Praxisleitfaden
So verwalten Sie die Anfragen Ihrer Eventlocation
Ihre Anfragen kommen über Buchungsplattformen, die Kontaktadresse der Location, Ihr Website-Formular und die persönlichen Postfächer Ihres Teams. Hier ist eine Methode in sechs Schritten, damit jede eine verantwortliche Person, eine Antwort und ein Ergebnis bekommt.
30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ab 69 € pro Location und Monat, unbegrenzt viele Benutzer.
Verwalten Sie Ihre Anfragen in sechs Schritten
Die Methode funktioniert mit einem gemeinsamen Postfach und einer Tabelle oder mit einem Tool.
Führen Sie alle Kanäle zusammen
Listen Sie auf, woher Ihre Anfragen kommen (Buchungsplattformen, Kontaktadresse, Website-Formular, persönliche Postfächer), und leiten Sie sie in einen Posteingang, den alle sehen. Prüfstein: Sie können die Anfragen der Woche auflisten, ohne ein anderes Postfach zu öffnen.
Benennen Sie eine verantwortliche Person und erkennen Sie Dubletten
Jede Anfrage hat ab ihrem Eingang einen Namen neben sich. Derselbe Kunde schreibt oft zweimal, über eine Plattform und dann direkt, oder schickt dieselbe Anfrage an zwei Ihrer Locations. Ordnen Sie die Dublette der ersten Anfrage zu, damit nur eine Person antwortet.
Lesen Sie die ganze Anfrage
Notieren Sie vor der Antwort das Datum und seine Flexibilität, die Gästezahl (fest oder als Spanne), das Format, die gewünschten Räume, das Budget, den Kunden sowie technischen oder kulinarischen Bedarf. Was fehlt, kommt als eine gesammelte Frage in Ihre Antwort. Der Leitfaden zur Qualifizierung beschreibt das Raster im Detail.
Antworten Sie am richtigen Ort, mit der echten Verfügbarkeit
Eine Plattformanfrage wird auf der Plattform bearbeitet, deren Bedingungen den direkten Kontakt oft einschränken. Eine E-Mail-Anfrage erhält eine Antwort per E-Mail. Prüfen Sie das Datum inklusive Auf- und Abbauzeit des Raums. Ist es belegt, bieten Sie in derselben Antwort ein anderes Datum oder einen anderen Raum an.
Setzen Sie die Option mit einer Frist
Sagen Sie dem Kunden, wie lange Sie die Option halten, und notieren Sie für diesen Tag eine Nachfassung. Kommt bis zur Frist keine Antwort, fassen Sie einmal nach und geben den Raum dann frei. Bucht der Kunde woanders, schließen Sie die Anfrage als verloren mit dem Grund „Andere Location gewählt“ ab.
Prüfen Sie die Warteschlange jede Woche
Fünfzehn Minuten reichen, mit drei Listen: Anfragen seit mehr als 24 Stunden ohne Antwort, offene Optionen ohne Rückmeldung des Kunden und die Verlustgründe des Monats.
Was die Methode über den ersten Monat hinaus trägt
Die sechs Schritte halten, wenn drei Teamregeln schriftlich festgehalten sind.
Bearbeiten Sie Anfragen zu festen Zeiten, zweimal am Tag. Gebündelt antworten Sie besser, als wenn Sie jede Besichtigung oder jedes Angebot unterbrechen
Verknüpfen Sie jede Firmenanfrage mit ihrem Unternehmen, auch wenn die Ansprechperson wechselt. Das Angebot vom Vorjahr wird dann zum Ausgangspunkt Ihrer Antwort
Antworten Sie von der Adresse der Location, nicht aus einem persönlichen Postfach. Ein Kunde, der im nächsten Jahr wiederkommt, schreibt an die Adresse, die er behalten hat
Drei Zahlen, die Sie verfolgen sollten
- Mediane Zeit bis zur ersten Antwort, in Öffnungszeiten
- Anfragen, die seit mehr als 24 Stunden warten
- Abschlussquote nach Quelle
Ein Name bei jeder Anfrage, ab ihrem Eingang
Eine verantwortliche Person zu benennen kommt vor Antwortvorlagen und Fristen. Die benannte Person antwortet, fasst bei der Option nach und schließt die Anfrage mit ihrem Grund ab.
Ihre Anfragen kommen durch mehrere Türen, und keine sagt, wer sich darum kümmert
Sie antworten zwischen einer Besichtigung, einem Angebot und einem Aufbau, während überall weiter Anfragen eingehen. Am Abend wissen Sie nicht mehr, welche auf eine Antwort wartet und welche Option noch steht.
Eine Anfrage liegt im Postfach eines Kollegen oder in einer Benachrichtigung einer Buchungsplattform, die niemand geöffnet hat
Mit JoinwaysIhre verbundenen Gmail- oder Outlook-Postfächer füllen einen einzigen Joinways-Posteingang: Plattformen, Kontaktadresse und Website-Formular, jede Anfrage mit allen Details ausgelesen
Derselbe Kunde schreibt über eine Plattform und dann direkt: Zwei Personen antworten, mit zwei Preisen
Mit JoinwaysJoinways markiert dieselbe Anfrage, wenn sie mehrfach eingeht, bei derselben oder einer anderen Location. Sie führen sie zusammen, ohne etwas zu löschen, und die Folgenachrichten des Kunden zählen weiterhin
Niemand ist bei der Anfrage eingetragen, und alle glauben, jemand anderes habe geantwortet
Mit JoinwaysJede Veranstaltung hat eine verantwortliche Person, die beim Anlegen gewählt wird. Nachfassaufgaben werden dieser Person zugewiesen
Sie setzen eine Option, der Kunde meldet sich nicht mehr, und der Raum bleibt blockiert, wenn die nächste Anfrage für denselben Termin kommt
Mit JoinwaysDie Option erscheint für das ganze Team im Kalender. Eine Automatisierung legt eine Nachfassaufgabe an, wenn sie sich nach der von Ihnen gewählten Zahl von Tagen nicht bewegt hat. Bei der Bestätigung können die anderen Optionen der Anfrage auf Wunsch als verloren markiert werden
Eine abgelehnte oder verlorene Anfrage verlässt die Warteschlange ohne Grund: Sie können nicht sagen, ob Sie am Preis, am Termin oder an der Kapazität scheitern
Mit JoinwaysSie lehnen eine Anfrage mit ihrem Grund ab (Termin nicht verfügbar, Kapazität zu klein, Budget zu niedrig, passt nicht zur Location), und eine Absage-E-Mail liegt versandbereit vor. Die Verlustgründe erscheinen in den Berichten
Verwandte Produktseiten: Berichte
Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm
Was Sie während der Testphase prüfen können
Mit Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Um Ihren Posteingang zu verbinden
Gmail oder Outlook ist in zwei Minuten verbunden. Benachrichtigungen von Buchungsplattformen, die dort ankommen, werden ausgelesen, ohne dass auf Seiten der Plattformen etwas zu ändern ist.
Ihre Zeit bis zur ersten Antwort
Gezählt in den Öffnungszeiten der Location, nach Quelle und nach Teammitglied, aus den im Posteingang eingegangenen Anfragen.
Kostenlos testen, parallel zu Ihren Tools
Die Testphase läuft parallel zu Ihrer heutigen Arbeitsweise, ohne Kreditkarte.
Dieselbe Methode, drei Situationen
Die Methode bleibt gleich, der Antwortkanal nicht.
Anfragen von Buchungsplattformen
Sie kommen als E-Mail-Benachrichtigung an und werden auf der Plattform bearbeitet. Die Chrome-Erweiterung von Joinways zeigt die Anfrage auf der Seite der Plattform an, mit ihrer Verfügbarkeit und ihrem Status.
E-Mails und das Website-Formular
Sie antworten dem Kunden direkt aus Joinways. Das Website-Formular kann direkt nach dem Absenden der Anfrage eine Eingangsbestätigung verschicken.
Dieselbe Anfrage an mehrere Ihrer Locations
Wenn Sie mehrere Locations betreiben, wird die bei jeder eingegangene Anfrage markiert. Sie öffnen die der Location, die antwortet, und führen die anderen zusammen oder lehnen sie ab.
Weiterlesen: Anfragen · Veranstaltungen
Häufige Fragen
Wie verwaltet man die Anfragen einer Eventlocation?
- Ein Posteingang für Buchungsplattformen, Kontaktadresse, Website-Formular und persönliche Postfächer
- Eine verantwortliche Person pro Anfrage, Dubletten der ersten zugeordnet
- Vollständiges Lesen vor jeder Antwort: Datum, Gästezahl, Format, Budget, Kunde und Bedarf
- Eine Antwort auf dem Kanal, über den die Anfrage kam, nach Prüfung von Datum und Räumen
- Eine genannte Frist für jede Option, dann jede Anfrage als bestätigt, verloren oder abgelehnt abgeschlossen, mit ihrem Grund
Wie verwaltet man Anfragen, die über Buchungsplattformen kommen?
Schreibt Joinways für mich an den Kunden einer Plattform?
Wie lange sollte man eine Option halten?
Lassen sich Anfragen auf mehrere Vertriebsmitarbeitende verteilen?
Was tun mit einer Anfrage, die nicht zur Location passt?
Was ist eine Anfrage an eine Eventlocation?
Braucht man ein CRM, um Anfragen und Leads einer Location zu verwalten?
Wie verfolgt man Anfragen einer Location in einer Tabelle?
Welche Status sollte eine Anfrage durchlaufen?
Was sollte die erste Antwort auf eine Anfrage enthalten?
Die Preise sind öffentlich: ab 69 € pro Location und Monat, je nach Größe der Location, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Preise ansehen