Kongresszentren
Software für Kongresszentren, von der Anfrage bis zum Veranstaltungstag
Sie verkaufen ein Plenum, Breakout-Räume, eine Ausstellungshalle und Verpflegung, über mehrere Tage, oft an eine Agentur. Joinways hält jeden Raum, jeden Tag und jedes Zeitfenster in derselben Veranstaltung fest und begleitet das Angebot von Version zu Version bis zur Schlusszahlung.
30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ab 69 € pro Location und Monat, unbegrenzt viele Benutzer.
Ihre Veranstaltungen belegen mehrere Räume und mehrere Tage, und jede Änderung wird von Hand übertragen
Die Ausschreibung kommt per E-Mail, den Kalender führen Sie woanders, jede Angebotsversion bauen Sie neu, und der Betrieb erhält einen ausgedruckten Ablauf. Jedes Mal, wenn sich Personenzahl oder Programm ändern, muss alles aktualisiert werden. Hier gerät es ins Wanken.
Die Ausschreibung landet bei einem Vertriebsmitarbeiter, die Rückfrage der Agentur bei einem anderen, und der Verlauf wird von Hand zusammengesetzt
Mit JoinwaysE-Mails landen in einem Posteingang, jede Anfrage gelesen. Die E-Mail und die angehängte Ausschreibung liegen bei der Veranstaltung, für das ganze Team
Der teilbare Saal wird an einen Kunden ganz und an einen anderen als zwei Hälften verkauft, und die Überschneidung zeigt sich beim Aufbau
Mit JoinwaysEin teilbarer Saal wird als Kombination seiner Segmente angelegt: Die Buchung des Ganzen blockiert jedes Segment, und die Buchung eines Segments blockiert das Ganze
Das Plenum wirkt im Kalender frei, während der Aufbau vom Vortag es bereits belegt, und der Breakout für 60 Personen landet in einem Raum, der in Reihenbestuhlung 40 fasst
Mit JoinwaysJeder Raum rechnet seine Auf- und Abbauzeit mit, und Aufbautage werden in der Veranstaltung gebucht. Jeder Raum hat seine Kapazität je Bestuhlung, und eine Überschreitung wird markiert
Die Agentur verlangt in einem Monat drei Angebotsversionen, und niemand weiß, welche unterschrieben wurde oder an wen die Rechnung geht
Mit JoinwaysJeder Nachtrag ersetzt die vorherige Version, die Sie weiterhin öffnen können. Das Angebot geht an den Endkunden, die Agentur oder ein anderes Unternehmen, mit der Bestellnummer
Technik, Catering und Registrierung arbeiten mit einem Ablauf, der ein paar Tage vorher ausgedruckt wurde und sich seitdem geändert hat
Mit JoinwaysDer BEO wird pro Tag und Abteilung geführt. Jeder Empfänger hat einen aktuellen Link, und Sie sehen, wer welche Version gelesen hat
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Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm
Was Sie während des Tests prüfen können
Mit Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Alle Räume eines Kongresses in einer Veranstaltung
Plenum, Breakout-Räume und Ausstellungshalle haben jeweils ihre Zeitfenster, Tag für Tag, mit Name und Personenzahl.
Verlorene Anfragen, und warum
Jede abgelehnte Anfrage behält ihren Grund (Datum, Kapazität, Budget). Die Berichte zeigen die mangels Zeitfenster verlorenen, Quelle für Quelle.
Kostenloser Test, parallel zu Ihren Tools
Der vollständige Pro-Plan, unbegrenzte Nutzer, 3 elektronische Signaturen inklusive. Ohne Kreditkarte.
Ihre Formate, und was Joinways für jedes tut
Veranstaltungen mit mehreren Räumen und Tagen.
Konferenzen, Kongresse und Messen
Plenum, Breakouts, Ausstellung und Catering über mehrere Tage: eine Veranstaltung, ein versioniertes Angebot und ein BEO pro Tag.
Hauptversammlungen und Vorträge
Reihenbestuhlung, Technikregie, Anmeldung: Die Kapazität des Raums in dieser Bestuhlung wird in der Veranstaltung geprüft.
Klausurtagungen, Tagesveranstaltungen und Galas
Eine Tagungspauschale pro Person, ein Raum zum Pauschalpreis, ein Galadinner im Empfangsbereich: Das Angebot folgt der Personenzahl.
Weiterlesen: Anfragen · Angebote & elektronische Signatur
So wählen Sie eine Software für Kongresszentren
Ihre Veranstaltungen belegen mehrere Räume, mehrere Tage und mehrere Angebotsversionen. Sechs Punkte, die Sie an der Software prüfen sollten, und was Joinways bei jedem tut.
Teilbare Räume werden nie doppelt verkauft
Ein Saal mit mobilen Trennwänden wird ganz oder in Segmenten verkauft. Prüfen Sie, ob die Software diese Kombinationen kennt und das eine blockiert, wenn das andere belegt ist. In Joinways ist jedes Segment ein Raum, und der ganze Saal ist ihre Kombination. Die Buchung des Ganzen blockiert jedes Segment, die Buchung eines Segments blockiert das Ganze, und die Überschneidung wird vor der Bestätigung markiert.
Der Aufbau belegt den Raum im Kalender
Ein Plenarsaal, der im Kalender frei wirkt, kann mitten im Aufbau sein. Prüfen Sie, ob das Tool Auf- und Abbauzeiten sowie mehrtägige Aufbauten berücksichtigt. In Joinways rechnet jeder Raum bis zu einen Tag Auf- und Abbau rund um seine Zeitfenster mit. Darüber hinaus werden Aufbautage in der Veranstaltung gebucht.
Die Kapazität wird in der richtigen Bestuhlung geprüft
Ein Breakout für 60 Personen passt nicht in einen Raum, der in Reihenbestuhlung 40 fasst. Prüfen Sie, ob jeder Raum seine Kapazität je Bestuhlung hinterlegt. In Joinways hat jeder Raum seine Kapazität in Reihen-, Parlament-, Bankett-, Cabaret-, Stehempfangs-, U-Form- oder Boardroom-Bestuhlung. Sie wählen in der Veranstaltung die Bestuhlung für jeden Raum, und eine Überschreitung der Kapazität wird markiert.
Das Angebot behält seine Versionen
Eine Agentur verlangt vor der Unterschrift oft mehrere Varianten und später einen Nachtrag, wenn sich das Programm ändert. Prüfen Sie, ob das Tool jede Version lesbar hält und nur die richtige unterschreiben lässt. In Joinways duplizieren Sie ein Angebot für eine Variante, und ein Nachtrag ersetzt das unterschriebene Angebot. Jede Version bleibt verfügbar, und nur die aktuelle kann unterschrieben werden.
Wer zahlt, ist nicht immer der Kunde
Eine Agentur oder ein professioneller Veranstalter zahlt oft im Auftrag seines Kunden. Prüfen Sie, ob Angebote und Rechnungen einen anderen Empfänger und eine Bestellnummer zulassen. Joinways adressiert das Angebot an den Endkunden, die Agentur, ein anderes Unternehmen oder die Buchungsplattform. Die Anzahlung ist eine eigene Rechnung, und die Schlussrechnung entsteht aus dem aktuellen Angebot.
Jede Abteilung hat den BEO des Tages
Technik, Catering, Empfang und Sicherheit arbeiten an unterschiedlichen Tagen. Prüfen Sie, ob die Software einen BEO für jeden Tag erstellt und für alle aktuell hält. In Joinways wird der BEO pro Tag und Abteilung geführt, jeder Empfänger hat einen aktuellen Link, und Sie sehen, wer welche Version gelesen hat. Die Teilnehmerregistrierung übernimmt Joinways nicht.
Häufig gestellte Fragen
Das Wichtigste: ein Kongresszentrum führen
- Anfragen von Agenturen, Unternehmen und Buchungsplattformen in einem Posteingang, jede E-Mail ihrer Veranstaltung zugeordnet
- Teilbare Räume, ganz oder in Segmenten verkauft, ohne Doppelbuchung
- Zeitfenster pro Raum und Tag, jeweils mit Name, Uhrzeiten und Personenzahl, Auf- und Abbauzeiten mitgerechnet
- Ein Angebot, das seine Versionen behält: Jeder Nachtrag ersetzt die vorherige Version, und der Verlauf bleibt lesbar
- Ein BEO pro Tag und Abteilung, mit einem persönlichen Link für jeden Dienstleister
Was ist eine Software für Kongresszentren?
Liest Joinways das PDF der Ausschreibung?
Wie verwalte ich einen teilbaren Saal mit mobilen Trennwänden?
Blockiert ein zweitägiger Aufbau den Plenarsaal?
Kann ich einer Agentur mehrere Versionen eines Angebots schicken?
Erhält ein Kongresszentrum in Joinways Anfragen von Buchungsplattformen neben denen von Agenturen?
Wie verwalten Kongresszentren ihre Buchungen in Joinways?
Übernimmt Joinways Teilnehmerregistrierung und Badges?
Kann das Angebot eine Tagungspauschale pro Person und die Räume pauschal bepreisen?
Was kostet eine Software für Kongresszentren?
Kann ein internationaler Veranstalter das Angebot in seiner Sprache lesen?
Verbindet sich Joinways mit unseren anderen Tools?
Die Preise sind öffentlich: ab 69 € pro Location und Monat, je nach Größe der Location, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Preise ansehen