Ein Kalender, auf den sich das ganze Team verlassen kann

BEO steht für Banquet Event Order: das Dokument, das alles bündelt, was Ihre Teams für den Veranstaltungstag wissen müssen (Ablauf, Menü, Bestuhlung, Ausstattung, Kontakte). In Joinways wird es aus der Veranstaltung erzeugt und passt sich ihrem Typ an. Ein Firmenmeeting erhält Blöcke für Speisen und Getränke, Technik und Empfang; eine private Feier Blöcke für Catering, Technik, Koordination und Dienstleister. Jede Angebotsposition landet in ihrem Abschnitt (Speisen und Getränke, Technik, Personal), und die Bestuhlung jedes Raums ist aufgedruckt. Es lässt sich als PDF exportieren und mit einem Klick mit Küche, Service oder einem Dienstleister teilen.

Ja. Jede mit dem Kunden ausgetauschte E-Mail ist ihrer Veranstaltung zugeordnet, ohne Abtippen. Sie antworten direkt von der Veranstaltungsseite aus, und das ganze Team sieht den vollständigen Verlauf.

Die Pipeline zeigt jede Anfrage in ihrer Phase, von der ersten Antwort bis zur Bestätigung. Sie legen unter Option und Bestätigt eigene Phasen an und verknüpfen jede mit einem Signal: Angebot gesendet, Angebot unterschrieben, Anzahlung bezahlt, BEO fixiert. Veranstaltungen rücken dann von selbst vor und fallen nie zurück. Sie können sie weiterhin von einer Phase in die nächste ziehen und sehen den erwarteten Umsatz des Monats.

Für Locations, die Veranstaltungen ausrichten: Eventlocations, Restaurants mit privaten Räumen, Hotels mit Tagungsräumen, Güter, Coworking-Spaces und besondere Locations. Wenn Sie Anfragen, einen Raumkalender und Angebote verwalten, deckt das Tool Ihren Alltag ab, ob ein Raum oder mehrere Locations.

Etwa einen halben Tag: genug, um Ihre Räume anzulegen (Kapazitäten, Bestuhlungen, Aufbauzeiten) und Ihr Postfach und Ihren Kalender zu verbinden. Sie können auch Ihre Historie importieren (Kontakte und vergangene Veranstaltungen), damit der Kalender nicht leer startet. Wenn Sie von einem anderen Tool wechseln, begleiten wir Sie beim Umstieg. Für den Anfang sehen Sie, wie Sie eine Veranstaltung anlegen und strukturieren.

Ja. Eine Veranstaltung kann mehrere Tage umfassen: Aufbau am Montag, Plenum und Breakouts am Dienstag, Abschluss am Mittwoch. Jeder Tag hat eigene Zeitfenster, Raum für Raum und stundengenau, und die ganze Veranstaltung erscheint im Kalender.

Ja. Jeder Raum hat seine Kapazität pro Bestuhlung (Theater, Parlament, Bankett, Empfang), seine Auf- und Abbauzeit, seinen Mietpreis und seinen F&B-Mindestumsatz. Zwei Räume, die sich zu einem öffnen lassen, bilden einen kombinierten Raum: Wird er gebucht, sind beide blockiert. Eine Location, die immer komplett vermietet wird, wird so eingerichtet, und jede Veranstaltung belegt sie ganz.

Ja. Der Vertrag wird aus dem angenommenen Angebot erzeugt: Parteien, Daten, Räume, Personenzahl, Preis, Zahlungsplan und Ihre Klauseln. Der Kunde unterschreibt ihn online, und das unterschriebene PDF wird bei der Veranstaltung abgelegt. Jede Location wählt zwischen im Angebot abgedruckten Bedingungen und einem kurzen Angebot mit separatem Vertrag.

Jede Veranstaltung hat ihre eigene Team-Diskussion, die sich aus jedem Tab neben der Veranstaltungsseite öffnen lässt. Erwähnen Sie ein Teammitglied mit @, und es wird in Joinways und per E-Mail benachrichtigt. Nachrichten bleiben an der Veranstaltung, und Wichtiges lässt sich als Notiz anheften.

Die Veranstaltungsseite öffnet sich mit „Jetzt zu erledigen“. Dort stehen die letzte Kundennachricht, die auf Antwort wartet, wobei „Antworten“ den Verlauf öffnet, der nächste Schritt beim Angebot (anlegen, senden, nachfassen) und die nächste offene Aufgabe. Einen Angebotsschritt gibt es nicht, wenn die Buchungsplattform das Angebot übernimmt. Der Tab Unterhaltungen zeigt „Zu beantworten“, solange eine Nachricht auf Ihre Location wartet, und der Block verschwindet, wenn nichts mehr offen ist.