Un calendario di cui tutto il team può fidarsi

BEO sta per banquet event order: il documento che riunisce tutto ciò che i tuoi team devono sapere per il giorno dell'evento (programma, menu, allestimento, attrezzature, contatti). In Joinways viene generata dall'evento e si adatta al suo tipo. Una riunione aziendale riceve i blocchi food & beverage, audio/video e accoglienza; un evento privato riceve i blocchi catering, audio/video, coordinamento e fornitori. Ogni riga del preventivo finisce nella sua sezione (food & beverage, audio/video, personale), e vi è riportato l'allestimento di ogni sala. Si esporta in PDF e si condivide con un clic con la cucina, il team di sala o un fornitore.

Sì. Ogni email scambiata con il cliente è associata al suo evento, senza digitare nulla. Rispondi direttamente dalla pagina dell'evento e tutto il team vede il thread completo.

La pipeline mostra ogni richiesta nella sua fase, dalla prima risposta alla conferma. Crei le tue fasi sotto opzione e confermato, e colleghi ciascuna a un segnale: preventivo inviato, preventivo firmato, acconto pagato, scheda evento bloccata. Gli eventi avanzano così da soli e non tornano mai indietro. Puoi comunque trascinarli da una fase all'altra, e vedi il fatturato previsto per il mese.

Per le location che ospitano eventi: sale per eventi, ristoranti con sale private, hotel con sale riunioni, tenute, spazi di coworking e location particolari. Se gestisci richieste, un calendario delle sale e preventivi, lo strumento copre il tuo lavoro quotidiano, che si tratti di una sola sala o di più location.

Circa mezza giornata: il tempo di creare le tue sale (capienze, allestimenti, tempi di preparazione) e di collegare casella di posta e calendario. Puoi anche importare il tuo storico (contatti ed eventi passati), così il calendario non parte vuoto. Se lasci un altro strumento, ti accompagniamo nel passaggio. Per iniziare, guarda come creare e strutturare un evento.

Sì. Un evento può comprendere più giorni: allestimento il lunedì, sessione plenaria e sessioni parallele il martedì, chiusura il mercoledì. Ogni giorno ha le sue fasce orarie, sala per sala e ora per ora, e l'intero evento compare sul calendario.

Sì. Ogni sala ha la sua capienza per allestimento (platea, banchi di scuola, banchetto, cocktail), i suoi tempi di allestimento e smontaggio, la sua tariffa di noleggio e il suo minimo di spesa F&B. Due sale che si aprono in una sola formano una sala combinata: prenotarla le blocca entrambe. Una location sempre affittata per intero viene configurata così, e ogni evento la occupa tutta.

Sì. Il contratto viene generato dal preventivo accettato: parti, date, sale, numero di persone, prezzo, piano dei pagamenti e le tue clausole. Il cliente lo firma online e il PDF firmato viene archiviato con l'evento. Ogni location sceglie tra condizioni stampate nel preventivo e un preventivo breve con un contratto separato.

Ogni evento ha la sua discussione del team, aperta accanto alla pagina dell'evento da qualsiasi scheda. Menziona un collega con @ e riceve una notifica in Joinways e via email. I messaggi restano associati all'evento, e tutto ciò che è importante può essere fissato come nota.

La pagina dell'evento si apre su Da fare ora. Elenca l'ultimo messaggio del cliente in attesa di risposta, con Rispondi che apre il thread, il prossimo passo del preventivo (creare, inviare, sollecitare) e la prossima attività aperta. Non c'è un passo per il preventivo quando è la piattaforma di prenotazione a gestirlo. La scheda Conversazioni mostra Da rispondere finché un messaggio attende la tua location, e il blocco scompare quando non resta nulla.