Modello gratuito
Modello gratuito di preventivo per eventi, con un esempio completo
Il preventivo dice al cliente cosa prenota e a che prezzo, riga per riga: affitto, catering, personale, imposte e acconto. Scarica il preventivo vuoto, formule incluse, e l'esempio compilato di una cena aziendale per 120 persone, in Excel o PDF.
Prova gratuita di 30 giorni, senza carta. Da 69 € per location al mese, utenti illimitati.
Scarica il modello gratuito di preventivo per eventi
Un unico file Excel con due schede: un preventivo vuoto con le formule già impostate, e l'esempio della cena aziendale di questa pagina. Funziona anche come modello di preventivo per catering, con il dettaglio nel blocco food & beverage. Il PDF è lo stesso documento, pronto da stampare.
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Modello di preventivo per eventi, Excel (.xlsx)
Due schede: un preventivo vuoto e l'esempio compilato qui sotto. Importi, service charge, imposte e acconto sono formule.
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Modello di preventivo per eventi, PDF stampabile
L'esempio compilato, poi un preventivo vuoto da stampare. Formato US Letter.
Gratuito, senza registrazione e senza indirizzo email.
Esempio di preventivo per eventi: una cena aziendale per 120 persone
Il preventivo che uno spazio eventi di Chicago invia per la cena annuale di Talvenor, riga per riga. Prezzi, service charge e aliquota sono indicativi: quali righe sono imponibili dipende dal tuo stato e dalla tua città. Lo stesso preventivo, con le formule attive, apre il file Excel.
| Voce | Unità | Qtà | Prezzo unitario | Importo | Imponibile |
|---|---|---|---|---|---|
| Affitto della location | |||||
| Affitto della Main Hall, dalle 14:00 all'1:30 | forfait | 1 | $4,500.00 | $4,500.00 | No |
| Affitto della terrazza, aperitivo | forfait | 1 | $1,200.00 | $1,200.00 | No |
| Food & beverage | |||||
| Finger food serviti, 6 pezzi a ospite | a ospite | 120 | $22.00 | $2,640.00 | Sì |
| Cena servita al piatto in tre portate | a ospite | 120 | $85.00 | $10,200.00 | Sì |
| Open bar, 5 ore (birra, vino, 2 cocktail, analcolici) | a ospite | 120 | $55.00 | $6,600.00 | Sì |
| Personale | |||||
| Camerieri (8 x 6 ore) | all'ora | 48 | $40.00 | $1,920.00 | No |
| Barman (3 x 6 ore) | all'ora | 18 | $50.00 | $900.00 | No |
| Audio-video e intrattenimento | |||||
| Pacchetto audio-video: impianto audio, 3 microfoni, proiettore, schermo da 3 m | forfait | 1 | $950.00 | $950.00 | Sì |
| Tecnico audio-video (6 ore) | all'ora | 6 | $85.00 | $510.00 | No |
| DJ, dalle 22:00 a mezzanotte | forfait | 1 | $1,400.00 | $1,400.00 | No |
| Allestimento | |||||
| Tovagliato e centrotavola | a tavolo | 12 | $65.00 | $780.00 | Sì |
| Totali e acconto | |||||
| Subtotale | $31,600.00 | ||||
| Service charge (su food & beverage) | 22% | $4,276.80 | |||
| Imposta sulle vendite (su righe imponibili e service charge) | 10.25% | $2,608.30 | |||
| Totale | $38,485.10 | ||||
| Acconto dovuto alla firma | 30% | $11,545.53 | |||
| Saldo entro il 5 novembre 2026 | $26,939.57 | ||||
| Opzioni (non incluse nel totale) | |||||
| Postazione snack di fine serata alle 22:30 (mini burger, patatine) | a ospite | 120 | $14.00 | $1,680.00 | Sì |
Condizioni nello stesso preventivo: acconto del 30% alla firma, numero definitivo di partecipanti 10 giorni prima dell'evento, saldo 7 giorni prima, adeguato a quel numero. Cancellazione: acconto trattenuto oltre 90 giorni prima, 50% del totale tra 90 e 31 giorni, 100% entro 30 giorni. Un solo cambio di data consentito, almeno 30 giorni prima, verso una data entro 12 mesi.
Le sette sezioni di un preventivo per eventi, in ordine
Le sezioni nell'ordine in cui il cliente le legge, con ciò che di solito manca quando il preventivo si prepara in un programma di videoscrittura.
Intestazione, validità e numero di preventivo
Indica ragione sociale e indirizzo della location, l'azienda e il referente del cliente, un numero di preventivo univoco, la data di emissione e una data di validità, di solito a due o tre settimane. Due cose spesso mancano: la data di validità, che ti permette di liberare l'opzione quando il cliente sparisce, e il numero di versione quando un preventivo viene rivisto.
Riepilogo dell'evento
Indica nome e tipo dell'evento, la data e gli orari di inizio e fine, comprese le finestre di allestimento e smontaggio. Aggiungi il numero di partecipanti garantito e la data entro cui va confermato, e gli spazi riservati con la loro disposizione. Le finestre di allestimento e smontaggio sono la lacuna più comune: senza di esse, un cliente può pensare di avere la sala dalle 8 quando l'evento precedente finisce a mezzogiorno.
Righe raggruppate per blocco
Elenca l'affitto per spazio, il food & beverage per portata o per pacchetto, il personale per ruolo e per ora, audio-video e attrezzature, extra e servizi dei fornitori. Usa un blocco per categoria e una riga per voce, nell'ordine in cui il cliente ci pensa. Mancano spesso le righe di personale e audio-video citate per email ma mai quotate, che poi compaiono come sorpresa in fattura.
Logica di prezzo e quantità
Ogni riga indica la sua unità (a persona, all'ora, a pezzo o a forfait) con quantità e prezzo unitario. Le righe a persona sono legate al numero di partecipanti garantito e lo dicono, mentre le righe a forfait restano fisse qualunque sia il numero. Spesso manca il numero di persone su cui si basano le righe a persona, e cosa succede al totale quando varia di dieci ospiti.
Service charge, imposte e totali
Ogni riga indica se è imponibile, e il service charge di solito si applica solo al food & beverage. Il preventivo mostra subtotale, service charge, imposta sulle vendite e totale, con l'eventuale sconto su una riga a sé invece che nascosto in un prezzo unitario. La lacuna tipica è la base del service charge: applicato a ogni riga, gonfia il totale e va corretto a posteriori. Quali righe sono imponibili dipende dal tuo stato e dalla tua città.
Acconto, scadenze di pagamento e condizioni di cancellazione
Indica importo e scadenza dell'acconto, il saldo e la sua scadenza, e i metodi di pagamento accettati. Poi riporta le penali di cancellazione (cosa viene trattenuto a ogni data prima dell'evento) e la politica di cambio data. Anche il minimo di spesa F&B e le regole sul numero garantito vanno qui. Le penali di cancellazione sono ciò che manca più spesso, anche se è la clausola su cui una location si basa quando un cliente disdice.
Opzioni e firma
Aggiungi le righe opzionali che il cliente può selezionare, quotate ma escluse dal totale finché non vengono scelte: un'ora di bar in più, una postazione snack di fine serata, un tecnico del suono. Poi il blocco firma, con nome, data e la frase che dice che firmare il preventivo conferma la prenotazione alle condizioni allegate. È la frase che manca più spesso nei preventivi preparati a mano.
Cosa va nel preventivo, e cosa no
Un ultimo controllo prima di inviare il preventivo: per ogni sezione, cosa c'è sempre, cosa aggiungere se serve e cosa appartiene a un altro documento.
| Sezione | Sempre nel preventivo | Da aggiungere se serve | Mai nel preventivo |
|---|---|---|---|
| Intestazione e riepilogo | Numero di preventivo, data di validità, data e orari dell'evento, numero di persone, spazi riservati | Numero di versione, finestre di allestimento e smontaggio, riferimento dell'agenzia | Lo storico completo del cliente e i prezzi passati |
| Righe | Una riga per voce con unità, quantità, prezzo unitario e aliquota, raggruppate per blocco | Una breve descrizione sotto la riga per i pacchetti, il menu per portata | Il tuo prezzo di costo e il margine per riga |
| Prezzi e totali | Subtotale, service charge, imposta sulle vendite e totale, sconti su una riga a sé | Una media per ospite per chi gestisce il budget del cliente | Prezzi di altri clienti, tariffe stagionali non proposte qui |
| Condizioni di pagamento | Acconto e scadenza, saldo e scadenza, penali di cancellazione, politica di cambio data | Minimo di spesa F&B, regola sul numero garantito, deposito cauzionale | Tariffe dei fornitori e commissione dell'agenzia che ha segnalato il cliente |
| Opzioni e firma | Opzioni quotate ed escluse dal totale, la frase che rende la firma una prenotazione | Il link pubblico di firma, le condizioni allegate in appendice | Istruzioni operative, che appartengono alla scheda evento (BEO) |
Un preventivo completo si firma senza avanti e indietro
La maggior parte degli scambi nasce da ciò che il preventivo tralascia: il numero di persone su cui si basa, gli orari di accesso, cosa succede se il gruppo cresce.
Quota sul numero annunciato, e scrivi nel preventivo la data entro cui va confermato e come si adegua
Mostra il prezzo a persona accanto al totale: è il numero che il tuo cliente confronta da una location all'altra
Tieni conto del processo acquisti dell'azienda: approvazione della direzione, un ordine d'acquisto, una fattura intestata all'azienda. Un preventivo che riporta questi riferimenti si firma prima
Da verificare prima dell'invio
- Ogni riga ha unità, quantità, prezzo e aliquota, e le righe a persona indicano il loro numero di partecipanti
- Data di validità, acconto, data del saldo e penali di cancellazione sono nel preventivo
- Il blocco firma dice che la firma conferma la prenotazione
La firma conferma la prenotazione
Fino alla firma, la data resta un'opzione nel tuo calendario. Il cliente firma il preventivo online, l'evento passa a confermato e la BEO viene preparata dalle righe firmate.
Ogni preventivo parte dall'ultimo, ed è lì che entrano gli errori
Apri l'ultimo preventivo simile, cambi nome, data e numero di persone, poi rifai le imposte a mano. Le condizioni di cancellazione sono in un PDF a parte. Il preventivo parte come allegato, e non sai se è stato aperto.
Un vecchio prezzo, una data o il nome di un altro cliente sopravvive alla copia dell'ultimo preventivo
Con JoinwaysIl preventivo viene preparato dal tuo listino quando crei l'evento. Data, numero di persone e sale della richiesta sono già lì, e nulla arriva da un cliente passato
Forfait e prezzi a persona si mescolano: quando i partecipanti passano da 40 a 55, il totale va rifatto
Con JoinwaysOgni articolo ha la sua modalità di prezzo: forfait, a persona o a scaglioni. Il totale segue il numero di persone, e una modifica dopo la firma passa da una variante
Affitto della sala, cibo e bevande non sono sempre tassati allo stesso modo, e un'unica aliquota per tutto falsa il totale
Con JoinwaysOgni riga ha la sua aliquota, e il preventivo mostra imponibile, imposte per aliquota e totale. Gli sconti hanno una riga a sé
Il preventivo deve essere intestato all'agenzia, alla capogruppo o al portale di prenotazione, non alla persona che ha scritto
Con JoinwaysIl preventivo può essere intestato al cliente, a un'altra azienda (agenzia, capogruppo) o al portale di prenotazione da cui è arrivata la richiesta
Inviato come allegato, il preventivo non è tracciato: solleciti troppo tardi, o mai
Con JoinwaysIl preventivo parte dall'evento come link. Risulta Visualizzato quando viene aperto, un sollecito parte secondo le tue regole e il cliente firma online
Pagine prodotto correlate: Report
Il prodotto, schermata per schermata
Cosa puoi verificare durante la prova
Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.
Il cliente seleziona le sue opzioni
Una riga opzionale resta fuori dal totale. Il cliente la sceglie dal link del preventivo, e il totale si aggiorna prima della firma.
L'acconto si fattura dal preventivo
La fattura di acconto nasce dal preventivo firmato, pagabile online se colleghi il tuo account Stripe. La fattura finale scala l'acconto.
Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti
Prepara i preventivi per le prossime richieste e confrontali con quelli che invii oggi. Senza carta.
Lo stesso modello, da un evento all'altro
Ogni formato ha i suoi blocchi di righe.
Una cena aziendale
Sala principale e terrazza a forfait, aperitivo e cena a ospite, camerieri e barman a ore, e una postazione snack di fine serata come opzione.
Una giornata congressuale
Un pacchetto giornata a persona che copre sala, pause e pranzo, poi forfait per una sala per gruppi di lavoro o il proiettore.
Una festa privata
Affitto della location a forfait, cena e bevande a ospite, e un'ora di bar in più proposta come opzione.
Domande frequenti
L'essenziale: cosa contiene un preventivo per eventi
- Ogni riga ha la sua unità, quantità, prezzo unitario e aliquota
- Le righe a persona seguono il numero di partecipanti garantito, i forfait restano fissi
- Acconto, saldo e penali di cancellazione sono nel preventivo stesso
Qual è la differenza tra proposta, preventivo e contratto?
Quanto deve durare la validità di un preventivo?
Come presentare le righe a persona e i forfait?
Quali condizioni di acconto e cancellazione sono abituali per una location?
Come presento le opzioni senza gonfiare il totale?
Esiste un modello di preventivo per eventi da scaricare?
Come si scrive un preventivo per eventi?
Com'è fatto un esempio di preventivo per eventi?
Cosa serve per scrivere un preventivo per un meeting aziendale o un congresso?
Cosa succede se il numero di partecipanti cambia dopo la firma del preventivo?
Conviene preparare i preventivi per eventi in Excel, in Word o con un software?
Questo modello funziona come modello di preventivo per catering?
I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi