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Centri congressi

Gestionale per centri congressi, dalla richiesta al giorno dell'evento

Vendi una plenaria, sessioni parallele, un'area espositiva e i pasti, su più giorni, spesso a un'agenzia. Joinways tiene ogni sala, ogni giorno e ogni fascia oraria sullo stesso evento, e segue il preventivo di versione in versione fino al saldo.

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Prova gratuita di 30 giorni, senza carta. Da 69 € per location al mese, utenti illimitati.

Illustrazione di un centro congressi contemporaneo con la sua vasca riflettente, gestito con Joinways
Valutazione 5,0/5 su G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Dove si inceppa

I tuoi eventi occupano più sale e più giorni, e ogni modifica si riporta a mano

La RFP arriva via email, il calendario lo tieni altrove, ricostruisci ogni versione del preventivo e l'operatività riceve un programma stampato. Ogni volta che cambiano il numero di ospiti o il programma, va aggiornato tutto. Ecco dove si inceppa.

Illustrazione: un centro congressi tra due sessioni, due tecnici chiudono una parete mobile tra file di sedie e un palco spoglio

  1. La RFP arriva a un commerciale, il sollecito dell'agenzia a un altro, e la cronologia si ricostruisce a mano

    Con Joinways

    Le email arrivano in un'unica casella, ogni richiesta già letta. L'email e la RFP allegata stanno sull'evento, per tutto il team

  2. La sala divisibile viene venduta intera a un cliente e come due mezze sale a un altro, e il conflitto emerge all'allestimento

    Con Joinways

    Una sala divisibile si configura come combinazione delle sue sezioni: prenotare l'intera sala blocca ogni sezione, e prenotare una sezione blocca l'intera sala

  3. La plenaria sembra libera sul calendario mentre l'allestimento del giorno prima la occupa già, e la sessione parallela da 60 persone finisce in una sala da 40 posti a platea

    Con Joinways

    Ogni sala conteggia i tempi di allestimento e disallestimento, e i giorni di allestimento si prenotano sull'evento. Ogni sala ha la sua capienza per disposizione, e il superamento viene segnalato

  4. L'agenzia chiede tre versioni del preventivo in un mese, e nessuno sa quale sia stata firmata né a chi fatturare

    Con Joinways

    Ogni variante sostituisce la versione precedente, che puoi ancora aprire. Il preventivo va al cliente finale, all'agenzia o a un'altra azienda, con il numero d'ordine

  5. Audio-video, catering e accrediti lavorano su un programma stampato qualche giorno prima, che nel frattempo è cambiato

    Con Joinways

    La BEO è tenuta per giorno e per reparto. Ogni destinatario ha un link aggiornato, e vedi chi ha letto quale versione

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In Joinways

Il prodotto, schermata per schermata

Illustrazione: mock-up del prodotto con dati di esempio fittizi (nomi, location e importi sono inventati).

In pratica

Cosa puoi verificare durante la prova

Sulle tue richieste, accanto ai tuoi strumenti attuali.

Tutte le sale di una convention su un solo evento

Plenaria, sessioni parallele e area espositiva hanno ciascuna le proprie fasce orarie, giorno per giorno, con nome e numero di ospiti.

Le richieste perse, e perché

Ogni richiesta rifiutata conserva il motivo (data, capienza, budget). I report mostrano quelle perse per mancanza di una fascia oraria, fonte per fonte.

30 giorni

Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti

Il piano Pro completo, utenti illimitati, con 3 firme elettroniche incluse. Senza carta.

Casi d'uso

I tuoi format, e cosa fa Joinways per ciascuno

Eventi su più sale e più giorni.

  1. Conferenze, convention e fiere

    Plenaria, sessioni parallele, esposizione e catering su più giorni: un evento, un preventivo con versioni e una BEO per giorno.

  2. Assemblee annuali e conferenze

    Disposizione a platea, regia tecnica, accrediti: la capienza della sala in quella disposizione viene verificata sull'evento.

  3. Offsite, giornate di studio e gala

    Un pacchetto giornata di studio a persona, una sala a forfait, una cena di gala nello spazio ricevimenti: il preventivo segue il numero di ospiti.

Per approfondire: Richieste · Preventivi e firma elettronica

Guida all'acquisto

Come scegliere un gestionale per centri congressi

I tuoi eventi occupano più sale, più giorni e più versioni del preventivo. Sei punti da verificare nel software, e cosa fa Joinways per ciascuno.

  1. Le sale divisibili non si vendono mai due volte

    Una sala con pareti mobili si vende intera o per sezione. Verifica che il software conosca queste combinazioni e ne blocchi una quando l'altra è occupata. In Joinways, ogni sezione è una sala e la sala intera è la loro combinazione. Prenotare l'intera sala blocca ogni sezione, prenotare una sezione blocca l'intera sala, e il conflitto viene segnalato prima della conferma.

  2. L'allestimento occupa la sala sul calendario

    Una sala plenaria che sembra libera sul calendario può essere in pieno allestimento. Verifica che lo strumento conteggi i tempi di allestimento e smontaggio, oltre agli allestimenti su più giorni. In Joinways, ogni sala conteggia fino a un giorno di allestimento e smontaggio attorno alle sue fasce orarie. Oltre, i giorni di allestimento si prenotano sull'evento.

  3. La capienza si verifica nella disposizione giusta

    Una sessione parallela da 60 persone non entra in una sala da 40 posti a platea. Verifica che ogni sala conservi la sua capienza per disposizione. In Joinways, ogni sala ha la sua capienza a platea, aula, banchetto, cabaret, cocktail, ferro di cavallo o tavolo riunioni. Scegli la disposizione di ogni sala sull'evento, e il superamento della capienza viene segnalato.

  4. Il preventivo conserva le sue versioni

    Un'agenzia chiede spesso più alternative prima di firmare, poi una variante quando il programma cambia. Verifica che lo strumento mantenga ogni versione leggibile e permetta di firmare solo quella giusta. In Joinways, duplichi un preventivo per un'alternativa, e una variante sostituisce il preventivo firmato. Ogni versione resta disponibile, e si può firmare solo quella corrente.

  5. Chi paga non è sempre il cliente

    Un'agenzia o un organizzatore professionale paga spesso per conto del proprio cliente. Verifica che preventivi e fatture accettino un altro destinatario e un numero d'ordine. Joinways intesta il preventivo al cliente finale, all'agenzia, a un'altra azienda o alla piattaforma di prenotazione. L'acconto è una fattura a parte, e la fattura di saldo nasce dal preventivo corrente.

  6. Ogni reparto ha la BEO del giorno

    Audio-video, catering, accrediti e sicurezza lavorano in giorni diversi. Verifica che il software produca una BEO per ogni giorno e la mantenga aggiornata per tutti. In Joinways, la BEO è tenuta per giorno e per reparto, ogni destinatario ha un link aggiornato e vedi chi ha letto quale versione. Joinways non gestisce la registrazione dei partecipanti.

Domande frequenti

L'essenziale: gestire un centro congressi

Ospiti conferenze, convention, assemblee annuali, fiere, offsite e gala. Le tue richieste arrivano da agenzie, organizzatori professionali di meeting, aziende e piattaforme di prenotazione. Un solo evento occupa più sale per più giorni, e il suo preventivo cambia fino all'ultimo. Joinways, gestionale per location per eventi, raccoglie queste richieste, prenota le sale giorno per giorno e segue il preventivo fino alla firma.
  • Richieste da agenzie, aziende e piattaforme di prenotazione in un'unica casella, con ogni email collegata al suo evento
  • Sale divisibili vendute intere o per sezione, senza doppie prenotazioni
  • Fasce orarie per sala e per giorno, ognuna con nome, orari e numero di ospiti, con allestimento e disallestimento conteggiati
  • Un preventivo che conserva le sue versioni: ogni variante sostituisce la precedente e la cronologia resta leggibile
  • Una BEO per giorno e per reparto, con un link personale per ogni fornitore

Cos'è un gestionale per centri congressi?

È lo strumento che segue ogni evento di un centro congressi o convention, dalla richiesta al saldo. Gestisce sale combinate e divisibili, fasce orarie per sala e per giorno, tempi di allestimento e capienze per disposizione. Il preventivo conserva le sue versioni e la BEO è tenuta per giorno.

Joinways legge il PDF della RFP?

No. Joinways legge l'email della richiesta: date, numero di ospiti, azienda e budget indicato. Il PDF resta allegato all'email, che il tuo team ritrova sull'evento.

Come gestisco una sala divisibile con pareti mobili?

Configuri ogni sezione come una sala, poi la sala intera come loro combinazione. Il calendario non permette più di vendere la sala intera e una delle sue sezioni nella stessa fascia oraria: il conflitto viene segnalato prima della conferma.

Un allestimento di due giorni blocca la sala plenaria?

Ogni sala conteggia fino a un giorno di allestimento e smontaggio attorno alle sue fasce orarie. Per un allestimento più lungo, prenoti i giorni di allestimento sull'evento, e la sala risulta occupata sul calendario.

Posso inviare più versioni di un preventivo a un'agenzia?

Sì. Duplichi un preventivo per proporre un'alternativa, e una variante sostituisce il preventivo firmato quando il programma cambia. Ogni versione resta disponibile, e si può firmare solo quella corrente.

Un centro congressi riceve in Joinways le richieste delle piattaforme di prenotazione, insieme a quelle delle agenzie?

Sì. Le piattaforme di prenotazione avvisano il tuo centro congressi via email, e Joinways legge queste email nella casella che colleghi, come le richieste di agenzie e organizzatori. Data, numero di partecipanti e budget indicato vengono rilevati. Quando è la piattaforma a fatturare al cliente, il preventivo può essere intestato a essa.

Come gestiscono le prenotazioni i centri congressi in Joinways?

Ogni richiesta diventa un evento che riunisce le sue sale, i suoi giorni e le sue fasce orarie. Il calendario blocca le sale divisibili intere o per sezione, conteggia allestimento e disallestimento e verifica la capienza per disposizione. L'evento resta in opzione finché il preventivo non viene firmato, il che lo conferma.

Joinways gestisce la registrazione dei partecipanti e i badge?

No. Registrazione, biglietteria e badge restano nello strumento dell'organizzatore o nel tuo. Joinways gestisce ciò che vendi all'organizzatore: sale, food & beverage, audio-video, preventivo, fatture e BEO. Quando cambia la partecipazione prevista, una variante aggiorna il preventivo.

Il preventivo può quotare un pacchetto giornata di studio a persona e le sale a forfait?

Sì. Ogni riga del catalogo ha la sua modalità di prezzo: a forfait, a persona o a scaglioni. Il pacchetto giornata di studio è quotato a persona con pause e pranzo, la sala plenaria si noleggia a forfait e il totale segue il numero di ospiti. Un solo preventivo può contenere più aliquote IVA.

Quanto costa un gestionale per centri congressi?

Joinways si fattura per location, in base al numero di sale. Con fatturazione annuale costa $69 al mese da 1 a 5 sale, $119 da 6 a 12 e $199 da 13 a 25, IVA esclusa. Ogni sezione di una sala divisibile conta come una sala, e le loro combinazioni non si sommano. Oltre le 25 sale, il piano è su misura.

Un organizzatore internazionale può leggere il preventivo nella sua lingua?

Sì. Scrivi il preventivo una volta, nella tua lingua, per tutti i tuoi clienti. Quando l'organizzatore lo apre online in un'altra lingua, vede titolo, righe e condizioni tradotti. Fa fede l'originale: il PDF firmato resta nella tua lingua.

Joinways si collega ai nostri altri strumenti?

Sì. Gmail e Outlook si collegano in due minuti, e gli eventi confermati compaiono in Google Calendar o Outlook Calendar. Le fatture si emettono su Stripe, Qonto o QuickBooks, oppure si inviano a Pennylane. Per gli altri strumenti, Joinways funziona tramite Zapier o la sua API REST, inclusa nel piano Pro.

I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi

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