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Anfragemanagement

Software für das Anfragemanagement von Eventlocations, vom Eingang bis zur Antwort

Ihre Anfragen kommen über Buchungsplattformen, Ihre Kontaktadresse, das Postfach der Geschäftsführung und Ihr Website-Formular. Joinways liest sie alle in einem Posteingang, und das ganze Team sieht, was auf eine Antwort wartet.

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30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ab 69 € pro Location und Monat, unbegrenzt viele Benutzer.

Illustration des Empfangs einer Eventlocation bei Sonnenuntergang, Anfragen mit Joinways gebündelt
Bewertet mit 5,0/5 auf G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Wo es hakt

Ihre Anfragen kommen auf fünf verschiedenen Wegen, und keiner zeigt Ihnen, was auf eine Antwort wartet

Eine Anfrage für ein Offsite mit 30 Personen kommt über eine Buchungsplattform. Derselbe Kunde schreibt auch an Ihre Kontaktadresse und vermutlich an drei weitere Locations. Hier gehen Ihnen Anfragen verloren.

Illustration: am Empfang telefoniert ein Schatten, während ein zweites Telefon unbeantwortet aufleuchtet, Besucher durchqueren die Halle

  1. Plattform-Benachrichtigungen, Ihre Kontaktadresse, Ihr eigenes Postfach, Ihr Website-Formular: Jede Anfrage landet woanders, und niemand sieht die vollständige Liste

    Mit Joinways

    Ihre Postfächer sind in zwei Minuten verbunden, und das Joinways-Formular wird auf Ihrer Website eingebunden. Alles landet in einem Posteingang, Benachrichtigungen von Buchungsplattformen inklusive

  2. Um zu antworten, tippen Sie Datum, Personenzahl und Unternehmen aus einer halb lesbaren Benachrichtigungs-E-Mail ab

    Mit Joinways

    Jede Anfrage wird gelesen, sobald sie eintrifft: Jedes Detail wird erfasst und die Quelle protokolliert. Sie prüfen, Sie handeln, ohne etwas abzutippen

  3. Dieselbe Anfrage kommt zweimal. Zwei Personen beantworten sie, oder niemand, weil jeder denkt, der andere hätte es getan

    Mit Joinways

    Eine mehrfach eingegangene Anfrage trägt das Badge „Gleiche Anfrage“. Sie führen sie zusammen, ohne etwas zu löschen, und ihr Status ist für das ganze Team derselbe

  4. Anfragen, die Sie nicht annehmen können (Datum vergeben, Gruppe zu groß, Budget zu niedrig), bleiben im Posteingang liegen, und der Kunde wartet auf ein Nein, das nie kommt

    Mit Joinways

    Sie lehnen sie mit einem Grund ab (Datum nicht verfügbar, Kapazität nicht ausreichend, Budget zu niedrig) und einer vorbereiteten Absage-E-Mail, die Sie vor dem Versand prüfen

  5. Sie zahlen für mehrere Plattformen, ohne zu wissen, welche unterschriebene Veranstaltungen bringt oder wie viele ihrer Anfragen unbeantwortet bleiben

    Mit Joinways

    Die Berichte zeigen nach Quelle Volumen, Abschlussquote, Erstreaktionszeit und unbeantwortete Anfragen

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In Joinways

Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm

Illustration: Produktentwurf mit fiktiven Beispieldaten (Namen, Locations und Beträge sind erfunden).

In der Praxis

Was Sie während der Testphase prüfen können

An Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.

2 Min.

Um Ihr Postfach zu verbinden

Gmail, Outlook oder Microsoft 365, persönlich oder gemeinsam genutzt. Andere Anbieter leiten ihre E-Mails an Joinways weiter.

24 Std.

Die Grenze für überfällige Anfragen

Der Bericht zur Reaktionsfähigkeit hebt Anfragen hervor, die vor mehr als 24 Stunden eingegangen sind und noch auf Bearbeitung warten, mit der Quelle, aus der sie kamen.

Ein Badge für die Quellen, die buchen

Auf Basis Ihrer Historie markiert der Posteingang die Quellen, deren Anfragen am häufigsten bestätigt werden, und die, bei denen es am seltensten passiert.

Anwendungsfälle

Die Anfragen, die Sie erhalten

Jedes Format hat seine eigenen Fragen, die Sortierung bleibt dieselbe.

  1. Offsites, Tagungen und Schulungen

    Die Anfrage enthält oft genug, um sie zu bepreisen: Personenzahl, Räume, Mittagessen, Technik. Wenn nicht, liegt eine E-Mail mit Rückfragen bereit, die Sie nur ergänzen.

  2. Abendveranstaltungen, Cocktailpartys und Empfänge

    Der Kunde vergleicht mehrere Locations für dasselbe Datum. Der gewünschte Raum und das Ende werden im Kalender geprüft, bevor Sie antworten.

  3. Filmdrehs, Produktvorstellungen und ungewöhnliche Anfragen

    Lange Zeiten, technischer Zugang, Aufbau am Vortag: Die aus der Nachricht erfassten Anforderungen zeigen Ihnen schnell, ob Ihre Location das leisten kann.

Weiterlesen: Anfragen · Angebote & elektronische Signatur

Kaufberatung

So wählen Sie eine Software für das Anfragemanagement Ihrer Location

Diese Software ist der erste Bildschirm Ihres Teams: Sie zeigt, welche Anfragen auf eine Antwort warten. Das sollten Sie vor der Wahl prüfen, und das macht Joinways in jedem Punkt.

  1. Sie empfängt Anfragen von Buchungsplattformen, ohne dass sich dort etwas ändert

    Ein großer Teil Ihrer Anfragen kommt über Buchungsplattformen. Prüfen Sie, dass das Tool sie empfängt, ohne dass Sie auf jeder Plattform Ihre Adresse ändern müssen. Joinways liest deren Benachrichtigungs-E-Mails in dem Postfach, das Sie verbinden, und protokolliert die Plattform als Quelle. Eine direkte Anbindung gibt es nicht: Verlangt eine Plattform ihr eigenes Nachrichtensystem, antworten Sie dort.

  2. Sie erfasst jedes Detail und zeigt es Ihnen

    Jedes Detail aus einer Benachrichtigungs-E-Mail abzutippen kostet Zeit und erzeugt Fehler. Prüfen Sie, dass das Tool diese Details selbst erfasst und Sie sie prüfen lässt. In Joinways erscheint jede Information neben der Originalnachricht und lässt sich direkt dort korrigieren. Ein erfasstes Detail löst nie von selbst einen Versand aus.

  3. Sie erkennt dieselbe zweimal eingegangene Anfrage

    Derselbe Kunde schreibt über eine Plattform und an Ihre Kontaktadresse oder an zwei Ihrer Locations. Prüfen Sie, dass das Tool diese Nachrichten zu einer Anfrage zusammenführt. Joinways versieht sie mit dem Badge „Gleiche Anfrage“: Sie führen sie zusammen, ohne etwas zu löschen, und das ganze Team sieht einen Status. Niemand antwortet doppelt, und niemand vergisst zu antworten.

  4. Sie lässt Sie schnell und sauber absagen

    Manche Anfragen lassen sich nicht annehmen: Datum vergeben, Gruppe zu groß, Budget zu niedrig. Prüfen Sie, dass das Tool Sie mit wenigen Klicks Nein sagen lässt, ohne den Kunden warten zu lassen. In Joinways lehnen Sie die Anfrage mit einem Grund ab, und eine Absage-E-Mail liegt bereit. Sie prüfen sie vor dem Versand, dann wechselt die Anfrage auf Abgelehnt.

  5. Sie misst, was jede Quelle bringt

    Sie bezahlen mehrere Plattformen und pflegen eine Website. Prüfen Sie, dass das Tool Quelle für Quelle die eingegangenen, die unbeantworteten und die unterschriebenen Anfragen zählt. Die Berichte von Joinways zeigen Volumen, Abschlussquote und Erstreaktionszeit nach Quelle. Sie heben Anfragen hervor, die nach 24 Stunden noch zu bearbeiten sind.

Häufige Fragen

Das Wichtigste: die Anfragen einer Location verwalten

Sie beantworten die Veranstaltungsanfragen Ihrer Location, woher sie auch kommen, und Ihr Team muss wissen, wer was bearbeitet. Joinways, Software für Eventlocations, liest auch die Benachrichtigungen von Buchungsplattformen, ohne dass sich dort etwas ändert, und erfasst jedes Detail.
  • Gmail, Outlook, gemeinsame Postfächer und Ihr Website-Formular in einem Posteingang
  • Jede Anfrage gelesen, sobald sie eintrifft, jedes Detail erfasst, damit Sie es vor dem Handeln prüfen
  • Dieselbe zweimal eingegangene Anfrage wird erkannt, ob über Plattform und E-Mail oder an zwei Ihrer Locations
  • Ein Status für jede Anfrage: Zu bearbeiten, Beantwortet, Umgewandelt, Abgelehnt
  • Berichte nach Quelle: Volumen, Abschlussquote, Erstreaktionszeit

Wie liest Joinways Anfragen von Buchungsplattformen?

Über deren Benachrichtigungs-E-Mails. Wenn Ihnen eine Plattform eine Anfrage an das verbundene Postfach schickt, liest Joinways sie und protokolliert die Plattform als Quelle. Eine direkte Anbindung an die Plattform gibt es nicht: Verlangt sie Antworten über ihr eigenes Nachrichtensystem, antworten Sie dort. Die Chrome-Erweiterung kann die Anfrage auch direkt von der Seite der Plattform aus anlegen.

Und Anrufe, Instagram oder WhatsApp?

Auch diese lassen sich anbinden: Aircall für Anrufe und ihre Transkripte, Instagram und WhatsApp Business für Nachrichten. Ein Anruf außerhalb von Aircall wird von Hand erfasst.

Ordnet Joinways Anfragen nach Priorität?

Nein, es zeigt keinen Prioritätswert an. Jede Anfrage kommt mit Datum, Personenzahl, genanntem Budget und Quelle, und ein Badge markiert die Quellen, die am häufigsten buchen. Sie wählen die Reihenfolge.

Wird eine Anfrage erkannt, die an mehrere unserer Locations ging?

Ja. Die Anfrage zeigt, an wie viele Ihrer Locations sie geschickt wurde, und Sie können sie von jeder aus öffnen. Sie ordnen sie der Location zu, die sie ausrichten kann.

Wo werden unsere Anfragen und die Kontaktdaten unserer Kunden gehostet?

In der Europäischen Union. Sie legen fest, was jedes Teammitglied sehen kann, und Ihre Anfragen lassen sich als CSV, Excel oder JSON exportieren.

Was ist ein System für das Anfragemanagement einer Location?

Es ist das Tool, das die Veranstaltungsanfragen einer Location bündelt, woher sie auch kommen, und jede verfolgt, bis sie beantwortet ist. Es ersetzt das Sortieren von Hand über mehrere Postfächer und mehrere Plattformen hinweg. Joinways liest jede Anfrage, erfasst ihre Details, erkennt Dubletten und gibt dem ganzen Team denselben Status.

Bietet Joinways ein Anfrageformular für unsere Website?

Ja. Das Joinways-Formular wird auf Ihrer Website eingebunden oder als Link geteilt. Sie legen jedes Feld als Pflichtfeld, optional oder ausgeblendet fest und ergänzen bis zu 10 Fragen speziell für Ihre Location. Es kann eine Eingangsbestätigung verschicken und Besucher warnen, wenn ihre Daten vergeben scheinen. Jede Anfrage landet im selben Posteingang.

Können wir Anfragen aus Joinways heraus beantworten?

Ja, aus dem verbundenen Gmail- oder Outlook-Postfach: Der Kunde erhält die E-Mail von Ihrer gewohnten Adresse. Im Team geteilte E-Mail-Vorlagen liegen bereit, darunter die Rückfrage und die Absage. Nach dem Versand wechselt die Anfrage auf Beantwortet oder bei einer Absage auf Abgelehnt, und der Austausch bleibt beim Kunden gespeichert.

Beantwortet Joinways Anfragen automatisch?

Nein, es antwortet nicht in Ihrem Namen. Nur die Eingangsbestätigung geht nach Ihren Regeln von selbst raus, wenn Sie sie aktivieren. Ihre Antwort, eine Absage oder ein Angebot wartet immer auf Ihre Prüfung, bevor sie verschickt wird. Joinways bereitet die Entwürfe vor und erfasst die Details, und Sie entscheiden, was rausgeht. Mehr dazu, was Sie automatisieren und was Sie Ihrem Team überlassen sollten.

Was kostet eine Software für das Anfragemanagement?

Bei Joinways ist der Free-Tarif kostenlos und zeitlich unbegrenzt für 1 Location, 2 Räume und 10 Anfragen pro Monat. Darüber hinaus kommen Anfragen gesperrt an, bis Sie auf Pro wechseln. Pro beginnt bei 69 $ pro Location und Monat bei jährlicher Abrechnung, mit unbegrenzten Nutzern, Angeboten und elektronischer Signatur.

Die Preise sind öffentlich: ab 69 € pro Location und Monat, je nach Größe der Location, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Preise ansehen

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