Guida pratica
Come qualificare le richieste di eventi
Valuti una richiesta su quattro punti: la data, il numero di ospiti e il formato, il budget e chi c'è dietro. Ecco la griglia per leggerli in due minuti e scegliere la risposta giusta.
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Qualifica una richiesta in cinque passi
L'ordine conta: ogni passo può fermare la richiesta prima che tu dedichi tempo al successivo.
Verifica la data e quanto è flessibile
Guarda il calendario prima di tutto, allestimento e smontaggio inclusi. Una data occupata non chiude la richiesta: proponi la data più vicina o un'altra sala. Annota anche se la data è fissa o flessibile, e quanto manca all'evento.
Abbina numero di ospiti e formato alle tue sale
Lo stesso gruppo non sta nella stessa sala per una riunione, un ricevimento o una cena seduta. Verifica una forbice (da 40 a 60 ospiti) sul numero più alto. Annota le esigenze tecniche o di catering che non puoi soddisfare.
Leggi il budget
Confronta il budget indicato con i tuoi pacchetti per quel numero di ospiti, a forfait o a persona. Un budget mancante non è un cattivo segno: molti clienti aspettano il tuo prezzo. Il segnale negativo è un budget molto inferiore ai tuoi pacchetti, presentato come fisso.
Sapere chi scrive e chi decide
Il cliente, un'assistente che prenota per il suo team, un'agenzia che cerca per il suo cliente: ognuno richiede una risposta diversa. Annota l'azienda, chi decide e la data della decisione. Per un'agenzia, chiedi a chi va intestato il preventivo.
Valuta, poi rispondi
Calda: per prima una risposta completa, con disponibilità, prezzo e proposta di sopralluogo. Tiepida: una risposta con la disponibilità e due o tre domande precise. Fredda: una risposta breve e curata, o un rifiuto con il suo motivo. Rivaluta ogni volta che il cliente risponde.
La griglia di qualificazione delle richieste, pronta da stampare
Adatta le soglie ai tuoi pacchetti e alle tue sale.
| Criterio | Calda | Tiepida | Fredda |
|---|---|---|---|
| Data | Data precisa, disponibile, allestimento incluso | Più date possibili, o “flessibile” | Data occupata, nessun'altra data accettata |
| Numero di ospiti e formato | Entro la capienza della sala per quel formato, con esigenze che puoi soddisfare | Forbice ampia o formato da confermare, esigenze tecniche da verificare | Oltre la capienza, o un vincolo che la location non può rispettare (pernottamenti, musica, orari) |
| Budget | Indicato e in linea con i tuoi pacchetti per quel numero di ospiti | Mancante o “flessibile”: dai una forbice nella tua risposta | Molto inferiore ai tuoi pacchetti e presentato come fisso |
| Chi chiede | Cliente identificato, la persona che decide o guida il progetto | Intermediario senza un decisore indicato né una data di decisione | Nessun nome, nessuna azienda, nessuna risposta alle tue domande |
| Risposta da inviare | Per prima una risposta completa: disponibilità, prezzo, sopralluogo | Disponibilità e due o tre domande precise | Una risposta breve e curata, o un rifiuto con il suo motivo |
Formato A4, pronta da stampare e appendere. Senza registrazione.
Smistare in fretta senza scartare le buone richieste
Tre abitudini ti evitano di scartare una buona richiesta quando la coda trabocca.
Verifica la data con il tempo di cambio. Una cena alle 19 in una sala prenotata per una riunione fino alle 18 è libera solo se quell'ora basta per riallestire la sala
Rispondi con un prezzo anche quando il budget non è indicato: una forbice o un pacchetto a persona dicono al cliente se continuare con te
Leggi il numero di ospiti insieme al formato. Un offsite con plenaria e due sessioni parallele occupa tre sale, non una
Tre numeri da seguire
- Tasso di conversione per livello: le richieste calde dovrebbero chiudersi nettamente più spesso delle altre
- Tasso di conversione per fonte
- Motivi di rifiuto e motivi di perdita, mese per mese
La griglia si scrive una volta, per tutto il team
Se il valore di una richiesta dipende da chi la legge, non stai davvero smistando. Scrivi le soglie una volta sola e applicale appena arriva ogni richiesta.
Rispondi in ordine di arrivo, e la richiesta che potrebbe chiudersi resta in attesa
Le tue richieste arrivano alla rinfusa: un offsite con data e budget, una festa ancora senza data, una cena per dodici, un'agenzia che cerca per un cliente. Senza una griglia, le gestisci nell'ordine in cui arrivano. Il preventivo dettagliato va a quella sbagliata.
La data è nell'oggetto, il numero di ospiti alla fine del messaggio, il budget da nessuna parte: leggi ogni richiesta due volte
Con JoinwaysOgni richiesta arriva già letta nella casella, con ogni dettaglio riunito in un unico punto, sotto il messaggio originale
Quoti prima di verificare la data e i tempi di allestimento, e il conflitto emerge proprio quando stai per inviare
Con JoinwaysQuando crei l'evento, un conflitto di data o di sala viene segnalato, allestimento e smontaggio inclusi
La richiesta senza numero di ospiti o budget definiti resta in attesa invece di partire con due domande
Con JoinwaysL'email di richiesta informazioni è pronta: aggiungi le tue domande e la invii
Non sai se stai scrivendo a chi decide, alla sua assistente o a un'agenzia, né quando arriverà la decisione
Con JoinwaysLa richiesta è collegata all'azienda cliente, con i suoi eventi e preventivi passati. Sotto la richiesta vedi la quota di richieste di quella fonte diventate eventi
Le richieste oltre la capienza o fuori budget restano aperte, o si chiudono senza motivo, e il tuo smistamento non migliora mai
Con JoinwaysRifiutare richiede un'azione sola, con il suo motivo (data non disponibile, capienza insufficiente, budget troppo basso, non adatta alla location) e l'email di rifiuto da rivedere
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Il prodotto, schermata per schermata
Cosa puoi verificare durante la prova
Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.
La griglia da stampare
Scaricala senza registrazione e appendila dove il team legge le richieste.
Per collegare la tua casella
Gmail o Outlook si collega in due minuti, e le richieste che arrivano lì vengono lette, portali di prenotazione inclusi.
Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti
La prova si svolge accanto al tuo modo di lavorare attuale, senza carta.
Lo stesso metodo, tre situazioni
I criteri restano gli stessi, cambia il loro peso.
Richieste dai portali di prenotazione
Spesso arrivano con data, numero di ospiti e budget già compilati. Il cliente confronta più location sulla stessa richiesta: una risposta completa, con disponibilità e prezzo, pesa più di una domanda.
Richieste da agenzie
L'agenzia cerca per il suo cliente, spesso presso più location. Chiedi per chi è, la data della decisione e a chi va il preventivo: all'agenzia o al suo cliente.
Tempi brevi e tempi lunghi
Un cocktail tra tre settimane si decide in pochi giorni. Un congresso tra dieci mesi può essere caldo senza essere urgente: un'opzione, un sopralluogo e solleciti ben distanziati.
Domande frequenti
Come si qualificano le richieste di eventi?
- Prima la data: se la sala è occupata, proponi un'altra data o un'altra sala nella stessa risposta
- Numero di ospiti e formato, verificati rispetto alla capienza reale delle tue sale
- Il budget confrontato con i tuoi pacchetti per quel numero di ospiti, senza scartare una richiesta che non lo indica
- Chi scrive: il cliente, un'agenzia o un intermediario, e chi decide
- Una valutazione che rivedi ogni volta che il cliente risponde
Joinways valuta le richieste al posto mio?
Bisogna rispondere alle richieste fredde?
Quante domande fare nella prima risposta?
Una richiesta inviata a più location merita una risposta completa?
Si può modificare la griglia?
Cosa significa qualificare una richiesta di evento?
Quali domande fare dopo una richiesta di evento?
Come capire se una richiesta di evento è seria?
Come si qualifica una richiesta senza data fissata?
Quali motivi di rifiuto seguire per qualificare meglio?
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