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Plantilla de orden de servicio (BEO) gratis, con un ejemplo completo
La orden de servicio (BEO, del inglés banquet event order) convierte el presupuesto firmado en instrucciones para tu cocina, tu sala, tu equipo técnico y tus proveedores. Descarga la orden en blanco y el ejemplo relleno de una cena de empresa para 120 invitados, en Excel o en PDF.
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Un archivo Excel con dos pestañas: una orden de servicio en blanco y el ejemplo de la cena de empresa de esta página. El PDF es el mismo documento, listo para imprimir.
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Plantilla de orden de servicio, Excel (.xlsx)
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Ejemplo de orden de servicio: una cena de empresa para 120 invitados
La orden de servicio definitiva que un lugar de celebraciones de Madrid envía seis días antes de la cena anual de Talvenor. Nombres y cifras son ficticios; las secciones son las que necesita cualquier orden de servicio. El mismo ejemplo abre el archivo Excel.
| Elemento | Detalle | Cant. | Responsable |
|---|---|---|---|
| Cabecera del evento | |||
| Evento | Cena anual de Talvenor (empresa) | Lugar: Marta Gil | |
| Fecha y horarios | Jueves 12 de noviembre de 2026. Invitados de 20:30 a 01:00. Acceso al lugar de 16:00 a 02:30 | ||
| Presupuesto firmado | Presupuesto n.º P-2026-0412, firmado el 1 de octubre de 2026 | ||
| Asistentes garantizados | 120 invitados, confirmados el 2 de noviembre. Cocina y sala preparadas para 125 | 120 | |
| Espacios | Salón principal (cena sentada), Terraza (cóctel) | 2 | |
| Contactos | |||
| Contacto del cliente en el evento | Lucía Ortega, directora de RR. HH. de Talvenor. Decide el día del evento | Cliente | |
| Coordinadora del lugar | Marta Gil, responsable de eventos. Lleva esta orden de servicio | Lugar | |
| Cocina | Jefe de cocina. Confirma la lista de alergias en el briefing de las 19:30 | Cocina | |
| Proveedores | Florista (llega a las 17:00), DJ (llega a las 19:00) | Coordinadora | |
| Cronograma | |||
| 16:00 | Acceso al lugar. Mesas, mantelería, montaje técnico | Jefe de sala, técnica | |
| 17:00 | Entrega de la florista, 12 centros de mesa | Florista | |
| 19:30 | Briefing del equipo: cronograma, plano de mesas, alergias | Coordinadora | |
| 20:30 | Apertura de puertas. Cóctel en la Terraza | Jefe de sala, barra | |
| 21:30 | Invitados sentados en el Salón principal | Jefe de sala | |
| 21:45 | Discurso de bienvenida, 5 min (Lucía Ortega) | Técnica: micro 1 | |
| 22:00 | Servicio del entrante | Cocina, sala | |
| 22:40 | Servicio del plato principal | Cocina, sala | |
| 23:20 | Postre y café | Cocina, sala | |
| 23:35 | Entrega de premios y brindis, 10 min | Técnica: diapositivas, micro 2 | |
| 23:45 | Sesión de DJ hasta la 01:00 | DJ | |
| 00:30 | Última copa. Cierre de barra a las 00:45 | Barra | |
| 01:00 | Fin de la música, luces encendidas, salida de los invitados | Coordinadora | |
| 01:15 | Revisión de daños con el contacto del cliente | Coordinadora | |
| 02:30 | Desmontaje terminado, proveedores fuera, lugar cerrado | Jefe de sala | |
| Montaje de los espacios | |||
| Salón principal | 12 mesas redondas de 10 (160 cm), mantelería negra, tarima con atril, pista de baile de 5 x 5 m | 12 mesas | Jefe de sala |
| Terraza | 8 mesas altas de cóctel, estufas encendidas a las 20:00 | 8 | Jefe de sala |
| Recepción | Mesa en la entrada. Acreditaciones aportadas por el cliente | 1 | Cliente |
| Plan B lluvia | Si llueve después de las 18:00, el cóctel pasa al vestíbulo del Salón principal | Coordinadora | |
| Comida, por servicio | |||
| Cóctel, 20:30 | Canapés, 6 por invitado: tartar de atún, minihamburguesa, crostini de burrata (V), arancini de setas (V) | 720 uds. | Cocina |
| Entrante, 22:00 | Ensalada de remolacha asada, queso de cabra, nueces pecanas caramelizadas | 120 | Cocina |
| Plato principal, 22:40 | Solomillo de ternera, gratén de patata, judías verdes | 108 | Cocina |
| Plato principal vegetariano | Risotto de setas | 12 | Cocina |
| Postre, 23:20 | Tarta de chocolate, frambuesas. Café e infusiones | 120 | Cocina |
| Tipo de servicio | Emplatado, mesa a mesa, 8 camareros | Jefe de sala | |
| Bebidas | |||
| Barra libre | 20:30 a 00:45: cerveza, vino, dos cócteles de autor, refrescos. Sin chupitos | 120 invitados | Barra |
| Vino en la cena | Un blanco y un tinto servidos en mesa. Incluidos en la barra libre | Jefe de sala | |
| Brindis | Cava servido a las 23:30. Espumoso sin alcohol para quien lo pida | 120 copas | Barra |
| Técnica y audiovisuales | |||
| Sonido | Equipo de sonido del lugar, 2 micros de mano inalámbricos, 1 micro de atril | 3 micros | Técnico |
| Proyección | Proyector y pantalla de 3 m detrás de la tarima. Diapositivas del cliente en USB antes de las 19:00 | 1 | Técnico |
| Iluminación | Bajada al 40 % a las 21:30. Foco en el atril durante los discursos | Técnico | |
| DJ | Usa el sonido del lugar. Limitador de sonido desde las 00:00 (normas del lugar) | DJ | |
| Personal | |||
| Camareros | 8 camareros, de 19:00 a 01:00 | 8 | Jefe de sala |
| Camareros de barra | 3 camareros de barra, de 20:00 a 02:00 | 3 | Jefe de barra |
| Técnico | 1 técnico, de 19:00 a 01:00 | 1 | Coordinadora |
| Coordinadora | En el lugar de 16:00 al cierre | 1 | |
| Alergias y dietas | |||
| Vegetariano | 12 invitados, mesas 3, 7 y 11 (plano de mesas del cliente) | 12 | Cocina |
| Alergia a frutos secos | 2 invitados, mesa 4. Ensalada sin nueces. Postre revisado por el chef | 2 | Cocina |
| Sin gluten | 3 invitados, mesas 2 y 9. Pan y postre sin gluten | 3 | Cocina |
| Facturación | |||
| Total del presupuesto | 25.026,10 € IVA incluido (presupuesto firmado) | Lugar | |
| Anticipo | 30 % (7.507,83 €) pagado el 2 de octubre de 2026 | ||
| Saldo | A pagar el 5 de noviembre de 2026. Ajustado a los asistentes definitivos | Cliente | |
| Extras del día | Facturados a precio de presupuesto en la factura final. El contacto del cliente firma el extra en el evento | Coordinadora | |
| Facturar a | Talvenor, departamento de contabilidad. Número de pedido obligatorio | ||
| Firmas | |||
| Cliente | Lucía Ortega, Talvenor. Aprobada el 6 de noviembre de 2026 | ||
| Lugar | Marta Gil, Espacio Ribera. Emitida el 6 de noviembre de 2026 | ||
| Enviada a | Cocina, jefe de sala, barra, técnica, contacto del cliente. El DJ recibe solo el cronograma | ||
Los precios se quedan en el presupuesto firmado. Muchos lugares quitan la sección de facturación de la copia que reciben los proveedores.
Las ocho secciones de una orden de servicio, en orden
Las secciones en el orden en que el equipo las usa el día del evento, con lo que más suele faltar cuando la orden de servicio se copia del presupuesto.
Cabecera y contactos
Número y versión, nombre del evento, fecha, horario de invitados y horario de acceso, el presupuesto firmado de origen, los asistentes garantizados y los espacios. Después, quién decide el día del evento: el contacto del cliente, la coordinadora del lugar, la cocina y cada proveedor. Lo que suele faltar: el número de versión, y así cocina acaba trabajando con la copia de la semana pasada.
Cronograma
Una línea por momento, con hora y responsable: acceso, entregas, briefing, apertura de puertas, invitados sentados, cada plato, discursos, animación, última copa, fin, revisión de daños y desmontaje. Lo que suele faltar: la hora de servicio de cada plato. Es lo que necesita la cocina, y la línea que el cliente cambia más a menudo.
Montaje de los espacios
Por espacio: número y forma de las mesas, mantelería, tarima y atril, pista de baile, recepción, mesas altas, y el plan B de lluvia para cualquier espacio exterior. El plan B suele faltar: escríbelo con una hora y un lugar, para no tener que decidirlo a las 17:00 bajo la lluvia.
Comida, por servicio y con cantidades
Una línea por servicio con su hora, el menú y la cantidad: canapés por invitado en el cóctel, cubiertos por plato, vegetarianos en su propia línea. Añade el tipo de servicio y el número de camareros. Lo que suele faltar: la cantidad. Un menú sin números obliga a la cocina a adivinar qué pedir.
Bebidas
El formato de barra y su horario, qué se sirve y qué no, el vino de la cena, el brindis y las opciones sin alcohol. Suele faltar la hora de cierre de la barra, que determina el personal y la factura.
Técnica y personal
Número de micros, pantalla y proyector, cambios de luz, el DJ o la banda y el limitador de sonido. Después el personal por puesto, con hora de entrada y de salida: camareros, camareros de barra, técnico, coordinadora. Lo que suele faltar: la hora de salida de cada turno, que es donde aparecen las horas extra.
Alergias y dietas
Cada dieta con su número y sus mesas, y lo que cocina cambia en cada plato. Lo que más se olvida es el número de mesa. Una cocina que sabe que dos invitados son alérgicos, pero no dónde se sientan, no puede emplatar para ellos.
Facturación y firmas
El total del presupuesto, el anticipo recibido, la fecha de pago del saldo, la regla para los extras del día y quién los firma, y a quién se factura. Después la aprobación del cliente, la fecha de emisión y la lista de distribución. Sin una regla escrita para los extras, una hora más de barra suele acabar en conflicto.
Qué va en la orden de servicio y qué no
Qué comprobar antes de enviar la orden de servicio: en cada sección, lo que siempre está, lo que se añade si procede y lo que pertenece a otro documento.
| Sección | Siempre en la orden | Añadir si procede | Nunca en la orden |
|---|---|---|---|
| Cabecera y contactos | Número y versión, fecha, horarios, asistentes garantizados, espacios, móvil del contacto del cliente | Número de presupuesto, número de pedido, contacto de la agencia | El historial comercial y los precios anteriores del cliente |
| Cronograma | Una hora y un responsable para cada momento que entrega el lugar | Los bloques del programa del cliente, ponentes y duraciones | Las señales técnicas al minuto, que van en la escaleta |
| Comida y bebida | Menú por servicio, cantidad por línea, horas de servicio, horario de barra | Notas de emplatado, nombres de los vinos, lista de canapés | Los precios unitarios y tu coste de materia prima |
| Montaje, técnica y personal | Mesas y disposición por espacio, lista técnica, personal por puesto con horarios | Un plano adjunto, el plan B de lluvia, las horas de llegada de los proveedores | Las tarifas y comisiones de los proveedores |
| Alergias y facturación | Alergias con número de mesa, estado del anticipo, regla de los extras del día | El total del presupuesto, el contacto de facturación | Precios de otros clientes, negociaciones de descuento |
Una orden de servicio se juzga en el briefing
Quince minutos antes de abrir puertas, cada responsable lee sus líneas en voz alta. Las líneas sin responsable salen a la luz antes de que lleguen los invitados.
Haz los pedidos sobre los asistentes garantizados y deja el margen en cocina: con 120 invitados confirmados, cocina y sala preparan 125
Escribe la hora de fin de cada espacio, no solo la del evento: es la que marca el desmontaje y la llegada del equipo siguiente
Fija una fecha límite para asistentes y dietas, por ejemplo diez días antes. Después, la orden solo cambia con una nueva versión
Qué comprobar antes del envío
- Asistentes, espacios y servicios coinciden con el presupuesto firmado
- Cada línea de comida tiene cantidad y hora, y cada línea un responsable
- Las alergias llevan número de mesa y el número de versión está en la orden de servicio
Solo vale una versión
El día que circulan dos copias impresas, cocina y sala cuentan cubiertos distintos. Numera cada versión, envíala a los mismos destinatarios y retira la antigua del office.
Tu orden de servicio se copia del presupuesto, y se desfasa con el primer cambio
Montas la orden en Word o Excel con el presupuesto firmado, los emails del cliente y tus notas. Luego el cliente añade diez personas, mueve un discurso y manda las dietas la víspera. Cocina, sala y catering trabajan cada uno con la versión que imprimieron.
Copias el presupuesto línea a línea: asistentes, espacios, menús, personal. Falta un servicio vendido y nadie lo prepara
Con JoinwaysLa orden se prepara a partir del presupuesto firmado: espacios, servicios, cantidades, horarios y personal vendidos ya están rellenos. Para un formato que se repite, partes de una orden parecida y la adaptas a los nuevos asistentes
Las dietas y las alergias van llegando por email, en varios envíos, y no todas acaban en cocina
Con JoinwaysEscribes una sola vez tus preguntas al cliente (dietas, alergias, contactos del día del evento). Responde desde un enlace, sin cuenta, hasta la víspera, y pasas sus respuestas a la orden
El cliente cambia los asistentes o un horario después del envío: cocina se queda con la primera versión, sala con la segunda
Con JoinwaysCongelas una versión numerada y el equipo recibe un aviso. Un cambio posterior queda señalado, y un cambio a menos de 48 h del evento avisa al equipo del evento
Tu catering y tu DJ reciben la orden completa, con precios y notas internas
Con JoinwaysCada destinatario tiene su enlace: el equipo ve toda la orden, un proveedor todo salvo la nota interna. No aparece ningún precio, ni en línea ni en PDF
No sabes quién ha leído la última versión ni si cada proveedor ha confirmado su parte
Con JoinwaysCon un enlace personal, ves quién ha abierto y leído cada versión. El proveedor responde «Recibido, confirmo» o «No disponible», y el cliente aprueba o pide un cambio
Páginas de producto relacionadas: Presupuestos y firma
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
Una sección por día en eventos de varios días
En un seminario de dos días, cada sección puede cambiar de un día a otro, personal y horas de llegada incluidos.
Los horarios de las salas son los del calendario
Una línea del cronograma vinculada a una reserva de espacio muestra la sala y los horarios del calendario. Dos líneas que se solapan quedan señaladas, con la corrección propuesta.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
Prepara las órdenes de servicio de tus próximos eventos y compáralas con las que montas hoy. Sin tarjeta.
La misma plantilla, de un evento a otro
Las secciones se mantienen, el contenido cambia.
Una cena de empresa
Cóctel, tres platos emplatados, discursos y DJ: la orden da la hora de servicio y los cubiertos de cada plato, y las mesas de los invitados con alergias.
Un seminario de dos días
Plenaria, salas de trabajo, pausas, comidas y cena: la orden sigue los cambios de sala de cada jornada y el desayuno del día siguiente.
Una celebración privada
Cumpleaños, fiesta familiar o boda: el anfitrión o su organizador lleva el programa, y la orden reúne montaje, servicio, final de la noche y desmontaje.
Para saber más: Órdenes de servicio (BEO) · Eventos
Preguntas frecuentes
Lo esencial: qué contiene una orden de servicio
- Una orden de servicio por evento, a partir del presupuesto firmado: mismos asistentes, mismos espacios, mismos servicios
- Las cantidades se basan en los asistentes garantizados, y cocina hace los pedidos con esa cifra
- Cada línea tiene un responsable: cocina, sala, barra, técnica o proveedor
- Las alergias van junto al número de mesa
¿Qué es una orden de servicio (BEO)?
Orden de servicio, BEO, ficha técnica: ¿es el mismo documento?
¿Qué diferencia hay entre orden de servicio, presupuesto y escaleta?
¿Quién redacta la orden de servicio y quién la valida?
¿Cuándo se envía la orden de servicio?
¿Mi catering tiene que crear una cuenta en Joinways?
¿Puedo descargar una plantilla de orden de servicio para Excel o Google Sheets?
¿Cómo es un ejemplo de orden de servicio (BEO)?
¿Deben figurar los precios en la orden de servicio?
¿Quién recibe la orden de servicio?
¿Qué son los asistentes garantizados en una orden de servicio?
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Los precios son públicos: desde 69 € por lugar al mes según el tamaño del lugar, con 30 días de prueba gratis. Ver precios