Software per schede evento (BEO)
Schede evento (BEO) costruite dal preventivo firmato
Programma, catering, allestimento delle sale, personale e fornitori su un'unica scheda. Il cliente, i tuoi fornitori e il tuo team ricevono ciascuno la propria versione, sempre aggiornata.
Cliente, fornitori, team: ognuno ha la sua versione
Sezione per sezione, scegli cosa vedono il cliente, i fornitori e il tuo team. Ognuno riceve il proprio link.
Il cliente
Rivede il programma, completa ciò che manca e approva la scheda evento online.
- Un modulo precompilato per i suoi orari e le sue esigenze
- “Approva la scheda evento” in un clic, con data
- L'elenco del personale, senza orari né note interne
Fornitori
Ogni fornitore vede la sua parte, la conferma e propone modifiche.
- “Ricevuto, confermo” dal suo link
- Menu o dettagli proposti, che accetti o rifiuti
- Solo le sezioni che apri per lui
Il tuo team
La scheda evento completa, orari e nota interna inclusi, leggibile sul telefono.
- Un link per il team, su mobile o in PDF
- Orari del personale e posizioni scoperte
- Chi ha letto l'ultima versione, e chi no
La nota interna non viene mai mostrata al cliente né ai fornitori, qualunque siano le impostazioni.
Il preventivo compila la scheda evento
Ogni riga del preventivo finisce nella sua sezione: catering, audio/video, programma, personale. Dopo una variante, la riga viene contrassegnata “Modificato” e si aggiorna sul posto.
- Ogni riga nella sua sezione
- Varianti tracciate
- Le tue modifiche conservate
Il cliente e i suoi ospiti compilano la loro parte online
Il cliente completa un modulo precompilato: i suoi orari, l'allestimento delle sale per ogni momento della giornata e le sue esigenze arrivano nella scheda evento senza riscrivere nulla. Un secondo link va ai suoi ospiti per la scelta dei piatti.
- Orari e programma
- Allestimento delle sale per fascia oraria
- Il pasto di ogni ospite
Ogni fornitore conferma la sua parte
Ogni fornitore riceve un link alla sua parte: orari, accessi, istruzioni. Conferma o propone una modifica, e tu vedi a che punto è ciascuno.
- Confermata, aperta o non ancora aperta
- Menu e dettagli proposti
- Ciò che va gestito, in arancione
Una scheda evento che resta esatta
Le sezioni hanno il loro ordine e i loro destinatari, ogni versione viene conservata, il personale è tracciato e ogni momento della giornata ha il suo allestimento.
- Visibilità delle sezioni della scheda evento per destinatario: cliente, fornitori, teamSezioni
Decidi tu chi vede cosa
Imposta un unico ordine delle sezioni per tutta la scheda evento e, per ogni sezione, tre caselle: cliente, fornitori, team.
- Storico delle versioni della scheda evento con le modifiche riga per rigaStorico
Ogni versione viene conservata
Ogni salvataggio conserva una versione che mostra cosa è cambiato e chi l'ha cambiato, e un fornitore che aveva letto la versione precedente viene segnalato.
- Sezione personale della scheda evento e versione per il team su un telefonoPersonale
Il personale del giorno, e chi ha letto la scheda evento
Vedi chi è in loco e quando, e quali posizioni sono ancora scoperte. Vedi anche chi ha letto l'ultima versione.
- Allestimento delle sale per ogni momento della giornata nel programma della scheda evento, con la capienza di ogni salaAllestimento delle sale
Un allestimento per ogni momento della giornata
Ogni riga del programma ha il suo allestimento, verificato rispetto alla capienza della sala.
Cos'altro fa la scheda evento
PDF per sala, programma predefinito, esigenze alimentari, eventi di più giorni, fatture dei fornitori e un'API.
PDF completo o per sala
Un PDF per il team, uno per sala per la cucina o l'audio/video.
Programma predefinito
Lo svolgimento standard della giornata nella tua location compare finché il programma non viene compilato.
Esigenze alimentari
Diete e allergie nella loro sezione dopo il catering, compilate dal cliente o da ogni ospite nel proprio modulo e stampate su ogni versione.
Eventi di più giorni
Un programma per giorno, o lo stesso per tutti i giorni.
Vista sala per sala
La giornata in ordine cronologico, o sala per sala.
Due persone, una scheda evento
Se un collega ha salvato nel frattempo, nulla viene sovrascritto senza chiedertelo.
Fatture dei fornitori
Fattura ricevuta, fattura pagata: tracciate per fornitore e inviate alla tua contabilità.
Sovrapposizioni segnalate
Una fascia oraria che sconfina nella successiva viene segnalata, con l'orario che risolve il problema.
API e MCP
Leggi e aggiorna la scheda evento dai tuoi strumenti, o da Claude e ChatGPT.
Domande frequenti
Che cos'è un software per schede evento (BEO)?
Un software per schede evento prepara la scheda (BEO, banquet event order) che i tuoi team seguono il giorno dell'evento: programma, catering, allestimento delle sale, audio/video, personale e fornitori. Parte da ciò che è stato venduto e lo porta a tutti, senza file da riscrivere e far girare via email.
In Joinways, la scheda evento fa parte dell'evento: una riunione aziendale, un offsite, un evento privato o una festa aziendale. Riprende le righe del preventivo firmato (compreso il preventivo di una piattaforma di prenotazione, letto dal suo PDF), le risposte del cliente e il programma predefinito della tua location. Ogni destinatario riceve la propria versione: il cliente approva, i fornitori confermano e il tuo team vede tutto.
Quando qualcosa cambia (una variante, un orario, un numero di persone), la scheda evento lo segnala sulla riga interessata e mostra chi aveva letto la versione precedente. Puoi quindi avvisare le persone che devono saperlo.
Perché non un modello Word o Excel?
Un modello funziona per un evento. Non segue le varianti, non sa chi ha letto quale versione e va riscritto ogni volta dal preventivo. È lì che nascono le discrepanze: 80 coperti sulla scheda evento, 95 sul preventivo.
Se vuoi partire da un modello, il nostro si scarica gratuitamente. In Joinways, la stessa scheda evento si compila da sola dal preventivo.
Per quali location è pensato questo software per schede evento?
Per le location che ospitano eventi: spazi per eventi indipendenti, ristoranti con sale private, hotel con sale riunioni, tenute e location particolari. Che tu abbia uno o più indirizzi, ogni location imposta le proprie sezioni, il proprio programma predefinito e i propri fornitori.
Cosa succede quando il preventivo cambia?
Una variante che modifica una quantità o un orario contrassegna la riga come “Modificato” sulla scheda evento. Il pulsante “Aggiorna” sostituisce il vecchio valore ovunque nessuno l'abbia modificato, e tutto ciò che il tuo team ha cambiato a mano viene conservato.
Il cliente vede tutta la scheda evento?
No. Scegli tu quali sezioni vede. Vede il personale senza orari né note, e mai la nota interna. Può leggere la scheda evento e approvarla online.
Mostra altre 7 domande
Il preventivo di una piattaforma di prenotazione può compilare la scheda evento?
Sì. Quando una richiesta arriva da una piattaforma di prenotazione che invia il suo preventivo in PDF, Joinways legge le righe di quel PDF. Compaiono nel pannello preventivo della scheda evento e vengono riportate nelle loro sezioni, come le righe di un preventivo costruito in Joinways.
Posso vedere chi ha letto l'ultima versione?
Sì. Per ogni destinatario, la scheda evento mostra se l'ha aperta, letta o approvata, e se è cambiata da allora. Li avvisi della modifica con un clic.
Posso esportare la scheda evento in PDF?
Sì. Un PDF completo per il tuo team, o un PDF per sala per la cucina, l'audio/video o un fornitore.
La scheda evento è inclusa nel piano gratuito?
Sì. È inclusa sia nel piano gratuito sia nel piano Pro. La prova di Pro dura 30 giorni, senza carta.
Qual è la differenza tra una scheda evento (BEO) e una scaletta?
La scheda evento dice cosa è previsto: programma, catering, allestimento delle sale, audio/video, personale e fornitori. La scaletta ripercorre la giornata minuto per minuto per il team di produzione.
Dove vanno le allergie e le esigenze alimentari?
Nella loro sezione, subito dopo il catering, una per tutto l'evento. Il cliente la compila nel suo modulo, il tuo team la completa, e viene stampata sulle versioni per cliente, fornitori e team per i destinatari che hai scelto. Un preventivo o un documento importato in seguito vi aggiunge righe e non le cancella mai.
Ogni ospite può scegliere il proprio pasto?
Sì. Il modulo ospiti è un link che l'organizzatore inoltra a ogni ospite. Ognuno risponde per conto suo, senza account, e può cambiare la sua scelta fino alla data di chiusura. La scheda evento mostra il conteggio per piatto e le allergie con il nome dell'ospite, poi li aggiunge alle sezioni Catering ed Esigenze alimentari.