | $38,485.10 comprensivi del 22% di servizio e delle imposte (preventivo firmato). Minimo F&B di $18,000 raggiunto | Location | |
| Acconto | 30% ($11,545.53) pagato il 2 ottobre 2026 | ||
| Saldo | Entro il 5 novembre 2026. Adeguato al numero di ospiti definitivo | Cliente | |
| Modifiche il giorno stesso | Fatturate ai prezzi del preventivo nella fattura finale. Il referente del cliente le approva in loco | Coordinatrice della location | |
| Fattura intestata a | Contabilità fornitori di Talvenor. Numero d'ordine obbligatorio in fattura | ||
| Firme | |||
| Cliente | Sarah Chen, Talvenor. Approvata il 6 novembre 2026 | ||
| Location | Mia Turner, Riverside Hall. Emessa il 6 novembre 2026 | ||
| Inviata a | Cucina, capo sala, bar, audio-video, referente del cliente. Il DJ riceve solo il programma | ||
I prezzi restano sul preventivo firmato, e molte location escludono la sezione fatturazione dalla copia inviata ai fornitori.
Le otto sezioni di una BEO, in ordine
Le sezioni nell'ordine in cui il team le usa il giorno dell'evento, con ciò che più spesso manca quando la BEO viene copiata dal preventivo.
Intestazione dell'evento e contatti
Inizia con numero e versione della BEO, nome dell'evento, data, orari per gli ospiti e di accesso, il preventivo firmato da cui deriva, il numero di ospiti garantito e le sale. Poi elenca le persone che prendono decisioni il giorno stesso: il referente principale del cliente, il coordinatore della location, la cucina e ogni fornitore. Il numero di versione è ciò che manca più spesso, ed è così che la cucina finisce per lavorare sulla copia della settimana prima.
Programma
Dai a ogni momento la sua riga, con un orario e un responsabile: accesso, consegne, briefing dello staff, apertura porte, ospiti a tavola, ogni portata, discorsi, intrattenimento, ultimo giro, fine, sopralluogo e smontaggio. La riga che manca più spesso è l'orario di servizio di ogni portata, ciò che serve alla cucina e ciò che il cliente sposta più spesso.
Allestimento delle sale
Per ogni sala, annota numero e forma dei tavoli, tovagliato, palco e leggio, pista da ballo, tavolo di accoglienza, tavoli da cocktail e il piano pioggia per ogni area all'aperto. Il piano pioggia è la lacuna classica: scrivilo come un orario e un luogo, così nessuno deve decidere alle 17 sotto la pioggia.
Food, per servizio, con quantità
Scrivi una riga per servizio con l'orario, il menu e la quantità: pezzi a ospite per l'aperitivo, coperti per portata e il numero di vegetariani su una riga a parte. Aggiungi il tipo di servizio e il numero di camerieri. La quantità per riga è ciò che manca più spesso, e senza di essa la cucina deve tirare a indovinare.
Bevande
Indica formula e orari del bar, cosa viene servito e cosa no, il vino a cena, il brindisi e le opzioni analcoliche. Non dimenticare l'orario di chiusura del bar: determina sia lo staff sia la fattura.
Audio-video e staff
Annota il numero di microfoni, schermo e proiettore, i cambi luce, il DJ o la band e il limite di volume. Poi elenca lo staff per ruolo, con orari di inizio e fine: camerieri, barman, tecnico audio-video e coordinatore. L'orario di fine di ogni turno è il dettaglio più spesso tralasciato, ed è lì che gli straordinari compaiono in fattura.
Allergie ed esigenze alimentari
Registra ogni esigenza alimentare con il numero di persone e i numeri dei tavoli, e cosa cambia la cucina in ogni portata. Il numero del tavolo è ciò che di solito manca: una cucina che sa che due ospiti hanno un'allergia, ma non dove siedono, non può preparare i loro piatti.
Fatturazione e firme
Chiudi con il totale del preventivo, se il minimo F&B è raggiunto, il costo del servizio e l'eventuale mancia, l'acconto ricevuto e la data di scadenza del saldo. Indica come vengono fatturate le modifiche del giorno stesso, chi le approva e chi riceve la fattura. Poi aggiungi l'approvazione del cliente, la data di emissione della location e la lista di distribuzione. La regola sulle modifiche del giorno stesso è quella dimenticata più spesso, e senza di essa un'ora in più di bar finisce spesso in una contestazione.
Cosa va in una BEO e cosa no
Un ultimo controllo prima di emettere la BEO: per ogni sezione, cosa c'è sempre, cosa aggiungere quando serve e cosa appartiene a un altro documento.
| Sezione | Sempre nella BEO | Da aggiungere se serve | Mai nella BEO |
|---|---|---|---|
| Intestazione e contatti | Numero e versione della BEO, data, orari, numero di ospiti garantito, sale, cellulare del referente del cliente in loco | Numero del preventivo, numero d'ordine, contatto del wedding o event planner | Lo storico commerciale del cliente e i prezzi passati |
| Programma | Un orario e un responsabile per ogni momento fornito dalla location | I blocchi del programma del cliente, nomi dei relatori e durate | I cue tecnici minuto per minuto, che appartengono alla scaletta |
| Food e bevande | Menu per servizio, quantità per riga, orari di servizio, orari del bar | Note di impiattamento, nomi dei vini, elenco dei pezzi dell'aperitivo | Prezzi unitari e food cost |
| Allestimento, audio-video e staff | Tavoli e disposizione per sala, elenco audio-video, numero di persone per ruolo con orari dei turni | Una planimetria allegata, il piano pioggia, le fasce di arrivo dei fornitori | Tariffe e commissioni dei fornitori |
| Allergie e fatturazione | Allergie con numeri dei tavoli, stato dell'acconto, regola per le modifiche del giorno stesso | Il totale del preventivo, il referente per la fatturazione | Prezzi di altri clienti, trattative sugli sconti |
Una BEO si mette alla prova nel briefing con lo staff
Quindici minuti prima dell'apertura, ogni responsabile legge ad alta voce le proprie righe. Le righe senza responsabile emergono prima dell'arrivo degli ospiti.
Ordina sul numero di ospiti garantito e lascia il margine alla cucina: con 120 ospiti confermati, cucina e sala si organizzano per 125
Indica l'orario di fine per ogni sala, non solo per l'evento: determina lo smontaggio e l'arrivo della squadra successiva
Fissa una scadenza per numero di ospiti ed esigenze alimentari, per esempio dieci giorni prima. Dopo, la BEO cambia solo con una nuova versione
Da controllare prima dell'invio
- Numero di ospiti, sale e servizi corrispondono al preventivo firmato
- Ogni riga food ha una quantità e un orario di servizio, e ogni riga ha un responsabile
- Le allergie riportano i numeri dei tavoli e il numero di versione è sulla pagina
Conta una sola versione
Il giorno in cui circolano due stampe, cucina e sala contano coperti diversi. Numera ogni versione, inviala agli stessi destinatari e ritira la vecchia dal back office.
La tua BEO è copiata dal preventivo, e resta indietro alla prima modifica
Costruisci la BEO in Word o Excel dal preventivo firmato, dalle email del cliente e dai tuoi appunti. Poi il cliente aggiunge dieci ospiti, sposta un discorso e manda le esigenze alimentari il giorno prima. Cucina, sala e catering lavorano ciascuno sulla versione che hanno stampato.
Copi il preventivo riga per riga: numero di ospiti, sale, menu, staff. Manca un servizio che hai venduto, e nessuno lo prepara
Con JoinwaysLa BEO viene preparata dal preventivo firmato: sale, servizi, quantità, orari e staff che hai venduto sono già compilati. Per un format che ritorna, parti da una BEO simile e la adegui al nuovo numero di ospiti
Esigenze alimentari e allergie arrivano via email, poche alla volta, e non sempre raggiungono la cucina
Con JoinwaysScrivi una volta le tue domande per il cliente (esigenze alimentari, allergie, contatti del giorno). Risponde da un link, senza account, fino al giorno prima, e tu riporti le sue risposte nella BEO
Il cliente cambia il numero di ospiti o un orario dopo l'invio: la cucina tiene la prima versione, la sala la seconda
Con JoinwaysBlocchi una versione numerata e il team riceve una notifica. Una modifica dopo il blocco viene segnalata, e una modifica nelle 48 ore prima dell'evento avvisa il team dell'evento
Il tuo catering e il tuo DJ ricevono la BEO completa, prezzi e note interne compresi
Con JoinwaysOgni destinatario ha il proprio link: il team vede tutta la BEO, un fornitore vede tutto tranne la nota interna. Nessun prezzo compare, né online né nel PDF
Non sai chi ha letto l'ultima versione, né se ogni fornitore ha confermato la sua parte
Con JoinwaysCon un link personale vedi chi ha aperto e letto quale versione. Il fornitore risponde "Ricevuto, confermo" o "Non disponibile", e il cliente approva o chiede una modifica
Pagine prodotto correlate: Preventivi e firma elettronica
Il prodotto, schermata per schermata
Cosa puoi verificare durante la prova
Sulle tue richieste, accanto ai tuoi strumenti attuali.
Una sezione al giorno per gli eventi di più giorni
In un offsite di due giorni, ogni sezione può cambiare da un giorno all'altro, staff e orari di arrivo compresi.
Gli orari delle sale arrivano dal calendario
Una riga del programma collegata alla prenotazione di una sala mostra sala e orari dal calendario. Due righe che si sovrappongono vengono segnalate, con una correzione suggerita.
Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti
Prepara le BEO dei tuoi prossimi eventi e confrontale con quelle che costruisci oggi. Senza carta.
Lo stesso modello, da un evento all'altro
Le sezioni restano, il contenuto cambia.
Una cena aziendale
Aperitivo, tre portate servite, discorsi e un DJ: la BEO indica orario di servizio e coperti per ogni portata, e i tavoli degli ospiti con allergie.
Un offsite di due giorni
Plenaria, sessioni parallele, pause, pranzi e cena: la BEO segue i cambi di allestimento di ogni giorno e la colazione del mattino dopo.
Una festa privata
Compleanno, festa di famiglia o matrimonio: il padrone di casa o il suo planner gestisce il programma, e la BEO riunisce allestimento, servizio, fine serata e smontaggio.
Per approfondire: Software per schede evento · Eventi
Domande frequenti
L'essenziale: cosa contiene una BEO
- Una BEO per evento, emessa dal preventivo firmato: stesso numero di ospiti, stesse sale, stessi servizi
- Le quantità seguono il numero di ospiti garantito, quello su cui la cucina fa gli ordini
- Ogni riga ha un responsabile: cucina, sala, bar, audio-video o fornitore
- Ogni allergia è indicata con il numero del tavolo
Cos'è una scheda evento (BEO)?
BEO, function sheet, tech rider: sono lo stesso documento?
Qual è la differenza tra una BEO, un preventivo e una scaletta?
Chi scrive la BEO e chi la approva?
Quando va inviata la BEO?
Il mio catering ha bisogno di un account Joinways?
Posso scaricare un modello di BEO per Excel o Google Sheets?
Qual è un esempio di scheda evento (BEO)?
I prezzi devono comparire in una BEO?
Chi riceve la BEO?
Cos'è il numero di ospiti garantito in una BEO?
BEO in Excel o software per BEO: quale usare?
I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi