Plantilla gratuita
Plantilla de BEO (orden de evento): gratis en Excel y PDF, con un ejemplo relleno
La BEO (banquet event order u orden de evento) es el documento interno que convierte un presupuesto firmado en instrucciones para el equipo del espacio: cronograma, montaje, comida y bebida por servicio con cantidades, técnica, personal, alergias y facturación. Cocina, sala y técnica trabajan con ella el día del evento.
En resumen: qué lleva una BEO
Una BEO tiene once secciones, en el orden en que el equipo las lee el día del evento. Son la cabecera, los contactos, el cronograma, el montaje, la comida por servicio con cantidades, las bebidas, la técnica, el personal, las alergias, la facturación y las firmas. Nace del presupuesto firmado: el presupuesto dice qué se vendió, la BEO dice quién lo entrega, cuándo y dónde. En Joinways, software de gestión de espacios de eventos, la BEO se genera desde el presupuesto dentro del evento, se congela y se comparte en PDF o por enlace.
- Una BEO por evento, salida del presupuesto firmado: mismos asistentes, mismos espacios, mismos servicios
- Las cantidades siguen a los asistentes garantizados, confirmados unos días antes. Cocina compra sobre ese número
- Cada línea tiene un responsable: cocina, sala, barra, técnica o proveedor. Una línea sin responsable no se entrega
- Las alergias van junto al número de mesa, no en un hilo de emails
- Con versiones: una de trabajo unos diez días antes, la definitiva de tres a cinco días antes, a los mismos destinatarios
Descarga la plantilla de BEO gratis
Un archivo Excel con dos pestañas: una BEO en blanco para rellenar y el ejemplo de la cena de empresa de esta página. El PDF es el mismo documento, listo para imprimir. Cambia el nombre del espacio y mantén las secciones.
- DescargarPlantilla de BEO, Excel (.xlsx)
Plantilla de BEO, Excel (.xlsx)
Dos pestañas: una BEO en blanco y el ejemplo relleno de abajo. Se abre en Excel, Google Sheets y Numbers.
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Plantilla de BEO, PDF para imprimir
El ejemplo relleno y después una BEO en blanco para imprimir. Formato A4.
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Ejemplo de BEO: una cena de empresa para 120 invitados
La BEO definitiva que un espacio de Madrid emite cinco días antes de la cena anual de Nexora. Nombres y cifras son ilustrativos; las secciones son las que necesita cualquier BEO. El mismo ejemplo está en la primera pestaña del archivo Excel.
| Elemento | Detalle | Cant. | Responsable |
|---|---|---|---|
| Cabecera del evento | |||
| Evento | Cena anual de Nexora (empresa) | Espacio: Marta Gil | |
| Fecha y horarios | Jueves 12 de noviembre de 2026. Invitados de 20:30 a 01:00. Acceso al espacio de 16:00 a 02:30 | ||
| Presupuesto firmado | Presupuesto n.º P-2026-0412, firmado el 1 de octubre de 2026 | ||
| Asistentes garantizados | 120 invitados, confirmados el 5 de noviembre. Cocina y sala preparadas para 125 | 120 | |
| Espacios | Salón principal (cena sentada), Terraza (cóctel) | 2 | |
| Contactos | |||
| Contacto del cliente en el evento | Lucía Ortega, directora de personas de Nexora. Decide el día del evento | Cliente | |
| Coordinadora del espacio | Marta Gil, responsable de eventos. Lleva esta BEO | Espacio | |
| Cocina | Jefe de cocina. Confirma la lista de alergias en el briefing de las 19:30 | Cocina | |
| Proveedores | Florista (llega a las 17:00), DJ (llega a las 19:00) | Coordinadora | |
| Cronograma | |||
| 16:00 | Acceso al espacio. Mesas, mantelería, montaje técnico | Jefe de sala, técnica | |
| 17:00 | Entrega de la florista, 12 centros de mesa | Florista | |
| 19:30 | Briefing del equipo: cronograma, plano de mesas, alergias | Coordinadora | |
| 20:30 | Apertura de puertas. Cóctel en la Terraza | Jefe de sala, barra | |
| 21:30 | Invitados sentados en el Salón principal | Jefe de sala | |
| 21:45 | Discurso de bienvenida, 5 min (Lucía Ortega) | Técnica: micro 1 | |
| 22:00 | Servicio del entrante | Cocina, sala | |
| 22:40 | Servicio del principal | Cocina, sala | |
| 23:20 | Postre y café | Cocina, sala | |
| 23:35 | Entrega de premios y brindis, 10 min | Técnica: diapositivas, micro 2 | |
| 23:45 | Sesión de DJ hasta la 01:00 | DJ | |
| 00:30 | Última copa. Cierre de barra a las 00:45 | Barra | |
| 01:00 | Fin de la música, luces, salida de invitados | Coordinadora | |
| 01:15 | Revisión de daños con el contacto del cliente | Coordinadora | |
| 02:30 | Desmontaje terminado, proveedores fuera, espacio cerrado | Jefe de sala | |
| Montaje de los espacios | |||
| Salón principal | 12 mesas redondas de 10 (160 cm), mantelería negra, tarima con atril, pista de baile de 5 x 5 m | 12 mesas | Jefe de sala |
| Terraza | 8 mesas altas de cóctel, estufas encendidas a las 20:00 | 8 | Jefe de sala |
| Recepción | Mesa en la entrada. Acreditaciones aportadas por el cliente | 1 | Cliente |
| Plan B lluvia | Si llueve después de las 18:00, el cóctel pasa al vestíbulo del Salón principal | Coordinadora | |
| Comida, por servicio | |||
| Cóctel, 20:30 | Aperitivos pasados, 6 por invitado: tartar de atún, minihamburguesa, crostini de burrata (V), arancini de setas (V) | 720 uds. | Cocina |
| Entrante, 22:00 | Ensalada de remolacha asada, queso de cabra, nueces pecanas caramelizadas | 120 | Cocina |
| Principal, 22:40 | Solomillo de ternera, gratén de patata, judías verdes | 108 | Cocina |
| Principal vegetariano | Risotto de setas | 12 | Cocina |
| Postre, 23:20 | Tarta de chocolate, frambuesas. Café e infusiones | 120 | Cocina |
| Tipo de servicio | Emplatado, mesa a mesa, 8 camareros | Jefe de sala | |
| Bebidas | |||
| Barra libre | 20:30 a 00:45: cerveza, vino, dos cócteles de autor, refrescos. Sin chupitos | 120 invitados | Barra |
| Vino en la cena | Un blanco y un tinto servidos en mesa. Incluidos en la barra libre | Jefe de sala | |
| Brindis | Cava servido a las 23:30. Espumoso sin alcohol para quien lo pida | 120 copas | Barra |
| Técnica y audiovisuales | |||
| Sonido | Equipo de sonido del espacio, 2 micros de mano inalámbricos, 1 micro de atril | 3 micros | Técnico |
| Proyección | Proyector y pantalla de 3 m detrás de la tarima. Diapositivas del cliente en USB antes de las 19:00 | 1 | Técnico |
| Iluminación | Bajada al 40 % a las 21:30. Foco en el atril durante los discursos | Técnico | |
| DJ | Usa el sonido del espacio. Limitador de sonido desde las 00:00 (normas del espacio) | DJ | |
| Personal | |||
| Camareros | 8 camareros, de 19:00 a 01:00 | 8 | Jefe de sala |
| Bartenders | 3 bartenders, de 20:00 a 02:00 | 3 | Jefe de barra |
| Técnico | 1 técnico, de 19:00 a 01:00 | 1 | Coordinadora |
| Coordinadora | En el espacio de 16:00 al cierre | 1 | |
| Alergias y dietas | |||
| Vegetariano | 12 invitados, mesas 3, 7 y 11 (plano de mesas del cliente) | 12 | Cocina |
| Alergia a frutos secos | 2 invitados, mesa 4. Ensalada sin nueces. Postre revisado por el chef | 2 | Cocina |
| Sin gluten | 3 invitados, mesas 2 y 9. Pan y postre sin gluten | 3 | Cocina |
| Facturación | |||
| Total del presupuesto | 25.026,10 € IVA incluido (presupuesto firmado) | Espacio | |
| Anticipo | 30 % (7.507,83 €) pagado el 2 de octubre de 2026 | ||
| Resto | A pagar el 2 de noviembre de 2026. Ajustado a los asistentes definitivos | Cliente | |
| Extras del día | Facturados a precio de presupuesto en la factura final. El contacto del cliente firma el extra en el evento | Coordinadora | |
| Facturar a | Nexora, departamento de contabilidad. Número de pedido obligatorio | ||
| Firmas | |||
| Cliente | Lucía Ortega, Nexora. Aprobada el 6 de noviembre de 2026 | ||
| Espacio | Marta Gil, Espacio Ribera. Emitida el 6 de noviembre de 2026 | ||
| Enviada a | Cocina, jefe de sala, barra, técnica, contacto del cliente. El DJ recibe solo el cronograma | ||
Los precios se quedan en el presupuesto firmado. Muchos espacios quitan la sección de facturación de la copia que reciben los proveedores.
Las secciones de una BEO, una a una
En el orden en que el equipo las usa el día del evento. Cada sección dice qué debe llevar y qué falta con más frecuencia cuando la BEO se vuelve a teclear desde el presupuesto.
- 01
Cabecera y contactos
Número y versión, nombre del evento, fecha, horario de invitados y horario de acceso, el presupuesto firmado de origen, los asistentes garantizados y los espacios. Después, quién decide el día del evento: el contacto del cliente, la coordinadora, la cocina y cada proveedor. Lo que falta: el número de versión, y cocina trabaja con la copia de la semana pasada.
- 02
Cronograma
Una línea por momento, con hora y responsable: acceso, entregas, briefing, apertura de puertas, invitados sentados, cada plato, discursos, animación, última copa, fin, revisión de daños y desmontaje. Lo que falta: la hora de servicio de cada plato. Es lo que necesita la cocina, y la línea que el cliente cambia más a menudo.
- 03
Montaje de los espacios
Por espacio: número y forma de las mesas, mantelería, tarima y atril, pista de baile, recepción, mesas altas, y el plan B de lluvia para cualquier espacio exterior. Lo que falta: el plan B escrito con una hora y un lugar, para que nadie lo decida a las 18:00 bajo la lluvia.
- 04
Comida, por servicio y con cantidades
Una línea por servicio con su hora, el menú y la cantidad: aperitivos por invitado en el cóctel, cubiertos por plato, vegetarianos en su propia línea. Añade el tipo de servicio y el número de camareros. Lo que falta: la cantidad. Un menú sin números obliga a la cocina a adivinar.
- 05
Bebidas
El formato de barra y su horario, qué se sirve y qué no, el vino de la cena, el brindis y las opciones sin alcohol. Lo que falta: la hora de cierre de la barra, que decide el personal y la factura.
- 06
Técnica y personal
Número de micros, pantalla y proyector, cambios de luz, el DJ o la banda y el limitador de sonido. Después el personal por puesto, con hora de entrada y de salida: camareros, bartenders, técnico, coordinadora. Lo que falta: la hora de salida de cada turno, donde aparecen las horas extra.
- 07
Alergias y dietas
Cada dieta con su número y sus mesas, y lo que cocina cambia en cada plato. Lo que falta: el número de mesa. Una cocina que sabe que dos invitados son alérgicos, pero no dónde se sientan, no puede emplatar para ellos.
- 08
Facturación y firmas
El total del presupuesto, el anticipo recibido, la fecha del resto, la regla para los extras del día y quién los firma, y a quién se factura. Después la aprobación del cliente, la fecha de emisión y la lista de distribución. Lo que falta: la regla de los extras, y una hora más de barra acaba en conflicto.
Qué va en la BEO y qué no
La revisión antes de emitir la BEO: lo que siempre está, lo que se añade según el caso y lo que pertenece a otro documento.
| Sección | Siempre en la BEO | Según el caso | Nunca en la BEO |
|---|---|---|---|
| Cabecera y contactos | Número y versión, fecha, horarios, asistentes garantizados, espacios, móvil del contacto del cliente | Número de presupuesto, número de pedido, contacto de la agencia | El historial comercial y los precios anteriores del cliente |
| Cronograma | Una hora y un responsable para cada momento que entrega el espacio | Los bloques del programa del cliente, ponentes y duraciones | Las señales técnicas al minuto, que van en la escaleta |
| Comida y bebida | Menú por servicio, cantidad por línea, horas de servicio, horario de barra | Notas de emplatado, nombres de los vinos, lista de aperitivos | Los precios unitarios y tu coste de materia prima |
| Montaje, técnica y personal | Mesas y disposición por espacio, lista técnica, personal por puesto con horarios | Un plano adjunto, el plan B de lluvia, los turnos de proveedores | Las tarifas y comisiones de los proveedores |
| Alergias y facturación | Alergias con número de mesa, estado del anticipo, regla de los extras del día | El total del presupuesto, el contacto de facturación | Precios de otros clientes, negociaciones de descuento |
Llevar un evento con la BEO
Los espacios cuyos eventos salen según lo previsto no escriben BEO más largas. Emiten una, desde el presupuesto, con número de versión, y hacen el briefing con ella.
Haz el briefing con la BEO, no de memoria: cada responsable lee su sección en voz alta. Una línea que nadie reclama en el briefing no se hará
Pon los números en la hoja: cubiertos por plato, aperitivos por invitado, personal por turno. La cocina no compra con adjetivos
Un solo documento, dos copias: la del equipo con facturación, la de proveedores con solo sus líneas
Qué revisar antes de emitir la BEO
- Asistentes, espacios y servicios coinciden con el presupuesto firmado
- Cada línea de comida tiene cantidad y hora, y cada línea un responsable
- Las alergias llevan número de mesa y el número de versión está en la hoja
Una BEO solo sirve en una versión
Con dos versiones en circulación, cocina y sala trabajan con cifras distintas. La BEO sale de lo firmado, los cambios se hacen una vez en el documento y la versión que tiene cada uno es la vigente. Así está pensada la BEO en Joinways.
La BEO se vuelve a teclear desde el presupuesto, y el jueves ya no es correcta
La mayoría de espacios monta la BEO en Word o Excel desde el presupuesto firmado, tres hilos de emails y las notas de la coordinadora. Los asistentes son los de la semana pasada, el número de vegetarianos está en un email, y cocina, sala y DJ tienen cada uno una copia impresa distinta.
- Asistentes, espacios y menú se vuelven a teclear: presupuesto y BEO dejan de coincidir en cuanto el cliente cambia algo
- El menú está, el número de cubiertos por plato no
- Las alergias están en un hilo de emails, no junto a un número de mesa en la hoja de cocina
- Circulan tres versiones: cocina trabaja con la del lunes y sala con la del miércoles
- Los proveedores reciben la hoja completa, con precios, porque no hay forma limpia de enviarles solo sus líneas
La BEO se genera desde el presupuesto, dentro del evento
En Joinways la BEO vive en el evento, junto a los emails y el presupuesto. Se prepara desde el presupuesto: cronograma, cantidades, montaje, notas de catering y de técnica. La revisas, añades el personal y los contactos, y congelas una versión. El equipo recibe un aviso, cualquier cambio posterior queda señalado, y la BEO se comparte en PDF o por enlace.
Páginas de producto relacionadas: Informes
- Preparada desde el presupuesto: servicios, cantidades, horarios y espacios están antes de teclear nada
- Contactos, personal por puesto y un cronograma por día para eventos de varios días
- Una versión congelada: el equipo recibe un aviso y cualquier cambio posterior queda señalado
- Compartida en PDF para el equipo o por enlace público para proveedores, sin precios
Qué cambia una BEO generada desde el presupuesto
Lo que la BEO de Joinways está pensada para cambiar. Compruébalo con tus propios eventos durante la prueba gratuita.
Desde el presupuesto
Asistentes, espacios, servicios y cantidades vienen del presupuesto. La BEO empieza completa, no en blanco.
Para todo el equipo
Una versión congelada, un aviso al emitirla y una señal si cambia después. Nadie trabaja con la copia del lunes.
Para proveedores
El DJ y la florista leen sus líneas por un enlace, sin precios ni historial del cliente.
Cifras ilustrativas: describen lo que un proceso estructurado está diseñado para hacer posible, no resultados medidos de clientes de Joinways. Los resultados reales varían según el establecimiento.
Una cena de empresa para 120, del presupuesto firmado a la BEO definitiva
Punto de partida
Un espacio de Madrid firma la cena anual de Nexora con seis semanas de antelación: 120 invitados, cóctel en la terraza, cena emplatada en el salón principal, un DJ. Hasta ahora la coordinadora tecleaba la BEO en Word la semana del evento.
Lo que hace la coordinadora
Abre el evento en Joinways y genera la BEO desde el presupuesto firmado: espacios, platos, horario de barra, personal y técnica ya están. Añade la hora de servicio de cada plato, los 12 cubiertos vegetarianos, las mesas con alergias y el plan B de lluvia. Después asigna el personal y congela la versión 1, diez días antes.
El resultado
En este escenario, cuando el cliente confirma 120 invitados y mueve la entrega de premios a las 23:35, actualiza la BEO una vez y congela la versión 2. Cocina, sala y barra reciben el aviso, y el enlace del DJ muestra la nueva hora.
Coordinadora de eventos
Escenario ilustrativo: espacio para eventos
Escenario ilustrativo basado en resultados típicos de establecimientos, no en un cliente real identificado.
Las mismas secciones, eventos distintos
Una cena de empresa, una convención de dos días, una boda: la estructura se mantiene, las líneas cambian.
Páginas de producto relacionadas: Solicitudes · Eventos
Una cena de empresa
Cóctel, tres platos emplatados, dos discursos, un DJ. La BEO lleva la hora de servicio y los cubiertos por plato, los vegetarianos y las mesas con alergias.
Una convención de dos días
Montaje de salas, pausas, comidas y una cena, en dos días. Un cronograma por día, con los cambios de sala y las pausas de cada jornada.
Una boda
Ceremonia, cóctel, cena, tarta, recena. El wedding planner lleva el programa; el espacio lleva montaje, servicio, cierre y desmontaje, en una sola BEO.
Preguntas frecuentes sobre la BEO
¿Qué es una BEO (orden de evento)?
¿Quién redacta la BEO y quién la firma?
¿Qué diferencia hay entre BEO, presupuesto y escaleta?
¿Cuándo se envía la BEO?
¿BEO, orden de servicio y hoja de evento son lo mismo?
¿Qué debe incluir una BEO?
¿Puedo descargar una plantilla de BEO para Excel o Google Sheets?
Los precios son públicos: desde 49 € por espacio al mes, con 30 días de prueba gratis. Ver precios