Guida pratica
Come gestire le richieste di una location
Le tue richieste arrivano dai portali di prenotazione, dall'indirizzo di contatto della location, dal modulo del sito e dalle caselle personali del team. Ecco un metodo in sei passi perché ognuna abbia un responsabile, una risposta e un esito.
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Gestisci le tue richieste in sei passi
Il metodo funziona con una casella condivisa e un foglio di calcolo, o con uno strumento.
Riunisci tutti i tuoi canali
Elenca da dove arrivano le tue richieste (portali di prenotazione, indirizzo di contatto, modulo del sito, caselle personali) e convogliale in un'unica casella visibile a tutti. Soglia: puoi elencare le richieste della settimana senza aprire un'altra casella.
Nomina un responsabile e intercetta i doppioni
Ogni richiesta ha un nome accanto appena arriva. Lo stesso cliente scrive spesso due volte, tramite un portale e poi direttamente, o invia la stessa richiesta a due delle tue location. Aggancia il doppione alla prima richiesta, così risponde una sola persona.
Leggi tutta la richiesta
Prima di rispondere, annota la data e la sua flessibilità, il numero di ospiti (fisso o una forbice), il formato, le sale richieste, il budget, il cliente e le eventuali esigenze tecniche o di catering. Ciò che manca va in un'unica domanda raggruppata nella tua risposta. La guida alla qualificazione approfondisce la griglia.
Rispondi nel posto giusto, con la disponibilità reale
Una richiesta da un portale si gestisce sul portale, le cui condizioni spesso limitano il contatto diretto. Una richiesta via email riceve una risposta via email. Verifica la data includendo i tempi di allestimento e smontaggio della sala. Se è occupata, proponi un'altra data o un'altra sala nella stessa risposta.
Metti l'opzione con una scadenza
Di' al cliente per quanto tempo terrai l'opzione, e annota un sollecito per quella data. Se alla scadenza non c'è risposta, sollecita una volta, poi libera lo spazio. Quando il cliente prenota altrove, chiudi la richiesta come persa con il motivo “Scelta un'altra location”.
Rivedi la coda ogni settimana
Bastano quindici minuti, su tre elenchi: richieste senza risposta da più di 24 ore, opzioni aperte senza notizie dal cliente e motivi di perdita del mese.
Cosa fa durare il metodo oltre il primo mese
I sei passi reggono quando tre regole del team sono messe per iscritto.
Gestisci le richieste a orari fissi, due volte al giorno. Si risponde meglio a blocchi che interrompendo ogni sopralluogo o preventivo
Collega ogni richiesta aziendale alla sua azienda, anche quando cambia il referente. Il preventivo dell'anno scorso diventa così il punto di partenza della tua risposta
Rispondi dall'indirizzo della location, non da una casella personale. Un cliente che torna l'anno dopo scrive all'indirizzo che ha conservato
Tre numeri da seguire
- Tempo mediano di prima risposta, in orari di apertura
- Richieste in attesa da più di 24 ore
- Tasso di conversione per fonte
Un nome su ogni richiesta, dal momento in cui arriva
Nominare qualcuno viene prima dei modelli di risposta e delle scadenze. La persona nominata risponde, sollecita sull'opzione e chiude la richiesta con il suo motivo.
Le tue richieste entrano da più porte, e nessuna dice chi se ne occupa
Rispondi tra un sopralluogo, un preventivo e un allestimento, mentre le richieste continuano ad arrivare da ogni parte. A sera non sai più quale aspetta una risposta, né quale opzione è ancora valida.
Una richiesta resta nella casella di un collega, o in una notifica di un portale che nessuno ha aperto
Con JoinwaysLe caselle Gmail o Outlook collegate alimentano un'unica casella in Joinways: portali, indirizzo di contatto e modulo del sito, con ogni richiesta letta in tutti i suoi dettagli
Lo stesso cliente scrive tramite un portale e poi direttamente: rispondono due persone, con due prezzi
Con JoinwaysJoinways segnala la stessa richiesta ricevuta più volte, nella stessa location o in un'altra. La unisci senza eliminare nulla, e i seguiti del cliente continuano a contare
Nessuno è indicato sulla richiesta, e ognuno pensa che abbia risposto qualcun altro
Con JoinwaysOgni evento ha un responsabile, scelto alla creazione. Le attività di sollecito sono assegnate a quella persona
Metti un'opzione, il cliente sparisce, e lo spazio resta bloccato quando arriva la richiesta successiva per la stessa data
Con JoinwaysL'opzione compare nel calendario per tutto il team. Un'automazione crea un'attività di sollecito quando non si muove da un numero di giorni che scegli tu. Alla conferma, le altre opzioni della richiesta possono essere segnate come perse, se vuoi
Una richiesta rifiutata o persa esce dalla coda senza motivo: non sai se perdi sul prezzo, sulla data o sulla capienza
Con JoinwaysRifiuti una richiesta con il suo motivo (data non disponibile, capienza insufficiente, budget troppo basso, non adatta alla location) e un'email di rifiuto pronta da inviare. I motivi di perdita compaiono nei report
Pagine prodotto correlate: Report
Il prodotto, schermata per schermata
Cosa puoi verificare durante la prova
Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.
Per collegare la tua casella
Gmail o Outlook si collega in due minuti. Le notifiche dei portali di prenotazione che arrivano lì vengono lette, senza cambiare nulla sui portali.
Il tuo tempo di prima risposta
Calcolato negli orari di apertura della location, per fonte e per membro del team, a partire dalle richieste ricevute nella casella.
Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti
La prova si svolge accanto al tuo modo di lavorare attuale, senza carta.
Lo stesso metodo, tre situazioni
Il metodo resta lo stesso, il canale di risposta no.
Richieste dai portali di prenotazione
Arrivano come notifica via email e si gestiscono sul portale. L'estensione Chrome di Joinways mostra la richiesta sulla pagina del portale, con la sua disponibilità e il suo stato.
Email e modulo del sito
Rispondi al cliente direttamente da Joinways. Il modulo del sito può inviare una conferma di ricezione subito dopo l'invio della richiesta.
La stessa richiesta inviata a più tue location
Se gestisci più location, la richiesta ricevuta da ciascuna viene segnalata. Apri quella della location che risponde, e unisci o rifiuti le altre.
Domande frequenti
Come si gestiscono le richieste di una location?
- Un'unica casella per portali di prenotazione, indirizzo di contatto, modulo del sito e caselle personali
- Un responsabile per richiesta, con i doppioni agganciati alla prima
- Una lettura completa prima di ogni risposta: data, numero di ospiti, formato, budget, cliente ed esigenze
- Una risposta sul canale da cui è arrivata la richiesta, dopo aver verificato data e sale
- Una scadenza dichiarata per ogni opzione, poi ogni richiesta chiusa come confermata, persa o rifiutata, con il suo motivo
Come si gestiscono le richieste che arrivano dai portali di prenotazione?
Joinways scrive al cliente di un portale al posto mio?
Per quanto tempo si tiene un'opzione?
Le richieste si possono dividere tra più commerciali?
Cosa fare con una richiesta non adatta alla location?
Cos'è una richiesta per una location?
Serve un CRM per gestire le richieste e i contatti di una location?
Come si seguono le richieste di una location in un foglio di calcolo?
Quali stati deve attraversare una richiesta?
Cosa deve contenere la prima risposta a una richiesta?
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