Kostenlose Vorlage
Kostenlose Angebotsvorlage für Veranstaltungen, mit vollständigem Beispiel
Das Angebot sagt dem Kunden, was er bucht und zu welchem Preis, Position für Position: Miete, Catering, Personal, Steuer und Anzahlung. Laden Sie das leere Angebot mit Formeln herunter und das ausgefüllte Beispiel eines Firmendinners für 120 Personen, in Excel oder als PDF.
30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ab 69 € pro Location und Monat, unbegrenzt viele Benutzer.
Laden Sie die kostenlose Angebotsvorlage für Veranstaltungen herunter
Eine Excel-Datei mit zwei Tabellenblättern: ein leeres Angebot mit fertigen Formeln und das Beispiel des Firmendinners von dieser Seite. Sie eignet sich auch als Vorlage für Cateringangebote, mit den Details im Block Speisen und Getränke. Das PDF ist dasselbe Dokument, druckfertig.
- HerunterladenAngebotsvorlage für Veranstaltungen, Excel (.xlsx)
Angebotsvorlage für Veranstaltungen, Excel (.xlsx)
Zwei Tabellenblätter: ein leeres Angebot und das unten ausgefüllte Beispiel. Beträge, Servicepauschale, Steuer und Anzahlung sind Formeln.
- HerunterladenAngebotsvorlage für Veranstaltungen, druckbares PDF
Angebotsvorlage für Veranstaltungen, druckbares PDF
Das ausgefüllte Beispiel, dann ein leeres Angebot zum Ausdrucken. Format US Letter.
Kostenlos, ohne Registrierung und ohne E-Mail-Adresse.
Beispiel für ein Veranstaltungsangebot: ein Firmendinner für 120 Personen
Das Angebot, das eine Eventlocation in Chicago für das Jahresdinner von Talvenor verschickt, Position für Position. Preise, Servicepauschale und Steuersatz dienen der Veranschaulichung: Welche Positionen steuerpflichtig sind, hängt von Ihrem Land und Ihrer Stadt ab. Dasselbe Angebot mit funktionierenden Formeln öffnet die Excel-Datei.
| Posten | Einheit | Menge | Stückpreis | Betrag | Steuerpflichtig |
|---|---|---|---|---|---|
| Raummiete | |||||
| Miete Main Hall, 14:00 bis 1:30 Uhr | pauschal | 1 | $4,500.00 | $4,500.00 | Nein |
| Miete Terrasse, Aperitif | pauschal | 1 | $1,200.00 | $1,200.00 | Nein |
| Speisen und Getränke | |||||
| Gereichte Häppchen, 6 Stück pro Gast | pro Gast | 120 | $22.00 | $2,640.00 | Ja |
| Serviertes Drei-Gänge-Dinner | pro Gast | 120 | $85.00 | $10,200.00 | Ja |
| Offene Bar, 5 Stunden (Bier, Wein, 2 Cocktails, Softdrinks) | pro Gast | 120 | $55.00 | $6,600.00 | Ja |
| Personal | |||||
| Servicekräfte (8 x 6 Stunden) | pro Stunde | 48 | $40.00 | $1,920.00 | Nein |
| Barkeeper (3 x 6 Stunden) | pro Stunde | 18 | $50.00 | $900.00 | Nein |
| Technik und Unterhaltung | |||||
| Technikpaket: Beschallung, 3 Mikrofone, Beamer, 3-m-Leinwand | pauschal | 1 | $950.00 | $950.00 | Ja |
| Veranstaltungstechniker (6 Stunden) | pro Stunde | 6 | $85.00 | $510.00 | Nein |
| DJ, 22:00 bis 24:00 Uhr | pauschal | 1 | $1,400.00 | $1,400.00 | Nein |
| Dekoration | |||||
| Tischwäsche und Tischdekoration | pro Tisch | 12 | $65.00 | $780.00 | Ja |
| Summen und Anzahlung | |||||
| Zwischensumme | $31,600.00 | ||||
| Servicepauschale (auf Speisen und Getränke) | 22% | $4,276.80 | |||
| Umsatzsteuer (auf steuerpflichtige Positionen und Servicepauschale) | 10.25% | $2,608.30 | |||
| Gesamtbetrag | $38,485.10 | ||||
| Anzahlung fällig bei Unterschrift | 30% | $11,545.53 | |||
| Restbetrag fällig am 5. November 2026 | $26,939.57 | ||||
| Extras (nicht in der Summe enthalten) | |||||
| Late-Night-Snackstation um 22:30 Uhr (Mini-Burger, Pommes) | pro Gast | 120 | $14.00 | $1,680.00 | Ja |
Bedingungen im selben Angebot: 30 % Anzahlung bei Unterschrift, endgültige Teilnehmerzahl 10 Tage vor der Veranstaltung, Restbetrag 7 Tage vorher, angepasst an diese Teilnehmerzahl. Stornierung: Anzahlung einbehalten bei mehr als 90 Tagen vorher, 50 % der Summe zwischen 90 und 31 Tagen, 100 % innerhalb von 30 Tagen. Eine Verschiebung möglich, mindestens 30 Tage vorher, auf einen Termin innerhalb von 12 Monaten.
Die sieben Abschnitte eines Veranstaltungsangebots, in Reihenfolge
Die Abschnitte in der Reihenfolge, in der der Kunde sie liest, mit dem, was oft fehlt, wenn das Angebot in einem Textprogramm zusammengestellt wird.
Kopf, Gültigkeit und Angebotsnummer
Nennen Sie Firmenname und Adresse der Location, Unternehmen und Ansprechperson des Kunden, eine eindeutige Angebotsnummer, das Ausstellungsdatum und ein Gültigkeitsdatum, meist zwei bis drei Wochen später. Zwei Dinge fehlen oft: das Gültigkeitsdatum, mit dem Sie die Option freigeben können, wenn der Kunde sich nicht mehr meldet, und die Versionsnummer, wenn ein Angebot überarbeitet wird.
Zusammenfassung der Veranstaltung
Geben Sie Name und Art der Veranstaltung an, das Datum sowie Beginn und Ende inklusive Auf- und Abbauzeiten. Ergänzen Sie die garantierte Teilnehmerzahl und das Datum, bis zu dem sie bestätigt werden muss, sowie die reservierten Räume mit ihrer Bestuhlung. Die Auf- und Abbauzeiten sind die übliche Lücke: Ohne sie kann ein Kunde annehmen, der Raum gehöre ihm ab 8 Uhr, obwohl die vorherige Veranstaltung erst mittags endet.
Positionen nach Blöcken gruppiert
Führen Sie die Raummiete pro Raum auf, Speisen und Getränke pro Gang oder Paket, Personal pro Rolle und Stunde, Technik und Ausstattung, Extras und Leistungen von Dienstleistern. Nutzen Sie einen Block pro Kategorie und eine Position pro Posten, in der Reihenfolge, in der der Kunde denkt. Es fehlen oft die Positionen für Personal und Technik, die per E-Mail erwähnt, aber nie bepreist wurden und dann überraschend auf der Rechnung auftauchen.
Preislogik und Mengen
Jede Position nennt ihre Einheit (pro Person, pro Stunde, pro Stück oder pauschal) mit Menge und Stückpreis. Positionen pro Person hängen an der garantierten Teilnehmerzahl und sagen das auch, Pauschalpositionen bleiben unabhängig von der Teilnehmerzahl fest. Oft fehlt die Teilnehmerzahl hinter den Positionen pro Person und was mit der Summe passiert, wenn sie sich um zehn Gäste verändert.
Servicepauschale, Steuern und Summen
Jede Position sagt, ob sie steuerpflichtig ist, und die Servicepauschale gilt meist nur für Speisen und Getränke. Das Angebot zeigt Zwischensumme, Servicepauschale, Steuer und Gesamtbetrag, mit einem eventuellen Rabatt in einer eigenen Zeile statt versteckt in einem Stückpreis. Die übliche Lücke ist die Bemessungsgrundlage der Servicepauschale: Auf alle Positionen angewendet, bläht sie die Summe auf und muss nachträglich korrigiert werden. Welche Positionen steuerpflichtig sind, hängt von Ihrem Land und Ihrer Stadt ab.
Anzahlung, Zahlungsplan und Stornobedingungen
Nennen Sie Höhe und Fälligkeit der Anzahlung, den Restbetrag und seine Fälligkeit sowie die akzeptierten Zahlungsarten. Geben Sie dann die Stornostaffel an (was zu jedem Zeitpunkt vor der Veranstaltung einbehalten wird) und die Regelung für Verschiebungen. Auch der Mindestumsatz für Speisen und Getränke und die Regeln zur garantierten Teilnehmerzahl gehören hierher. Die Stornostaffel fehlt am häufigsten, obwohl sie die Klausel ist, auf die sich eine Location bei einer Kundenstornierung stützt.
Extras und Unterschrift
Fügen Sie die optionalen Positionen hinzu, die der Kunde ankreuzen kann, bepreist, aber bis zur Auswahl nicht in der Summe: eine zusätzliche Barstunde, eine Late-Night-Snackstation, ein Tontechniker. Dann folgt der Unterschriftsblock mit Name, Datum und dem Satz, dass die Unterschrift unter das Angebot die Buchung zu den beigefügten Bedingungen bestätigt. Dieser Satz fehlt in von Hand erstellten Angeboten am häufigsten.
Was ins Angebot gehört und was nicht
Eine letzte Prüfung vor dem Versand: für jeden Abschnitt, was immer drinsteht, was Sie bei Bedarf ergänzen und was in ein anderes Dokument gehört.
| Abschnitt | Immer im Angebot | Bei Bedarf ergänzen | Nie im Angebot |
|---|---|---|---|
| Kopf und Zusammenfassung | Angebotsnummer, Gültigkeitsdatum, Datum und Uhrzeiten der Veranstaltung, Teilnehmerzahl, reservierte Räume | Versionsnummer, Auf- und Abbauzeiten, Referenz der Agentur | Die vollständige Historie des Kunden und frühere Preise |
| Positionen | Eine Position pro Posten mit Einheit, Menge, Stückpreis und Steuersatz, nach Blöcken gruppiert | Eine kurze Beschreibung unter der Position bei Paketen, das Menü pro Gang | Ihr Einstandspreis und die Marge pro Position |
| Preise und Summen | Zwischensumme, Servicepauschale, Steuer und Gesamtbetrag, Rabatte in eigener Zeile | Ein Durchschnitt pro Gast für den Budgetverantwortlichen des Kunden | Preise anderer Kunden, saisonale Tarife, die hier nicht angeboten werden |
| Zahlungsbedingungen | Anzahlung und Fälligkeit, Restbetrag und Fälligkeit, Stornostaffel, Regelung für Verschiebungen | Mindestumsatz für Speisen und Getränke, Regel zur garantierten Teilnehmerzahl, Kaution | Tarife der Dienstleister und die Provision der vermittelnden Agentur |
| Extras und Unterschrift | Bepreiste Extras außerhalb der Summe, der Satz, der die Unterschrift zur Buchung macht | Der öffentliche Unterschriftslink, die Bedingungen als Anhang | Operative Anweisungen, die in den Veranstaltungsablauf (BEO) gehören |
Ein vollständiges Angebot wird ohne Hin und Her unterschrieben
Das meiste Hin und Her entsteht durch das, was im Angebot fehlt: die angenommene Teilnehmerzahl, Zugangszeiten, was passiert, wenn die Gruppe wächst.
Kalkulieren Sie auf Basis der angekündigten Teilnehmerzahl und schreiben Sie ins Angebot, bis wann sie bestätigt werden muss und wie sie angepasst wird
Zeigen Sie den Preis pro Person neben der Summe: Das ist die Zahl, die Ihr Kunde von Location zu Location vergleicht
Planen Sie den Einkaufsprozess des Unternehmens ein: Freigabe durch die Geschäftsleitung, eine Bestellung, eine Rechnung auf den Namen des Unternehmens. Ein Angebot mit diesen Referenzen wird schneller unterschrieben
Vor dem Versand prüfen
- Jede Position hat Einheit, Menge, Preis und Steuersatz, und Positionen pro Person nennen ihre Teilnehmerzahl
- Gültigkeitsdatum, Anzahlung, Fälligkeit des Restbetrags und Stornostaffel stehen im Angebot
- Der Unterschriftsblock sagt, dass die Unterschrift die Buchung bestätigt
Die Unterschrift bestätigt die Buchung
Bis zur Unterschrift bleibt der Termin eine Option in Ihrem Kalender. Der Kunde unterschreibt das Angebot online, die Veranstaltung wird bestätigt, und der BEO wird aus den unterschriebenen Positionen entworfen.
Jedes Angebot beginnt beim letzten, und genau da schleichen sich die Fehler ein
Sie öffnen das letzte ähnliche Angebot, ändern Namen, Datum und Teilnehmerzahl und rechnen die Steuer von Hand neu. Die Stornobedingungen liegen in einem separaten PDF. Das Angebot geht als Anhang raus, und Sie wissen nicht, ob es geöffnet wurde.
Ein alter Preis, ein Datum oder der Name eines anderen Kunden überlebt das Kopieren des letzten Angebots
Mit JoinwaysDas Angebot wird beim Anlegen der Veranstaltung aus Ihrer Preisliste entworfen. Datum, Teilnehmerzahl und Räume aus der Anfrage sind schon eingetragen, und nichts wird von einem früheren Kunden übernommen
Pauschalen und Preise pro Person geraten durcheinander: Steigt die Teilnehmerzahl von 40 auf 55, muss die Summe neu berechnet werden
Mit JoinwaysJeder Artikel hat sein Preismodell: pauschal, pro Person oder gestaffelt. Die Summe folgt der Teilnehmerzahl, und eine Änderung nach der Unterschrift läuft über einen Nachtrag
Raummiete, Speisen und Getränke werden nicht immer gleich besteuert, und ein einziger Satz für alles verfälscht die Summe
Mit JoinwaysJede Position trägt ihren Steuersatz, und das Angebot zeigt Zwischensumme, Steuer nach Satz und Gesamtbetrag. Rabatte haben eine eigene Zeile
Das Angebot muss an die Agentur, die Muttergesellschaft oder die Buchungsplattform gehen, nicht an die Person, die geschrieben hat
Mit JoinwaysDas Angebot kann an den Kunden gehen, an ein anderes Unternehmen (Agentur, Muttergesellschaft) oder an die Buchungsplattform, von der die Anfrage kam
Als Anhang verschickt hat das Angebot kein Tracking: Sie fassen zu spät nach oder nie
Mit JoinwaysDas Angebot geht aus der Veranstaltung als Link raus. Beim Öffnen erscheint es als „Angesehen“, eine Nachfassung geht nach Ihren Regeln raus, und der Kunde unterschreibt online
Verwandte Produktseiten: Berichte
Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm
Was Sie während der Testphase prüfen können
Mit Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Der Kunde kreuzt seine Extras an
Eine optionale Position bleibt außerhalb der Summe. Der Kunde wählt sie über den Angebotslink aus, und die Summe aktualisiert sich, bevor er unterschreibt.
Die Anzahlung wird aus dem Angebot in Rechnung gestellt
Die Anzahlungsrechnung entsteht aus dem unterschriebenen Angebot und ist online zahlbar, wenn Sie Ihr Stripe-Konto verbinden. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab.
Kostenlos testen, parallel zu Ihren Tools
Entwerfen Sie Angebote für Ihre nächsten Anfragen und vergleichen Sie sie mit denen, die Sie heute verschicken. Ohne Kreditkarte.
Dieselbe Vorlage, von einer Veranstaltung zur nächsten
Jedes Format hat seine eigenen Positionsblöcke.
Ein Firmendinner
Saal und Terrasse pauschal, Aperitif und Dinner pro Gast, Servicekräfte und Barkeeper nach Stunden und eine Late-Night-Snackstation als Extra.
Ein Tagungstag
Eine Tagespauschale pro Person für Raum, Pausen und Mittagessen, dann Pauschalen für einen Breakout-Raum oder den Beamer.
Eine private Feier
Raummiete pauschal, Dinner und Getränke pro Gast und eine zusätzliche Barstunde als Extra.
Weiterlesen: Anfragen · Veranstaltungen
Häufige Fragen
Das Wichtigste: was ein Veranstaltungsangebot enthält
- Jede Position hat ihre Einheit, Menge, ihren Stückpreis und Steuersatz
- Positionen pro Person folgen der garantierten Teilnehmerzahl, Pauschalen bleiben fest
- Anzahlung, Restbetrag und Stornostaffel stehen direkt im Angebot
Was ist der Unterschied zwischen Proposal, Angebot und Vertrag?
Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?
Wie stellt man Positionen pro Person und Pauschalen dar?
Welche Anzahlungs- und Stornobedingungen sind für eine Location üblich?
Wie präsentiere ich Extras, ohne die Summe aufzublähen?
Gibt es eine Angebotsvorlage für Veranstaltungen zum Herunterladen?
Wie schreibt man ein Veranstaltungsangebot?
Wie sieht ein Beispiel für ein Veranstaltungsangebot aus?
Was braucht man für ein Angebot für ein Firmenmeeting oder eine Konferenz?
Was passiert, wenn sich die Teilnehmerzahl nach der Unterschrift ändert?
Sollte man Veranstaltungsangebote in Excel, Word oder mit einer Software erstellen?
Eignet sich diese Vorlage als Vorlage für Cateringangebote?
Die Preise sind öffentlich: ab 69 € pro Location und Monat, je nach Größe der Location, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Preise ansehen