Un preventivo creato in pochi minuti
Preventivi pronti da inviare, firmati online
Un preventivo con i prezzi, pronto da inviare, costruito dai tuoi pacchetti e menu. Il cliente firma online e la fattura di acconto segue.
Pacchetti e menu
Menu, pacchetti, sale: li scegli e componi il preventivo in pochi clic.
Preventivi precompilati
Quando una richiesta diventa un evento, Joinways prepara una bozza di preventivo; la approvi prima che parta.
Firme elettroniche
Firme con valore legale da qualsiasi dispositivo.
Fatturazione e acconti
Fatture di acconto e saldo emesse dal preventivo, con o senza software di contabilità.
Quando la richiesta diventa un evento, il preventivo è già in bozza
Appena una richiesta diventa un evento, Joinways prepara la bozza del preventivo a partire dal tuo catalogo e dai tuoi preventivi firmati. Rifinisci la bozza prima che parta.
- La richiesta viene letta al posto tuo
- Un preventivo preparato dal tuo storico
- Il controllo resta tuo
Oppure costruiscilo esattamente come vuoi
Parti dalla bozza preparata o da un preventivo vuoto, poi modifica qualsiasi riga: articolo, quantità, prezzo, sconto.
- Pacchetti e menu
- Calcolo del margine
- Preventivi con il tuo marchio
Dal preventivo firmato all'acconto incassato
Il cliente apre il preventivo online, lo firma e paga l'acconto con carta o bonifico. La fattura viene generata dal preventivo firmato.
- Preventivi web
- Firma in un clic
- Fatturazione dal preventivo
Quando l'evento cambia, il preventivo firmato si adegua
Il numero di persone cambia, o si aggiunge un extra il giorno prima. Crea una variante dal preventivo firmato: il cliente la firma online e la fattura segue.
- Varianti in pochi clic
- La modifica, chiara per entrambe le parti
- La fatturazione resta allineata
Il cliente legge, sceglie e paga su un'unica pagina
La pagina del preventivo è tradotta per chi la legge, permette di spuntare le opzioni desiderate e mostra come pagare l'acconto.
Letto nella lingua del cliente
Titolo, righe e condizioni sono tradotti nella lingua del lettore, con una nota che indica che fa fede l'originale e un pulsante per tornarvi. Il PDF firmato resta quello originale.
Opzioni che il cliente spunta
Una riga segnata come opzione ha una casella di spunta sulla pagina. Se spuntata, si aggiunge al totale, la location riceve una notifica e la riga viene contrassegnata come Opzione aggiunta dal cliente.
Acconto con carta o bonifico
L'acconto è indicato come importo, non solo come percentuale. IBAN, BIC e causale del bonifico si copiano con un clic, e il pagamento con carta passa da Stripe quando è collegato.
E quando la decisione richiede mesi
L'offsite annuale di un cliente importante viene visitato a marzo e firmato a giugno. Nel frattempo conta il follow-up, e Joinways lo tiene in carreggiata.
L'opzione tiene la data, il preventivo tiene le condizioni
La data entra nel calendario come opzione e il preventivo riporta la sua data di scadenza. Nessuno rivende la data per errore.
Un sollecito secondo le tue regole quando un'opzione si prolunga
Un'automazione può sollecitare il cliente quando un evento resta in opzione oltre il termine che scegli. Il modello è pronto, devi solo adattare il testo.
Acconto alla prenotazione, saldo prima del giorno dell'evento
Acconto, deposito cauzionale e termini di pagamento compaiono sul preventivo. Le fatture di acconto e saldo vengono generate dal preventivo firmato.
Cosa cambia un preventivo pronto da inviare
Quattro situazioni quotidiane, dalla richiesta urgente alla fattura di acconto.
Evento aziendale, scadenza stretta
Stanno confrontando quattro location e domani presentano la loro scelta alla direzione. Gli invii un preventivo completo in giornata.
Offsite annuale, prenotato con mesi di anticipo
La responsabile HR visita lo spazio martedì e riceve il preventivo la sera stessa. La data resta in opzione finché non firma, poi l'acconto viene pagato online.
Cliente pronto a impegnarsi
Il preventivo piace al cliente, che lo firma online, senza nulla da stampare o scansionare. L'email di conferma è pronta a partire.
Firmato stasera, fattura inviata
Il cliente vuole bloccare la data prima del fine settimana. Firma, e tu invii la fattura di acconto con il link di pagamento in un clic.
Domande frequenti
Che cos'è un software per preventivi di eventi?
È uno strumento che trasforma una richiesta in un preventivo pronto da firmare. Costruisci il preventivo da un catalogo di sale, menu e servizi, e il cliente lo consulta online e lo firma elettronicamente. Preventivo, solleciti, firma e fattura restano in un unico flusso.
A differenza di un modello Word o di un foglio di calcolo, il catalogo contiene i tuoi prezzi, le descrizioni e i costi. Il preventivo si compone in pochi minuti, il margine si calcola man mano e l'impaginazione resta curata a ogni invio.
Per una location convivono due tempistiche. Una riunione o un offsite dell'ultimo minuto si decide in 48 ore: la prima location che invia un preventivo spesso vince il contratto. Una convention annuale o una festa di fine anno si decide nell'arco di diversi mesi. Blocchi la data, solleciti al momento giusto e fai firmare la variante quando il numero di persone si definisce. Joinways copre entrambi i casi.
Perché non un preventivo in Word o Excel?
Perché ogni preventivo diventa un documento in più da impaginare, versionare e rincorrere a mano. Una svista ha un costo reale: un preventivo inviato troppo tardi, una vecchia versione firmata, un sollecito mai partito.
Con un preventivo online collegato all'evento, l'ultima versione è quella che conta, e vedi quando il cliente lo apre. Il sollecito parte alla data prevista, secondo le tue regole. Puoi anche inviarlo tu con un clic.
Quanto tempo serve per creare un preventivo?
Pochi minuti. Scegli sale, menu e servizi dal tuo catalogo: prezzi e descrizioni sono già configurati, quindi resta solo da regolare le quantità.
La firma elettronica ha valore legale?
Sì. Il tuo cliente consulta il preventivo online e firma da qualsiasi dispositivo, senza stampare né scansionare. Il valore legale è garantito da SignatureAPI.
Posso personalizzare i miei preventivi?
Sì. Logo, colori e condizioni si applicano a ogni preventivo. Il cliente lo consulta online, senza PDF da scaricare.
Mostra altre 14 domande
Cosa succede dopo la firma?
Emetti la fattura di acconto, poi quella di saldo, dal preventivo firmato. Se la location usa un contratto di noleggio separato, anche questo viene generato dal preventivo e inviato per la firma elettronica. Dal preventivo al pagamento, tutto resta in un unico flusso.
Posso seguire il margine su ogni preventivo?
Sì. Imposta i tuoi costi nel catalogo: il margine viene calcolato di continuo mentre costruisci il preventivo. Sai quanto guadagni prima di inviarlo.
Posso inviare un preventivo dal telefono?
Sì. Poiché il preventivo è costruito dal tuo catalogo, puoi inviarlo anche dal telefono, comodo subito dopo un sopralluogo.
Posso modificare un preventivo già inviato?
Sì. Finché il preventivo non è firmato, lo modifichi e il cliente vede sempre la versione aggiornata online. Una volta firmato, le modifiche passano da una variante a sua volta firmata, così l'accordo resta chiaro per entrambe le parti.
So quando il cliente ha visto il mio preventivo?
Sì. Vedi quando il preventivo è stato aperto. Un preventivo visto più volte senza risposta merita una telefonata; un preventivo mai aperto merita un sollecito, che Joinways invia secondo le tue regole.
Posso incassare un acconto alla firma?
Sì. Dal preventivo firmato emetti la fattura di acconto: con un link di pagamento Stripe una volta che Stripe è collegato, in Qonto o QuickBooks, oppure direttamente da Joinways in formato Factur-X, senza alcuna integrazione. Se Pennylane è collegato, la fattura viene inviata lì. Se in seguito una variante modifica il preventivo, il saldo viene ricalcolato automaticamente, e gli acconti già pagati restano bloccati. Sulla pagina del preventivo, il cliente trova anche l'importo dell'acconto e le tue coordinate bancarie da copiare, per un bonifico.
L'IA invia il preventivo da sola?
No. Joinways prepara il preventivo alla creazione dell'evento: legge data, numero di ospiti e budget nella richiesta, poi prepara righe e prezzi dal tuo catalogo e dai tuoi preventivi firmati in passato. La bozza arriva nella scheda Preventivi, dove la sistemi e la approvi. Il preventivo non viene mai inviato a un cliente senza la tua approvazione esplicita, e la richiesta di firma elettronica parte solo quando lo invii tu.
Il mio offsite annuale si decide con sei mesi di anticipo. La velocità conta davvero?
La velocità conta all'inizio: un'azienda che confronta cinque location legge per prime le risposte arrivate in giornata. Poi subentrano altri meccanismi: l'opzione blocca la data, il preventivo riporta la sua data di scadenza, il sollecito parte secondo le tue regole quando nulla si muove. E quando il numero di persone si definisce, la variante aggiorna il preventivo firmato, senza dover costruire un nuovo preventivo.
Posso includere le mie condizioni di cancellazione e il deposito cauzionale?
Sì. Il preventivo riporta le tue condizioni contrattuali e di pagamento: acconto, deposito cauzionale, termini di pagamento, metodi accettati, data di validità. Sono le condizioni che il cliente accetta firmando online. Puoi anche spostarle in un contratto di noleggio separato, così il preventivo resta breve.
Posso inviare un contratto di noleggio separato dal preventivo?
Sì, se lo scegli per la location. Il contratto viene generato dal preventivo accettato o firmato: parti, date, sale, numero di persone, prezzo, piano dei pagamenti e le clausole che hai indicato per il contratto. Il cliente lo firma online e il PDF firmato viene archiviato con l'evento. Il fatturato resta legato al preventivo.
Mi serve un software di fatturazione per fatturare da Joinways?
No. Senza Stripe o Qonto, è Joinways stesso a emettere le fatture di acconto e saldo, o una fattura unica, dal preventivo, numerate nella serie legale della tua location, in formato Factur-X. Registri il pagamento quando arriva, e lo stato del preventivo si aggiorna. Se usi già Stripe, Qonto o QuickBooks, le fatture vengono emesse lì.
E le piattaforme che richiedono che il preventivo passi da loro?
Joinways rispetta le loro regole. Alcune piattaforme di prenotazione richiedono che il preventivo venga inserito sulla piattaforma stessa. Su quelle richieste, il preventivo è contrassegnato “Da inserire su” seguito dal nome della piattaforma, e inviarlo via email richiede una conferma in più. Nessuna email automatica esce dalla piattaforma. Una volta inserito il preventivo, Joinways legge le righe del suo PDF e le mostra sull'evento e nella scheda evento (BEO). Ogni nuova versione si aggiunge alla precedente, come una variante.
Il cliente può leggere il preventivo nella sua lingua?
Sì. Quando la pagina si apre in una lingua diversa da quella della location, titolo, righe, descrizioni e condizioni vengono tradotti, con una nota che indica che fa fede l'originale e un pulsante per tornarvi. Sulla pagina c'è un selettore di lingua, e il PDF scaricato da lì lo segue. Il PDF firmato resta nella lingua della location.
Il cliente può scegliere delle opzioni sul preventivo?
Sì. Segna una riga come opzione quando costruisci il preventivo: sulla pagina, il cliente la spunta e il totale si aggiorna. Ricevi una notifica, la riga viene contrassegnata come Opzione aggiunta dal cliente, e la scelta resta aperta finché il preventivo non è firmato.