Kostenlose Vorlage
Kostenlose Vorlage für den Run of Show, mit vollständigem Beispiel
Ein Run of Show nennt Uhrzeit, Cue, Raum und verantwortliche Person für jeden Moment, von der Anlieferung bis zum Abschließen. Laden Sie den leeren Run of Show und das ausgefüllte Beispiel eines Firmendinners für 120 Personen herunter, in Excel oder als PDF.
30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Ab 69 € pro Location und Monat, unbegrenzt viele Benutzer.
Kostenlose Vorlage für den Run of Show herunterladen
Eine Excel-Datei mit zwei Reitern: ein leerer Run of Show mit seinen sieben Spalten (Uhrzeit, Dauer, Cue, Raum, Verantwortlich, Technik, Notizen) und das Beispiel des Firmendinners. Das PDF ist dasselbe Dokument, druckfertig.
- HerunterladenVorlage Run of Show, Excel (.xlsx)
Vorlage Run of Show, Excel (.xlsx)
Zwei Reiter: ein leerer Run of Show und das unten ausgefüllte Beispiel. Öffnet sich in Excel, Google Sheets und Numbers.
- HerunterladenVorlage Run of Show, druckbares PDF
Vorlage Run of Show, druckbares PDF
Das ausgefüllte Beispiel, dann ein leerer Run of Show zum Ausdrucken. US Letter, Querformat.
Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Beispiel für einen Run of Show: ein Firmendinner für 120 Personen, Minute für Minute
Der Run of Show, den eine Eventlocation in Chicago für das Jahresdinner von Talvenor erstellt, von der Anlieferung bis zum Abschließen. Namen und Zeiten sind erfunden. Derselbe Run of Show steht am Anfang der Excel-Datei.
| Uhrzeit | Dauer | Cue | Raum | Verantwortlich | Ton / Technik | Notizen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anlieferung und Aufbau | ||||||
| 14:00 | 60 Min. | Zugang zur Location. Tische und Stühle, 12 Rundtische à 10 | Großer Saal | Serviceleitung | Tischplan v3 vom Kunden | |
| 14:30 | 90 Min. | Technikaufbau: Beschallung, 3 Mikrofone, Beamer, Leinwand | Großer Saal | Veranstaltungstechniker | ||
| 15:00 | 60 Min. | Florist: 12 Tischgestecke, Pflanzkübel auf der Terrasse | Großer Saal, Terrasse | Florist | Zeitfenster an der Laderampe 15:00 bis 15:30 | |
| 16:30 | 15 Min. | Soundcheck, Folien des Kunden auf der Leinwand | Großer Saal | Veranstaltungstechniker | Folien auf USB-Stick | |
| 17:00 | 30 Min. | Anlieferung DJ und Line-Check | Großer Saal | DJ | DJ über die Hausanlage | |
| Einlass und Ankunft der Gäste | ||||||
| 17:30 | 15 Min. | Briefing des Personals: Zeitplan, Tischplan, Allergien | Küchenpass | Event-Koordination der Location | Jede verantwortliche Person liest ihre eigenen Zeilen | |
| 18:15 | 10 Min. | Letzter Rundgang mit der Ansprechperson des Kunden | Alle Räume | Event-Koordination der Location | Lichtstimmung voreingestellt | |
| 18:30 | 50 Min. | Einlass. Aperitif, Fingerfood wird gereicht | Terrasse | Serviceleitung, Bar | Hintergrundmusik, leise | Heizstrahler ab 18:00 an |
| 19:20 | 10 Min. | Gäste werden in den Großen Saal gebeten | Terrasse zum Großen Saal | Serviceleitung | Musik ausblenden | |
| Programm, Reden und Cues | ||||||
| 19:30 | 15 Min. | Gäste nehmen Platz | Großer Saal | Serviceleitung | Licht auf 40 % | |
| 19:45 | 5 Min. | Begrüßungsrede (Sarah Chen) | Bühne | Kunde | Mikro 1, Spot auf das Rednerpult | |
| 20:00 | 30 Min. | Vorspeise wird serviert | Großer Saal | Küche, Service | Tisch 4: keine Pekannüsse (Nussallergie) | |
| 20:40 | 40 Min. | Hauptgang wird serviert | Großer Saal | Küche, Service | 12 vegetarisch: Tische 3, 7, 11 | |
| 21:30 | 15 Min. | Dessert und Kaffee | Großer Saal | Küche, Service | Glutenfrei: Tische 2, 9 | |
| 21:40 | 5 Min. | Sekt für den Toast wird eingeschenkt | Großer Saal | Bar | Alkoholfreier Cidre für Nichttrinker | |
| 21:45 | 10 Min. | Preisverleihung und Toast | Bühne | Kunde | Folien 12 bis 18, Mikro 2 | Präsentiert vom CEO von Talvenor |
| 21:55 | 5 Min. | Umbau: 2 Tische für die Tanzfläche abgeräumt | Großer Saal | Serviceleitung | Saallicht 60 % | |
| Unterhaltung | ||||||
| 22:00 | 120 Min. | DJ-Set | Großer Saal | DJ | Tanzlicht an | Lautstärkebegrenzung ab 23:00 |
| Ausklang | ||||||
| 23:15 | Letzte Runde wird angekündigt | Großer Saal | DJ, Bar | Mikro 2 | ||
| 23:30 | Bar schließt | Bar | Barpersonal | |||
| Mitternacht | 15 Min. | Musik aus, Saallicht an, Gäste gehen | Großer Saal | Event-Koordination der Location | Licht 100 % | Abholung durch Fahrdienste am Haupteingang |
| Abbau und Abtransport | ||||||
| 0:15 | 15 Min. | Rundgang zur Schadensprüfung mit der Ansprechperson des Kunden | Alle Räume | Event-Koordination der Location | Im BEO notiert und unterschrieben | |
| 0:30 | 45 Min. | Abtransport DJ und Technik | Großer Saal | DJ, Veranstaltungstechniker | Laderampe öffnet um 0:30 | |
| 1:30 | Location zurückgesetzt, Türen abgeschlossen | Alle Räume | Serviceleitung | Fundsachen erfasst | ||
Menüs und Mengen werden hier nicht wiederholt, weil sie im Veranstaltungsablauf (BEO) stehen. DJ und Redner erhalten diesen Zeitplan statt des BEO.
Die acht Blöcke eines Run of Show, in der richtigen Reihenfolge
Die Blöcke in der Reihenfolge des Tages, mit den Zeilen, die jeder enthält, und dem, was am häufigsten fehlt, wenn der Zeitplan am Vorabend neu aufgebaut wird.
Kopfzeile und Verantwortliche
Beginnen Sie mit Name der Veranstaltung, Kunde, Datum, garantierter Personenzahl und genutzten Räumen. Benennen Sie dann die zwei Personen, die den Tag verantworten: die Event-Koordination der Location und die Hauptansprechperson des Kunden, jeweils mit Mobilnummer. Darunter führen Sie die Verantwortlichen auf, die in den Zeilen vorkommen: Service, Küche, Technik, Sicherheit und jeden Dienstleister. Die übliche Lücke ist die Person auf Kundenseite, die um 19 Uhr entscheiden kann, ob die Rede ohne den CEO beginnt.
Anlieferung und Aufbau
Führen Sie die Ankunft jedes Dienstleisters mit seinem Zeitfenster an der Laderampe auf, Möbel und Aufbau pro Raum, Tischwäsche und Geschirr, den Technikaufbau und Soundcheck, Blumenschmuck, Beschilderung und einen terminierten letzten Rundgang. Am häufigsten fehlt die Reihenfolge zwischen den Dienstleistern: Die Tontechnik kann nicht aufbauen, solange die Bühne montiert wird, und der Florist braucht die eingedeckten Tische. Geben Sie jeder Abhängigkeit eine eigene Zeile.
Einlass und Ankunft der Gäste
Decken Sie das Briefing des Personals ab, den Einlass, Begrüßung und Check-in, Garderobe, Begrüßungsgetränke, die Lautstärke der Hintergrundmusik und den Moment, in dem die Gäste in den nächsten Raum gebeten werden. Zwei Dinge fehlen oft: der Puffer zwischen Einlass und erstem Programmblock und wer die Tür für Nachzügler im Blick behält, sobald der Saal geschlossen ist.
Das Programm, Block für Block
Geben Sie jedem Programmblock eine eigene Zeile: Eröffnung, Sessions oder Gänge, Pausen, Mahlzeiten mit der genauen Servicezeit pro Gang, Preisverleihungen und das Gruppenfoto. Mahlzeiten sind Zeilen der Location, Sessions die des Kunden, aber beide stehen im selben Zeitplan. Am häufigsten fehlen die Servicezeit jedes Gangs, die die Küche tatsächlich braucht, und die Pausen, in denen der Service einen Raum umbauen kann.
Übergänge und technische Cues
Notieren Sie jeden Moment, in dem sich Licht, Ton, Leinwände oder Raumaufteilung ändern: Licht runter für den Film, die Mikrofonübergabe zwischen Rednern, wer die Folien weiterschaltet. Ergänzen Sie den Umbau vom Plenum zum Dinner mit seiner Dauer und was während der Mahlzeiten auf der Leinwand läuft. Das Detail, das am häufigsten fehlt: wer den Knopf drückt.
Reden und Unterhaltung
Führen Sie die Redner der Reihe nach mit Namen und Dauer auf, ihre Anmoderationen sowie die Set-Zeiten und Pausen von Band oder DJ. Ergänzen Sie Preisverleihung oder ersten Tanz, Torte oder Überraschung und den Plan B, falls ein Redner überzieht. Oft fehlen die mit dem DJ vereinbarte Endzeit und die Nachtruhe, die die Location einhalten muss.
Ausklang: von der letzten Runde bis zum Aufbruch der Gäste
Planen Sie die Ankündigung der letzten Runde, Barschluss, Saallicht an, Transfers und Abholung durch Fahrdienste, Aufbruch der Gäste, Garderobe und ein kurzes Debriefing mit dem Kunden vor Ort. Die Zeit zwischen dem offiziellen Ende und dem Moment, in dem der letzte Gast geht, wird leicht vergessen, dabei arbeitet das Personal in dieser Zeit noch.
Abbau und Abtransport
Planen Sie den Abtransport der Dienstleister in umgekehrter Reihenfolge der Anlieferung, dann das Zurücksetzen der Location, Fundsachen und eine Schadensprüfung mit der Hauptansprechperson des Kunden, bevor sie geht. Schließen Sie mit der Rückgabe von Schlüsseln und Zugangskarten und einer letzten Zeile mit der Uhrzeit der Übergabe der Location. Der Rundgang mit dem Kunden wird am häufigsten ausgelassen, und er ist der einzige Moment, in dem sich ein Schadensfall ohne Streit klären lässt.
Was in eine Zeile des Run of Show gehört und was nicht
Eine letzte Prüfung, bevor Sie den Run of Show verschicken: für jede Spalte, was immer in der Zeile steht, was Sie bei Bedarf ergänzen und was in ein anderes Dokument gehört.
| Spalte | Immer in der Zeile | Bei Bedarf ergänzen | Nie im Run of Show |
|---|---|---|---|
| Uhrzeit | Eine Uhrzeit, keine Dauer, für jede Zeile von der Anlieferung bis zur Übergabe | Eine Dauer neben der Uhrzeit für Blöcke, die sich verschieben können, etwa Reden | Die Vertriebschronologie: wann das Angebot verschickt, angesehen oder unterschrieben wurde |
| Cue | Eine Aktion in klaren Worten: Einlass, Licht runter, Hauptgang wird serviert | Der Auslöser des Cues, etwa der letzte Satz eines Redners oder ein Song | Mengen und Menüs, die in den Veranstaltungsablauf (BEO) gehören |
| Verantwortlich | Eine namentlich genannte Person oder ein Team pro Zeile, nie alle | Eine Vertretung für die Cues, die sich nicht verschieben dürfen | Preise der Dienstleister und Agenturprovisionen |
| Raum | Der Raum, in dem der Cue stattfindet, besonders bei Veranstaltungen über mehrere Räume | Die Bestuhlung des Raums in diesem Moment, wenn umgebaut wird | Mietpreise pro Raum |
| Notizen | Das eine, was schiefgeht, wenn es vergessen wird: die Allergie an Tisch 4, der Redner, der ein Ansteckmikro braucht | Die Formulierungen des Kunden für Ansagen | Alles Finanzielle und die Historie des Kunden mit der Location |
Ein Run of Show hält den Zeitplan, wenn er Puffer einplant
Verzögerungen entstehen immer an denselben Stellen: nach den Reden, beim Umbau, zwischen zwei Gängen. Genau dorthin gehören die Puffer und die Verantwortlichen.
Geben Sie dem Umbau eine eigene Zeile, mit Dauer und Team. Zwischen Plenum und Dinner ist er der Moment, der den ganzen Abend nach hinten schiebt
Geben Sie DJ oder Band ihre Endzeit und die Nachtruhe der Location schriftlich
Lassen Sie den Kunden eine Person benennen, die am Tag entscheidet, wenn ein Redner überzieht oder der CEO zu spät kommt
Vor dem Versand prüfen
- Jede Zeile hat eine Uhrzeit und eine namentlich genannte verantwortliche Person, auch die technischen Cues
- Die Servicezeiten stimmen mit dem BEO der Küche überein
- Der Kunde hat das Programm schriftlich bestätigt, und jeder Dienstleister hat seinen Link
Eine Uhrzeit pro Gang, kein Zeitraum
„Dinner 20 bis 22 Uhr“ sagt der Küche nichts. Vorspeise um 20:00, Hauptgang um 20:40, Dessert um 21:30: Jeder Gang hat seine Uhrzeit, und die Reden passen dazwischen.
Ihr Run of Show steckt in einer separaten Tabelle und ist am Veranstaltungstag veraltet
Sie bauen den Zeitplan am Vortag aus Angebot, BEO und den E-Mails des Kunden neu auf. Die Raumzeiten stehen in Ihrem Kalender, die Servicezeiten im BEO und das Programm des Kunden in seinem letzten Anhang. Am Veranstaltungstag folgt jedes Team der Version, die es ausgedruckt hat.
Sie kopieren die Zeiten aus Angebot und BEO: Bei der ersten Abweichung haben Küche und Service nicht mehr dieselbe Servicezeit
Mit JoinwaysDer Zeitplan ist Teil des BEO und wird aus dem unterschriebenen Angebot entworfen: Die Mahlzeiten, Pausen und Leistungen, die Sie verkauft haben, stehen schon mit ihren Zeiten darin
Das bis 12 Uhr gebuchte Plenum endet im Run of Show um 12:30, und niemand sieht die Überschneidung mit dem Mittagessen
Mit JoinwaysEine Zeile, die mit einer Raumbuchung verknüpft ist, zeigt Raum und Zeiten aus dem Kalender. Eine Überschneidung zwischen zwei Zeilen wird gemeldet, mit Korrektur per Klick
Das Programm des Kunden ändert sich per E-Mail oder Telefon, und Sie wissen nicht, welche Version er freigegeben hat
Mit JoinwaysDer Kunde liest den Zeitplan über seinen Link und gibt ihn frei oder bittet auf der Seite um eine Änderung. Sie sehen, welche Version er freigegeben hat
DJ, Caterer und Redner erhalten die komplette Tabelle, Preise inklusive
Mit JoinwaysJeder Empfänger hat seinen eigenen Link. Ein Dienstleister sieht das BEO ohne interne Notiz und ohne Preise und antwortet „Verstanden, ich bestätige“ oder „Nicht verfügbar“
Eine Änderung in letzter Minute erreicht nie die, die am Vorabend ausgedruckt haben
Mit JoinwaysLinks zeigen immer die neueste Version. Eine Änderung nach dem Einfrieren wird gemeldet, und eine Änderung innerhalb von 48 Stunden vor der Veranstaltung alarmiert das Eventteam
Verwandte Produktseiten: Berichte
Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm
Was Sie während der Testphase prüfen können
An Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Ein Zeitplan pro Tag
Bei einem zweitägigen Offsite oder einer Veranstaltung über mehrere Termine hat jeder Tag seine eigenen Zeilen, Räume und sein eigenes Personal.
Übliche Programmpunkte mit einem Klick
Begrüßung, Kaffeepause, Mittagessen, Empfang, Dinner, Abschluss: Die üblichen Programmpunkte werden mit einem Klick hinzugefügt, auf die Zeiten der Veranstaltung abgestimmt.
Kostenlose Testphase, parallel zu Ihren Tools
Erstellen Sie die Zeitpläne Ihrer nächsten Veranstaltungen und vergleichen Sie sie mit Ihrer aktuellen Tabelle. Ohne Kreditkarte.
Dieselbe Vorlage, von einer Veranstaltung zur nächsten
Die Struktur bleibt, die Zeilen ändern sich.
Ein Firmendinner mit Reden
Aperitif, Platznehmen, drei Gänge, zwei Reden, eine Preisverleihung und ein DJ bis Mitternacht: Der Run of Show legt die Zeit jedes Gangs zwischen die Reden.
Ein zweitägiges Offsite
Plenum, Breakout-Sessions, Mittagessen, ein Umbau für das Dinner, am nächsten Morgen Frühstück: Jeder Tag behält seine eigenen Pausen und Umbauten.
Eine private Feier
Vom Begrüßungsgetränk bis zur letzten Runde, mit Dinner, Toasts und DJ. Der Planer verantwortet das Programm, die Location Aufbau, Service und Abbau.
Weiterlesen: BEO-Software · Veranstaltungen
Häufige Fragen
Das Wichtigste: was ein Run of Show enthält
- Die Location verantwortet Anlieferung, Service, Umbauten und Abbau; der Kunde oder sein Planer verantwortet die Programminhalte
- Menüs und Mengen bleiben im BEO, Preise im Angebot
Was ist ein Run of Show?
Was ist der Unterschied zwischen einem Run of Show und einem BEO?
Wer schreibt den Run of Show, die Location oder der Kunde?
Muss es wirklich minutengenau sein?
Wann sollte der Run of Show verschickt werden, und an wen?
Gibt es eine Vorlage für den Run of Show für Excel oder Google Sheets?
Wie sieht ein Beispiel für einen Run of Show aus?
Welche Spalten sollte ein Run of Show haben?
Was ist der Unterschied zwischen einem Run of Show und einem Planungszeitplan für die Veranstaltung?
Wie schreibt man einen Run of Show?
Sollte man den Run of Show ausdrucken oder online teilen?
Mit welcher Software kann man einen Run of Show erstellen?
Die Preise sind öffentlich: ab 69 € pro Location und Monat, je nach Größe der Location, mit 30 Tagen kostenlosem Test. Preise ansehen