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Sale ricevimenti

Gestionale per sale ricevimenti, dalla richiesta al giorno dell'evento

Le tue richieste arrivano dal sito, dall'email e dalle piattaforme di prenotazione. Le tue sale si affittano solo sala o con catering, ad aziende come a privati. Joinways segue ogni affitto, dalla richiesta al preventivo firmato e alla BEO.

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Prova gratuita di 30 giorni, senza carta. Da 69 € per location al mese, utenti illimitati.

Illustrazione di una sala ricevimenti apparecchiata per una cena al tramonto, gestita con Joinways
Valutazione 5,0/5 su G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum
Dove si inceppa

I tuoi affitti passano da quattro strumenti che non si parlano

La richiesta arriva in una casella, la disponibilità si verifica su un calendario, il preventivo si costruisce in un file e il catering riceve le istruzioni per email. A ogni passaggio ribatti. Ecco dove perdi tempo, e a volte una data.

Illustrazione: due persone sistemano le sedie intorno ai tavoli rotondi in una sala ricevimenti

  1. Le tue richieste arrivano dal modulo del sito, dalla tua email e da diverse piattaforme di prenotazione. Perdi il filo di quelle a cui hai risposto

    Con Joinways

    Un'unica casella per il tuo modulo, la tua email e le piattaforme di prenotazione. Ogni richiesta viene letta lì, e il suo stato mostra chi ha risposto

  2. Un'opzione per un cliente che non si fa più sentire blocca la tua sala principale, mentre un altro cliente chiede la stessa data

    Con Joinways

    Un calendario delle sale in cui opzioni ed eventi confermati sono visibili a tutto il team. Un'attività di sollecito segnala l'opzione che si trascina, prima che un altro cliente chieda la data

  3. Solo sala o pacchetto catering, a forfait o a persona: ogni preventivo si ricostruisce a mano, e una riga si perde

    Con Joinways

    I tuoi pacchetti si configurano una volta, a forfait, a persona o a scaglioni, con più aliquote IVA. Il preventivo è pronto appena l'evento viene creato

  4. Il numero di ospiti cambia pochi giorni prima: preventivo, allestimento e scheda del catering vanno rifatti, ognuno nel suo file

    Con Joinways

    Una variazione aggiorna il preventivo al nuovo numero di ospiti, e la BEO segue. Il catering conferma la sua parte dal link che riceve

  5. Il tempo di smontaggio tra due affitti non è scritto da nessuna parte. L'evento successivo inizia in una sala non ancora riallestita

    Con Joinways

    Ogni sala ha i suoi tempi di allestimento e smontaggio, conteggiati sul calendario. Una sovrapposizione viene segnalata prima della conferma

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In Joinways

Il prodotto, schermata per schermata

Illustrazione: mock-up del prodotto con dati di esempio fittizi (nomi, location e importi sono inventati).

In pratica

Cosa puoi verificare durante la prova

Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.

2 min

Per collegare la tua casella

Gmail o Outlook si collegano in due minuti. Le richieste che arrivano lì, piattaforme di prenotazione comprese, vengono lette senza che tu cambi nulla.

Il nome giusto sul preventivo

Il cliente, l'agenzia che paga o la piattaforma di prenotazione: preventivo e fattura vanno a chi paga.

30 giorni

Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti

L'intero piano Pro, utenti illimitati, con 3 firme elettroniche incluse. Senza carta di credito.

Casi d'uso

I tuoi formati, e cosa fa Joinways per ciascuno

Lo stesso processo per ogni affitto, chiunque sia il cliente.

  1. Eventi aziendali

    Offsite, riunioni, formazioni, feste e cocktail: il preventivo parte a forfait o a persona, e la BEO dà al tuo team il programma di ogni sala.

  2. Eventi privati

    Compleanni, matrimoni, celebrazioni di famiglia: il preventivo si firma online, segue la fattura di acconto, e il catering riceve una BEO con l'orario di fine.

  3. Associazioni e clienti abituali

    Assemblee annuali, cene di fine anno, eventi ricorrenti: lo storico del cliente conserva i suoi preventivi, e riparti da quello dell'anno scorso.

Per approfondire: Richieste · Preventivi e firma elettronica

Guida all'acquisto

Come scegliere un gestionale per sale ricevimenti

Sei punti da verificare durante una demo o una prova, sulle tue richieste, con ciò che fa Joinways per ciascuno.

  1. Le richieste delle piattaforme arrivano insieme alle altre

    Verifica che il software legga le email di notifica delle piattaforme di prenotazione, non solo il suo modulo. Joinways legge la casella Gmail o Outlook che colleghi: piattaforme, il tuo indirizzo di contatto e il modulo del sito arrivano in un'unica casella. Lo stato di ogni richiesta mostra chi ha risposto. Continui a rispondere sulla piattaforma quando lo richiede.

  2. Le opzioni sono visibili e sollecitate

    Un'opzione senza risposta blocca la tua sala principale. Verifica se il calendario mostra le opzioni a tutto il team e se lo strumento ti ricorda di sollecitare. In Joinways opzioni ed eventi confermati condividono un unico calendario, e un'attività di sollecito segnala l'opzione che si trascina. Un'opzione non scade da sola: la liberi tu.

  3. I tuoi pacchetti si quotano senza ricalcolare

    Solo sala, pacchetto catering, a forfait o a persona: lo strumento dovrebbe conservare queste modalità di prezzo in un catalogo. Joinways memorizza ogni pacchetto una volta, a forfait, a persona o a scaglioni, con più aliquote IVA nello stesso preventivo. Il preventivo è pronto appena l'evento viene creato, e lo aggiusti prima di inviarlo.

  4. Il calendario conta i tempi di allestimento e le sale combinate

    Due affitti possono susseguirsi nella stessa sala, o la sala principale può aprirsi sulla sala laterale. Verifica che il software conosca i tempi di allestimento e smontaggio di ogni sala, e le sue combinazioni. In Joinways prenotare l'intera sala blocca le sue parti, e viceversa. Una sovrapposizione viene segnalata prima della conferma.

  5. Il tuo catering lavora sull'ultima versione

    Quando cambia il numero di ospiti, preventivo e scheda del catering devono muoversi insieme. In Joinways una variazione aggiorna il preventivo, e la BEO segue. Il catering la riceve tramite un link personale, conferma la sua parte, e vedi chi ha letto quale versione. Joinways non ha uno strumento per le planimetrie: la pianta del cliente si allega all'evento.

  6. La fatturazione parte dal preventivo firmato

    Verifica a chi può andare la fattura e come si paga l'acconto. Joinways intesta il preventivo al cliente, a un'altra azienda come un'agenzia o alla piattaforma di prenotazione. L'acconto è una fattura separata, pagabile online tramite il tuo account Stripe, e la fattura finale nasce dal preventivo firmato. Le fatture si possono anche emettere in QuickBooks o inviare a Pennylane.

Domande frequenti

Quale software dovrebbe usare una sala ricevimenti?

Affitti una o più sale, solo sala o con catering, per riunioni, feste aziendali, cocktail o eventi privati. Joinways, software per location per eventi, riunisce le tue richieste, mostra quali sale sono libere, costruisce il preventivo dai tuoi pacchetti e invia la BEO al tuo catering.
  • Richieste dal sito, dall'email e dalle piattaforme di prenotazione in un'unica casella
  • Un calendario delle sale con opzioni ed eventi confermati, e i tempi di allestimento di ogni sala
  • Preventivi costruiti dai tuoi pacchetti: solo sala o con catering, a forfait o a persona
  • Una variazione quando cambia il numero di ospiti, e la BEO segue per il catering
  • Il preventivo intestato a chi paga: il cliente, un'agenzia o la piattaforma di prenotazione

Che cos'è un software per sale ricevimenti?

È lo strumento che segue ogni affitto della tua sala: la richiesta, la disponibilità degli spazi, il preventivo, la firma, poi la BEO per il catering e il tuo team. Joinways lo fa senza ribattere gli stessi dettagli da un passaggio all'altro.

Le richieste che la mia sala ricevimenti riceve dalle piattaforme di prenotazione arrivano in Joinways?

Sì. Ogni piattaforma di prenotazione avvisa la tua sala ricevimenti via email, e Joinways legge quell'email nella casella che colleghi. Data, numero di ospiti e budget indicato vengono acquisiti, come per una richiesta dal tuo sito. La trovi nella stessa casella delle altre richieste, e continui a rispondere dove la piattaforma ti chiede di farlo.

Posso gestire affitti solo sala e pacchetti catering?

Sì. Ogni pacchetto si configura una volta con le sue righe e la loro modalità di prezzo: a forfait, a persona o a scaglioni. Il preventivo parte dal pacchetto giusto, e lo aggiusti prima di inviarlo. Un solo preventivo può riportare più aliquote IVA.

Come lavoro con un catering esclusivo o convenzionato?

Il catering è registrato sull'evento e riceve la BEO: programma orario, numero di ospiti, esigenze alimentari e regole della location. Conferma la sua parte dal suo link. Se fattura direttamente al cliente, il tuo preventivo copre solo la sala e i tuoi servizi.

Quando la data è davvero prenotata?

Quando il cliente firma il preventivo online: l'evento passa da opzione a confermato sul calendario. Poi parte la fattura di acconto, pagabile online se hai collegato il tuo account Stripe.

Il preventivo può essere intestato a un'agenzia o alla piattaforma?

Sì. Di default è intestato al cliente. Puoi intestarlo a un'altra azienda, come un'agenzia o una capogruppo, o alla piattaforma di prenotazione da cui è arrivata la richiesta.

Una prenotazione può usare più sale?

Sì. Un evento può prenotare più spazi, per esempio la sala principale per il ricevimento e una sala laterale per l'accoglienza. Ognuno compare sul calendario con i suoi tempi di allestimento.

Quale software dovrei usare per gestire una sala ricevimenti?

Un software per sale ricevimenti dovrebbe riunire richieste, calendario delle sale, preventivi e BEO. Joinways fa tutte e quattro le cose, per sale affittate solo sala o con catering, ad aziende come a privati. Non gestisce cassa né biglietteria, che restano nei tuoi strumenti attuali.

Esiste un software gratuito per la prenotazione di sale?

Sì: Joinways ha un piano Free senza limiti di tempo. Copre 1 location, 2 sale e 10 richieste al mese. Oltre, le richieste arrivano bloccate e si sbloccano quando passi a Pro. Per provare tutte le funzionalità su tutte le tue sale, la prova Pro dura 30 giorni, senza carta di credito.

Quanto costa un gestionale per sale ricevimenti?

Joinways costa $69 per location al mese, con fatturazione annuale, da 1 a 5 sale, $119 da 6 a 12 sale e $199 da 13 a 25. Con fatturazione mensile costa $86, $149 o $249. I prezzi sono IVA esclusa e includono tutte le funzionalità e utenti illimitati. Oltre 25 sale, il piano è su misura.

Joinways verifica la capienza di ogni sala?

Sì. Ogni sala ha la sua capienza per allestimento: a platea, a scuola, a banchetto, a cabaret, ricevimento, a ferro di cavallo o boardroom. Sull'evento scegli l'allestimento, e un numero di ospiti superiore alla capienza viene segnalato. Una sala combinata, come la sala principale aperta sulla sala laterale, ha la sua capienza.

Joinways si collega al mio calendario e alla mia contabilità?

Sì. Gli eventi confermati compaiono in Google Calendar o nel calendario di Outlook. Le fatture nascono dal preventivo firmato e si emettono sul tuo account Stripe, Qonto o QuickBooks. Con Pennylane, fatture e note di credito finalizzate arrivano lì con il cliente e l'allegato.

Posso portare i miei clienti e le prenotazioni in arrivo?

Sì. Nelle Impostazioni importi aziende, contatti, sale, catalogo ed eventi da un file CSV o Excel esportato dal tuo strumento attuale. Gli eventi importati mantengono data e stato, opzione o confermato. Una riga già presente in Joinways viene saltata, mai sovrascritta.

I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi

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