Modèle gratuit
Modèle de fiche de fonction gratuit, avec un exemple complet
La fiche de fonction traduit le devis signé en consignes pour votre cuisine, votre salle, votre technique et vos prestataires. Téléchargez la fiche vierge et l'exemple rempli d'un dîner d'entreprise de 120 convives, en Excel ou en PDF.
30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.
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Le fichier Excel a deux onglets : une fiche vierge et l'exemple du dîner d'entreprise présenté sur cette page. Le PDF reprend le même document, prêt à imprimer.
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Exemple de fiche de fonction : un dîner d'entreprise de 120 convives
La fiche définitive qu'un lieu de réception lyonnais envoie six jours avant le dîner annuel de Talvenor. Les noms et les chiffres sont fictifs, les sections sont celles dont toute fiche a besoin. Le même exemple ouvre le fichier Excel.
| Élément | Détail | Qté | Responsable |
|---|---|---|---|
| En-tête de l'événement | |||
| Événement | Dîner annuel Talvenor (entreprise) | Lieu : Claire Devaux | |
| Date et horaires | Jeudi 12 novembre 2026. Convives de 18 h 30 à minuit. Accès au lieu de 14 h à 1 h 30 | ||
| Devis signé | Devis n° D-2026-0412, signé le 1er octobre 2026 | ||
| Effectif garanti | 120 convives, confirmé le 2 novembre. Cuisine et salle prévues pour 125 | 120 | |
| Espaces | Grande salle (dîner assis), Terrasse (cocktail) | 2 | |
| Contacts | |||
| Contact client sur place | Anne Blondel, DRH de Talvenor. Décide le jour J | Client | |
| Coordinatrice du lieu | Claire Devaux, responsable événements. Tient cette fiche | Lieu | |
| Cuisine | Chef de cuisine. Confirme la liste des allergies au briefing de 17 h 30 | Cuisine | |
| Prestataires | Fleuriste (arrivée 15 h), DJ (arrivée 17 h) | Coordinatrice | |
| Déroulé | |||
| 14 h 00 | Accès au lieu. Tables, nappage, montage technique | Chef de rang, technique | |
| 15 h 00 | Livraison du fleuriste, 12 centres de table | Fleuriste | |
| 17 h 30 | Briefing équipe : déroulé, plan de table, allergies | Coordinatrice | |
| 18 h 30 | Ouverture des portes. Cocktail en terrasse | Chef de rang, bar | |
| 19 h 30 | Installation des convives en Grande salle | Chef de rang | |
| 19 h 45 | Discours d'accueil, 5 min (Anne Blondel) | Technique : micro 1 | |
| 20 h 00 | Service de l'entrée | Cuisine, salle | |
| 20 h 40 | Service du plat | Cuisine, salle | |
| 21 h 30 | Dessert et café | Cuisine, salle | |
| 21 h 45 | Remise de prix et toast, 10 min | Technique : diapos, micro 2 | |
| 22 h 00 | DJ jusqu'à minuit | DJ | |
| 23 h 15 | Dernière tournée. Fermeture du bar à 23 h 30 | Bar | |
| 0 h 00 | Fin de la musique, lumières rallumées, départ des convives | Coordinatrice | |
| 0 h 15 | État des lieux avec le contact client | Coordinatrice | |
| 1 h 30 | Démontage terminé, prestataires sortis, lieu fermé | Chef de rang | |
| Configuration des espaces | |||
| Grande salle | 12 tables rondes de 10 (160 cm), nappage noir, estrade avec pupitre, piste de danse 5 x 5 m | 12 tables | Chef de rang |
| Terrasse | 8 mange-debout, chauffages allumés à 18 h | 8 | Chef de rang |
| Accueil | Table à l'entrée. Badges fournis par le client | 1 | Client |
| Plan B pluie | Si pluie après 16 h, cocktail dans le hall de la Grande salle | Coordinatrice | |
| Restauration, par service | |||
| Cocktail, 18 h 30 | Pièces cocktail, 6 par convive : tartare de thon, mini burger, crostini burrata (V), arancini champignons (V) | 720 pièces | Cuisine |
| Entrée, 20 h 00 | Salade de betteraves rôties, chèvre, noix de pécan caramélisées | 120 | Cuisine |
| Plat, 20 h 40 | Filet de bœuf, gratin dauphinois, haricots verts | 108 | Cuisine |
| Plat végétarien | Risotto aux champignons des bois | 12 | Cuisine |
| Dessert, 21 h 30 | Moelleux au chocolat, framboises. Café et thé | 120 | Cuisine |
| Type de service | À l'assiette, table par table, 8 serveurs | Chef de rang | |
| Boissons | |||
| Forfait boissons | 18 h 30 à 23 h 30 : bière, vin, deux cocktails signature, softs. Pas de shots | 120 convives | Bar |
| Vins au dîner | Un blanc, un rouge, servis à table. Inclus dans le forfait | Chef de rang | |
| Toast | Crémant servi à 21 h 40. Pétillant sans alcool pour qui le souhaite | 120 coupes | Bar |
| Technique | |||
| Son | Sonorisation du lieu, 2 micros main sans fil, 1 micro pupitre | 3 micros | Technicien |
| Projection | Vidéoprojecteur et écran 3 m derrière l'estrade. Diapos du client sur clé USB avant 17 h | 1 | Technicien |
| Lumière | Baissée à 40 % à 19 h 30. Douche sur le pupitre pendant les discours | Technicien | |
| DJ | Sur la sonorisation du lieu. Limiteur de son à partir de 23 h (règlement intérieur) | DJ | |
| Personnel | |||
| Serveurs | 8 serveurs, de 17 h à 23 h | 8 | Chef de rang |
| Barmen | 3 barmen, de 18 h à minuit | 3 | Chef barman |
| Technicien | 1 technicien, de 17 h à 23 h | 1 | Coordinatrice |
| Coordinatrice | Sur place de 14 h à la fermeture | 1 | |
| Allergies et régimes | |||
| Végétarien | 12 convives, tables 3, 7 et 11 (plan de table du client) | 12 | Cuisine |
| Allergie aux fruits à coque | 2 convives, table 4. Salade sans noix de pécan. Dessert vérifié par le chef | 2 | Cuisine |
| Sans gluten | 3 convives, tables 2 et 9. Pain et dessert sans gluten | 3 | Cuisine |
| Facturation | |||
| Total du devis | 25 507,20 € TTC (devis signé) | Lieu | |
| Acompte | 30 % (7 652,16 €) réglé le 2 octobre 2026 | ||
| Solde | À régler le 5 novembre 2026. Ajusté à l'effectif définitif | Client | |
| Ajouts le jour J | Facturés aux prix du devis sur la facture finale. Le contact client signe l'ajout sur place | Coordinatrice | |
| Facturer à | Talvenor, service comptabilité. Numéro de bon de commande obligatoire | ||
| Signatures | |||
| Client | Anne Blondel, Talvenor. Validée le 6 novembre 2026 | ||
| Lieu | Claire Devaux, Les Halles du Quai. Émise le 6 novembre 2026 | ||
| Diffusion | Cuisine, chef de rang, bar, technique, contact client. Le DJ reçoit le déroulé seul | ||
Les prix restent sur le devis signé, et beaucoup de lieux retirent la section facturation de la version envoyée aux prestataires.
Les huit sections d'une fiche de fonction, dans l'ordre
Les sections dans l'ordre où l'équipe s'en sert le jour J, avec ce qui manque le plus souvent quand la fiche est recopiée du devis.
En-tête et contacts
L'en-tête porte le numéro et la version de la fiche, le nom de l'événement, la date, les horaires des convives et ceux d'accès au lieu. Il indique aussi la référence du devis signé, l'effectif garanti et les espaces. Viennent ensuite les personnes à joindre le jour J : le contact client, la coordinatrice du lieu, la cuisine et chaque prestataire. On oublie souvent le numéro de version, et la cuisine se retrouve à travailler sur la copie de la semaine précédente.
Déroulé
Prévoyez une ligne par moment, avec un horaire et un responsable : accès, livraisons, briefing, ouverture des portes, installation et chaque service. Ajoutez ensuite les discours, l'animation, la dernière tournée, la fin, l'état des lieux et le démontage. L'heure de service de chaque plat est souvent oubliée, alors que la cuisine en a besoin et que c'est la ligne que le client déplace le plus.
Configuration des espaces
Pour chaque espace, indiquez le nombre et la forme des tables, le nappage, l'estrade et le pupitre, la piste de danse, l'accueil et les mange-debout. Pour tout espace extérieur, indiquez aussi le plan B en cas de pluie. Ce plan B manque souvent : écrivez-le avec une heure et un espace de repli, pour ne pas avoir à trancher à 17 h sous l'averse.
Restauration, par service, avec les quantités
Chaque service a sa ligne, avec son heure, le menu et la quantité : pièces par convive au cocktail, couverts par plat, végétariens sur une ligne à part. Ajoutez le type de service et le nombre de serveurs. La quantité est l'oubli le plus fréquent, et la cuisine doit alors deviner ce qu'elle commande.
Boissons
Notez la formule de bar et ses horaires, ce qui est servi ou non, les vins du dîner, le toast et les options sans alcool. N'oubliez pas l'heure de fermeture du bar : c'est elle qui détermine le personnel nécessaire et le montant de la facture.
Technique et personnel
Côté technique, listez le nombre de micros, l'écran et le vidéoprojecteur, les changements de lumière, le DJ ou le groupe et le limiteur de son. Côté personnel, indiquez chaque poste avec ses heures de début et de fin : serveurs, barmen, technicien, coordinatrice. Sans heure de fin écrite pour chaque vacation, les heures supplémentaires s'accumulent.
Allergies et régimes
Indiquez chaque régime avec le nombre de convives concernés, leurs numéros de table et ce que la cuisine modifie sur chaque plat. C'est le numéro de table qui manque le plus souvent. Une cuisine qui sait que deux convives sont allergiques, sans savoir où ils sont assis, ne peut pas préparer leurs assiettes à part.
Facturation et signatures
Reportez le total du devis, l'acompte reçu, la date du solde, la règle applicable aux ajouts du jour J et la personne qui les signe. Indiquez aussi le destinataire de la facture. Terminez par la validation du client, la date d'émission et la liste de diffusion. Sans règle écrite pour les ajouts, une heure de bar supplémentaire finit souvent en litige.
Ce qui a sa place sur la fiche de fonction, et ce qui ne l'a pas
À vérifier avant d'envoyer la fiche : pour chaque section, ce qui y figure toujours, ce qui s'ajoute si c'est utile et ce qui relève d'un autre document.
| Section | Toujours sur la fiche | À ajouter si utile | Jamais sur la fiche |
|---|---|---|---|
| En-tête et contacts | Numéro et version, date, horaires, effectif garanti, espaces, portable du contact client | Numéro de devis, numéro de bon de commande, contact de l'agence | L'historique commercial et les anciens prix du client |
| Déroulé | Un horaire et un responsable pour chaque moment pris en charge par le lieu | Les blocs du programme client, noms et durées des intervenants | Les tops techniques à la minute, qui vont sur le conducteur |
| Restauration et boissons | Menu par service, quantité par ligne, heures de service, horaires du bar | Notes de dressage, noms des vins, liste des pièces cocktail | Les prix unitaires et votre coût matière |
| Salle, technique et personnel | Tables et disposition par espace, liste technique, personnel par poste avec horaires | Un plan de salle joint, le plan B pluie, les créneaux des prestataires | Les tarifs et commissions des prestataires |
| Allergies et facturation | Allergies avec numéros de table, état de l'acompte, règle des ajouts du jour J | Le total du devis, le contact facturation | Les prix d'autres clients, les négociations de remise |
Une fiche de fonction se juge au briefing
Quinze minutes avant l'ouverture des portes, chaque responsable lit ses lignes à voix haute. Les lignes sans responsable apparaissent avant l'arrivée des invités.
Commandez sur l'effectif garanti et gardez la marge en cuisine : 120 convives confirmés, la cuisine et la salle en prévoient 125
Écrivez l'heure de fin de chaque espace, pas seulement celle de l'événement : c'est elle qui fixe le démontage et l'arrivée de l'équipe suivante
Fixez une date limite pour l'effectif et les régimes, dix jours avant par exemple. Après, la fiche ne change que par une nouvelle version
À vérifier avant l'envoi
- Effectif, espaces et prestations correspondent au devis signé
- Chaque ligne de restauration a une quantité et une heure, chaque ligne un responsable
- Les allergies ont leurs numéros de table, et le numéro de version est sur la page
Une seule version fait foi
Le jour où deux impressions circulent, la cuisine et la salle comptent des couverts différents. Numérotez chaque version, envoyez-la aux mêmes destinataires et retirez l'ancienne de l'office.
Votre fiche de fonction est recopiée du devis, et elle décroche au premier changement
Vous montez la fiche dans Word ou Excel, à partir du devis signé, des emails du client et de vos notes. Puis le client ajoute dix personnes, déplace un discours, envoie ses régimes la veille. La cuisine, la salle et le traiteur travaillent chacun sur la version qu'ils ont imprimée.
Vous recopiez le devis ligne à ligne : effectif, espaces, menus, personnel. Une prestation vendue manque, et personne ne la prépare
Avec JoinwaysLa fiche se prépare à partir du devis signé : espaces, prestations, quantités, horaires et personnel vendus sont déjà remplis. Pour un format qui revient, vous reprenez une fiche similaire, adaptée au nouvel effectif
Les régimes et les allergies arrivent par email, en plusieurs fois, et n'atteignent pas toujours la cuisine
Avec JoinwaysVous écrivez une fois vos questions au client (régimes, allergies, contacts du jour J). Il répond depuis un lien, sans compte, jusqu'à la veille, et vous reprenez ses réponses dans la fiche
Le client change l'effectif ou un horaire après l'envoi : la cuisine garde la première version, la salle la deuxième
Avec JoinwaysVous gelez une version numérotée et l'équipe est prévenue. Une modification après le gel est signalée, et un changement à moins de 48 h de l'événement prévient l'équipe de l'événement
Votre traiteur et votre DJ reçoivent la fiche complète, prix et remarques internes compris
Avec JoinwaysChaque destinataire a son lien : l'équipe voit toute la fiche, un prestataire tout sauf la remarque interne. Aucun prix n'y figure, en ligne comme en PDF
Vous ne savez pas qui a lu la dernière version, ni si chaque prestataire a confirmé sa partie
Avec JoinwaysAvec un lien personnel, vous voyez qui a ouvert et lu quelle version. Le prestataire répond « Bien reçu, je confirme » ou « Pas disponible », le client valide ou demande une modification
Pages produit associées : Devis & signature
Le produit, écran par écran
Ce que vous vérifiez pendant l'essai
Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.
Une section par jour sur plusieurs jours
Sur un séminaire de deux jours, chaque section peut changer d'un jour à l'autre, personnel et horaires d'arrivée compris.
Les horaires des salles sont ceux du planning
Une ligne du déroulé liée à une réservation d'espace affiche la salle et les horaires du planning. Deux lignes qui se chevauchent sont signalées, avec la correction proposée.
D'essai gratuit, à côté de vos outils
Préparez les fiches de vos prochains événements et comparez-les à celles que vous montez aujourd'hui. Sans carte bancaire.
Le même modèle, d'un événement à l'autre
Les sections restent, le contenu change.
Un dîner d'entreprise
Cocktail, trois plats à l'assiette, discours et DJ : la fiche donne l'heure de service et le nombre de couverts de chaque plat, et les tables des convives allergiques.
Un séminaire de deux jours
Plénière, sous-commissions, pauses, déjeuners et dîner : la fiche suit les retournements de salle de chaque journée et le petit-déjeuner du lendemain.
Une réception privée
Anniversaire, fête de famille ou mariage : l'hôte ou son organisateur tient le programme, la fiche réunit le montage, le service, la fin de soirée et le démontage.
Pour aller plus loin : Fiches de fonction · Événements
Questions fréquentes
L'essentiel : ce que contient une fiche de fonction
- Une fiche par événement, issue du devis signé : même effectif, mêmes espaces, mêmes prestations
- Les quantités suivent l'effectif garanti, et c'est sur ce chiffre que la cuisine commande
- Chaque ligne a un responsable : cuisine, salle, bar, technique ou prestataire
- Les allergies figurent à côté du numéro de table
Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?
Fiche de fonction, BEO, fiche technique : est-ce le même document ?
Quelle différence entre fiche de fonction, devis et conducteur ?
Qui rédige la fiche de fonction, et qui la valide ?
Quand envoyer la fiche de fonction ?
Mon traiteur doit-il créer un compte Joinways ?
Existe-t-il un modèle de fiche de fonction à télécharger ?
À quoi ressemble un exemple de fiche de fonction ?
Les prix doivent-ils figurer sur la fiche de fonction ?
Qui reçoit la fiche de fonction ?
Qu'est-ce que l'effectif garanti sur une fiche de fonction ?
Fiche de fonction sous Excel ou dans un logiciel : que choisir ?
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