BEO-Software
Veranstaltungsabläufe (BEO), erstellt aus dem unterschriebenen Angebot
Ablauf, Catering, Bestuhlung, Personal und Dienstleister auf einem Blatt. Der Kunde, Ihre Dienstleister und Ihr Team erhalten jeweils ihre eigene Version, immer aktuell.
Kunde, Dienstleister, Team: Jeder erhält seine eigene Version
Abschnitt für Abschnitt legen Sie fest, was Kunde, Dienstleister und Ihr Team sehen. Jeder erhält seinen eigenen Link.
Der Kunde
Er prüft den Ablauf, ergänzt, was fehlt, und gibt den BEO online frei.
- Ein vorausgefülltes Formular für seine Zeiten und Wünsche
- "BEO freigeben" mit einem Klick, datiert
- Die Personalliste, ohne Arbeitszeiten und interne Notizen
Dienstleister
Jeder Dienstleister sieht seinen Teil, bestätigt ihn und schlägt Änderungen vor.
- "Verstanden, ich bestätige" über seinen Link
- Vorgeschlagene Menüs oder Details, die Sie annehmen oder ablehnen
- Nur die Abschnitte, die Sie für ihn öffnen
Ihr Team
Der vollständige BEO, Arbeitszeiten und interne Bemerkung inklusive, lesbar auf dem Handy.
- Ein Team-Link, mobil oder als PDF
- Arbeitszeiten des Personals und offene Positionen
- Wer die neueste Version gelesen hat und wer nicht
Die interne Bemerkung wird Kunden und Dienstleistern nie angezeigt, unabhängig von den Einstellungen.
Das Angebot füllt den BEO aus
Jede Angebotsposition landet in ihrem Abschnitt: Catering, Technik, Ablauf, Personal. Nach einem Nachtrag wird die Position als "Geändert" markiert und an Ort und Stelle aktualisiert.
- Jede Position in ihrem Abschnitt
- Nachträge nachverfolgt
- Ihre Bearbeitungen bleiben erhalten
Der Kunde und seine Gäste füllen ihren Teil online aus
Der Kunde füllt ein vorausgefülltes Formular aus: Seine Zeiten, die Bestuhlung für jeden Teil des Tages und seine Wünsche landen ohne Abtippen im BEO. Ein zweiter Link geht an seine Gäste für die Menüwahl.
- Zeiten und Ablauf
- Bestuhlung pro Zeitfenster
- Das Menü jedes Gastes
Jeder Dienstleister bestätigt seinen Teil
Jeder Dienstleister erhält einen Link zu seinem Teil: Zeiten, Zugang, Anweisungen. Er bestätigt oder schlägt eine Änderung vor, und Sie sehen, wo jeder steht.
- Bestätigt, geöffnet oder noch nicht geöffnet
- Vorgeschlagene Menüs und Details
- Was zu tun ist, in Orange
Ein BEO, der stimmt
Abschnitte haben ihre Reihenfolge und ihre Empfänger, jede Version wird aufbewahrt, das Personal wird verfolgt, und jeder Teil des Tages hat seine Bestuhlung.
- Sichtbarkeit der BEO-Abschnitte pro Empfänger: Kunde, Dienstleister, TeamAbschnitte
Sie entscheiden, wer was sieht
Legen Sie eine Reihenfolge der Abschnitte für den ganzen BEO fest und für jeden Abschnitt drei Kontrollkästchen: Kunde, Dienstleister, Team.
- Versionsverlauf des BEO mit Änderungen Zeile für ZeileVerlauf
Jede Version wird aufbewahrt
Jedes Speichern hält eine Version fest, die zeigt, was sich geändert hat und wer es geändert hat, und ein Dienstleister, der die vorherige Version gelesen hat, wird markiert.
- Personalabschnitt des BEO und die Team-Version auf dem HandyPersonal
Das Personal des Tages, und wer den BEO gelesen hat
Sehen Sie, wer wann vor Ort ist und welche Positionen noch offen sind. Sie sehen auch, wer die neueste Version gelesen hat.
- Bestuhlung für jeden Teil des Tages im Ablauf des BEO, mit der Kapazität jedes RaumsBestuhlung
Eine Bestuhlung für jeden Teil des Tages
Jede Zeile im Ablauf hat ihre Bestuhlung, abgeglichen mit der Kapazität des Raums.
Was der BEO sonst noch kann
PDFs pro Raum, ein Standardablauf, Ernährungsbedürfnisse, mehrtägige Veranstaltungen, Dienstleisterrechnungen und eine API.
Vollständiges PDF oder pro Raum
Ein PDF für das Team, eines pro Raum für Küche oder Technik.
Standardablauf
Der übliche Tagesablauf Ihrer Location wird angezeigt, bis der Ablauf ausgefüllt ist.
Ernährungsbedürfnisse
Ernährungsformen und Allergien in einem eigenen Abschnitt nach dem Catering, vom Kunden oder jedem Gast im Formular ausgefüllt und auf jeder Version gedruckt.
Mehrtägige Veranstaltungen
Ein Ablauf pro Tag oder derselbe für jeden Tag.
Ansicht Raum für Raum
Der Tag in chronologischer Reihenfolge oder Raum für Raum.
Zwei Personen, ein BEO
Hat ein Kollege zwischenzeitlich gespeichert, wird nichts ohne Rückfrage überschrieben.
Dienstleisterrechnungen
Rechnung erhalten, Rechnung bezahlt: pro Dienstleister verfolgt und an Ihre Buchhaltung übermittelt.
Überschneidungen markiert
Ein Zeitfenster, das in das nächste hineinläuft, wird markiert, mit der Uhrzeit, die es behebt.
API und MCP
Lesen und aktualisieren Sie den BEO aus Ihren eigenen Tools oder aus Claude und ChatGPT.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine BEO-Software?
Eine BEO-Software erstellt den Veranstaltungsablauf (Banquet Event Order), dem Ihre Teams am Veranstaltungstag folgen: Ablauf, Catering, Bestuhlung, Technik, Personal und Dienstleister. Sie geht von dem aus, was verkauft wurde, und bringt es zu allen, ohne Datei, die abgetippt und per E-Mail verschickt werden muss.
In Joinways ist der BEO Teil der Veranstaltung: ein Firmenmeeting, ein Offsite, eine private Feier oder ein Firmenfest. Er übernimmt die Positionen des unterschriebenen Angebots (einschließlich des Angebots einer Buchungsplattform, aus dessen PDF gelesen), die Antworten des Kunden und den Standardablauf Ihrer Location. Jeder Empfänger erhält seine eigene Version: Der Kunde gibt frei, Dienstleister bestätigen, und Ihr Team sieht alles.
Wenn sich etwas ändert (ein Nachtrag, eine Uhrzeit, eine Personenzahl), markiert der BEO es in der betroffenen Zeile und zeigt, wer die vorherige Version gelesen hat. Sie können dann die Personen benachrichtigen, die es wissen müssen.
Warum keine Word- oder Excel-Vorlage?
Eine Vorlage funktioniert für eine Veranstaltung. Sie folgt keinen Nachträgen, weiß nicht, wer welche Version gelesen hat, und wird jedes Mal aus dem Angebot abgetippt. Genau dort entstehen Lücken: 80 Gedecke im BEO, 95 im Angebot.
Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen möchten, gibt es unsere kostenlos zum Download. In Joinways füllt sich derselbe BEO selbst aus dem Angebot.
Für welche Art von Locations ist diese BEO-Software gedacht?
Für Locations, die Veranstaltungen ausrichten: unabhängige Eventlocations, Restaurants mit privaten Räumen, Hotels mit Tagungsräumen, Güter und besondere Locations. Ob Sie eine Adresse haben oder mehrere, jede Location legt ihre eigenen Abschnitte, ihren Standardablauf und ihre Dienstleister fest.
Was passiert, wenn sich das Angebot ändert?
Ein Nachtrag, der eine Menge oder Uhrzeit ändert, markiert die Position im BEO als "Geändert". Die Schaltfläche "Aktualisieren" ersetzt den alten Wert überall dort, wo niemand ihn bearbeitet hat, und alles, was Ihr Team von Hand geändert hat, bleibt erhalten.
Sieht der Kunde den ganzen BEO?
Nein. Sie wählen, welche Abschnitte er sieht. Er sieht das Personal ohne Arbeitszeiten oder Notizen und nie die interne Bemerkung. Er kann den BEO lesen und online freigeben.
7 weitere Fragen anzeigen
Kann das Angebot einer Buchungsplattform den BEO ausfüllen?
Ja. Kommt eine Anfrage über eine Buchungsplattform, die ihr Angebot als PDF sendet, liest Joinways die Positionen aus diesem PDF. Sie erscheinen im Angebotsbereich des BEO und werden in ihre Abschnitte übernommen, wie die Positionen eines in Joinways erstellten Angebots.
Kann ich sehen, wer die neueste Version gelesen hat?
Ja. Für jeden Empfänger zeigt der BEO, ob er ihn geöffnet, gelesen oder freigegeben hat und ob er sich seitdem geändert hat. Sie benachrichtigen ihn mit einem Klick über die Änderung.
Kann ich den BEO als PDF exportieren?
Ja. Ein vollständiges PDF für Ihr Team oder ein PDF pro Raum für Küche, Technik oder einen Dienstleister.
Ist der BEO im Free-Tarif enthalten?
Ja. Er ist sowohl im Free- als auch im Pro-Tarif enthalten. Der Pro-Test dauert 30 Tage, ohne Kreditkarte.
Was ist der Unterschied zwischen einem BEO und einem Regieplan?
Der BEO sagt, was geplant ist: Ablauf, Catering, Bestuhlung, Technik, Personal und Dienstleister. Der Regieplan geht den Tag Minute für Minute für das Produktionsteam durch.
Wohin gehören Allergien und Ernährungsbedürfnisse?
In einen eigenen Abschnitt, direkt nach dem Catering, einer für die ganze Veranstaltung. Der Kunde füllt ihn in seinem Formular aus, Ihr Team ergänzt ihn, und er wird auf den Versionen für Kunde, Dienstleister und Team für die von Ihnen gewählten Leser gedruckt. Ein später importiertes Angebot oder Dokument fügt Zeilen hinzu und löscht nie welche.
Kann jeder Gast sein Menü wählen?
Ja. Das Gästeformular ist ein Link, den der Veranstalter an jeden Gast weiterleitet. Jeder antwortet selbst, ohne Konto, und kann seine Wahl bis zum Stichtag ändern. Der BEO zeigt die Anzahl pro Gericht und Allergien nach Namen des Gastes und übernimmt sie dann in die Abschnitte Catering und Ernährungsbedürfnisse.