Modèle gratuit
Modèle de fiche de fonction.
Gratuit, en Excel et PDF.
La fiche de fonction est le document interne qui transforme un devis signé en consignes pour l'équipe du lieu : déroulé, configuration des salles, restauration par service avec les quantités, boissons, technique, personnel, allergies et facturation. Cuisine, salle et technique travaillent avec elle le jour J.
L'essentiel : ce que contient une fiche de fonction
Une fiche de fonction compte onze sections, dans l'ordre où l'équipe les lit le jour J. Ce sont l'en-tête, les contacts, le déroulé, la configuration des espaces, la restauration par service avec les quantités, les boissons, la technique, le personnel, les allergies, la facturation et les signatures. Elle découle du devis signé : le devis dit ce qui a été vendu, la fiche de fonction dit qui le livre, quand et où. Dans Joinways, logiciel de gestion de lieu événementiel, elle est générée depuis le devis dans l'événement, puis figée et partagée en PDF ou par lien.
- Une fiche de fonction par événement, issue du devis signé : même effectif, mêmes espaces, mêmes prestations
- Les quantités suivent l'effectif garanti, confirmé quelques jours avant. La cuisine commande sur ce chiffre
- Chaque ligne a un responsable : cuisine, salle, bar, technique ou prestataire
- Les allergies figurent à côté du numéro de table, pas dans un fil d'emails
- Versionnée : une version de travail dix jours avant, la version définitive trois à cinq jours avant, aux mêmes destinataires
Téléchargez le modèle de fiche de fonction
Un fichier Excel à deux onglets : une fiche de fonction vierge à remplir, et l'exemple du dîner d'entreprise de cette page. Le PDF est le même document, prêt à imprimer. Remplacez le nom du lieu, gardez les sections.
- TéléchargerFiche de fonction, Excel (.xlsx)
Fiche de fonction, Excel (.xlsx)
Deux onglets : une fiche vierge et l'exemple rempli ci-dessous. S'ouvre dans Excel, Google Sheets et Numbers.
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Fiche de fonction, PDF à imprimer
L'exemple rempli, puis une fiche vierge à imprimer. Format A4.
Gratuit. Sans inscription, sans adresse email.
Exemple de fiche de fonction : un dîner d'entreprise de 120 convives
La fiche de fonction définitive qu'un lieu de réception lyonnais émet cinq jours avant le dîner annuel de Nexora. Noms et chiffres sont illustratifs ; les sections sont celles dont toute fiche de fonction a besoin. Le même exemple figure dans le premier onglet du fichier Excel.
| Élément | Détail | Qté | Responsable |
|---|---|---|---|
| En-tête de l'événement | |||
| Événement | Dîner annuel Nexora (entreprise) | Lieu : Claire Devaux | |
| Date et horaires | Jeudi 12 novembre 2026. Convives de 18 h 30 à minuit. Accès au lieu de 14 h à 1 h 30 | ||
| Devis signé | Devis n° D-2026-0412, signé le 1er octobre 2026 | ||
| Effectif garanti | 120 convives, confirmé le 5 novembre. Cuisine et salle prévues pour 125 | 120 | |
| Espaces | Grande salle (dîner assis), Terrasse (cocktail) | 2 | |
| Contacts | |||
| Contact client sur place | Anne Blondel, DRH de Nexora. Décide le jour J | Client | |
| Coordinatrice du lieu | Claire Devaux, responsable événements. Tient cette fiche | Lieu | |
| Cuisine | Chef de cuisine. Confirme la liste des allergies au briefing de 17 h 30 | Cuisine | |
| Prestataires | Fleuriste (arrivée 15 h), DJ (arrivée 17 h) | Coordinatrice | |
| Déroulé | |||
| 14 h 00 | Accès au lieu. Tables, nappage, montage technique | Chef de rang, technique | |
| 15 h 00 | Livraison du fleuriste, 12 centres de table | Fleuriste | |
| 17 h 30 | Briefing équipe : déroulé, plan de table, allergies | Coordinatrice | |
| 18 h 30 | Ouverture des portes. Cocktail en terrasse | Chef de rang, bar | |
| 19 h 30 | Installation des convives en Grande salle | Chef de rang | |
| 19 h 45 | Discours d'accueil, 5 min (Anne Blondel) | Technique : micro 1 | |
| 20 h 00 | Service de l'entrée | Cuisine, salle | |
| 20 h 40 | Service du plat | Cuisine, salle | |
| 21 h 30 | Dessert et café | Cuisine, salle | |
| 21 h 45 | Remise de prix et toast, 10 min | Technique : diapos, micro 2 | |
| 22 h 00 | DJ jusqu'à minuit | DJ | |
| 23 h 15 | Dernière commande. Fermeture du bar à 23 h 30 | Bar | |
| 0 h 00 | Fin de la musique, lumière, départ des convives | Coordinatrice | |
| 0 h 15 | État des lieux avec le contact client | Coordinatrice | |
| 1 h 30 | Démontage terminé, prestataires sortis, lieu fermé | Chef de rang | |
| Configuration des espaces | |||
| Grande salle | 12 tables rondes de 10 (160 cm), nappage noir, estrade avec pupitre, piste de danse 5 x 5 m | 12 tables | Chef de rang |
| Terrasse | 8 mange-debout, chauffages allumés à 18 h | 8 | Chef de rang |
| Accueil | Table à l'entrée. Badges fournis par le client | 1 | Client |
| Plan B pluie | Si pluie après 16 h, cocktail dans le hall de la Grande salle | Coordinatrice | |
| Restauration, par service | |||
| Cocktail, 18 h 30 | Pièces cocktail, 6 par convive : tartare de thon, mini burger, crostini burrata (V), arancini champignons (V) | 720 pièces | Cuisine |
| Entrée, 20 h 00 | Salade de betteraves rôties, chèvre, noix de pécan caramélisées | 120 | Cuisine |
| Plat, 20 h 40 | Filet de bœuf, gratin dauphinois, haricots verts | 108 | Cuisine |
| Plat végétarien | Risotto aux champignons des bois | 12 | Cuisine |
| Dessert, 21 h 30 | Moelleux au chocolat, framboises. Café et thé | 120 | Cuisine |
| Type de service | À l'assiette, table par table, 8 serveurs | Chef de rang | |
| Boissons | |||
| Forfait boissons | 18 h 30 à 23 h 30 : bière, vin, deux cocktails signature, softs. Pas de shots | 120 convives | Bar |
| Vins au dîner | Un blanc, un rouge, servis à table. Inclus dans le forfait | Chef de rang | |
| Toast | Crémant servi à 21 h 40. Pétillant sans alcool pour qui le souhaite | 120 coupes | Bar |
| Technique | |||
| Son | Sonorisation du lieu, 2 micros main sans fil, 1 micro pupitre | 3 micros | Technicien |
| Projection | Vidéoprojecteur et écran 3 m derrière l'estrade. Diapos du client sur clé USB avant 17 h | 1 | Technicien |
| Lumière | Baissée à 40 % à 19 h 30. Douche sur le pupitre pendant les discours | Technicien | |
| DJ | Sur la sonorisation du lieu. Limiteur de son à partir de 23 h (règlement intérieur) | DJ | |
| Personnel | |||
| Serveurs | 8 serveurs, de 17 h à 23 h | 8 | Chef de rang |
| Barmen | 3 barmen, de 18 h à minuit | 3 | Chef barman |
| Technicien | 1 technicien, de 17 h à 23 h | 1 | Coordinatrice |
| Coordinatrice | Sur place de 14 h à la fermeture | 1 | |
| Allergies et régimes | |||
| Végétarien | 12 convives, tables 3, 7 et 11 (plan de table du client) | 12 | Cuisine |
| Allergie aux fruits à coque | 2 convives, table 4. Salade sans noix de pécan. Dessert vérifié par le chef | 2 | Cuisine |
| Sans gluten | 3 convives, tables 2 et 9. Pain et dessert sans gluten | 3 | Cuisine |
| Facturation | |||
| Total du devis | 25 507,20 € TTC (devis signé) | Lieu | |
| Acompte | 30 % (7 652,16 €) réglé le 2 octobre 2026 | ||
| Solde | À régler le 2 novembre 2026. Ajusté à l'effectif définitif | Client | |
| Ajouts le jour J | Facturés aux prix du devis sur la facture finale. Le contact client signe l'ajout sur place | Coordinatrice | |
| Facturer à | Nexora, service comptabilité. Numéro de bon de commande obligatoire | ||
| Signatures | |||
| Client | Anne Blondel, Nexora. Validée le 6 novembre 2026 | ||
| Lieu | Claire Devaux, Les Halles du Quai. Émise le 6 novembre 2026 | ||
| Diffusion | Cuisine, chef de rang, bar, technique, contact client. Le DJ reçoit le déroulé seul | ||
Les prix restent sur le devis signé. Beaucoup de lieux retirent la section facturation de la version envoyée aux prestataires.
Les sections d'une fiche de fonction, une par une
Dans l'ordre où l'équipe s'en sert le jour J. Chaque section dit ce qu'elle doit contenir et ce qui manque le plus souvent quand la fiche est ressaisie depuis le devis.
En-tête et contacts
Numéro et version, nom de l'événement, date, horaires des convives et horaires d'accès, le devis signé d'origine, l'effectif garanti et les espaces. Puis ceux qui décident le jour J : le contact client, la coordinatrice du lieu, la cuisine et chaque prestataire. Ce qui manque : le numéro de version, et la cuisine travaille sur la copie de la semaine dernière.
Déroulé
Une ligne par moment, avec un horaire et un responsable : accès, livraisons, briefing, ouverture des portes, installation, chaque service, discours, animation, dernière commande, fin, état des lieux et démontage. On oublie souvent l'heure de service de chaque plat : c'est pourtant ce dont la cuisine a besoin, et la ligne que le client déplace le plus.
Configuration des espaces
Par espace : nombre et forme des tables, nappage, estrade et pupitre, piste de danse, accueil, mange-debout, et le plan B pluie pour tout espace extérieur. Le plan B est souvent absent : écrivez-le avec une heure et un lieu, pour ne pas avoir à le décider à 17 h sous la pluie.
Restauration, par service, avec les quantités
Une ligne par service avec son heure, le menu et la quantité : pièces par convive au cocktail, couverts par plat, végétariens sur leur propre ligne. Ajoutez le type de service et le nombre de serveurs. La quantité est l'oubli le plus fréquent, et la cuisine doit alors deviner ce qu'elle commande.
Boissons
La formule de bar et ses horaires, ce qui est servi et ce qui ne l'est pas, les vins du dîner, le toast et les options sans alcool. L'heure de fermeture du bar manque souvent, alors qu'elle fixe à la fois le personnel et la facture.
Technique et personnel
Le nombre de micros, l'écran et le vidéoprojecteur, les changements de lumière, le DJ ou le groupe et le limiteur de son. Puis le personnel par poste, avec les heures de début et de fin : serveurs, barmen, technicien, coordinatrice. Ce qui manque : l'heure de fin de chaque vacation, là où naissent les heures supplémentaires.
Allergies et régimes
Chaque régime avec son nombre et ses numéros de table, et ce que la cuisine change sur chaque plat. Ce qui manque : le numéro de table. Une cuisine qui sait que deux convives sont allergiques, sans savoir où ils sont assis, ne peut pas dresser pour eux.
Facturation et signatures
Le total du devis, l'acompte reçu, la date du solde, la règle pour les ajouts du jour J et qui les signe, et à qui adresser la facture. Puis la validation du client, la date d'émission et la liste de diffusion. Sans règle écrite pour les ajouts, une heure de bar en plus finit souvent en litige.
Ce qui va sur la fiche de fonction, et ce qui n'y va pas
La vérification avant émission : ce qui y figure toujours, ce qui s'ajoute selon le cas, et ce qui relève d'un autre document.
| Section | Toujours sur la fiche | Selon le cas | Jamais sur la fiche |
|---|---|---|---|
| En-tête et contacts | Numéro et version, date, horaires, effectif garanti, espaces, portable du contact client | Numéro de devis, numéro de bon de commande, contact de l'agence | L'historique commercial et les anciens prix du client |
| Déroulé | Un horaire et un responsable pour chaque moment livré par le lieu | Les blocs du programme client, noms et durées des intervenants | Les tops techniques à la minute, qui vont sur le conducteur |
| Restauration et boissons | Menu par service, quantité par ligne, heures de service, horaires du bar | Notes de dressage, noms des vins, liste des pièces cocktail | Les prix unitaires et votre coût matière |
| Salle, technique et personnel | Tables et disposition par espace, liste technique, personnel par poste avec horaires | Un plan de salle joint, le plan B pluie, les créneaux des prestataires | Les tarifs et commissions des prestataires |
| Allergies et facturation | Allergies avec numéros de table, état de l'acompte, règle des ajouts du jour J | Le total du devis, le contact facturation | Les prix d'autres clients, les négociations de remise |
Tenir un événement avec la fiche de fonction
Dans les lieux où les événements se déroulent comme prévu, la fiche est unique, issue du devis et numérotée, et l'équipe est briefée avec.
Briefez depuis la fiche, pas de mémoire : au briefing, chaque responsable lit sa section à voix haute, ce qui fait apparaître les lignes que personne n'a prises en charge
Mettez les chiffres sur la page : couverts par plat, pièces par convive, personnel par vacation. La cuisine a besoin de chiffres pour commander
Un seul document, deux copies : celle de l'équipe avec la facturation, celle des prestataires avec leurs seules lignes
À vérifier avant d'émettre la fiche de fonction
- Effectif, espaces et prestations correspondent au devis signé
- Chaque ligne de restauration a une quantité et une heure, chaque ligne un responsable
- Les allergies ont leurs numéros de table, et le numéro de version est sur la page
Une fiche de fonction ne sert qu'en une seule version
Avec deux versions en circulation, la cuisine et la salle travaillent sur des chiffres différents. La fiche découle de ce qui a été signé, les modifications se font une fois dans le document, et la version que chacun tient est la bonne.
La fiche de fonction est ressaisie depuis le devis, et elle est fausse avant même l'événement
La plupart des lieux montent la fiche de fonction dans Word ou Excel depuis le devis signé, trois fils d'emails et les notes de la coordinatrice. L'effectif est celui de la semaine dernière, le nombre de végétariens est dans un email, et cuisine, salle et DJ tiennent chacun une version imprimée différente.
- Effectif, espaces et menu ressaisis depuis le devis : les deux divergent dès que le client en change un
- Le menu est là, le nombre de couverts par plat ne l'est pas
- Les allergies sont dans un fil d'emails, pas à côté d'un numéro de table sur la fiche de la cuisine
- Trois versions circulent : la cuisine travaille sur celle de lundi, la salle sur celle de mercredi
- Les prestataires reçoivent la fiche complète, prix compris, faute de pouvoir leur envoyer leurs seules lignes
La fiche de fonction est générée depuis le devis, dans l'événement
Dans Joinways, la fiche de fonction vit dans l'événement, à côté des emails et du devis. Elle est préparée depuis le devis : déroulé, quantités, configuration, notes de restauration et de technique. Vous la vérifiez, ajoutez le personnel et les contacts, puis figez une version. L'équipe est prévenue, toute modification ultérieure est signalée, et la fiche se partage en PDF ou par lien.
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- Préparée depuis le devis : prestations, quantités, horaires et espaces sont là avant toute saisie
- Contacts, personnel par poste, et un déroulé par jour pour les événements sur plusieurs jours
- Une version figée : l'équipe est prévenue, et toute modification après coup est signalée
- Partagée en PDF pour l'équipe ou par lien public pour les prestataires, sans aucun prix
Ce que change une fiche de fonction générée depuis le devis
Pour l'équipe et pour les prestataires, du devis signé au jour J.
Depuis le devis
Effectif, espaces, prestations et quantités viennent du devis. La fiche part complète au lieu de partir d'une page blanche.
Pour toute l'équipe
La version est figée, l'équipe est prévenue à l'émission puis alertée si la fiche change : la cuisine ne travaille plus sur l'impression de lundi.
Pour les prestataires
Le DJ et le fleuriste lisent leurs lignes par un lien, sans prix ni historique client.
Chiffres donnés à titre illustratif : ils décrivent ce qu'un processus structuré est conçu pour permettre, et non des résultats clients mesurés par Joinways. Les résultats réels varient selon l'établissement.
Un dîner d'entreprise de 120 convives, du devis signé à la fiche de fonction définitive
Point de départ
Un lieu de réception lyonnais signe le dîner annuel de Nexora six semaines avant : 120 convives, cocktail en terrasse, dîner servi à l'assiette en Grande salle, un DJ. Jusqu'ici, la coordinatrice ressaisissait la fiche de fonction dans Word la semaine de l'événement.
Ce que fait la coordinatrice
Elle ouvre l'événement dans Joinways et génère la fiche de fonction depuis le devis signé : espaces, plats, horaires du bar, personnel et technique sont déjà là. Elle ajoute l'heure de service de chaque plat, les 12 couverts végétariens, les tables allergiques et le plan B pluie. Puis elle nomme le personnel et fige la version 1, dix jours avant.
Le résultat
Dans ce scénario, quand le client confirme 120 convives et déplace la remise de prix à 21 h 45, elle met la fiche à jour une fois et fige la version 2. Cuisine, salle et bar sont prévenus, et le lien du DJ affiche le nouvel horaire.
Coordinatrice événementielle
Scénario illustratif : lieu de réception
Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.
Les mêmes sections, des événements différents
Un dîner d'entreprise, un séminaire de deux jours, un mariage : les sections restent les mêmes, le contenu change.
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Un dîner d'entreprise
Cocktail, trois plats servis à l'assiette, deux discours, un DJ. La fiche porte l'heure de service et le nombre de couverts par plat, les végétariens et les tables concernées par les allergies.
Un séminaire de deux jours
Configuration des salles, pauses, déjeuners et un dîner, sur deux jours. Un déroulé par jour, avec les changements de salle et les pauses de chaque journée.
Un mariage
Cérémonie, cocktail, dîner, gâteau, buffet de fin de soirée. Le wedding planner tient le programme ; le lieu tient le montage, le service, la clôture et le démontage, sur une seule fiche.
Questions fréquentes sur la fiche de fonction
Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?
Qui rédige la fiche de fonction, et qui la signe ?
Quelle différence entre fiche de fonction, devis et conducteur ?
Quand envoyer la fiche de fonction ?
Fiche de fonction, BEO, fiche technique : est-ce le même document ?
Que doit contenir une fiche de fonction ?
Existe-t-il un modèle de fiche de fonction à télécharger ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, essai gratuit 30 jours. Voir les tarifs