Praxisleitfaden
So qualifizieren Sie Veranstaltungsanfragen
Sie beurteilen eine Anfrage nach vier Punkten: Datum, Gästezahl und Format, Budget und wer dahintersteht. Hier ist das Raster, um sie in zwei Minuten zu lesen und die passende Antwort zu wählen.
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Eine Anfrage in fünf Schritten qualifizieren
Die Reihenfolge zählt: Jeder Schritt kann die Anfrage stoppen, bevor Sie Zeit in den nächsten stecken.
Prüfen Sie das Datum und wie flexibel es ist
Schauen Sie vor allem anderen in den Kalender, inklusive Auf- und Abbau. Ein belegtes Datum schließt die Anfrage nicht: Bieten Sie das nächstgelegene Datum oder einen anderen Raum an. Notieren Sie auch, ob das Datum fest oder flexibel ist und wie weit die Veranstaltung entfernt ist.
Gleichen Sie Gästezahl und Format mit Ihren Räumen ab
Dieselbe Gruppe passt für eine Tagung, einen Empfang oder ein gesetztes Dinner nicht in denselben Raum. Prüfen Sie eine Spanne (40 bis 60 Gäste) anhand der oberen Zahl. Notieren Sie technischen oder kulinarischen Bedarf, den Sie nicht abdecken können.
Lesen Sie das Budget
Vergleichen Sie das genannte Budget mit Ihren Pauschalen für diese Gästezahl, pauschal oder pro Person. Ein fehlendes Budget ist kein schlechtes Zeichen: Viele Kunden warten auf Ihren Preis. Das negative Signal ist ein Budget weit unter Ihren Pauschalen, das als fest dargestellt wird.
Wissen Sie, wer schreibt und wer entscheidet
Der Kunde, eine Assistenz, die für ihr Team bucht, eine Agentur, die für ihren Kunden sucht: Jede Situation braucht eine andere Antwort. Notieren Sie das Unternehmen, die entscheidende Person und das Entscheidungsdatum. Fragen Sie bei einer Agentur, an wen das Angebot gehen soll.
Einstufen, dann antworten
Heiß: zuerst eine vollständige Antwort mit Verfügbarkeit, Preis und dem Angebot einer Besichtigung. Warm: eine Antwort mit Verfügbarkeit und zwei oder drei gezielten Fragen. Kalt: eine kurze, sorgfältige Antwort oder eine Absage mit Grund. Stufen Sie bei jeder Antwort des Kunden neu ein.
Das Raster zur Qualifizierung von Anfragen, druckfertig
Passen Sie die Schwellenwerte an Ihre Pauschalen und Ihre Räume an.
| Kriterium | Heiß | Warm | Kalt |
|---|---|---|---|
| Datum | Genaues Datum, verfügbar, Aufbau inklusive | Mehrere mögliche Termine oder „flexibel“ | Datum belegt, kein anderer Termin akzeptiert |
| Gästezahl und Format | Innerhalb der Kapazität des Raums für dieses Format, mit Bedarf, den Sie abdecken können | Große Spanne oder Format noch offen, technischer Bedarf zu prüfen | Über der Kapazität oder eine Vorgabe, die die Location nicht erfüllen kann (Übernachtung, Lautstärke, Uhrzeiten) |
| Budget | Genannt und passend zu Ihren Pauschalen für diese Gästezahl | Fehlt oder „flexibel“: Nennen Sie in Ihrer Antwort eine Spanne | Weit unter Ihren Pauschalen und als fest dargestellt |
| Wer anfragt | Identifizierter Kunde, die Person, die entscheidet oder das Projekt leitet | Vermittler ohne genannte entscheidende Person und ohne Entscheidungsdatum | Kein Name, kein Unternehmen, keine Antwort auf Ihre Fragen |
| Zu sendende Antwort | Zuerst eine vollständige Antwort: Verfügbarkeit, Preis, Besichtigung | Verfügbarkeit und zwei oder drei gezielte Fragen | Eine kurze, sorgfältige Antwort oder eine Absage mit Grund |
Format A4, bereit zum Ausdrucken und Aufhängen. Ohne Registrierung.
Schnell sortieren, ohne gute Anfragen auszuschließen
Drei Gewohnheiten verhindern, dass Sie eine gute Anfrage ausschließen, wenn die Warteschlange überläuft.
Prüfen Sie das Datum mit der Umbauzeit. Ein Dinner um 19 Uhr in einem Raum, der bis 18 Uhr für eine Tagung gebucht ist, ist nur frei, wenn diese Stunde für den Umbau reicht
Antworten Sie mit einem Preis, auch wenn kein Budget genannt ist: Eine Spanne oder eine Pauschale pro Person sagt dem Kunden, ob er mit Ihnen weitermachen soll
Lesen Sie die Gästezahl zusammen mit dem Format. Ein Offsite mit Plenum und zwei Breakouts braucht drei Räume, nicht einen
Drei Zahlen, die Sie verfolgen sollten
- Abschlussquote nach Stufe: Heiße Anfragen sollten deutlich häufiger buchen als die anderen
- Abschlussquote nach Quelle
- Absage- und Verlustgründe, Monat für Monat
Das Raster wird einmal geschrieben, für das ganze Team
Wenn der Wert einer Anfrage davon abhängt, wer sie liest, sortieren Sie nicht wirklich. Schreiben Sie die Schwellenwerte einmal auf und wenden Sie sie an, sobald jede Anfrage eingeht.
Sie antworten in der Reihenfolge des Eingangs, und die Anfrage, die buchen könnte, wartet
Ihre Anfragen kommen bunt gemischt: ein Offsite mit Datum und Budget, eine Feier noch ohne Datum, ein Dinner für zwölf, eine Agentur, die für einen Kunden sucht. Ohne Raster bearbeiten Sie sie in der Reihenfolge ihres Eingangs. Das ausführliche Angebot geht an die falsche.
Das Datum steht im Betreff, die Gästezahl am Ende der Nachricht, das Budget nirgends: Sie lesen jede Anfrage zweimal
Mit JoinwaysJede Anfrage kommt ausgelesen im Posteingang an, mit allen Details an einem Ort, unter der Originalnachricht
Sie kalkulieren, bevor Sie Datum und Aufbauzeit prüfen, und der Konflikt zeigt sich, kurz bevor Sie versenden
Mit JoinwaysBeim Anlegen der Veranstaltung wird ein Termin- oder Raumkonflikt gemeldet, inklusive Auf- und Abbau
Die Anfrage ohne feste Gästezahl oder Budget bleibt liegen, statt mit zwei Fragen rauszugehen
Mit JoinwaysDie E-Mail mit der Rückfrage liegt bereit: Sie ergänzen Ihre Fragen und versenden sie
Sie wissen nicht, ob Sie der entscheidenden Person, ihrer Assistenz oder einer Agentur schreiben, oder wann entschieden wird
Mit JoinwaysDie Anfrage ist mit dem Kundenunternehmen verknüpft, mit seinen früheren Veranstaltungen und Angeboten. Unter der Anfrage sehen Sie den Anteil der Anfragen aus dieser Quelle, aus denen Veranstaltungen wurden
Anfragen über der Kapazität oder außerhalb des Budgets bleiben offen oder werden ohne Grund geschlossen, und Ihre Sortierung wird nie schärfer
Mit JoinwaysEine Absage ist eine einzige Aktion, mit ihrem Grund (Termin nicht verfügbar, Kapazität zu klein, Budget zu niedrig, passt nicht zur Location) und der Absage-E-Mail zur Prüfung
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Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm
Was Sie während der Testphase prüfen können
Mit Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Das druckbare Raster
Laden Sie es ohne Registrierung herunter und hängen Sie es dort auf, wo das Team die Anfragen liest.
Um Ihren Posteingang zu verbinden
Gmail oder Outlook ist in zwei Minuten verbunden, und die Anfragen, die dort ankommen, werden ausgelesen, Buchungsplattformen inklusive.
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Dieselbe Methode, drei Situationen
Die Kriterien bleiben gleich, ihr Gewicht ändert sich.
Anfragen von Buchungsplattformen
Sie kommen oft mit ausgefülltem Datum, Gästezahl und Budget an. Der Kunde vergleicht mehrere Locations mit derselben Anfrage: Eine vollständige Antwort mit Verfügbarkeit und Preis wiegt mehr als eine Frage.
Anfragen von Agenturen
Die Agentur sucht für ihren Kunden, oft bei mehreren Locations. Fragen Sie, für wen es ist, nach dem Entscheidungsdatum und an wen das Angebot geht: an die Agentur oder an ihren Kunden.
Kurze und lange Vorlaufzeiten
Ein Stehempfang in drei Wochen wird in wenigen Tagen entschieden. Eine Konferenz in zehn Monaten kann heiß sein, ohne dringend zu sein: eine Option, eine Besichtigung und gut verteilte Nachfassungen.
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Häufige Fragen
Wie qualifiziert man Veranstaltungsanfragen?
- Zuerst das Datum: Ist der Raum belegt, bieten Sie in derselben Antwort ein anderes Datum oder einen anderen Raum an
- Gästezahl und Format, abgeglichen mit der tatsächlichen Kapazität Ihrer Räume
- Das Budget im Vergleich zu Ihren Pauschalen für diese Gästezahl, ohne eine Anfrage ohne Budgetangabe auszuschließen
- Wer schreibt: der Kunde, eine Agentur oder ein Vermittler, und wer entscheidet
- Eine Einstufung, die Sie bei jeder Antwort des Kunden überprüfen
Stuft Joinways Anfragen für mich ein?
Sollte man auf kalte Anfragen antworten?
Wie viele Fragen sollte man in der ersten Antwort stellen?
Verdient eine Anfrage an mehrere Locations eine vollständige Antwort?
Kann man das Raster anpassen?
Was bedeutet es, eine Veranstaltungsanfrage zu qualifizieren?
Welche Fragen sollte man nach einer Veranstaltungsanfrage stellen?
Woran erkennt man, ob eine Veranstaltungsanfrage ernst gemeint ist?
Wie qualifiziert man eine Anfrage ohne festes Datum?
Welche Absagegründe sollte man erfassen, um besser zu qualifizieren?
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