Modello gratuito
Modello gratuito di scaletta evento, con un esempio completo
Una scaletta (run of show) indica l'orario, il cue, lo spazio e il responsabile di ogni momento, dall'allestimento alla chiusura. Scarica la scaletta vuota e l'esempio compilato di una cena aziendale per 120 persone, in Excel o PDF.
Prova gratuita di 30 giorni, senza carta. Da 69 € per location al mese, utenti illimitati.
Scarica il modello gratuito di scaletta evento
Un file Excel con due schede: una scaletta vuota con le sue sette colonne (orario, durata, cue, spazio, responsabile, AV, note) e l'esempio della cena aziendale. Il PDF è lo stesso documento, pronto da stampare.
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Modello di scaletta, Excel (.xlsx)
Due schede: una scaletta vuota e l'esempio compilato qui sotto. Si apre in Excel, Google Sheets e Numbers.
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Modello di scaletta, PDF stampabile
L'esempio compilato, poi una scaletta vuota da stampare. Formato US Letter, orizzontale.
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Esempio di scaletta: una cena aziendale per 120 persone, minuto per minuto
La scaletta che uno spazio per eventi di Chicago prepara per la cena annuale di Talvenor, dall'allestimento alla chiusura. Nomi e orari sono inventati. La stessa scaletta apre il file Excel.
| Orario | Durata | Cue | Spazio | Responsabile | AV / tecnica | Note |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Arrivi e allestimento | ||||||
| 14:00 | 60 min | Accesso alla location. Tavoli e sedie, 12 tavoli rotondi da 10 | Sala principale | Responsabile di sala | Piano dei tavoli v3 dal cliente | |
| 14:30 | 90 min | Montaggio AV: impianto audio, 3 microfoni, proiettore, schermo | Sala principale | Tecnico AV | ||
| 15:00 | 60 min | Fiorista: 12 centrotavola, fioriere in terrazza | Sala principale, Terrazza | Fiorista | Slot alla zona di carico 15:00-15:30 | |
| 16:30 | 15 min | Prova audio, slide del cliente a schermo | Sala principale | Tecnico AV | Slide su chiavetta USB | |
| 17:00 | 30 min | Arrivo del DJ e line check | Sala principale | DJ | DJ sull'impianto della location | |
| Apertura porte e arrivo degli ospiti | ||||||
| 17:30 | 15 min | Briefing del personale: programma, piano dei tavoli, allergie | Pass della cucina | Coordinatore della location | Ogni responsabile legge le proprie righe | |
| 18:15 | 10 min | Sopralluogo finale con il referente del cliente | Tutti gli spazi | Coordinatore della location | Luci preimpostate | |
| 18:30 | 50 min | Apertura porte. Aperitivo, stuzzichini serviti al passaggio | Terrazza | Responsabile di sala, bar | Musica di sottofondo, bassa | Funghi riscaldanti accesi alle 18:00 |
| 19:20 | 10 min | Ospiti invitati nella Sala principale | Dalla Terrazza alla Sala principale | Responsabile di sala | Musica in dissolvenza | |
| Programma, discorsi e cue | ||||||
| 19:30 | 15 min | Ospiti seduti | Sala principale | Responsabile di sala | Luci al 40% | |
| 19:45 | 5 min | Discorso di benvenuto (Sarah Chen) | Palco | Cliente | Microfono 1, luce sul leggio | |
| 20:00 | 30 min | Servizio dell'antipasto | Sala principale | Cucina, sala | Tavolo 4: niente noci pecan (allergia alla frutta a guscio) | |
| 20:40 | 40 min | Servizio della portata principale | Sala principale | Cucina, sala | 12 vegetariani: tavoli 3, 7, 11 | |
| 21:30 | 15 min | Dessert e caffè | Sala principale | Cucina, sala | Senza glutine: tavoli 2, 9 | |
| 21:40 | 5 min | Spumante servito per il brindisi | Sala principale | Bar | Sidro analcolico frizzante per chi non beve | |
| 21:45 | 10 min | Premiazione e brindisi | Palco | Cliente | Slide da 12 a 18, microfono 2 | Presenta: CEO di Talvenor |
| 21:55 | 5 min | Cambio sala: 2 tavoli rimossi per la pista da ballo | Sala principale | Responsabile di sala | Luci di sala al 60% | |
| Intrattenimento | ||||||
| 22:00 | 120 min | DJ set | Sala principale | DJ | Luci da ballo accese | Limite di volume dalle 23:00 |
| Chiusura | ||||||
| 23:15 | Annuncio dell'ultimo giro | Sala principale | DJ, bar | Microfono 2 | ||
| 23:30 | Chiusura del bar | Bar | Barman | |||
| Mezzanotte | 15 min | Musica spenta, luci di sala accese, uscita degli ospiti | Sala principale | Coordinatore della location | Luci al 100% | Ritiro taxi e NCC all'ingresso principale |
| Smontaggio e uscita del materiale | ||||||
| 00:15 | 15 min | Verifica dei danni con il referente del cliente | Tutti gli spazi | Coordinatore della location | Annotata e firmata sulla BEO | |
| 00:30 | 45 min | Smontaggio e uscita di DJ e AV | Sala principale | DJ, tecnico AV | Zona di carico aperta dalle 00:30 | |
| 01:30 | Location riordinata, porte chiuse a chiave | Tutti gli spazi | Responsabile di sala | Oggetti smarriti registrati | ||
Menu e quantità non sono ripetuti qui perché si trovano nella scheda evento (BEO). Il DJ e i relatori ricevono questo programma orario al posto della BEO.
Gli otto blocchi di una scaletta evento, in ordine
I blocchi nell'ordine della giornata, con le righe che contiene ciascuno e ciò che manca più spesso quando il programma si ricostruisce la sera prima.
Intestazione e responsabili
Comincia con il nome dell'evento, il cliente, la data, il numero garantito di partecipanti e gli spazi utilizzati. Poi indica le due persone responsabili della giornata: il coordinatore della location e il referente principale del cliente, ciascuno con un numero di cellulare. Sotto, elenca i responsabili che compariranno nelle righe: sala, cucina, tecnica, sicurezza e ogni fornitore. La lacuna tipica è il referente lato cliente che può decidere alle 19 se il discorso inizia senza il CEO.
Arrivi e allestimento
Elenca l'arrivo di ogni fornitore con il suo slot alla zona di carico, arredi e allestimento per spazio, tovagliato e stoviglie, montaggio tecnico e prova audio, fiori, segnaletica e un sopralluogo finale a orario fisso. Ciò che manca più spesso è l'ordine tra i fornitori: l'audio non si monta mentre si costruisce il palco, e il fiorista ha bisogno dei tavoli apparecchiati. Dai a ogni dipendenza la sua riga.
Apertura porte e arrivo degli ospiti
Copri il briefing del personale, l'apertura porte, l'accoglienza e il check-in, il guardaroba, il drink di benvenuto, il volume della musica di sottofondo e il momento in cui gli ospiti vengono invitati nello spazio successivo. Due cose mancano spesso: il margine tra l'apertura porte e il primo blocco del programma, e chi sorveglia l'ingresso per i ritardatari una volta chiusa la sala.
Il programma, blocco per blocco
Dai a ogni blocco del programma la sua riga: apertura, sessioni o portate, pause, pasti con l'orario esatto di servizio di ogni portata, premiazioni e foto di gruppo. I pasti sono righe della location e le sessioni del cliente, ma stanno tutti nello stesso programma orario. Le righe che mancano più spesso sono l'orario di servizio di ogni portata, che è ciò di cui la cucina ha davvero bisogno, e le pause che permettono alla sala di riallestire uno spazio.
Transizioni e cue tecnici
Annota ogni momento in cui cambiano luci, audio, schermi o disposizione della sala: luci abbassate per il video, il passaggio del microfono tra relatori, chi fa avanzare le slide. Aggiungi il cambio sala dalla plenaria alla cena con la sua durata, e cosa c'è a schermo durante i pasti. Il dettaglio dimenticato più spesso è chi preme il pulsante.
Discorsi e intrattenimento
Elenca i relatori in ordine con nomi e durate, le loro presentazioni, gli orari dei set della band o del DJ e le pause. Aggiungi la premiazione o il primo ballo, la torta o la sorpresa, e il piano B se un relatore sfora. Ciò che manca spesso è l'orario di fine concordato con il DJ e il limite di rumore che la location deve rispettare.
Chiusura: dall'ultimo giro all'uscita degli ospiti
Pianifica l'annuncio dell'ultimo giro, la chiusura del bar, l'accensione delle luci di sala, trasporti e ritiri taxi e NCC, l'uscita degli ospiti, il guardaroba e un breve debriefing con il cliente sul posto. Il tempo tra la fine ufficiale e l'uscita dell'ultimo ospite si dimentica facilmente, eppure il personale è ancora in servizio.
Smontaggio e uscita del materiale
Programma l'uscita dei fornitori nell'ordine inverso agli arrivi, poi il riordino della location, gli oggetti smarriti e una verifica dei danni con il referente principale del cliente prima che vada via. Chiudi con la restituzione di chiavi e badge di accesso, e un'ultima riga con l'orario di riconsegna della location. Il sopralluogo con il cliente è il passaggio saltato più spesso, ed è l'unico momento in cui un danno si risolve senza contestazioni.
Cosa va in una riga della scaletta, e cosa no
Un'ultima verifica prima di inviare la scaletta: per ogni colonna, cosa c'è sempre nella riga, cosa aggiungere quando serve e cosa appartiene a un altro documento.
| Colonna | Sempre nella riga | Da aggiungere quando serve | Mai nella scaletta |
|---|---|---|---|
| Orario | Un orario preciso, non una durata, per ogni riga dall'allestimento alla riconsegna | Una durata accanto all'orario per i blocchi che possono slittare, come i discorsi | La cronologia commerciale: quando il preventivo è stato inviato, visto o firmato |
| Cue | Un'azione in parole semplici: apertura porte, luci abbassate, portata principale servita | Ciò che fa scattare il cue, come l'ultima frase di un relatore o una canzone | Quantità e menu, che vanno nella scheda evento (BEO) |
| Responsabile | Una persona o un team con nome per riga, mai tutti | Un responsabile di riserva per i cue che non possono slittare | Tariffe dei fornitori e commissioni delle agenzie |
| Spazio | Lo spazio in cui avviene il cue, soprattutto negli eventi su più spazi | La disposizione dello spazio in quel momento, quando la sala cambia | I prezzi di affitto di ogni sala |
| Note | L'unica cosa che andrà storta se dimenticata: l'allergia al tavolo 4, il relatore che ha bisogno di un microfono a clip | Il testo del cliente per gli annunci | Qualsiasi dato finanziario, e lo storico del cliente con la location |
Una scaletta rispetta i tempi quando prevede i margini
I ritardi capitano sempre negli stessi punti: dopo i discorsi, al cambio sala, tra due portate. È lì che vanno i margini e i responsabili.
Dai al cambio sala la sua riga, con la sua durata e la sua squadra. Tra una plenaria e la cena, è il momento che fa slittare tutta la serata
Dai per iscritto al DJ o alla band l'orario di fine e il limite di rumore della location
Fai indicare al cliente una persona che decide sul momento, se un relatore sfora o il CEO è in ritardo
Da verificare prima dell'invio
- Ogni riga ha un orario preciso e un responsabile con nome, cue tecnici compresi
- Gli orari di servizio corrispondono alla BEO della cucina
- Il cliente ha confermato il programma per iscritto, e ogni fornitore ha il suo link
Un orario per portata, non una fascia oraria
"Cena dalle 20 alle 22" non dice nulla alla cucina. Antipasto alle 20:00, portata principale alle 20:40, dessert alle 21:30: ogni portata ha il suo orario, e i discorsi si incastrano in mezzo.
La tua scaletta vive in un foglio di calcolo separato, e il giorno dell'evento è già superata
Ricostruisci il programma orario il giorno prima, dal preventivo, dalla BEO e dalle email del cliente. Gli orari delle sale sono nel tuo calendario, quelli del servizio nella BEO, e il programma del cliente nel suo ultimo allegato. Il giorno dell'evento, ogni team segue la versione che ha stampato.
Copi gli orari dal preventivo e dalla BEO: alla prima discrepanza, cucina e sala non hanno più lo stesso orario di servizio
Con JoinwaysIl programma orario fa parte della BEO, redatta dal preventivo firmato: pasti, pause e servizi che hai venduto ci sono già, con i loro orari
La plenaria prenotata fino a mezzogiorno finisce alle 12:30 nella scaletta, e nessuno vede la sovrapposizione con il pranzo
Con JoinwaysUna riga collegata a una prenotazione di sala mostra la sala e gli orari dal calendario. Una sovrapposizione tra due righe viene segnalata, con una correzione in un clic
Il programma del cliente cambia per email o per telefono, e non sai quale versione ha approvato
Con JoinwaysIl cliente legge il programma orario dal suo link, poi lo approva o chiede una modifica dalla pagina. Vedi quale versione ha approvato
Il DJ, il catering e i relatori ricevono l'intero foglio di calcolo, prezzi compresi
Con JoinwaysOgni destinatario ha il suo link. Un fornitore vede la BEO senza la nota interna e senza prezzi, e risponde "Ricevuto, confermo" o "Non disponibile"
Una modifica dell'ultimo minuto non arriva mai a chi ha stampato la sera prima
Con JoinwaysI link mostrano sempre l'ultima versione. Una modifica dopo il blocco viene segnalata, e una modifica a meno di 48 ore dall'evento avvisa il team dell'evento
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Il prodotto, schermata per schermata
Cosa puoi verificare durante la prova
Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.
Un programma orario per giornata
Per un offsite di due giorni o un evento su più date, ogni giornata ha le sue righe, le sue sale e il suo personale.
I passaggi comuni in un clic
Accoglienza, coffee break, pranzo, cocktail, cena, chiusura: i passaggi abituali si aggiungono in un clic, agli orari dell'evento.
Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti
Costruisci i programmi orari dei tuoi prossimi eventi e confrontali con il tuo foglio di calcolo attuale. Senza carta di credito.
Lo stesso modello, da un evento all'altro
La struttura resta, le righe cambiano.
Una cena aziendale con discorsi
Aperitivo, ospiti a tavola, tre portate, due discorsi, una premiazione e un DJ fino a mezzanotte: la scaletta incastra l'orario di ogni portata tra i discorsi.
Un offsite di due giorni
Plenaria, sale breakout, pranzo, cambio sala per la cena, poi la colazione la mattina dopo: ogni giornata mantiene le sue pause e i suoi cambi sala.
Una festa privata
Dal drink di benvenuto all'ultimo giro, con cena, brindisi e DJ. Il planner è responsabile del programma, la location di allestimento, servizio e smontaggio.
Per approfondire: Software per schede evento · Eventi
Domande frequenti
L'essenziale: cosa contiene una scaletta evento
- La location è responsabile di allestimento, servizio, cambi sala e smontaggio; il cliente o il suo planner del contenuto del programma
- Menu e quantità restano nella BEO, i prezzi nel preventivo
Che cos'è una scaletta evento (run of show)?
Qual è la differenza tra una scaletta e una BEO?
Chi scrive la scaletta, la location o il cliente?
Deve davvero essere minuto per minuto?
Quando va inviata la scaletta, e a chi?
Esiste un modello di scaletta per Excel o Google Sheets?
Com'è fatto un esempio di scaletta?
Quali colonne dovrebbe avere una scaletta?
Qual è la differenza tra una scaletta e un cronoprogramma di organizzazione dell'evento?
Come si scrive una scaletta?
Meglio stampare la scaletta o condividerla online?
Quale software si può usare per costruire una scaletta?
I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi