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Luoghi della cultura e musei

Software per l'affitto di spazi museali, dalla richiesta al giorno dell'evento

Affitti le tue sale espositive, l'auditorium o la terrazza fuori dall'orario di apertura, secondo regole di tutela delle collezioni e di sicurezza. Joinways riceve le tue richieste, propone solo gli slot che l'istituzione consente e riporta le tue regole su ogni BEO.

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Prova gratuita di 30 giorni, senza carta. Da 69 € per location al mese, utenti illimitati.

Illustrazione di una sala museale affittata per un evento privato al crepuscolo, in un luogo che usa Joinways
Valutazione 5,0/5 su G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Dove si inceppa

Ogni evento privato deve rispettare le regole dell'istituzione, e le porti da solo

Prima di rispondere, verifichi il calendario delle mostre, la capienza dello spazio e il catering, poi aspetti il via libera di collezioni e sicurezza. Intanto il cliente confronta altre location. Ecco dove si inceppa.

Illustrazione: una sala museale all'orario di chiusura, mani guantate posano una barriera di protezione attorno a un piedistallo mentre si apparecchia un tavolo da banchetto

  1. La richiesta arriva nella casella generale, tra una prenotazione di gruppo e un messaggio della stampa, e aspetta che qualcuno te la inoltri

    Con Joinways

    Colleghi la casella degli eventi privati, o inoltri a Joinways l'indirizzo che li riceve. Ogni richiesta viene letta con data, numero di ospiti e spazio richiesto

  2. Una data sembra libera mentre la sala è chiusa per un allestimento, o l'evento inizia prima che i visitatori siano usciti

    Con Joinways

    Ogni spazio ha i suoi orari di affitto e chiusure con nome ("Allestimento mostra", "Disallestimento mostra"). Un evento al di fuori viene segnalato, o bloccato se lo scegli

  3. Collezioni e sicurezza danno ciascuna il via libera per email, e nessuno vede a che punto è l'evento

    Con Joinways

    L'evento resta in opzione e attraversa le tue fasi ("Approvazione collezioni", "Approvazione sicurezza"). Quei team lo seguono con il ruolo Sola lettura, senza modificare nulla

  4. Capienze, catering autorizzati e restrizioni vicino alle opere si rispiegano al cliente e a ogni fornitore, evento dopo evento

    Con Joinways

    Le tue regole aprono ogni BEO, in una versione cliente e una versione team. Ogni spazio ha la sua capienza per disposizione, e un numero di ospiti troppo alto viene segnalato

  5. La fattura deve andare all'azienda, alla sua agenzia o alla sua fondazione, con il riferimento richiesto dalla loro contabilità

    Con Joinways

    Il preventivo va al cliente, a un'altra azienda (agenzia, fondazione) o al portale di prenotazione, con il numero d'ordine. La firma conferma l'evento

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In Joinways

Il prodotto, schermata per schermata

Illustrazione: mock-up del prodotto con dati di esempio fittizi (nomi, location e importi sono inventati).

In pratica

Cosa puoi verificare durante la prova

Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.

Il gala dell'anno scorso come punto di partenza

Duplichi l'evento dell'edizione precedente: spazi, programma e preventivo partono da ciò che è stato fatto.

Chi ha letto la BEO

Sicurezza, catering e team di produzione ricevono ciascuno un link personale. Vedi chi ha letto quale versione, e cosa è cambiato da allora.

30 giorni

Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti

Tutto il piano Pro, utenti illimitati, con 3 firme elettroniche incluse. Senza carta.

Casi d'uso

I tuoi formati, e cosa fa Joinways per ciascuno

Eventi fuori orario, secondo le regole del luogo.

  1. Cocktail e gala

    Allestimento dopo l'uscita dei visitatori, capienza seduta o in piedi a seconda della sala, un catering autorizzato: la BEO riunisce tutto per la sicurezza e il catering.

  2. Conferenze e riunioni in auditorium

    Disposizione a platea, regia tecnica, accoglienza dei partecipanti: il preventivo copre affitto e servizi, la BEO copre il programma.

  3. Serate per i mecenati e riprese

    Le serate legate a una sponsorizzazione si seguono sulla scheda dell'azienda, anno dopo anno. Le riprese riportano sulla BEO zone consentite e accessi.

Per approfondire: Richieste · Preventivi e firma elettronica

Guida all'acquisto

Come scegliere un software per l'affitto di spazi museali

I tuoi eventi privati passano dalle regole dell'istituzione. Cinque punti da verificare perché il software le applichi, e cosa fa Joinways.

  1. Le richieste di affitto escono dalla casella generale

    Le tue richieste arrivano mescolate a prenotazioni di gruppi e messaggi della stampa. Verifica che lo strumento possa isolare gli eventi privati senza cambiare il tuo indirizzo pubblico. Con Joinways, colleghi la casella degli eventi privati, o inoltri a Joinways l'indirizzo che li riceve. Ogni richiesta viene letta con data, numero di ospiti e spazio richiesto.

  2. Il calendario delle mostre chiude gli spazi

    Una sala in allestimento non dovrebbe sembrare disponibile. Verifica se il software gestisce chiusure per spazio, e orari di affitto distinti dagli orari di apertura. In Joinways, ogni spazio ha i suoi orari di affitto e chiusure con nome, per date precise o una fascia oraria. Un evento al di fuori viene segnalato, o bloccato se lo scegli.

  3. Le approvazioni interne sono fasi visibili

    Collezioni, sicurezza, direzione: ciascuna dà il via libera prima che l'evento sia confermato. Verifica che queste approvazioni siano seguite nello strumento, senza dare a tutti il diritto di modificare un preventivo. In Joinways, l'evento attraversa le tue fasi, come "Approvazione collezioni". Quei team lo seguono con il ruolo Sola lettura, senza modificare nulla.

  4. Le tue regole partono con ogni BEO

    Capienze, catering autorizzati, zone interdette vicino alle opere: queste regole devono arrivare a ogni fornitore. Verifica che il software le metta in cima al documento per impostazione predefinita. In Joinways, le regole del luogo aprono ogni BEO, in una versione cliente e una versione team. Ogni spazio ha la sua capienza per disposizione, e un numero di ospiti troppo alto viene segnalato.

  5. La fattura segue le regole di chi acquista

    Chi paga è spesso l'azienda, la sua agenzia o la sua fondazione, con un ordine d'acquisto. Verifica che preventivi e fatture accettino un altro destinatario e un riferimento. Joinways intesta il preventivo al cliente o a un'altra azienda, con il numero d'ordine, e la firma conferma l'evento. Joinways non gestisce la biglietteria, che resta nel tuo strumento.

Domande frequenti

L'essenziale: gestire eventi privati in un luogo della cultura

Vendi cocktail, gala, conferenze, serate per i mecenati e riprese ad aziende, agenzie e fondazioni. Le richieste arrivano nella casella generale dell'istituzione, mescolate a tutto il resto. Ogni serata passa da collezioni e sicurezza prima di essere confermata. Joinways, software gestionale per location per eventi, estrae queste richieste dalla casella generale e riunisce in un'unica scheda ciò che collezioni e sicurezza devono approvare.
  • Una casella solo per le richieste di eventi privati, separata dall'indirizzo generale dell'istituzione
  • Orari e chiusure per spazio: una sala in allestimento non risulta libera, e un evento fuori dagli slot consentiti viene segnalato
  • Le tue fasi prima della conferma, ad esempio "Approvazione collezioni" e "Approvazione sicurezza"
  • Una BEO che si apre con le tue regole: capienze, catering autorizzati, zone interdette
  • Il preventivo intestato all'azienda, alla sua agenzia o alla sua fondazione, con il numero d'ordine richiesto dalla loro amministrazione

Cos'è un software per l'affitto di spazi museali?

È lo strumento che segue ogni affitto di spazi in un museo o in un luogo della cultura, dalla richiesta alla fattura. Propone solo gli slot consentiti per ogni spazio, tiene conto delle chiusure per allestimento delle mostre e riporta sulla BEO le tue regole di tutela delle collezioni.

Joinways sostituisce il mio sistema di biglietteria?

No. Biglietteria, visite e gruppi restano nel tuo strumento di biglietteria. Joinways gestisce gli eventi privati: richieste, calendario degli spazi, preventivi, firma, fatture e BEO.

Come blocco una sala durante un allestimento?

Aggiungi una chiusura a quello spazio, per date precise o una fascia oraria, con un nome. Compare nel calendario e alla creazione di un evento. Gli altri tuoi spazi restano disponibili.

Collezioni e sicurezza possono seguire senza modificare i preventivi?

Sì. Il ruolo Sola lettura dà accesso a calendario ed eventi, senza modificare nulla. Puoi anche inviare loro la BEO tramite un link personale, senza account.

Come impongo i miei catering autorizzati?

Li elenchi nelle regole del luogo, che aprono ogni BEO. Il catering scelto viene registrato sull'evento e riceve la sua versione della BEO. Se fattura direttamente al cliente, il tuo preventivo copre solo l'affitto e i tuoi servizi.

Le richieste di affitto di spazi museali dai portali di prenotazione arrivano in Joinways?

Sì. I portali di prenotazione avvisano il tuo museo o luogo della cultura via email, e Joinways legge quelle email nella casella collegata. Data, numero di ospiti, azienda e budget indicato vengono ripresi. La richiesta si aggiunge alle altre richieste di affitto per eventi, nella stessa casella.

Quale software gestisce l'affitto di spazi museali per eventi?

Joinways gestisce gli eventi privati di musei, teatri, fondazioni e centri d'arte: richieste, slot consentiti per spazio, approvazioni interne, preventivi, firma, fatture e BEO. Funziona accanto al tuo sistema di biglietteria e al tuo strumento di programmazione, che mantengono visite e stagione culturale.

Quanto costa un software per l'affitto di spazi museali?

Joinways si fattura per location, in base al numero di spazi che affitti. Con fatturazione annuale, costa $69 al mese da 1 a 5 spazi, $119 da 6 a 12 e $199 da 13 a 25, IVA esclusa. Configuri solo gli spazi che affitti: sale espositive, auditorium, terrazza. Gli utenti sono illimitati, team di collezioni e sicurezza inclusi.

Joinways gestisce il personale degli eventi?

In parte. La BEO ha una sezione Personale per l'evento: chi lavora, il suo ruolo e l'orario di convocazione, comprese le posizioni non ancora coperte. Joinways non crea turni di lavoro, non gestisce le buste paga né i contratti del personale: restano nei tuoi strumenti HR.

Un'azienda internazionale può leggere il preventivo di affitto del museo nella sua lingua?

Sì. Scrivi il preventivo di affitto una volta sola, nella lingua della tua istituzione. Quando un'azienda o un'agenzia internazionale lo apre online in un'altra lingua, vede titolo, righe e condizioni tradotti. Le condizioni specifiche del museo, come le regole di conservazione, vengono tradotte con il resto. Fa fede l'originale: il PDF firmato resta nella tua lingua.

Posso seguire cosa portano gli eventi privati?

Sì. I report mostrano il fatturato firmato, il tasso di conversione per fonte e il riempimento di ogni spazio, chiusure escluse. Vedi cosa portano gli affitti, accanto a biglietteria e donazioni seguite altrove. Le fatture possono confluire in Pennylane o essere emesse in QuickBooks.

Qual è la differenza tra un software di biglietteria e un software per l'affitto di spazi per eventi?

Un software di biglietteria vende ingressi individuali, per visite, mostre o spettacoli. Un software per l'affitto di spazi vende un intero spazio a un'azienda, un'agenzia o una fondazione, tramite un preventivo, con un contratto e una BEO. Joinways fa la seconda cosa e lascia la prima al tuo sistema di biglietteria.

I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi

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